采購流程e化的風(fēng)險(xiǎn)

　　采購流程e化的終極目標(biāo)是采購流程優(yōu)化。在信息化時代，企業(yè)與企業(yè)之間的競爭更多的是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈的競爭。下面小編準(zhǔn)備了關(guān)于采購流程e化的風(fēng)險(xiǎn)，提供給大家參考!

　　對于企業(yè)采購管理來說，流程e化意味著采購周期的大幅縮短、數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化、管理的精細(xì)化、采購成本的降低、工作效率的大幅提高。但是優(yōu)勢與風(fēng)險(xiǎn)從來都是并存的。采購流程e化伴隨的種種風(fēng)險(xiǎn)，總是會讓流程e化實(shí)施者深刻體會到“理想很豐滿，現(xiàn)實(shí)很骨感”的含義。

　　供應(yīng)鏈思想與軟件的適應(yīng)性問題

　　采購流程e化的理論基礎(chǔ)是供應(yīng)鏈思想。采購作為供應(yīng)鏈中的一個環(huán)節(jié)，涉及訂單、計(jì)劃、庫存、供應(yīng)商等各方面，因此在進(jìn)行流程e化時必須要考慮供應(yīng)鏈的流程性、系統(tǒng)性、環(huán)節(jié)化等特點(diǎn)。而供應(yīng)鏈思想本身就是一個舶來品，現(xiàn)實(shí)中，ERP系統(tǒng)一般都是以供應(yīng)鏈思想為基礎(chǔ)的，它面向整個供應(yīng)鏈，展示了具體的工作流，因此很多企業(yè)在應(yīng)用的過程中出現(xiàn)了水土不服的現(xiàn)象。產(chǎn)生這種現(xiàn)象的根本原因是國內(nèi)企業(yè)管理體系還未健全，企業(yè)文化和采購管理的方式還無法與這類軟件實(shí)現(xiàn)真正的融合。

　　邏輯混亂的采購流程

　　現(xiàn)在很多企業(yè)的采購流程會整合到各類ERP系統(tǒng)中，希望通過這些軟件來實(shí)現(xiàn)采購流程e化，最終實(shí)現(xiàn)采購流程的優(yōu)化。這些ERP軟件包含了詳細(xì)的采購方面的計(jì)劃，如生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、采購計(jì)劃等。但是在ERP系統(tǒng)上線之前，企業(yè)通常會遇到兩個方面的問題：一是不清晰的采購流程， 二是ERP系統(tǒng)提供商的選擇。

　　對于前者，很多企業(yè)在進(jìn)行采購流程e化時，不太了解企業(yè)自身的采購流程現(xiàn)狀，一個標(biāo)準(zhǔn)的采購流程是什么樣，以及e化之后的采購流程應(yīng)該包括哪幾項(xiàng)，企業(yè)自身都是稀里糊涂的，不知所以然。對標(biāo)準(zhǔn)的采購流程沒有自己的認(rèn)識只會讓企業(yè)陷入盲人摸象的境地，會大大增加采購流程訛的風(fēng)險(xiǎn)。

　　第二個問題是第一個問題的延伸。如果企業(yè)購買ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)提供商提供的是一種打包的服務(wù)，他們的技術(shù)人員會根據(jù)企業(yè)的實(shí)際對ERP的基本流程進(jìn)行相應(yīng)改造。要是企業(yè)對自身采購流程e化的需求沒有弄清楚，對標(biāo)準(zhǔn)的采購流程沒有清晰的認(rèn)識，往往就會盲目地購買許多不同用途的采購管理軟件，盲目相信咨詢?nèi)藛T所做出的業(yè)務(wù)流程重組將輔助企業(yè)實(shí)現(xiàn)e化這樣的承諾，但是在對采購流程進(jìn)行e化改造之后，卻發(fā)現(xiàn)許多業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中根本無法實(shí)現(xiàn)。

