如何做好采購管理
引導(dǎo)語：如何做好采購管理呢?下面就和小編一起來看看吧。
一、制定采購計(jì)劃
1.制造.采購分析
一般而言，在采購之前首先要做制造.采購分析，以決定是否要采購.怎樣采購.采購什么.采購多少以及何時(shí)采購等。 在制造.采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本.間接成本.自行制造能力.采購評標(biāo)能力等進(jìn)行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個(gè)供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購而自行制造。
2.合同類型的選擇
當(dāng)決定需要采購時(shí)，合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點(diǎn)，因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險(xiǎn)在買方和賣方之間分配。買方的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)放在賣方，同時(shí)維護(hù)對項(xiàng)目經(jīng)濟(jì).高效執(zhí)行的獎(jiǎng)勵(lì);賣方的目標(biāo)是把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，同時(shí)使利潤最大化。常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇。一般來說，
其適用情況如下：
(1)成本加成本百分比(CPPC)合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。
(2)成本加固定費(fèi)用(CPFF)合同：適合于研發(fā)項(xiàng)目。
(3)成本加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)(CPIF)合同：主要用于長期的.硬件開發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同。
(4)固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用(FPI)合同：長期的高價(jià)值合同。
(5)固定總價(jià)(FFP)合同：買方易于控制總成本，風(fēng)險(xiǎn)最小;賣方風(fēng)險(xiǎn)最大而潛在利潤可能
最大，因而最常用。
3.采購計(jì)劃編制
根據(jù)制造.采購分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購計(jì)劃，說明如何對采購過程進(jìn)行管理。具體包括：合同類型.組織采購的人員.管理潛在的供應(yīng)商.編制采購文檔.制定評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等。 根據(jù)項(xiàng)目需要，采購管理計(jì)劃可以是正式.詳細(xì)的，也可以是非正式.概括的。
二、采購過程管理
1.詢價(jià)(Solicitation)
詢價(jià)就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)(SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標(biāo)公告.行業(yè)刊物.互聯(lián)網(wǎng)等媒體.供應(yīng)商目錄.約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價(jià)獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。
2.供方選擇(SourceSelection)
這個(gè)階段根據(jù)既定的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)選擇一個(gè)承包商。評價(jià)方法有以下幾種：
合同談判：雙方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”。
加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合
評標(biāo)法”。
篩選方法：為一個(gè)或多個(gè)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)確定最低限度履行要求。如最低價(jià)格法。
獨(dú)立估算：采購組織自己編制“標(biāo)底”，作為與賣方的建議比較的參考點(diǎn)。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個(gè)。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。
3.合同管理
合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個(gè)層次的集成和協(xié)調(diào)。
(1)授權(quán)承包商在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行工作。
(2)監(jiān)控承包商成本.進(jìn)度計(jì)劃和技術(shù)績效。
(3)檢查和核實(shí)分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。
(4)變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。
(5)根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系。
(6)采購審計(jì)。
(7)正式驗(yàn)收和合同歸檔。
三、采購成本分析
本文開始的案例揭示了將采購成本降到最低對公司利潤的增長的重要性，但更重要的是，應(yīng)該考慮項(xiàng)目生命周期內(nèi)的最低整體采購成本。在實(shí)際采購工作中，很多招標(biāo)單位通常只關(guān)注承包方的投標(biāo)報(bào)價(jià)，而忽視了招標(biāo)成本.建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項(xiàng)目整體采購成本。
1.招標(biāo)成本
首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，招標(biāo)方需要確定目標(biāo).調(diào)查主題.編寫需求建議書(RFP).考察和認(rèn)同供應(yīng)商.獲取內(nèi)部的授權(quán).尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個(gè)合同價(jià)的2%到5%。 然后，競標(biāo)者需要對招標(biāo)方的招標(biāo)文件制定其投標(biāo)建議書，費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢，每個(gè)競標(biāo)者在
競標(biāo)說明上都要花費(fèi)合同價(jià)的約1%到6.7%的成本。如果有五個(gè)競標(biāo)者，該成本將達(dá)到合同價(jià)的5%到30%。表面上看來，這筆款項(xiàng)由競標(biāo)者承擔(dān);但是，從長遠(yuǎn)看是由招標(biāo)方承擔(dān)。因?yàn)楦倶?biāo)者總把競標(biāo)成本直接加在每次競標(biāo)的項(xiàng)目上。 評標(biāo)程序開始后，招標(biāo)方需做包括開標(biāo).評標(biāo).定標(biāo).談判.批準(zhǔn)等事項(xiàng)。這個(gè)總成本可能占合同價(jià)的2%到5%。如果因?yàn)槟撤N原因必須重新招標(biāo)時(shí)，這部分成本將大幅增加。 因此，對于一般行業(yè)來說，競標(biāo)的總成本可能占到合同價(jià)的10%到50%。無論招標(biāo)方處于何種行業(yè)，降低招標(biāo)成本都是一種責(zé)任。
2.建設(shè)成本
建設(shè)成本是投標(biāo)報(bào)價(jià)的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個(gè)方面：
前期準(zhǔn)備.正式建設(shè)費(fèi)用等.與其它系統(tǒng)的集成.授權(quán).交付和保險(xiǎn).相關(guān)手冊.對員工和管理者的培訓(xùn)等。
3.所有權(quán)損耗成本
所有權(quán)損耗成本指長期損耗成本，包括項(xiàng)目運(yùn)營成本和處置成本。項(xiàng)目運(yùn)營成本可能會持續(xù)多年，并且可能是前期費(fèi)用的許多倍;在設(shè)備瀕于報(bào)廢之時(shí)還需考慮其銷毀或處理的處置成本。 綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點(diǎn)看待實(shí)際采購價(jià)，幫助買方選擇最好的方案。
4.采購安全和保密
采購過程中的“黃金規(guī)則”是要絕對保密，不讓任何不應(yīng)外傳的信息從機(jī)構(gòu)中泄密，不要和不應(yīng)該知道此事的陌生人交談，當(dāng)對方是機(jī)構(gòu)中的成員時(shí)可能會很難，但知道的人越少越不會有漏洞。 妥善安置相關(guān)文件和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料，不用時(shí)(包括周末和晚上)要將其鎖好，不要將評估的表格展開放在桌子上，以免被看見，及時(shí)銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉，以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。
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