海外采購流程與注意事項

　　如何有效管控海外采購風險，真正有效降低海外采購的風險?下面由小編為大家整理的海外采購流程與注意事項，希望可以幫到大家!

　　今天來簡要談談進口采購流程，這里不能代表所有行業(yè)的采購，只先針對涉及食品的一次性耗材行業(yè)的進口，做一點簡要的分析。希望可以起到一些啟發(fā)和幫助。

　　對于很多國外涉及的匯率，運輸，等等更多宏觀深入的東西，還未達到非常全面，簡單的從供應商開發(fā)，進口一些基本注意點說起。等到以后，我們在逐個分析細節(jié)，各個擊破。

　　一、Sourcing--供應商開發(fā)

　　1、海外供應商搜尋途徑

　　(1)海關數(shù)據(jù)系統(tǒng)

　　通過海關數(shù)據(jù)系統(tǒng)，可以搜索交易情報，選擇出口的國家，一般來說選擇歐美地區(qū)國家，這類國家對應一次性耗材產(chǎn)品進口較多也方便在數(shù)據(jù)不全的海關數(shù)據(jù)系統(tǒng)查詢。

　　然后可以輸入HS code或者商品的英文描述來查詢。如下圖：

　　然后可以搜出各類企業(yè)，這里的國外企業(yè)名稱，指的就是供應商。有興趣可以點擊市場趨勢分析，國家分析，起運港口分析等等。

　　最有意思的還是市場趨勢分析�？梢钥闯鰜磉@類產(chǎn)品在你選擇的進口國家的一年的消耗趨勢，是明顯季節(jié)性的，還是一年四季平穩(wěn)的，這對于供應鏈備貨有著積極的指導意義。比如下圖的食品盒就是一年四季相對平穩(wěn)的使用。

　　但是有些海關數(shù)據(jù)系統(tǒng)的劣勢在于，目前使用的海關數(shù)據(jù)系統(tǒng)，只能簡單查詢一個供應商或者客戶的進出口的簡易數(shù)據(jù)，上面的聯(lián)系方式并不是完全實時更新準確的，也就是說通過海關數(shù)據(jù)系統(tǒng)，起到了解、查詢、驗證的功能，并不能完全依靠它來開發(fā)供應商。但是最大的好處就是看產(chǎn)品的貿(mào)易體量和供應商或者客戶的其他信息。

　　(2)阿里巴巴國際站

　　一般來說，能在阿里巴巴國際站上能購買“Gold Supplier”的，還是有些許經(jīng)濟實力愿意投資的供應商。阿里巴巴國際站上，不用理會阿里巴巴那一套營銷手段，只是綁定供應商的手法。要看以下幾個關鍵點：

　　1)產(chǎn)品圖片是否齊全，是否有工廠的照片

　　2)公司有沒有正規(guī)的網(wǎng)站，是否可查詢

　　3)相應聯(lián)系人是否可以聯(lián)系到，是否有明顯的合作意愿和報價意愿等

　　當以上三個項目都齊全，只能說明這個可以作為潛在的供應商。然后在瀏覽一下阿里巴巴國際站其他相關信息，是否上傳了資質(zhì)證明圖片，針對哪些市場區(qū)域進行海外貿(mào)易等等。

　　(3)其他方式

　　除了以上2種比較常用的方式，還有以下非主流方式，但是非常有效果。

　　1)國際性展會：對于開發(fā)供應商，可以專門去包材展會，去搜集供應商，對有興趣的 供應商進行拜訪和初步RFQ詢價。

　　2)行業(yè)介紹：國際供應鏈風險與機遇并存，所以開發(fā)供應商一定要優(yōu)先開發(fā)優(yōu)秀的供應商，通過優(yōu)秀的供應商，進行其他品類供應商的介紹和引薦，這個方法比前面的方法都要快速有效。就像馬太效應一樣的原理。

　　3)其他網(wǎng)站：類似Global sourcing啊，翻墻去上一些國外的B2B網(wǎng)站之類的，操作性不強�；蛘逩oogle上搜尋行業(yè)內(nèi)的供應商，通過Linked in等國內(nèi)可操作的社交方式去嘗試連接信息。

