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英語禮儀：如何與對方秘書交流
中國人的英語常常令老外覺得缺乏禮貌,這主要是由于文化的不同。以下是小編收集整理的英語禮儀：如何與對方秘書交流，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
到國外出差之前，一般而言都以傳真和外國的當事者取得晤面的約定，很少用電話聯(lián)絡(luò)。但是在國內(nèi)，或是自己在國外需要緊急晤面的時候，利用電話則較為方便。在本篇中所要介紹的是要求晤面的人：
1、正確介紹自己的姓名，與正確獲知對方姓名。
2、要詢問希望與誰晤面，并且把意思正確地傳達給對方。
3、要傳達或詢問約定的時間與場所。
如果能正確地溝通并掌握上述三點原則，那么你的商務(wù)英文電話就可以說是及格了。
(1)經(jīng)由秘書安排約定
I'd like to make an appoingtment with Mr.Hammer. (我想要和Hammer先生約個見面時間)
原則上約定見面商談時，應(yīng)事先用傳真或信函同志對方較為妥當。如果在事先未能以書面告知時，最好說清楚見面時想說的內(nèi)容，如 to diascuss the contract [洽談合同事宜].
(2)經(jīng)由秘書安排約定
Could I see Mr.Hammer sometime this week? (我們能不能在這個星期跟Hammer先生見個面?
sometime this week 是[這個星期隨便什么時候]之意。最好配合自己的日程表說清楚有空閑的時間，如 Either on Wednesday or Thursday.(星期三或星期四都可以)。
(3)經(jīng)由秘書安排約定
Would it be possible to see Mr.Hammer tomorrow? (明天能不能跟 Hammer先生見個面?) 左句含有 Does Mr.Hammer have time to meet with me tomorrow? (Hammer先生明天有時間跟我見面嗎?)，或 If he does have time，may I meet him tomorrow? (如果他有空，我明天能跟他見面嗎?)之意。
(4)經(jīng)由秘書安排約定
What time is convenient for him? (他什么時候有空呢?)也可以說 What time is he available?(他什么時候有空?)，但用 convenient 會給人比較客氣的感覺。如果無法照對方的要求時間見面時，就說I'm available at three o'clock.(我三點有空)來試探一下也無妨。
(5)經(jīng)由秘書安排約定
I'd like to have lunch with him tomorrow. (我想明天和他吃午飯)
在歐美，商業(yè)界常舉行 a lunch meeting [商業(yè)午餐].在這種聚餐中，不但容易相互溝通，也可以借此加深彼此交情，因而用餐的時間長達三小時的情形也屢見不鮮。
(6)直接求見本人
If you have time， I'd like to meet with you today. (如果您有時間，我想今天跟您見個面)
雖然已約好時間，可是有急事想提早見面時，就可以用這句。如果沒有空閑時間就說 I'm sorry，but I'm really tied up today.(很抱歉，我今天真的沒空)。
(7)直接求見本人
Could you spare me about half an hour? (能不能給我半個小時的時間?)
這句話是對熟人說的話。spare是[騰出(時間)，分讓(東西)之意。有時間的話說 Sure.，OK.等;如果沒空的話說 I'm afraid I can't.(恐怕不行)就可以了。
(8)直接求見本人
Could we get together at L.A.Restaurant? (我們能不能在洛城餐廳會面?)
get together是[聚會、會面]之意的較為隨便的說法。說明聚會地點，如某某餐廳等時，最好指出大家共同認識(shared knowledge)的目標比較好。
(9)直接求見本人
I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product. (我想，我們是不是可以安排一次會面來討論新產(chǎn)品)
這句是經(jīng)由第三者介紹而尚未謀面的人在約定晤面時使用。I was wondering if……的說法含有不太拘束形式的溫和語氣。還可以用Would it be possible to meet and discuss the new product?。
(10)直接求見本人
I'm calling about what we discussed the other day. (我打電話是為了前幾天我們所討論的事)
這句是已見過面想再繼續(xù)時的說詞。接到電話的人可以答稱 I've been waiting for your call.(我一直在等您的電話里)，并接著說Let's get together. When can we meet to talk?(我們來聚一聚。什么時候可以見面?)
(11)詢問目的
What would you like to talk to me about? (你要跟我談些什么事?)
也可以用 Can l ask you what you want to discuss?。要見面之前，事先了解討論的內(nèi)容、前后關(guān)系、背景(context)等有助于預(yù)作交涉前的準備工作。
(12)表示同意
Sure. (好啊!)
