畢業(yè)生檔案管理與轉遞問題

　　畢業(yè)生檔案是學生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄，是學校對學生進行管理考察的重要依據(jù)。下面是小編為大家搜集整理出來的有關于畢業(yè)生檔案管理與轉遞相關問題，歡迎閱讀!

　　1畢業(yè)生檔案管理有何意義?

　　畢業(yè)生檔案是學生在校期間各方面表現(xiàn)的記錄，是學校對學生進行管理考察的重要依據(jù)。為了充分發(fā)揮檔案在學生管理中的作用，使學生檔案管理工作達到規(guī)范化、制度化和標準化，各級組織人事部門都有統(tǒng)一的規(guī)定和要求，畢業(yè)生檔案管理工作要貫徹為人事工作服務，為經(jīng)濟建設服務的基本方針實行統(tǒng)一管理，以便更好地了解、考察和培養(yǎng)學生，為畢業(yè)后用人單位的選聘錄用起到積極的作用。因此，屬于檔案內(nèi)容的材料必須完整無缺。

　　2畢業(yè)生檔案內(nèi)容有哪些?檔案有何作用?

　　畢業(yè)生檔案內(nèi)容包括：學生登記表;畢業(yè)生登記表;學年鑒定表;畢業(yè)論文及評定表;學生成績單(學籍表);高考材料(考生正卷、副卷);獎懲材料;畢業(yè)生體檢表;學位申請書;實習手冊或實習鑒定表;《全國普通高校本�？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書》;其他錄取材料;入黨(團)登記表及思想?yún)R報等。

　　檔案的作用主要體現(xiàn)在為用人單位人力資源部門選聘和調(diào)配使用人員提供重要依據(jù)。檔案是個人經(jīng)歷、思想品德、學習業(yè)務能力和工作表現(xiàn)的歷史真實記錄，通過檔案可以清楚地熟悉、了解一個人過去的各方面表現(xiàn)。檔案也是畢業(yè)生享受相關人事、勞動、社會保障服務(如辦理社會保險、失業(yè)保險)等的重要憑證。另外，個人檔案記錄的工齡、工資、福利待遇、擔任職務及社保參保年限等對每個人來說都至關重要。有的畢業(yè)生誤以為既然國家相關政策規(guī)定，畢業(yè)生暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存2年，就無須再到人才代理機構托管檔案了。其實，學校保存的只是學籍檔案，而真正發(fā)揮作用的卻是人事檔案，如轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)1年后(以報到證簽署日期為準)即可申請轉正定級，�？飘厴I(yè)并工作滿 3年、本科畢業(yè)并工作滿1年后可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才代理機構負責辦理。學校保存的學籍檔案只是存放，不能起到人事檔案的相關作用。所以畢業(yè)生對檔案的托管、使用不能忽視。

　　3學校如何轉寄畢業(yè)生的檔案?

　　根據(jù)《關于進一步加強高校畢業(yè)生檔案管理的通知》(遼教發(fā)[2012]105號)要求，各高校要建立健全畢業(yè)生檔案管理制度，嚴格把握好檔案接轉過程中的各個環(huán)節(jié)，嚴格履行登記手續(xù)，嚴格落實有關保密規(guī)定，確保檔案材料的公信力，維護檔案的權威性和嚴肅性，切實做好畢業(yè)生檔案轉接各項就業(yè)服務工作。

　�、� 加強管理，確保畢業(yè)生檔案資料完整有效。檔案資料的完整性對畢業(yè)生能否順利入職、落實相關待遇至關重要。學校在畢業(yè)生離校時，要及時整理好檔案材料并進行歸檔，確保畢業(yè)生檔案材料的齊備和準確無誤，對于缺少的材料應及時辦理補充手續(xù)，并且每份檔案都應附材料清單，檔案離校時確保密封狀態(tài)。

　�、� 規(guī)范畢業(yè)生檔案轉接工作。對已落實就業(yè)單位且單位有檔案管理資格的高校畢業(yè)生，可將檔案直接轉移到接收單位;對已落實就業(yè)單位，單位沒有檔案管理資格的高校畢業(yè)生，可將檔案轉移至單位所在地的市人才服務機構或就業(yè)服務中心;對考取研究生、升入本科學校的，可將檔案直接轉移到錄取學校;對未就業(yè)且申請回生源地的高校畢業(yè)生，可將其檔案轉移回生源地所在省或地級市的高校畢業(yè)生就業(yè)主管部門;對參加項目就業(yè)的畢業(yè)生，按照相關組織實施單位的有關要求轉接檔案;對參加人事代理的高校畢業(yè)生，要將其檔案轉移到代理機構。

　　4暫時無法落實檔案關系的畢業(yè)生，有哪些選擇?

　　高校畢業(yè)生就業(yè)于個體、民營等無檔案管理資格和不需要畢業(yè)生個人檔案的企事業(yè)單位，或者選擇個人創(chuàng)業(yè)、出國留學和移民等，無法落實檔案關系。為了避免發(fā)生檔案滯留、自帶或棄用等現(xiàn)象，畢業(yè)生可向遼寧省高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務中心提出人事代理申請。由遼寧省高校畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)服務中心為畢業(yè)生提供相關服務。根據(jù)申請，協(xié)助辦理轉正定級、職稱評定、檔案政審等，解決畢業(yè)生無法落實檔案關系的后顧之憂。

　　5擇業(yè)期內(nèi)解除勞動關系的畢業(yè)生如何辦理檔案轉遞手續(xù)?