　　2、海外供應商篩選方法

　　(1)價格質(zhì)量初步篩選法

　　搜尋到一批潛在供應商后，要進行初步篩選，篩選供應商最初，也是最重要的，就是從價格和質(zhì)量開始。

　　首先，要分析自身的業(yè)務模式，競爭品項，哪些需要自產(chǎn)，哪些外包更有利潤空間，然后針對篩選出來的品項，進行詢價。先不管價格合不合理，要求寄樣，只有對照性價比，才能判定報價合不合理�？梢岳�用公司進出口賬號的優(yōu)惠價，要求供應商寄樣。

　　對于進口價格核算，要考慮以下幾個部分：

　　1)FOB價格：一般這個價格是決定性的因素，占進口價格體系的很大比例。

　　2)海運費：海運費由貨代給出報價，綜合比較最低的價格，來選擇貨代供應商。一般來說，海運費不是按照港口距離遠近來完全判斷，而是綜合比較貨代實力，港口距離，和港口間貿(mào)易往來的訂單量來綜合決定。

　　3)保險費：保險費一般是固定的，貨值*0.0011，就是保險需要的成本。

　　4)關稅：原產(chǎn)地證，關稅為0，只有4大類產(chǎn)品需要消費稅。第一類：過度消費會對身體健康、社會秩序、生態(tài)環(huán)境等方面造成危害的特殊消費品，如煙、酒、酒精、鞭炮、焰火。第二類：奢侈品等非生活必需品，如貴重首飾及珠寶玉石、化妝品以及護膚護發(fā)品。第三類：高能耗的高檔消費品，例如小轎車、摩托車、汽車輪胎。第四類：不可再生和替代的石油類消費品，例如汽油、柴油。顯然我們的產(chǎn)品不屬于此類，消費稅也為0。進口增值稅17個點，這個是不可改變的。但是進口后銷售，可以抵扣部分增值稅，此類成本并非完全的17個點。

　　5)匯率波動：報價都是按照真實的，根據(jù)每個公司不同的計算方法。

　　6)清關費用：進口到國內(nèi)港口，需要提前準備好文件清關。清關手續(xù)后面會提及。清關費用，大體上分為幾類，卸貨手續(xù)費和港口附加費，DTHC目的港碼頭操作費，部分地區(qū)比如臺灣，還有EBS的的額外費用。費用根據(jù)貨柜大小和貨品來區(qū)分。

　　7)送貨上門：這里根據(jù)需求，還有一個拖車費用。

　　8)人工倉儲：很多時候進口不是及時銷售的，所以涉及到倉儲中轉(zhuǎn)費用，和人工二次搬運費用，填額外的嘜頭費用等等。部分企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了機器人自動入庫，分揀，出庫手續(xù)，大大提高效率和降低人工成本。

　　算完了最終的價格，就可以比較價格了。然后再對比相應的質(zhì)量，就可以初步判定供應商的實力。

　　每個行業(yè)都有相應的資質(zhì)審核，目前我們所在餐飲包裝行業(yè)，也需要一些資質(zhì)。首先根據(jù)國家和地區(qū)的不同，先查看是否有營業(yè)執(zhí)照，生產(chǎn)經(jīng)營許可證等基本資質(zhì)，但每個國家的資質(zhì)不同，未必是一模一樣的格式。還有進出口許可證，但是可以進行外貿(mào)的公司，這個許可查詢不是非常必要，而且當?shù)卣Z言也未必看的懂。

　　對于其他的資質(zhì)審核，如餐飲耗材行業(yè)，有以下一些常用的標準內(nèi)容。

　　1)基本認證類型(這里只舉例食品相關行業(yè)認證，以此類推)