簡短地表達肯定的方式有 Certainly. (當然可以)，Of course.(當然)等，意思都差不多。在談話中如果常用這種簡短詞句會給人幼稚的感覺。應(yīng)該用一些不同說法才能給人較佳印象。
(13)表示拒絕
I don't think we have to meet on this subject. (關(guān)于這個問題，我不認為我們有見面的必要)
對于不認識的人或推銷人員的求見電話，認為無需見面時，可以用這句話，或明確地用It's probably not necessary to meet.(沒有必要見面)來加以謝絕。
(14)與代理人會面
I'm afraid I can't， but Mr.Brown will meet you instead. (我不能會面，但Mr.Brown會替我跟你見面)
句首用 I'm afraid I can't……會給人非常客氣的印象。若不小心而唐突地說出I'm too busy to meet you.，說不定會給對方帶來受輕視的感覺。
(15)想要決定的時間與場所
May I arrange the time and the place， please? (能不能讓我安排時間與場所?)
也可以 Do you mind if I set the time and location for our meeting? (我來定見面的時間和地點可以嗎?)。開會的時間和地點常常影響商談的成果，因而配合對方時間的同時，要把握主導(dǎo)權(quán)。
(16)詢問適當?shù)臅r間
When do you have free time? (您什么時候有空?)
這是自己有時間可以配合對方來約定見面時間的問法。也可以用 When are you available? 談商務(wù)時，free time 指的是除去假日及下班后的時間。
(17)告知適當時間
I'm free at three o'clock today. (我今天下午3點有空)
此句是(3點以前不方便，但3點以后才有空)的意思。也可以用 I'm available at three o'clock.如果是[3點到4點有空]的話，就用availbale from three o 'clock until four 即可。
擴展資料：
一、尊重而不奉承吹捧
理順與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，是秘書工作者事事碰到，需時時注意、處處謹慎的事情，也是表現(xiàn)工作藝術(shù)的地方。總的原則是以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，從領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的地位出發(fā)，對正職和副職領(lǐng)導(dǎo)的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、協(xié)助。
如果某項工作，正職（或常委會）決定由某一副職負責去抓，秘書在配合進行這項工作時就應(yīng)該以這位負責的副職領(lǐng)導(dǎo)為軸心進行運轉(zhuǎn)。有關(guān)這項工作的請示、匯報工作，就直接對這位副職，不要越過他再向正職或其他副職請示、匯報了。關(guān)于向正職請示、匯報，或向其他副職溝通情況，那是負責這項工作的副職的責任。秘書如搞多頭請示、匯報，就是多余，會把事情弄亂。
實踐證明，多位領(lǐng)導(dǎo)者，就有多種個性特點或類型。要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的性格類型相處，逆著來往往會出問題。如內(nèi)向性格的領(lǐng)導(dǎo)，喜歡獨自思考問題與辦理事務(wù)；外向性格的領(lǐng)導(dǎo)，善于人際交往，喜歡同別人一起商量工作。對待前者，秘書最好是在事前當參謀，事后做助手，當領(lǐng)導(dǎo)在獨立思考的時候，就不參謀了，否則，就會干擾他的思考。對待后者，要及時協(xié)助他組織人員共同商量工作，秘書要有分寸地參與其中，發(fā)揮參謀和助手作用。
在與多位領(lǐng)導(dǎo)相處時，一定要以事業(yè)為重，從工作出發(fā)，盡力維護領(lǐng)導(dǎo)班子的團結(jié)和威信，不能從感情出發(fā)、看人行事；不能表現(xiàn)出靠近誰、疏遠誰，聽從誰、不聽從誰的行為；更不能當甲領(lǐng)導(dǎo)面吹捧乙領(lǐng)導(dǎo)，當乙領(lǐng)導(dǎo)面吹捧丙領(lǐng)導(dǎo)等。要始終與多位領(lǐng)導(dǎo)者保持經(jīng)得起考驗的革命同志式的純潔、真誠的友誼。
二、主動而不越位脫軌
秘書工作是以領(lǐng)導(dǎo)工作為軸心，要緊緊圍繞這一軸心，進行上下、左右、前后同步運行的輔助性工作。輔助性決定了秘書工作的被動性。怎樣變被動為主動，要看秘書的工作藝術(shù)。有四個方面：一是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握全局性工作；二是爭取同領(lǐng)導(dǎo)者一樣了解和掌握一個時期的中心工作，能夠分清工作的輕重緩急，主動排除干擾中心工作的事項；三是研究領(lǐng)導(dǎo)工作的思路，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖，并加以理解、完善和落實，四是積累和儲存有關(guān)工作資料，該記住的要記熟，該保存的要保存。有了這四個方面的基礎(chǔ)，工作中才能與領(lǐng)導(dǎo)者有一致的認識，才有共同情感和語言，商量工作時，補充和修正的意見，才能提到點子上。