　�、鸥鶕�(jù)畢業(yè)生意愿可直接將檔案存放在各地的人才交流中心(由人才交流中心出具接收檔案的商調(diào)函到用人單位存放檔案的部門辦理檔案轉遞手續(xù))。

　�、粕婕暗秸{(diào)整改派的，由畢業(yè)生持換發(fā)后的《全國普通高校本�？飘厴I(yè)生就業(yè)通知書》(簡稱《通知書》)到用人單位存放檔案的部門辦理檔案轉遞手續(xù)。

　　6超出擇業(yè)期的畢業(yè)生檔案如何轉遞?

　�、湃绻�改派回生源地的，可直接持《通知書》到存檔機構辦理檔案轉遞手續(xù)。

　　⑵跨省調(diào)檔的畢業(yè)生檔案須按各人才交流中心轉遞人事檔案的相關政策辦理。

　　7檔案轉移有哪些具體要求?

　　為保證檔案轉移的安全和保密，檔案通過統(tǒng)一郵寄或管檔機構專人提取的方式轉遞，一般不可個人攜帶。為了保證檔案轉移的準確和有序，應有檔案去向記錄，包括畢業(yè)生個人信息、畢業(yè)去向、檔案去向及辦理人簽名等內(nèi)容。畢業(yè)生檔案接收機構必須具有人事檔案管理資格，不可隨意將畢業(yè)生檔案轉遞至無管理檔案資格的單位、機構和交由學生本人自帶。

　　拓展：畢業(yè)生檔案管理制度

　�。ㄒ唬�學生檔案內(nèi)容

　　學生畢業(yè)離校前，檔案內(nèi)容除了原有高中部分檔案外還必須包括：

　　1、高等學校畢業(yè)生登記表。此表必須由學生本人填寫，字跡要清楚，用藍黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內(nèi)容；“畢業(yè)生鑒定”是畢業(yè)生在校期間德、智、體綜合素質(zhì)的評價，請輔導員認真填寫，報學生管理部門審核加蓋公章。

　　2、學士學位審批表。學生修完規(guī)定學分，經(jīng)校學位評審委員會批準，獲得專業(yè)學士學位。

　　3、全國普通高等學校本�？飘厴I(yè)生《就業(yè)通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業(yè)生外，其他畢業(yè)生《就業(yè)通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據(jù)。

　　4、學生卡片。由校學籍管理部門審核批準的.本科或�？茖W籍證明。

　　5、成績單。由教務部門核準的學生在校學習成績單，加蓋教務處公章。

　　6、組織關系。正式黨員的入黨申請書、黨校學員材料、積極分子材料等歸入檔案；預備黨員的黨組織關系材料單獨封存，單獨轉寄，待轉正后歸入檔案統(tǒng)一管理。團員關系須將入團申請表歸入檔案。

　　7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學金、助學金等材料。

　　8、處分材料。在校期間因違紀行為而受到的處分。

　�。ǘ�）學生檔案管理

　　1、新生入學一個月內(nèi)，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導員；個別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導員，期間不允許學生本人接觸到檔案的內(nèi)容，封口必須完整無損。

　　2、大學期間，在校學生檔案由輔導員直接管理，并負責將大學期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內(nèi)學籍變動時，學生檔案直接在輔導員之間進行轉交。

　　3、學生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導員負責按學生檔案內(nèi)容的要求進行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交大學生就業(yè)指導中心。由大學生就業(yè)指導中心根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)去向以機要方式轉出，或者根據(jù)畢業(yè)生申請實施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個人長期保存檔案。

　　4、中途轉學、退學等學籍變動的學生檔案，由輔導員轉至大學生就業(yè)指導中心進行備案，再以機要形式轉出。退學的學生檔案直接轉至生源地檔案主管部門。

　　5、學生因升學、公務員考錄等需提前調(diào)閱檔案的，學生可持調(diào)檔函通知輔導員進行調(diào)閱。如檔案需要提前轉出調(diào)閱，需由輔導員將學生檔案轉交大學生就業(yè)指導中心備案后，以機要方式轉出。輔導員不得直接將學生檔案交給學生個人寄發(fā)或攜帶。大學畢業(yè)時的檔案材料可由輔導員重新建檔，形成原始檔案的補充檔案。畢業(yè)離校時，補充檔案由輔導員移交至大學生就業(yè)指導中心，以機要方式轉至錄取學校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合并存檔。

　　6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導員統(tǒng)一移交檔案，由大學生就業(yè)指導中心負責按期轉至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉寄按時到達，畢業(yè)生本人要負責填寫檔案轉寄的地址和接收單位，輔導員和就業(yè)部門負責核查。

　　7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉回生源地檔案主管部門，也可向學校就業(yè)部門申請檔案留校代管。學校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉回生源地檔案主管部門。

　　8、學生檔案是學生成長軌跡的真實記載，其管理和轉接是非常嚴肅的事情。檔案外轉必須由大學生就業(yè)指導中心登記備案，規(guī)范密封，并以機要方式轉出，其它部門或個人不得擅自處置。

　　9、畢業(yè)生暫留學校檔案，在離校后2年內(nèi)，大學生就業(yè)指導中心提供檔案調(diào)檔和狀態(tài)查詢業(yè)務。如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經(jīng)核實可予以補辦，補辦內(nèi)容僅限大學期間檔案。

　　10、未盡事宜由大學生就業(yè)指導中心負責解釋。

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