　　1.1、ISO 9001

　　1.2、ISO 22000

　　1.3、GMP 優(yōu)良制造標準

　　1.4、QS 認證

　　2)美國認證標準

　　2.1、最安全認證——HACCP

　　2.2、美國食品、藥品認證——FDA

　　2.3、AIB

　　3) 歐洲認證標準

　　3.1、BRC

　　3.2、SGS

　　3.3、DUTCH HACCP

　　4)日本認證標準

　　4.1、日本認證——JAS

　　(3)試單和考察驗廠

　　在前期資質(zhì)都符合的情況下，可以申請臨時供應商，進行ERP準入。然后根據(jù)銷售端需求，進行試單采購，在必要的時候驗廠。

　　采購主要有以下幾個目的：

　　1)大貨生產(chǎn)的真實周期，流程中會遇到的瓶頸和挑戰(zhàn)的提前認知。

　　2)對比大貨樣和樣品，確保大批量生產(chǎn)也符合標準，雙重確認。

　　3)檢驗供應商合作成本，是否易于后期操作

　　4)必要的時候進行驗廠，或者前期合作關系淺，進行初期工廠考察。

　　驗廠的時候，主要針對人機料法環(huán)等基本模塊進行檢驗。

　　1)人：考察質(zhì)量人員，技術人員是否充沛，工廠操作人員數(shù)量和成本預估，也可以考察操作的規(guī)范性等。

　　2)機：考察機器，必要的時候考察機器品牌，預估真實和理論的生產(chǎn)能力。機器是否有保養(yǎng)，是否能達到預估的生產(chǎn)要求等。

　　3)料：原材料是否合格，是否符合行業(yè)標準，必要的時候追溯上游供應商的文件資質(zhì)，確保源頭的安全可控性。

　　4)法：工廠的管理方法，是否有生產(chǎn)每日的計劃，不良率的追溯，操作是否符合規(guī)范等。

　　5)環(huán)：檢查環(huán)境，是否符合安全生產(chǎn)，尤其是食品類行業(yè)，是否安全衛(wèi)生。地面是否具有清晰標識等等。

　　質(zhì)量人員和采購人員可以針對問題點，提出可以改進的方法和方向，對于做的比較好的點，進行記錄和改進其他供應商。最終綜合評估，給出一個得分或者其他評判標準。

　　二、Buyer—供應鏈買手

　　1、內(nèi)部流程

　　如果是備貨訂單，可以由需求部門會簽，確定需要的尺寸，數(shù)量，交期等要求。如果是正常翻單或者首單，也是要有類似的主干流程。主要是以下幾個模塊。

　　(1)技術工藝模塊

　　先要在技術工藝部門，核對編碼，技術規(guī)格，形成信息歸檔，為后期做好信息化處理。

　　(2)ERP系統(tǒng)流程

　　在ERP或者任何電子信息平臺，輸入供應商的信息，產(chǎn)品的信息，形成電子信息流的開端。輸入品號或者編碼，錄入維護信息。

　　2、合同簽訂

　　(1)主要注意點

　　1)合同可以在ERP流程之前簽訂，為了提高產(chǎn)品流和資金流的效率。

　　2)合同要確認好關鍵點，對于海外采購，要嚴格明確標的物和供應商是理解一致，并且標準技術標準，質(zhì)量要求，付款條件是FOB還是CIF等等。付款方式是TT還是LC。

　　3)對于短期合同，可以暫時不考慮匯率波動，原材料價格波動。對于大型的供應商，原材料價格波動風險控制也比較良好，會有多加原材料供應商并且在淡季進行備貨，或者第三方遠期合同來控制風險。

　　4)如果供應商方有懂得中文的，可以“Chinese shall prevail”，遇到爭議以中文為主。如果用英文作為通用語言，則協(xié)商后大部分情況還是會以英語為主。

　　5)合同編寫完成，檢測無誤的。相關領導簽字，蓋章后，可以和供應商簽訂合同。簽訂前把交期和生產(chǎn)日期，檢驗方法確定好。

　　(2)付款方式

　　1)LC at sight 即期信用證付款注意事項

　　根據(jù)實際訂單需求，根據(jù)要求的交期，和供應商協(xié)商使用信用證形式進行付款。和財務部對接，財務部通過與銀行的`溝通，進口方先擬信用證草稿，基本草稿需要注意的點如下：

　　1)通知行要寫對方銀行swift code，申請人要寫進口方公司，受益人是出口方公司;

