北京市會計檔案管理辦法實施細(xì)則

　　北京市會計檔案管理辦法實施細(xì)則

　　第一章　管理原則

　　第二章　歸檔范圍

　　第三章　整理立卷

　　第四章　鑒定銷毀

　　第五章　保管利用

　　第六章　附　則

　　為了加強(qiáng)會計檔案的管理，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和財政部、國家檔案局制發(fā)的《會計檔案管理辦法》，結(jié)合我市實際情況，特制定本細(xì)則。

　　第一章　管理原則

　　第一條　會計檔案是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和建設(shè)單位(以下簡稱各單位)在經(jīng)濟(jì)活動中形成的、記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分，原則上應(yīng)由本單位的檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。

　　第二條　各單位必須加強(qiáng)對會計檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把會計檔案管理工作作為一項長期的工作任務(wù)。各單位會計檔案工作的日常領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)由辦公室主任或會計部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。各單位要根據(jù)本細(xì)則建立會計檔案管理制度。

　　第三條　各單位所形成的會計檔案，由各單位的財務(wù)會計部門負(fù)責(zé)整理立卷，一般不交主管部門集中管理。按規(guī)定將應(yīng)歸檔的會計檔案向本單位檔案部門歸檔。檔案部門必須按期接收，對整理不合乎要求的會計檔案，不予接收。

　　各單位的會計檔案，在會計年度終了后，可在本單位財務(wù)會計部門保管1至5年，(但每年先向檔案部門移交案卷目錄一份)期滿后，半年內(nèi)移交檔案部門。

　　沒有設(shè)立檔案部門的單位，會計檔案暫由財務(wù)會計部門統(tǒng)一保管。

　　各單位的財務(wù)會計部門要設(shè)專人負(fù)責(zé)會計檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，人員要保持相對穩(wěn)定，如有變動，必須辦好交接手續(xù)。

　　第四條　各區(qū)、縣，市屬各局(總公司)的會計檔案工作，由同級財政部門和檔案管理部門共同進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。各級主管部門負(fù)責(zé)對各直屬單位會計檔案工作的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。

　　第二章　歸檔范圍

　　第五條　會計檔案包括會計憑證、會計帳簿和會計報表以及其它會計核算資料。

　　第六條　會計檔案歸檔范圍的具體內(nèi)容，按照財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》附件中的“檔案名稱”執(zhí)行。各單位會計檔案的具體名稱，如果同附件中的“檔案名稱”不相符，可比照類似名稱辦理。

　　第七條　各單位財務(wù)會計部門經(jīng)辦的有關(guān)財務(wù)會計工作的方針、政策、制度、預(yù)算、計劃、工作總結(jié)、報告及建設(shè)銀行對建設(shè)單位決算的批復(fù)等文件材料，不屬于會計檔案范圍，應(yīng)按照文書檔案管理辦法辦理。

　　第八條　1986年以前的年度決算已存入文書檔案的，不再變動。1986年以后的年度決算一律存入會計檔案。

　　第三章　整理立卷

　　第九條　會計檔案的分類：會計檔案的分類要從本單位會計檔案的實際出發(fā)，按照會計檔案的形成規(guī)律和特點，選用以下方法：

　　1、會計年度——名稱分類法。即：把一個會計年度內(nèi)形成的會計檔案，分為憑證、帳簿、報表等類，然后分別組成若干保管單位(卷)。

　　2、會計年度——機(jī)構(gòu)分類法。即：把一個會計年度內(nèi)形成的會計檔案先按機(jī)構(gòu)分開，然后在每個機(jī)構(gòu)內(nèi)再按不同的名稱分別組成保管單位。此分類，一般適用于各級財政、稅務(wù)、建設(shè)銀行等單位。

　　分類方法選定后，要固定使用一種方法，以保持其一貫性，以便保管和利用。

　　第十條　會計檔案的立卷方法：

　　1、會計憑證。會計憑證一般按月立卷。會計人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應(yīng)將各種記帳憑證按時間和原始憑證號順序組卷。每本為一卷。裝訂前要剔除金屬物，編寫頁號。記帳憑證附件，做到整齊、結(jié)實、美觀。要填寫好憑證封面和脊背(注明單位名稱、年度、月份和起止日期，憑證種類、起止號碼)，并在封面與脊背的接封處，加蓋財務(wù)專用章和裝訂人的印章。

　　2、會計帳簿。會計帳簿按年度立卷。在會計年度終了，進(jìn)行整理立卷。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時要按帳簿的種類進(jìn)行，一本帳簿為一卷。訂本帳簿應(yīng)保持原來面目;活頁帳簿應(yīng)撤出空白帳頁，編寫頁號，裝訂成冊。每本帳簿要加貼封面。

