房地產公司檔案管理制度

　　為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

　　一、歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計劃、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、協(xié)議、合同、項目開、竣工資料、通知、對外申請且有回復的文件、證件資料、等一切具有參考價值的工程資料。

　　二、檔案管理職責

　　1、檔案管理人員要及時進行歸檔資料的收集和整理，以保證檔案資料歸檔的及時性。

　　2、檔案管理員要保證文獻資料的完整性、安全保密性和查找便利性。

　　三、資料的收集與整理

　　1、資料歸檔實行“日常歸檔”、“季度歸檔”及“年度歸檔”制度。

　　(1)“日常歸檔”資料包括：協(xié)議、合同、會議記錄、證件(文件)資料、公司發(fā)文等。

　　(2)“季度歸檔”資料包括：各子公司項目竣工資料(圖)等。歸檔時間為每年的3月份、6月份和9月份。

　　(3)“年度歸檔”資料包括：年度計劃、公司規(guī)劃、人事檔案等。歸檔時間為每年的12月份。

　　2、在檔案資料歸檔、管理期，公司各部門各個人員應積極配合和支持檔案員的工作。

　　3、凡應該及時入檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

　　4、各部門及子公司收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件存入檔案室。

　　5、檔案管理員根據相關歸檔方法實施檔案歸檔整理和分類。

　　四、檔案的借閱

　　(一)公司內部人員的借閱和移交

　　1、對于移交給檔案員的資料，移交人必須簽字，否則視為未移交，如未簽字而檔案發(fā)生遺失時，追究移交人責任;

　　2、對于向外借閱的資料，檔案員必須要求借閱人簽字，如未簽字而檔案發(fā)生遺失時，追究檔案員的責任。

　　3、必須保持在公司內部至少有兩套完整的圖紙(一套用于公司內部使用，一套用于公司外部使用)。

　　(二)公司外單位或人員借閱

　　原則上，不允許外來人員或單位借閱檔案資料。確屬工作需要借出的，必須由公司相關人員帶領辦理《檔案外借申請表》(附件1)，有必要時每份收取100-1000元不等的押金，相關人員負連帶擔保責任。如有押金押金，押金于檔案資料完好歸還時退還。

　　借閱檔案資料的個人和單位必須愛護檔案，保持整潔，不得拆散、涂改、勾畫。注意安全保密。對丟失、損壞檔案者追究相關責任。

　　五、檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

　　2、對失去保存價值的檔案，由檔案管理人員提出鑒定銷毀申請報告和清單，交部門領導審核并征得公司領導同意后方可銷毀。申請報告和清單永久保存。

　　3、在銷毀公司檔案資料時，必須由部門領導指定專人監(jiān)督銷毀過程。

　　本制度自發(fā)布之日起生效并執(zhí)行。

　　本制度最終解釋權歸新疆光大山河房地產開發(fā)有限公司所有。

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