　　2)開證幣種及金額，一般選擇美元，確定溢短裝比例;

　　3)信用證由開證行，即期付款;

　　4)匯票的付款日期，和付款比例，即期信用證比例是100%;

　　5)受票人即付款人，寫進口方;

　　6)最遲裝船日，如果實際的裝船日期實際超過了信用證上的日期，供應商正常交單走流程，對方銀行提交給我們銀行資料時，我們銀行發(fā)現(xiàn)日期超過了信用證上的日期，會跟我們確認是否要進行付款，我們確認蓋章后就可以正常付款給對方供應商，進口方需要支付幾十美元手續(xù)費，可直接從美元賬戶里扣除;

　　7)貨描簡單根據(jù)實際來描述，要和報關的貨描一致;

　　8)單據(jù)條件，發(fā)票，提單，裝箱單，質(zhì)檢證明(可由供應商自己出具)是必須要有的，一般來說，受益人裝運后24小時內(nèi)，要告知申請人，信用證號，裝船日，裝箱單等等信息。確保受益方真實交付;

　　9)信用證開證前的單據(jù)不接受，無特殊情況，應該一次性寄出文件;

　　信用證草稿制作好后，發(fā)給供應商確認，預計需要1-2天，確認無誤達成一致后，開具不可撤銷信用證，供應商滿足信用證要求后，供應商即可通過一些單據(jù)拿到付款。銀行作為中介擔保人。等到供應商信用證事宜結(jié)束后，進口寄送原產(chǎn)地證，正式發(fā)票，我司也要跟進開證行情況，及時拿提單正本。

　　2)TT電匯付款方式

　　根據(jù)和供應商協(xié)商情況，可以選擇電匯付款，在確保雙方合作基礎下，是比較方便快捷的方式。一般來說，預付款30%，見提單復印件后付尾款。

　　3、跟單流程

　　對于海外采購，跟單的準確性也很重要，整條供應鏈上，任何環(huán)節(jié)出了問題，都會影響最終交付結(jié)果，那么跟單主要分為以下幾塊：

　　(1)On-site現(xiàn)場檢驗

　　這和驗廠有些許不同，主要是針對生產(chǎn)現(xiàn)場進行管控，常用于飛行檢驗或者外包常規(guī)檢驗，但是成本較高，沒有一定的訂單規(guī)模和利潤，不建議長期現(xiàn)場檢驗。

　　(2)標準化質(zhì)量控制體系

　　每一種產(chǎn)品，都有自身的質(zhì)量控制點，有以下幾個方式方法可以做到基本控制：

　　1)目視化管理：

　　在產(chǎn)線上標注不良品形式，確保一次檢驗通過率的提高;

　　2)Poka-Yoka防呆法：

　　配合供應商設置更合理的工序，工位布局，操作手段，需要生產(chǎn)管理和技術工程參與，來降低質(zhì)量成本;