　　流程無效

　　流程無效是另一個問題，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是流程e化流于紙上談兵，沒有現(xiàn)實(shí)的執(zhí)行，為了e化而e化。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因有很多，主要有兩個，一是采購人員對于e化之后的流程不認(rèn)同，認(rèn)為機(jī)器太過死板，不如直接溝通來得直接;另一個原因就是企業(yè)流程e化并不徹底，沒有形成信息化氣候。例如有的企業(yè)就只對采購流程進(jìn)行了e化，而銷售、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)還是采用傳統(tǒng)的工作模式，采購流程無法與其他流程進(jìn)行信息化對接，這樣e化效果就會大打折扣。

　　另一個是流程執(zhí)行的成本大于實(shí)際流程處理事件的價(jià)值，例如用購買大型鉆井設(shè)備的采購流程去購買普通的辦公用品，e化之后的流程沒有被用在刀刃上。

　　數(shù)據(jù)的丟失或錯誤

　　采購流程e化弱化了人的職能，強(qiáng)化了數(shù)據(jù)的重要性。采購流程中的語言都是事先定義的，其中包括物料、供應(yīng)商、客戶、庫存等等信息，這些信息的編碼都是唯一且標(biāo)準(zhǔn)化的，不能出現(xiàn)任何的失誤。同時系統(tǒng)還保存著采購產(chǎn)品在整個流程中所處的狀態(tài)。所以，采購數(shù)據(jù)的丟失或錯誤導(dǎo)致的結(jié)果可能是致命性的。而數(shù)據(jù)系統(tǒng)的穩(wěn)定性問題是任何一個e化過都不得不面臨的問題。

　　流程的規(guī)范化與靈活性的矛盾

　　e化之后的采購流程是一個非常標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的系統(tǒng)，所有的編碼、數(shù)據(jù)都是用一套相同的流程語言。就拿ERP來說，其中的采購流程十分復(fù)雜，包括綜合平庫流程、采購入庫流程、招議標(biāo)采購流程、庫存退庫流程等等。每一個流程都是一個嚴(yán)格規(guī)范化的過程。但是規(guī)范化的對立面就是靈活性差。

　　記者曾與一位鋼企的采購人員談到他們企業(yè)所用的ERP系統(tǒng)的靈活性問題，那位采購人員告訴記者，他們的采購是標(biāo)準(zhǔn)的銷售訂單導(dǎo)向，銷售訂單有多少，他們就采購多少相應(yīng)的原材料，一旦訂單生成，系統(tǒng)也就自動算出他們要采購多少鐵礦石、多少煤等。但是在他們的ERP系統(tǒng)中，銷售人員只有權(quán)力下訂單，卻沒有權(quán)力取消訂單，因此，如果訂單需要取消，但銷售人員和采購人員溝通卻不順暢，那么相應(yīng)的原材料采購就可能繼續(xù)實(shí)施，這無形之中增加了企業(yè)的庫存壓力。一個規(guī)范的流程由于權(quán)限的設(shè)定而少了一定的靈活性，這在現(xiàn)實(shí)中并不少見。

　　風(fēng)險(xiǎn)永遠(yuǎn)跟隨著事物的發(fā)展進(jìn)程，無法避免但能規(guī)避!如何讓一個動態(tài)系統(tǒng)在變動的環(huán)境條件下保持平衡狀態(tài)或穩(wěn)定狀態(tài)，答案是“控制” !諾伯特·維納在闡述他創(chuàng)立控制論的目的時說：“控制論的目的在于創(chuàng)造一種言和技術(shù)，同時也尋找一套恰當(dāng)?shù)乃枷牒图夹g(shù)。”采購流程系統(tǒng)是一個典型的控制系統(tǒng)，如何將控制思想滲透到每個環(huán)節(jié)、每個時間節(jié)點(diǎn)是企業(yè)規(guī)避采購流程e化風(fēng)險(xiǎn)需要考慮的重要問題。

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