如何避免采購(gòu)流程e化的風(fēng)險(xiǎn)

　　在企業(yè)信息化建設(shè)的大背景下，流程e化是采購(gòu)流程優(yōu)化的必經(jīng)之路。下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于如何避免采購(gòu)流程e化的風(fēng)險(xiǎn)的文章，提供給大家參考!

　　事前控制——需求調(diào)研+流程規(guī)劃

　　需求調(diào)研是采購(gòu)流程e化的重要前提，可以有效規(guī)避采購(gòu)流程邏輯混亂這一風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)e化之后的流**正具有實(shí)用性。撫順石化公司通過(guò)對(duì)現(xiàn)有物資管理狀況、物資管理發(fā)展需要、公司電子商務(wù)部的自然狀況和工作職責(zé)，以及ERP項(xiàng)目開(kāi)發(fā)實(shí)施背景等進(jìn)行調(diào)研之后，確定了關(guān)于采購(gòu)的17個(gè)主體流程：國(guó)內(nèi)物資采購(gòu)需求計(jì)劃、采購(gòu)價(jià)格、招標(biāo)采購(gòu)、議標(biāo)采購(gòu)、其他采購(gòu)、采購(gòu)合同、供應(yīng)商市場(chǎng)準(zhǔn)人、應(yīng)付賬款確認(rèn)、預(yù)付款支付結(jié)算付款審核、存貨安全管理、采購(gòu)物資入庫(kù)、存貨盤(pán)點(diǎn)、物資保管流程、材料出庫(kù)流程、材料物資質(zhì)量管理流程、材料退庫(kù)流程、采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)流程。并對(duì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了編碼。

　　除了確認(rèn)采購(gòu)的主體流程，調(diào)研還可以讓整個(gè)采購(gòu)流程中的細(xì)節(jié)浮現(xiàn)出來(lái)。例如在庫(kù)存方面，具體安全庫(kù)存是多少，最高庫(kù)存是多少，庫(kù)存有效期又是多少，這一系列細(xì)節(jié)都需要通過(guò)調(diào)研來(lái)確定。

　　需求調(diào)研和流程規(guī)劃是緊密聯(lián)系在一起的。在進(jìn)行流程規(guī)劃時(shí)，要站在全局角度理解流程網(wǎng)，結(jié)合調(diào)研結(jié)果理清組織內(nèi)流程之間的邏輯、接口、等級(jí)、重要度。設(shè)定流程規(guī)劃的目標(biāo)尤其重要，不是由流程管理部門(mén)想當(dāng)然，而是要考慮本組織的實(shí)際情況，比如目標(biāo)的急迫性、目標(biāo)實(shí)施的路線(xiàn)圖、目標(biāo)的可實(shí)施性、目標(biāo)的實(shí)施難度等各種因素。透徹的需求調(diào)研和完美的流程規(guī)劃是保證采購(gòu)流程e化有效性的重要手段。

　　合理選擇軟件供應(yīng)商

　　由于ERP系統(tǒng)是從國(guó)外引進(jìn)，因此很多企業(yè)愿意購(gòu)買(mǎi)國(guó)外ERP供應(yīng)商的軟件，這也無(wú)可厚非，畢竟他們具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但是這里也不得不提一個(gè)問(wèn)題，很多國(guó)外ERP供應(yīng)商對(duì)國(guó)內(nèi)的商業(yè)環(huán)境和管理模式并不是非常了解，而且在與客戶(hù)溝通方面也會(huì)存在一定的障礙，還有一個(gè)最重要的問(wèn)題就是他們的服務(wù)費(fèi)一般都相對(duì)較高，企業(yè)要為此付出很高的成本。

　　因此，對(duì)于很多企業(yè)來(lái)說(shuō)，選擇國(guó)內(nèi)供應(yīng)商提供的ERP軟件不失為一種明智之舉。畢竟在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，不同國(guó)家技術(shù)發(fā)展的時(shí)間差已經(jīng)大大縮減，國(guó)內(nèi)企業(yè)和國(guó)外企業(yè)提供的產(chǎn)品差別已經(jīng)不像以往那么大。而且由于國(guó)內(nèi)企業(yè)具有本土化特性，因此他們更能夠根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，制定出更加有效、更加貼近企業(yè)實(shí)際的解決方案和應(yīng)用模型。

　　供應(yīng)鏈知識(shí)和ERP使用方法的培訓(xùn)

