學(xué)校采購(gòu)的規(guī)范管理
管理是一種對(duì)行為過(guò)程和行為目標(biāo)有效控制的方式，是在行為實(shí)施中產(chǎn)生價(jià)值最大化的手段。高校采購(gòu)業(yè)務(wù)作為高校管理過(guò)程重要組成部分，必須根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的自身特點(diǎn)全面納人學(xué)校統(tǒng)一管理軌道，通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一歸口、統(tǒng)一核算等方式強(qiáng)化管理，以確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的合法、規(guī)范和效益。就目前情況看，在健全采購(gòu)業(yè)務(wù)管理流程的各個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)，尤要注意的是：
1.學(xué)校采購(gòu)的管理體制應(yīng)重視采購(gòu)規(guī)劃指導(dǎo)
“凡事豫則立，不豫則廢”，這里的“豫”非常重要，說(shuō)的就是規(guī)劃之意。所謂采購(gòu)規(guī)劃是指為實(shí)現(xiàn)高校建設(shè)和發(fā)展的既定方針?biāo)匦璧挠嘘P(guān)采購(gòu)目標(biāo)、政策、程序、規(guī)則、任務(wù)分配、執(zhí)行步驟、使用資源以及其他要素的復(fù)合體。采購(gòu)規(guī)劃編制和實(shí)施過(guò)程中應(yīng)著重注意解決以下幾個(gè)問(wèn)題：一是采購(gòu)規(guī)劃目標(biāo)的構(gòu)成。采購(gòu)規(guī)劃的目標(biāo)是指學(xué)校在一定時(shí)期內(nèi)所要達(dá)到的采購(gòu)效果，通常應(yīng)包括指導(dǎo)教育資源最合理的分配，充分發(fā)揮教職員工的積極性和潛力，達(dá)到教育活動(dòng)的最佳效果等三個(gè)部分。制訂目標(biāo)時(shí)應(yīng)以學(xué)�？傮w發(fā)展規(guī)劃為依據(jù)，考慮學(xué)校的辦學(xué)方向、辦學(xué)規(guī)模、特色建設(shè)和教育市場(chǎng)的'情況，與學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展保持協(xié)調(diào)。據(jù)此而形成一套完整的采購(gòu)目標(biāo)體系，并實(shí)行目標(biāo)管理，這樣才有利于對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行有效控制，避免盲目、重復(fù)采購(gòu)。二是確定采購(gòu)規(guī)劃的執(zhí)行步驟。目前高校包括人、財(cái)、物在內(nèi)的教育資源總體上還是有限的，特別是教育經(jīng)費(fèi)的缺口較大，滿足不了社會(huì)對(duì)教育的需求，加上采購(gòu)項(xiàng)目本身的建設(shè)周期性，安排時(shí)應(yīng)考慮與教育資源的協(xié)調(diào)，分輕重緩急逐年分步實(shí)施。為此，可根據(jù)規(guī)劃年度的教學(xué)、科研工作需求計(jì)劃和財(cái)力狀況，在綜合平衡的基礎(chǔ)上首先保證和服務(wù)于重點(diǎn)學(xué)科與特色項(xiàng)目建設(shè)。三是健全采購(gòu)規(guī)劃的實(shí)施機(jī)制。隨著學(xué)校采購(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大，需要溝通的問(wèn)題也會(huì)增多，從采購(gòu)項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、審批到驗(yàn)收各環(huán)節(jié)，不同層次和部門間的協(xié)調(diào)會(huì)越來(lái)越復(fù)雜。因此，規(guī)劃的統(tǒng)一協(xié)調(diào)、剛性約束和采購(gòu)信息溝通等機(jī)制顯得越來(lái)越重要。
2.學(xué)校采購(gòu)的運(yùn)作方式
學(xué)校采購(gòu)屬政府采購(gòu)范疇，采購(gòu)方式與政府采購(gòu)有相同之處，也有不同之處。相同之處是按采購(gòu)標(biāo)的的大小可分為集中采購(gòu)和分散采購(gòu)，集中采購(gòu)以招標(biāo)采購(gòu)和競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)采購(gòu)為主，分散采購(gòu)只限于單一來(lái)源采購(gòu)。根據(jù)學(xué)校物資需求特點(diǎn)，還可以采用協(xié)議定點(diǎn)和委托采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)和競(jìng)爭(zhēng)性詢價(jià)采購(gòu)解決大型、貴重、進(jìn)口和批量的采購(gòu)項(xiàng)目，要有規(guī)范的操作程序，設(shè)立評(píng)標(biāo)專家組和商務(wù)談判組，吸收用戶代表參加，根據(jù)標(biāo)的大小還應(yīng)邀請(qǐng)審計(jì)與監(jiān)察部門派人參加。這樣運(yùn)作不僅是為了增加采購(gòu)的透明度，更主要是杜絕違規(guī)操作，避免給國(guó)家和學(xué)校造成損 失。
