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什么是采購訂單管理
引導(dǎo)語：所制定的切實可行的采購訂單計劃，并下達(dá)至訂單部門執(zhí)行，在執(zhí)行的過程中要注意對訂單進(jìn)行跟蹤，以使企業(yè)能從采購環(huán)境中購買到企業(yè)所需的商品，為生產(chǎn)部門和需求部門輸送合格的原材料和配件。
采購訂單管理的內(nèi)容
(一)采購訂單的明細(xì)管理
采購訂單的明細(xì)管理主要是通過對采購訂單各項目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確掌握商品訂貨的情況。當(dāng)采購單位決定采購對象后，企業(yè)通常會寄發(fā)訂購單給供應(yīng)商，以作為雙方將來交貨、驗收、付款的依據(jù)。訂購單內(nèi)容主要側(cè)重于交易條件、交貨日期、運(yùn)輸方式、單價、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為廠商聯(lián)(第一聯(lián))，作為供應(yīng)商交貨時間的憑證;回執(zhí)聯(lián)(第二聯(lián))，由供應(yīng)商簽字確認(rèn)后寄回給企業(yè)物料聯(lián)(第三聯(lián))，作為企業(yè)控制存量和驗收的參考;請款聯(lián)(第四聯(lián))，作為結(jié)算貨款的依據(jù);承辦聯(lián)(第五聯(lián))，由制發(fā)訂購單的單位自存。
(二)采購訂單的跟蹤管理
訂單跟蹤是采購人員的重要職責(zé)，訂單跟蹤的目的有三個:促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的商品需求、保持合理的庫存水平。在實際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產(chǎn)生矛盾，突出地表現(xiàn)為由于各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺貨、庫存難以控制。恰當(dāng)?shù)靥幚砉⿷?yīng)、需求、緩沖余量之間的關(guān)系是衡量采購人員能力的關(guān)鍵指標(biāo)。采購訂單跟蹤過程如圖所示。
1.合同執(zhí)行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要及時了解供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時簽返訂單合同。在采購環(huán)境里，同一商品往往有幾家供應(yīng)商可供選擇，獨(dú)家供應(yīng)商的情況很少。雖然每個供應(yīng)商都有分配比例，但在具體操作時可能會遇到因為各種原因的拒單現(xiàn)象，由于出現(xiàn)變化，供應(yīng)商可能要提出改變某些合同條款，包括價格、質(zhì)量、交貨日期等。如果供應(yīng)商按時返簽訂單合同，則說明供應(yīng)商的選擇正確;如果供應(yīng)商確實難以接受訂單，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商。與供應(yīng)商正式簽訂的合同要及時存檔，以備后查。
2.合同執(zhí)行過程中訂單的跟蹤。進(jìn)人訂單實際作業(yè)階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應(yīng)商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)全力跟蹤，并且應(yīng)和供應(yīng)商相互協(xié)調(diào)，建立起相互之間的業(yè)務(wù)銜接、作業(yè)規(guī)范的合作框架。合同跟蹤應(yīng)注意以下事項：
(1)嚴(yán)密跟蹤供應(yīng)商準(zhǔn)備商品的詳細(xì)過程，保證訂單正常執(zhí)行。在跟蹤過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時間。不同種類的商品，其準(zhǔn)備過程不同。總體上可分為兩類：一類是供應(yīng)商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過程的周期長，變化多的特點(diǎn)。對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應(yīng)商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術(shù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查的作用。常駐代表應(yīng)當(dāng)深入到生產(chǎn)線各個工序、各個管理環(huán)節(jié)，幫助發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)措施，切實保證徹底解決有關(guān)問題;另一類是供應(yīng)商有存貨，不存在加工過程，周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進(jìn)行監(jiān)督檢查，或者設(shè)監(jiān)督點(diǎn)對關(guān)鍵工序或特殊工序進(jìn)行監(jiān)督檢查;要求供應(yīng)商自己報告生產(chǎn)條件情況、提供相應(yīng)檢驗記錄、讓大家進(jìn)行評議等辦法實行監(jiān)督控制。
(2)緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形勢。如果因市場原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應(yīng)馬上與供應(yīng)商協(xié)調(diào)，必要時可幫助供應(yīng)商解決疑難問題。有時市場需求出現(xiàn)滯銷，企業(yè)經(jīng)研究決定延緩或取消本次訂單商品供應(yīng)，訂單人員也應(yīng)盡快與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定其可承受的延緩時間，或終止本次訂單操作，給供應(yīng)商相應(yīng)的賠款。
(3)慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現(xiàn)了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必須保持與正常經(jīng)營相適應(yīng)的商品庫存量。因為企業(yè)庫存過大，占用資金，增加管理費(fèi)用;庫存過小，則品種不全，數(shù)量不足，容易造成脫銷。
(4)控制好商品驗收環(huán)節(jié)。商品到達(dá)訂單規(guī)定的交貨地點(diǎn)，對國內(nèi)供應(yīng)商來說一般是企業(yè)倉庫，對境外交貨則是企業(yè)國際物流中轉(zhuǎn)中心。境外交貨的情況下，供應(yīng)商在交貨前會將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應(yīng)按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進(jìn)行確認(rèn)，并進(jìn)行錄入歸檔，開始辦理付款手續(xù)。境外的付款條件可能是預(yù)付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續(xù)辦妥。
3.合同執(zhí)行后訂單跟蹤。應(yīng)按合同規(guī)定的支付條款對供應(yīng)商進(jìn)行付款，并進(jìn)行跟蹤。訂單執(zhí)行完畢的柔性條件之一是供應(yīng)商收到本次訂單的貨款，如果供應(yīng)商未收到付款，訂單人員有責(zé)任督促付款人員按照流程規(guī)定加快操作，否則會影響企業(yè)信譽(yù)。商品在使用過程中，可能會出現(xiàn)問題，偶發(fā)性的小問題可由采購：人員或現(xiàn)場督驗者聯(lián)系供應(yīng)商解決，重要的問題可由質(zhì)檢人員解決。
(三)采購訂單的使用管理
對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7～9份副本。而在使用計算機(jī)的 條件下，將一份采購訂單分寄到每個部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，就表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。從
法律上來講， 發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商則構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。 采購部門將一份訂單副本送達(dá)會計部門(例如應(yīng)付賬款)，提出需求的部門接收并進(jìn)行交易。采購部門通常保留有幾份訂單的副本及相關(guān)收據(jù)，其他部門應(yīng)對采購訂單和收款收據(jù)有很高的透明度：
1.會計部門能夠得知未來的支付條件，同時還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達(dá)時對付款進(jìn)行核對。
2.采購訂單應(yīng)有訂單編號以便相關(guān)部門備案。
3.接收部門持有與商品收據(jù)相匹配的訂單副本，該部門還可以用特殊的采購訂單幫助預(yù)測進(jìn)貨的作業(yè)量。
4.提出需求者在需要查詢一份訂單狀況時可參考的采購訂單數(shù)字。
5.運(yùn)輸部門知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運(yùn)人或使用公司內(nèi)部運(yùn)輸。
6.訂單將在所有的部門長期有效，直到買方公司確認(rèn)貨物已收且符合數(shù)量及質(zhì)量要求為止。
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