　　進(jìn)行培訓(xùn)是提高員工對(duì)供應(yīng)鏈認(rèn)識(shí)水平、提升后者對(duì)ERP使用積極性的重要保證，是阻止群體中出現(xiàn)“ERP無(wú)用論” 的有效手段。撫順石化ERP項(xiàng)目組在完成需求開(kāi)發(fā)之后，對(duì)所有用戶(hù)進(jìn)行了多次培訓(xùn)，開(kāi)設(shè)了14個(gè)預(yù)留(計(jì)劃)提報(bào)流程——Adobe在線(xiàn)審批班，培訓(xùn)了570多人;開(kāi)設(shè)了2個(gè)采購(gòu)流程專(zhuān)業(yè)計(jì)劃員班，培訓(xùn)了70余人;開(kāi)設(shè)了3個(gè)倉(cāng)儲(chǔ)流程保管員班，培訓(xùn)了100多人;開(kāi)設(shè)了綜合管理版1個(gè)，培訓(xùn)了60多人。通過(guò)培訓(xùn)，最終用戶(hù)全面地了解了ERP系統(tǒng)的操作流程，制造了良好的ERP上線(xiàn)的氛圍，為ERP上線(xiàn)提供了有效保證。

　　事中控制——動(dòng)態(tài)的流程修正和流程固化

　　規(guī)范化和靈活性既是共生的，又是矛盾的。進(jìn)行動(dòng)態(tài)流程修正就是為了在這兩者之間找到一種平衡。前面提到的鋼廠的采購(gòu)流程中的規(guī)范化和靈活性之間的沖突，就可以通過(guò)重新調(diào)整銷(xiāo)售人員權(quán)限來(lái)緩解。但是權(quán)限的調(diào)整也不得不考慮一個(gè)度，因?yàn)槿绻�銷(xiāo)售人員擁有了下訂單和取消訂單的權(quán)力，那么又存在了其他的風(fēng)險(xiǎn)，因此如何從另一個(gè)方面對(duì)銷(xiāo)售人員的權(quán)力進(jìn)行制衡又是企業(yè)在修正采購(gòu)流程中必須要考慮的問(wèn)題。

　　一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)過(guò)實(shí)踐考驗(yàn)，且被修正過(guò)的某個(gè)采購(gòu)流程應(yīng)是比較符合企業(yè)實(shí)際的，這時(shí)就要進(jìn)行流程固化，將這種修正過(guò)的流程固定下來(lái)并推廣到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)之中。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，適合企業(yè)的采購(gòu)流程就是好的采購(gòu)流程，一點(diǎn)一點(diǎn)地修正，一步一步地固化，不那么完美的采購(gòu)流程離完美就會(huì)越來(lái)越近。

　　事后控制——IT審計(jì)

　　IT審計(jì)，即信息系統(tǒng)審計(jì)。按國(guó)際上通行的規(guī)范，IT審計(jì)有6個(gè)方面主要內(nèi)容：評(píng)估信息系統(tǒng)計(jì)劃、管理及組織架構(gòu)的戰(zhàn)略、政策、標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)的實(shí)踐過(guò)程;評(píng)估技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施及運(yùn)行實(shí)踐的效能和效率;評(píng)估信息資源在邏輯訪(fǎng)問(wèn)、運(yùn)行環(huán)境以及IT基礎(chǔ)設(shè)施各方面的安全性;評(píng)估系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)及保證業(yè)務(wù)連續(xù)性的能力;評(píng)估業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、實(shí)施與維護(hù)的方法和過(guò)程;評(píng)估業(yè)務(wù)流程的風(fēng)險(xiǎn)管理水平。

　　IT審計(jì)可以貫穿于整個(gè)采購(gòu)流程e化的過(guò)程中，e化之前有計(jì)劃審計(jì)，e化之后的IT審計(jì)通常是維護(hù)審計(jì)，它可以發(fā)現(xiàn)采購(gòu)流程中的漏洞，將采購(gòu)流程中與IT相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)控制在可接受水平，防止出現(xiàn)前面提到的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，**病毒的人侵，提高信息系統(tǒng)的安全性，保證信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

　　通常，IT審計(jì)可以由企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)來(lái)做，當(dāng)然也可以請(qǐng)專(zhuān)業(yè)化的第三方的IT審計(jì)機(jī)構(gòu)來(lái)做，這樣更能保證公正性，所得的結(jié)果也更客觀。目前，IT審計(jì)師這個(gè)行業(yè)已經(jīng)誕生，CISA是國(guó)際注冊(cè)信息系統(tǒng)審計(jì)師的簡(jiǎn)稱(chēng)，又稱(chēng)IT審計(jì)師，他們一般都具備全面的計(jì)算機(jī)軟硬件知識(shí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全有獨(dú)特的敏感性，并且對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和單位內(nèi)部控制有深刻的理解。

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