　　3)提煉關鍵質(zhì)量點：

　　很多時候，要考慮外觀檢驗，功能型檢驗，尺寸參數(shù)檢驗等。所以要提煉最關鍵的質(zhì)量點，來減少關鍵質(zhì)量的缺失，提高質(zhì)檢效率

　　4)優(yōu)化生產(chǎn)流程：

　　如果一道工序需要檢驗10項內(nèi)容，那么瓶頸會堵在這里，如果把工序均衡時間拉開，則可以形成流動的生產(chǎn)線，提高整體效率。

　　標準化質(zhì)量控制體系，需要采購方和供應商雙方的技術工程等共同協(xié)商，尋找更高效的改進之路。

　　(3)出庫裝箱要求

　　下面是集裝箱基本的裝箱要求，必須要嚴格執(zhí)行，來確保集裝箱沒有損壞或者運輸風險。

　　裝箱要求/根據(jù)不同公司要求來

　　1、檢查集裝箱是否有破損，關門不漏光為準

　　2、檢查集裝箱是否清潔，是否有油污，潮濕，異味，拍照，要求拍到集裝箱號碼

　　3、裝箱到四分之一，二分之一，裝滿各拍一張照片，關半扇門拍一張，全部關閉拍一張，封上封條拍一張，均包含集裝箱號碼

　　4、要遵循規(guī)律批次進行裝箱，生產(chǎn)批次不可混亂裝箱，一個批次的裝在同一區(qū)域。

　　其他要求

　　1、每次裝箱的時候，要記錄裝箱明細，每次批次裝了多少箱

　　2、如果有特殊貼嘜需求，需要記錄貼嘜部分數(shù)量和生產(chǎn)批次

　　3、如果是多品種拼柜，切換一個品種需要拍一張，包含集裝箱號

　　總而言之，簡單理解，就是記錄全面可追溯，一旦出了問題，可以快速定位哪一個集裝箱少裝漏裝等等，減少后期信息反復溝通的成本。

　　(4)發(fā)貨后單據(jù)提交

　　供應商發(fā)貨完畢后，在5個工作日之類，將所有發(fā)貨記錄及相應單據(jù)(商業(yè)發(fā)票，裝箱單，提單復印件)及時給到進口方。采購拿到后，及時給到單證人員。

　　4、清關流程

　　(1)清關文件準備

　　在船運到港3天前，需要準備一系列文件。因為只有免費的7天的堆存期，如果文件有問題的話，則還有時間修改。如果不提前準備好，超期堆存費用十分高昂。

　　需要準備以下文件：報關委托書，報檢委托書，合同，原產(chǎn)地證原件，裝箱單，商業(yè)發(fā)票正本，提單正本。

　　這些文件可以從以下途徑獲得：

　　1)進口方：報關委托書，報檢委托書(報關報檢委托書也要蓋章)，合同。如果是TT電匯則需要電放保函，換單委托書。

　　2)出口方：原產(chǎn)地證原件(有的話必須提供)，裝箱單，商業(yè)發(fā)票正本。電匯的話，提單由出口方提供。

　　3)開證行：如果是信用證的話，提單原件去開證行拿，并且提單背書要都蓋章。

　　(2)商檢局查驗

　　進口海關理論上都是要進行商檢，現(xiàn)場會開集裝箱查驗，也有可能快速放行，商檢局人員來到公司進行檢查，進口的貨品都需要貼商檢小標簽，要包含以下信息：

　　品名，產(chǎn)品描述(也就是報關的貨描)，產(chǎn)品型號，產(chǎn)地，材料，等級，維護方式，執(zhí)行標準，適用年齡，進口商，地址，電話。

　　查驗通過后，就可以進行下一步的流程了。

　　5、外采到貨驗收

　　(1)溢短裝及其他情況處理

　　對于到達倉庫的集裝箱，要根據(jù)集裝箱號，對照相應的裝箱單，進行查驗。后期供應商的裝箱單制作，正式文件都要附上集裝箱號碼。

　　1)確認好集裝箱號和裝箱單后，開箱后，進行拍照，確保和供應商裝貨結(jié)束后擺放方式一致，尤其是FCL整柜裝貨。

　　2)最好一個集裝箱，卸貨后就記錄一批，不建議全部卸貨完成再來清點總數(shù)。

　　(2)溢短裝及其他情況處理

　　有些時候，裝柜數(shù)量太多，容易出現(xiàn)溢短裝。如果合同明確規(guī)定溢短裝比例，則計算溢短裝比例，是否符合符合合同規(guī)范，如果不符合，則需要特殊處理。

　　1)如果供應商裝箱數(shù)量大于合同數(shù)量，理論上采購方可以選擇接收，是具體產(chǎn)品決定。

　　2)如果是短裝，尤其是配套的產(chǎn)品，則需要及時和供應商溝通，找出問題原因，以及整理下次裝貨的方法，減少短裝風險。

　　3)和供應商聯(lián)系完畢后，如果后期也會有到貨，則把缺貨及時補上;如果后期訂單周期連接不上，則可以下次訂單折價，減去這部分損失的成本。

　　總而言之，進口采購，和國內(nèi)采購，其實基本思想是差不多的，都是采購物品材料，只是注意的點，所處的文化方式不同。最后說一句不那么重要的，給供應商打電話，注意對方時差哦~(END)

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