　　3、會計報表。會計報表按年度立卷。立卷時，要區(qū)分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分別組卷。本單位的報表與下屬單位上報的表，可根據(jù)保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。每卷均需編有頁號和加裝封面。

　　其它單獨核算的各種會計檔案(如工會會計，食堂會計，基建會計等)可參照上述方法進(jìn)行整理。

　　第十一條　會計檔案的排列編號：

　　會計檔案案卷的排列可采取年度——類別，或類別——年度，然后按保管期限長短排列。期限長的排在前頭，期限短的排在后頭。(如1985年度——報表類：永久，25年，15年……。報表類——1985年度：永久，25年，15年……)。

　　會計檔案的編號要合理，便于管理和查找�？筛鶕�(jù)排列的方法選用一個年度編一個流水號或按類別各編一個流水號的方法。

　　第十二條　會計檔案要填寫案卷目錄(附件1)，作為基本的檢索工具和統(tǒng)計工具。

　　第十三條　檔案部門接收的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)會同財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　第四章　鑒定銷毀

　　第十四條　會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，原則上按《會計檔案管理辦法》三個附件的規(guī)定執(zhí)行。如有特殊需要，可適當(dāng)延長保管期限。

　　各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　第十五條　會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定后，編造會計檔案銷毀清冊(附件2-1)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。企業(yè)單位的經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管部門批準(zhǔn)后銷毀。各級主管部門(企業(yè))的要經(jīng)同級財政部門審查批準(zhǔn)后銷毀。確有保管價值的，需再延長保管期限的可以延長。

　　第十六條　在銷毀會計檔案時，對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證以及認(rèn)為有重要參考價值的原始憑證，均應(yīng)單獨抽出，另行立卷，直至保管到確無保存價值時再銷毀。

　　第十七條　各單位在銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財務(wù)部門派員監(jiān)銷。集體所有制單位的必須有同級主管部門派員監(jiān)銷;各級主管部門銷毀會計檔案時，應(yīng)有同級財政部門，審計部門派員監(jiān)銷;各級財政部門銷毀會計檔案時，由同級審計部門派員監(jiān)銷。

　　第十八條　監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真清點核對。銷毀后，在銷毀清冊審批表(附件2-2)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位領(lǐng)導(dǎo)。

　　第五章　保管利用

　　第十九條　各單位對會計檔案必須做到科學(xué)管理，系統(tǒng)排列，存放有序，并要編制案卷目錄和必要的檢索工具，以便于查找、利用。

　　第二十條　檔案部門對接收的會計檔案與文書檔案必須分別保管。財務(wù)會計部門自行保管的會計檔案，必須設(shè)有專庫或?qū)９�，不得隨意堆放。

　　第二十一條　檔案柜和檔案庫房要做到防光、防火、防盜、防蟲蛀、防潮濕。要嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，并定期檢查。嚴(yán)防會計檔案涂改、毀損、散失和泄密，發(fā)現(xiàn)問題及時報告領(lǐng)導(dǎo)。

　　第二十二條　各單位要充分發(fā)揮會計檔案的作用，積極提供會計檔案為經(jīng)濟(jì)管理服務(wù)。調(diào)閱會計檔案應(yīng)履行登記手續(xù)(附件3)。外單位查閱檔案需持介紹信，經(jīng)借閱單位辦公室主任或會計部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案原件不能借出，如特殊需要，須報上級主管部門批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。查閱者不得私自對檔案勾、劃，不準(zhǔn)拆散原卷冊，更不能抽換。

　　各單位應(yīng)制定調(diào)閱會計檔案的制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。

　　第二十三條　撤銷、合并單位的會計檔案和建設(shè)項目的會計檔案，應(yīng)同單位的全部檔案一并移交給上級指定的單位，并要按照規(guī)定編制移交清冊，嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。

　　第二十四條　市級以上機(jī)關(guān)永久保存的會計檔案，縣直屬單位保管期限在25年以上的會計檔案，連同案卷目錄(一式二份)和有關(guān)的檢索工具、參考資料一并按《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定的年限，向有關(guān)的檔案館移交。

　　第六章　附　則

　　第二十五條　本實施細(xì)則適用于我市各級財政機(jī)關(guān)的總預(yù)算會計;各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和事業(yè)單位的預(yù)算會計;各級稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅收會計;建設(shè)銀行會計;國營、集體企事業(yè)單位會計和建設(shè)單位會計。

　　第二十六條　本實施細(xì)則從1987年1月起執(zhí)行。以往有關(guān)文件和各單位制定的有關(guān)會計檔案辦法與本細(xì)則不符的，一律以本細(xì)則為準(zhǔn)。在執(zhí)行本細(xì)則過程中遇到的一些問題，由市財政局和市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

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