一方面，高校物資供應(yīng)機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)化管理，不同于后勤社會(huì)化，它不是獨(dú)立的法人企業(yè)，仍是學(xué)校職能部門;另一方面，學(xué)校供應(yīng)與管理要按規(guī)章制度去操作，并有用戶、財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門監(jiān)督、把關(guān)。借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，像美國(guó)這樣市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的國(guó)家，高校仍設(shè)置一個(gè)職能部門來(lái)承擔(dān)采購(gòu)供應(yīng)工作。
3.學(xué)校采購(gòu)的管理機(jī)構(gòu)
學(xué)校采購(gòu)的管理機(jī)構(gòu)是學(xué)校法人授權(quán)對(duì)采購(gòu)行為，承擔(dān)組織實(shí)施、管理監(jiān)控的職能部門。它要承擔(dān)起項(xiàng)目論證、市場(chǎng)調(diào)查、招標(biāo)評(píng)標(biāo)和商務(wù)談判，要辦理好進(jìn)口機(jī)電儀器、設(shè)備報(bào)批，免稅，外貿(mào)代理，商檢和驗(yàn)收索賠等工作，要制定規(guī)章制度，對(duì)學(xué)校各種采購(gòu)行為實(shí)施管理和監(jiān)督。這個(gè)機(jī)構(gòu)的設(shè)置，在高校新一輪內(nèi)部管理體制改革中，各校處理方法不一樣。
改革前采購(gòu)管理職能與物資供應(yīng)合在一起，而且和實(shí)驗(yàn)室管理、固定資產(chǎn)管理同在一個(gè)部門，它們共同形成了各種信息流相互銜接，相互促進(jìn)的環(huán)鏈�，F(xiàn)在有的將原實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處中的供應(yīng)部門剝離出來(lái)，劃歸學(xué)校后勤集團(tuán)，管理職能仍留原機(jī)構(gòu)中;有的將原來(lái)實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處中供應(yīng)部門減員減負(fù)，承包經(jīng)營(yíng)，原機(jī)構(gòu)實(shí)行一處兩制;有的將實(shí)驗(yàn)室設(shè)備處與教學(xué)、科研管理機(jī)構(gòu)合并，個(gè)別學(xué)校采取一處兩名;有的將供應(yīng)部門“分流”，實(shí)驗(yàn)室管理也“剝離”，將采購(gòu)管理與國(guó)資管理職能合并，成立新機(jī)構(gòu)。
4.學(xué)校采購(gòu)的談判策略
社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，為學(xué)校物資采購(gòu)管理人員搭起了一個(gè)施展才能的舞臺(tái)。我們?cè)诩夹g(shù)物資的商業(yè)談判中要求廠商給予最優(yōu)惠的價(jià)格或者最大的折扣率，并盡可能在交貨期、運(yùn)雜費(fèi)、售后服務(wù)等諸方面給予優(yōu)惠條件。那么，我們?nèi)绾稳?zhēng)取呢?通過(guò)多年摸索總結(jié)，我們把采購(gòu)談判中的策略和方法概括為“四有”，即有理、有據(jù)、有節(jié)、有義。
所謂有據(jù)，就是要有根據(jù)，就是我們?cè)谶M(jìn)入談判之前應(yīng)該占有，并在談判中酌情運(yùn)用的一切有關(guān)的信息和資料。比如對(duì)同類產(chǎn)品有哪些廠家、生產(chǎn)歷史、生產(chǎn)價(jià)格、銷售價(jià)格、經(jīng)營(yíng)狀況等應(yīng)有較為詳盡的了解;對(duì)選定產(chǎn)品的廠家產(chǎn)品說(shuō)明書、價(jià)格表、用戶反饋意見(jiàn)，合同執(zhí)行情況，售后服務(wù)措施等應(yīng)掌握清楚;對(duì)當(dāng)時(shí)物價(jià)指數(shù)、原材料市場(chǎng)情況、產(chǎn)品供求情況等也應(yīng)盡可能了解，還有商家營(yíng)銷策略、國(guó)家稅利政策，掌握這些信息要靠平時(shí)積累收集，其中有些要靠在談判中注意探聽(tīng)、分析。不做任何準(zhǔn)備，無(wú)疑會(huì)使自己陷于盲目和被動(dòng)的地位。
所謂有節(jié)，就是談判要求要適當(dāng)，談判方法要有節(jié)奏。一方面，我們要求廠商提供優(yōu)惠條件不可無(wú)邊無(wú)際地開(kāi)口。這樣往往會(huì)使談判陷于無(wú)意義的僵持狀態(tài)中，甚至不歡而散。事實(shí)上，在商業(yè)談判中不同性質(zhì)廠家、不同地區(qū)、不同批量、不同產(chǎn)品、不同時(shí)期其最終可能談妥的優(yōu)惠折扣率和其他優(yōu)惠條件不一定完全相同。另一方面，談判要求的尺度，要靠自己對(duì)情況的調(diào)查，對(duì)自己信心、能力的把握和經(jīng)驗(yàn)積累。
所謂有義，就是我們談判要有正確的出發(fā)點(diǎn)，正確的態(tài)度。我們是社會(huì)主義國(guó)家，供需雙方大目標(biāo)是一致的。雙方只有本著建立良好的互惠互利，攜手共進(jìn)的協(xié)作關(guān)系，才能通過(guò)談判增進(jìn)了解，培養(yǎng)友誼�？偠灾勁惺且环N合作事業(yè)，必須追求共同的利益;談判是一種行為過(guò)程，而不是一盤棋賽;在一場(chǎng)成功的談判中，每一方都是勝者。不能把談判對(duì)方當(dāng)對(duì)手，而要看做朋友。因此，我們談判態(tài)度自始至終應(yīng)該是不卑不亢、沉穩(wěn)豁達(dá)、熱忱大度、彬彬有禮。
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