如何做好檔案管理工作

　　檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。以下是小編收集整理的如何做好檔案管理工作，歡迎閱讀與收藏。

　　在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢?我作為一名辦公人員，在實(shí)踐中通過不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

　　1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報(bào)告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

　　2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。

　　3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

　　4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

　　公文形成后，經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進(jìn)行價(jià)值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

　　1、對檔案工作要有高度的認(rèn)識，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

　　2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平�；�。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

　　3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評估歸類。。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

　　1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

　　2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

　　作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

　　總之，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項(xiàng)目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過渡，這一項(xiàng)新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

　　如何做好檔案管理工作 篇1

　　會計(jì)檔案的新特點(diǎn)

　　傳統(tǒng)會計(jì)檔案，指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化過程中，會計(jì)檔案形式發(fā)生巨大變化。會計(jì)核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時(shí)表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會計(jì)人員的日常核算工作，以及會計(jì)檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計(jì)算機(jī)上完成，會計(jì)檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。第一，會計(jì)檔案存在形態(tài)多樣化。財(cái)務(wù)會計(jì)檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計(jì)檔案，可以互為補(bǔ)充和備份，提高會計(jì)信息的完整性和安全性。第二，會計(jì)檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會計(jì)信息的查詢、報(bào)表分析，會計(jì)檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會計(jì)檔案的保管簡單。電算化條件下的會計(jì)檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會計(jì)檔案，能夠相互印證。電子會計(jì)檔案不受時(shí)間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計(jì)檔案保存的后顧之憂。

　　會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問題

　�。ㄒ唬�會計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識不足

　　會計(jì)檔案是會計(jì)工作成果，是會計(jì)核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識上的不足，會計(jì)工作只重視核算階段，停留在對會計(jì)憑證的填制和審核、賬簿的登記和財(cái)務(wù)報(bào)告的編制上，會計(jì)檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計(jì)檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關(guān)注會計(jì)檔案管理工作。

　�。ǘ�）會計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)滯后

　　會計(jì)檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會計(jì)檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行會計(jì)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財(cái)力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會計(jì)檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會計(jì)電算化相協(xié)調(diào)，成為會計(jì)全面的發(fā)展阻礙。

　　（三）會計(jì)檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

　　會計(jì)檔案工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要將日常大量會計(jì)數(shù)據(jù)，安排專門人員進(jìn)行拷貝(備份)存儲，進(jìn)行會計(jì)信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨(dú)立于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在會計(jì)檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認(rèn)識不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計(jì)信息資料的安全隱患。

　�。ㄋ模�會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

　　會計(jì)檔案管理的信息化，是一個(gè)不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會計(jì)檔案隊(duì)伍，是會計(jì)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)和會計(jì)電算化專業(yè)知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對會計(jì)電算化給會計(jì)工作帶來的優(yōu)越性認(rèn)識不足，利用不夠，會計(jì)檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對電子會計(jì)檔案進(jìn)行具體管理工作，直接影響會計(jì)檔案信息化步伐。

　　解決會計(jì)檔案管理問題的對策

　�。ㄒ唬┨岣邥�計(jì)檔案重要性的認(rèn)識

　　會計(jì)檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)管理資料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析的主要依據(jù)。會計(jì)檔案的保管工作，是會計(jì)工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會計(jì)檔案保管期限，到期銷毀。在會計(jì)電算化條件下，更需要提高對會計(jì)檔案保管重要性認(rèn)識，沒有安全、完整、可靠的會計(jì)檔案資料，會計(jì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化無從談起，成為無水之源。相關(guān)部門加強(qiáng)小微企業(yè)會計(jì)管理工作，對于是否有完善的會計(jì)檔案管理制度，要成為會計(jì)工作考核內(nèi)容之一。

　　（二）加快會計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)工作

　　會計(jì)的目標(biāo)是及時(shí)準(zhǔn)確提供會計(jì)信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，為會計(jì)信息的.傳輸提供有利條件。會計(jì)工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會計(jì)核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資料，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)分析、預(yù)測、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識，加大投入，配備足夠的財(cái)務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計(jì)工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。

　　（三）完善會計(jì)檔案的日常管理工作

　　根據(jù)財(cái)政部發(fā)布的《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計(jì)算機(jī)病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系進(jìn)行隔斷，限制外界對會計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問。采用數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運(yùn)行。

　　（四）培養(yǎng)懂業(yè)務(wù)有技術(shù)的會計(jì)檔案管理人員

　　現(xiàn)代化信息技術(shù)，需要培養(yǎng)大量技術(shù)人才。會計(jì)部門要配備具有較高信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識的專業(yè)人員，改變會計(jì)人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識技能單一狀況，滿足會計(jì)信息化建設(shè)的需要。加強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)工作，完善繼續(xù)教育工作。財(cái)會人員及時(shí)掌握新技術(shù)、新設(shè)備、新方法，提高運(yùn)用信息技術(shù)和信息手段水平，為會計(jì)檔案管理再上新臺階。

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