日常工作中，要善于將領(lǐng)導(dǎo)的決策內(nèi)容、實施方案和一個時期的中心工作進行分解、立項，明確先做什么、后做什么和怎樣做的措施等，按計劃列出個明細運行圖。
三、服從而不盲從附和
秘書工作是上情下達、下情上報的樞紐，有調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的作用。秘書人員處在這樣一個重要位置，就得和領(lǐng)導(dǎo)拉一套馬車，按領(lǐng)導(dǎo)者的意圖前進。但是，服從并不等于盲從和不加分析的附和。"分析"有兩層意思：一是從分析中加深理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，增強執(zhí)行的信心；二是從分析中拾遺補缺，起進一步完善的作用。按領(lǐng)導(dǎo)者的意見辦事，也只能是執(zhí)行正確的意見，對一些不正確的、違法亂紀、以權(quán)謀私的點子或行為，不僅不能辦，還要堅決抵制和反對。
四、補臺而不挖角拆臺
秘書怎樣在多位領(lǐng)導(dǎo)之間當參謀、搞協(xié)調(diào)？首先，心里要有一桿平衡秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。這與我們?nèi)粘＝慌笥讯鄰母星楹团d趣出發(fā)不一樣。在多位領(lǐng)導(dǎo)者面前，不論是在思想感情上，還是在行為活動上都不能產(chǎn)生傾斜度。其次，領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生分歧時，只能被動地雙向地勸慰、彌合、消除，不能主動地、單向地瞎掰扯、亂攪和，或者保持沉默。本著工作上的支持，關(guān)系上的愛護，感情上的友誼去做，這比什么都重要。不能站在一邊，冷落一邊，更不能為某一邊提供反對另一邊的材料，對某領(lǐng)導(dǎo)進行挖角、拆臺，擴大分歧，加深矛盾。
五、溝通而不封閉堵塞
秘書工作起上下達情、左右疏通作用。上下達情也有藝術(shù)性，就是調(diào)換角度的藝術(shù)。在下達的時候，要站在上級角度，把上情不漏地講得清清楚楚；在上報的時候，要站在下級角度，把下情不貪地說得明明白白。
現(xiàn)實工作中，上下級領(lǐng)導(dǎo)不論是在看問題的觀點和方法上，還是在解決問題的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上面，都會存在一些程度不同的差異。這些差異的存在是客觀的，可以理解。但是能不能縮小差異、找出差異的結(jié)合點，與秘書日常的及時溝通、協(xié)調(diào)有著密切關(guān)系。秘書與兩級領(lǐng)導(dǎo)都不存在差異，才能去做協(xié)調(diào)上下級的差異的工作，縮小或化解上下級的差異，取得認識一致。
六、擋駕而不阻攔干涉
擋駕的對象是找上門來的同志，其層次有別，事項的輕重有別。秘書對來者要有正確的認識和態(tài)度，它是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)理順工作，幫助下級或群眾解決問題的機會，也是提高協(xié)調(diào)和社交能力的機會。秘書人員要講究工作藝術(shù)，對來者都要熱情接待，給予關(guān)照協(xié)助。來者是辦事的，不是走親訪友。因此，擋駕的重點也要放在辦事上。辦事是以理、以法為準，將來者要辦的事情弄清楚，然后進行分析歸類，屬于哪個部門管的就歸哪里去辦。大致有三種情況：一是屬于領(lǐng)導(dǎo)審批和需要急辦的事項，要立即協(xié)助來者找主管領(lǐng)導(dǎo)辦理；如果領(lǐng)導(dǎo)不在一時又找不著，可將事留下，抽空再找領(lǐng)導(dǎo)，有了結(jié)果馬上轉(zhuǎn)告；二是屬于職能部門管理的事項，協(xié)助來者找職能部門辦理；三是涉及多方面的事項，應(yīng)以開會方式解決為好，就建議領(lǐng)導(dǎo)主持開會，召集有關(guān)方面人員參加，統(tǒng)一安排布置，妥善處理。
擋駕工作是代表領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)進行的，應(yīng)該注意機關(guān)的良好形象，克服那種"門難進、臉難看、話難聽、事難辦"的作風。對來者的態(tài)度要冷靜、謙和、誠摯，要有好風度、好品德。對一些纏身棘手的事項。也要有耐力。不能以煩對火，以火對暴，把事情弄僵了。擋駕過程中，應(yīng)注意語言藝術(shù)和應(yīng)變能力，應(yīng)變能力要通過語言藝術(shù)表達出來。接待的語言有規(guī)律可循，對平級或下級的同志，其語言的基調(diào)是謙虛磋商供參考的口氣；但又不能離開大原則。對上級的語言基調(diào)則是多用請示報告、探詢的口氣，且不可不懂裝懂。
七、分工而不分家自立
辦公室的工作是個整體，有幾個科室。有多個秘書�？剖抑g、秘書之間一般都有分工，這對加強責任心底取扯皮和無人負責現(xiàn)象是非常必要的。但在實際的工作中也往往出各映各的號、各唱各的調(diào)"的現(xiàn)象，不利于辦公室發(fā)揮合力作用。因此，必須明確，分工是各有側(cè)重，不是分家自立。辦公室是個不管部，許多交不到具體部門承辦的事情，都可交到辦公室去辦。秘書碰上了就不能說不管，管了之后再溝通、協(xié)調(diào)、解決。
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