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外貿(mào)信函的概念和基本格式
外貿(mào)信函是指外貿(mào)公司（企業(yè)）及其人員在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中，與涉外企業(yè)及其人員之間相互往來(lái)的以商貿(mào)交往為內(nèi)容的各種英文信件。以下是小編整理的外貿(mào)信函的概念和基本格式，希望對(duì)大家有所幫助。
1．外貿(mào)信函的概念
商貿(mào)英文書(shū)信在我國(guó)又稱(chēng)為外貿(mào)書(shū)信，它是指外貿(mào)公司（企業(yè)）及其人員在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中，與涉外企業(yè)及其人員之間相互往來(lái)的以商貿(mào)交往為內(nèi)容的各種英文信件。廣義上的商貿(mào)英文書(shū)信還包括電報(bào)、電傳、明信片以及各種商務(wù)報(bào)告書(shū)、廣告詞等。商貿(mào)英文書(shū)信是外貿(mào)交往的重要工具，外貿(mào)人員不僅要懂得外貿(mào)英語(yǔ)，而且必須善于運(yùn)用外貿(mào)英文與貿(mào)易伙伴進(jìn)行書(shū)信交流。
與普通信件相比，商貿(mào)英文書(shū)信有其特殊的格式、固定的商業(yè)術(shù)語(yǔ)和特定的商業(yè)習(xí)慣用語(yǔ)。由于東西方文化的差異，它與中文書(shū)信在形式和內(nèi)容上也都有很大的不同。因此，要寫(xiě)好商貿(mào)英文書(shū)信，除了要求撰寫(xiě)人精通英語(yǔ)，具有較高的商貿(mào)專(zhuān)業(yè)水平和政策、法律水平以外，還必須認(rèn)真研究商貿(mào)英文書(shū)信的寫(xiě)作特點(diǎn)和技巧，即信封的寫(xiě)法和信內(nèi)的信頭、收信人名址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)尾、簽名等幾大部分。
2．外貿(mào)信函的分類(lèi)
外貿(mào)信函從功能、用途上可分為：建立商貿(mào)關(guān)系、尋求代理、查詢信用、推銷(xiāo)產(chǎn)品、詢問(wèn)報(bào)價(jià)、訂購(gòu)貨物等數(shù)種。
3．外貿(mào)信函的結(jié)構(gòu)
�。�1）信封。信封一定要寫(xiě)得準(zhǔn)確、整潔，是寫(xiě)信封的基本要求。但英語(yǔ)和漢語(yǔ)在地址的寫(xiě)法上是截然不同的。
�。�2）信頭。商貿(mào)英文書(shū)信與中文書(shū)信不同的一個(gè)特點(diǎn)是，在信紙的開(kāi)頭必須首先寫(xiě)上信頭，即寄信人的名址和寫(xiě)信日期。而在中文信件中，這一部分是放在書(shū)信的末尾的。這是英文書(shū)信的固定格式。通常，信頭寫(xiě)在信紙的右上角，先寫(xiě)寄信人名址（與信封上寫(xiě)法一樣），再寫(xiě)寫(xiě)信日期。但也有寫(xiě)在信紙正上方和左上角的。
（3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫(xiě)在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫(xiě)。
寫(xiě)收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細(xì)，而且必須按照收信人自身所固定的寫(xiě)法來(lái)寫(xiě)，不能隨意改變，因?yàn)槁殬I(yè)、職位不同，以及在不同的國(guó)家，其頭銜、區(qū)域的寫(xiě)法是完全不一樣的。
�。�4）稱(chēng)呼。商貿(mào)英文書(shū)信稱(chēng)呼的寫(xiě)法與中文信件的寫(xiě)法也是不一樣的。這里所指的稱(chēng)呼，相當(dāng)于中文書(shū)信“敬啟者”，例如：Dear Sir ，Dears irs，Dear Madam，Dear Ladies，Gentlemen：Dear Mesdames，Dear SirandMadam，Ladies and Gentlemen：
在不同的信件中，稱(chēng)呼是多種多樣的，但最常見(jiàn)的不外是Gentlemen（美國(guó)式）和Dearsirs（英國(guó)式）二種。可見(jiàn)，在商貿(mào)英文書(shū)信的稱(chēng)呼中，由于在“稱(chēng)呼”前已專(zhuān)門(mén)有收信人名址一欄，所以一般不再寫(xiě)收信人的姓名，通常就寫(xiě)Dearsirs或Gentlemen即可。只有在雙方關(guān)系較為密切時(shí)，才加上人名，如DearMr．Small。在這里，DearSirs就相當(dāng)于中文信件的“敬啟者”之類(lèi)的禮節(jié)性用語(yǔ)，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛(ài)的先生”。另外，由于英、美習(xí)慣的不同，還要注意在“DearSirs”之后，通常用“，”號(hào)，而美國(guó)式“Gentlemen”之后，則應(yīng)用“：”號(hào)。
�。�5）正文。這是一封信的核心部分。寫(xiě)作要求是要做到五個(gè)“C”，即禮貌（Courtesy）、簡(jiǎn)潔（Conciseness）、明了（Clarity）、正確（Correctness）和完整（Completeness），以準(zhǔn)確表達(dá)自己的商貿(mào)意圖。正文應(yīng)從稱(chēng)呼下一行開(kāi)始寫(xiě)，信紙?jiān)谧笥覂蛇叾家艏s一寸寬的空白，以保持書(shū)信應(yīng)有的齊整格式。同時(shí)，一封信要按內(nèi)容分成幾段，不要把一封長(zhǎng)信寫(xiě)成單獨(dú)的一段。為了明確起見(jiàn)，商貿(mào)英文書(shū)信常將各段加上編號(hào)或以每段之間加空行來(lái)分隔。但要特別注意的是，商貿(mào)英文書(shū)信原則上應(yīng)符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內(nèi)敘述，以利于所談事情能及時(shí)得到處理。
�。�6）結(jié)束語(yǔ)。是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語(yǔ)，一般在正文最后一行的下一行或空一行書(shū)寫(xiě)。常用的客套語(yǔ)是：Yours truly（你的真誠(chéng)的），Yours sincerely（你的忠誠(chéng)的）Yours faithfully（你的忠實(shí)的），等等。
在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中，還可用YoursmostCordially（你的最真誠(chéng)的）或Yoursrespectfully（你的恭順的）等。
�。�7）簽名。是指寫(xiě)信人在書(shū)信的末尾用鋼筆簽上個(gè)人名字或公司名稱(chēng)，相當(dāng)于我國(guó)的簽字蓋章。在商貿(mào)英文書(shū)信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱(chēng)，全部要用大寫(xiě)；第二行用于個(gè)人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認(rèn)簽名；第三行常用于簽名人的頭銜。
在商貿(mào)英文書(shū)信中，即使是對(duì)認(rèn)識(shí)的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫(xiě)信人的職務(wù)是很重要的，這是告訴對(duì)方你有處理信中所談事務(wù)的權(quán)威。
商貿(mào)英文書(shū)信除了信頭、收信人名址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)束語(yǔ)和簽名外，有的信還要注明收發(fā)信編號(hào)，載入特別注意事項(xiàng)，如注意事項(xiàng)或特別指定閱信人、書(shū)信主題、附言和附件等（當(dāng)然這些都不是必需的，可視情況而定。）都有其固定的位置。
格式
信中各段落之間均空一行。
一、信頭
二、編號(hào)（寫(xiě)信人的名字縮寫(xiě)）和日期
三、封內(nèi)地址
四、事由
五、稱(chēng)呼
六、開(kāi)頭語(yǔ)
七、正文
八、結(jié)尾語(yǔ)
九、結(jié)束語(yǔ)
十、簽名
十一、附件
范文：外貿(mào)求職信信函
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