水利檔案管理信息化建設(shè)
水利檔案的真正價(jià)值在于利用。要科學(xué)的發(fā)揮水利檔案資源的價(jià)值,就要建立起科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制。
摘要:
計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,使得水利檔案管理的信息化已經(jīng)成為必然,這也必然會給水利檔案的高效利用,拓展服務(wù)范圍,提升服務(wù)質(zhì)量都有很大的幫助,為水利檔案管理發(fā)展創(chuàng)造了無限美好前景。因此,水利檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)為許多水利部門所重視,建設(shè)工作也相繼展開,這是檔案建設(shè)的幸事。但是,在水利檔案信息化的建設(shè)過程中,出現(xiàn)了一些問題,筆者在多年的工作中,總結(jié)了信息化建設(shè)中出現(xiàn)問題的原因,并對此提出了應(yīng)對的策略,現(xiàn)提出來與同仁商榷。
關(guān)鍵詞:
水利;檔案管理;信息化建設(shè);問題;對策
一、水利檔案信息化建設(shè)中存在的問題
1.水利檔案管理觀念有待更新,水利檔案管理的水平急需提高。水利檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為服務(wù)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn),推動社會發(fā)展的重要組成部分之一,引起了主管部門的高度重視。因此,水利檔案信息化建設(shè)相繼在各水利部門展開,經(jīng)過近十多年的工作,已經(jīng)取得了良好的成績。但是不能不說,水利檔案的信息化建設(shè)還存在著諸多問題,其中最為重要的就是觀念的更新。在我國,長期以來,水利檔案管理沒有得到應(yīng)有的重視,其建設(shè)與管理還處于傳統(tǒng)模式之中,在加快信息化建設(shè)過程中,一些領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理觀念比較陳舊,以為水利檔案的利用價(jià)值不高,需要相關(guān)信息的企事業(yè)單位比較少,沒有必要投入信息化建設(shè)資金,因而嚴(yán)重阻礙了水利檔案信息化建設(shè)的速度。
要解決這一問題,就必須首先轉(zhuǎn)變主管領(lǐng)導(dǎo)的思維與觀念,充分重視水利檔案在企事業(yè)單位工作中的重要性,確實(shí)提升水利檔案管理在部門中的地位,快速更新水利檔案管理的觀念。主管領(lǐng)導(dǎo)要一方面重視信息化建設(shè)中的硬件建設(shè),另一方面還要充分重視檔案資料的實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、動態(tài)化、常態(tài)化和規(guī)范化管理。水利檔案管理信息化的程序較為復(fù)雜,隨著管理規(guī)模和數(shù)量的增加,檔案資源在信息化建設(shè)中還要進(jìn)行各種設(shè)備之間的整合,并隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,還會發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)上的服務(wù),實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的無紙化辦公和服務(wù),因此,要提升管理質(zhì)量,提高檔案利用效率,更好地發(fā)揮檔案資料應(yīng)有的價(jià)值,主管領(lǐng)導(dǎo)就要更新觀念,提升水利檔案信息化建設(shè)的意識。
2.水利檔案工作人員的信息技術(shù)水平有待提高,為檔案信息化管理提供有力保障。水利檔案的信息化建設(shè)徹底改變了傳統(tǒng)的管理方式,計(jì)算機(jī)取代了人工查找等工作,網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了單位間的資源共享,特別是現(xiàn)代信息設(shè)備優(yōu)化了檔案資源管理的環(huán)境,提高了檔案資源管理的質(zhì)量,但也給檔案工作人員提出了挑戰(zhàn),要求工作人員有較高的現(xiàn)代信息技術(shù)水平,有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等的操作能力,也就是說,管理人員的綜合素質(zhì)就決定了水利檔案管理、服務(wù)的效率和水平。
因此,加快水利檔案管理的信息化建設(shè),就必須提升工作人員的綜合素質(zhì),為提升檔案服務(wù)水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。現(xiàn)在一些水利部門的檔案管理有的還停留在傳統(tǒng)手工作業(yè)時(shí)代,有的雖然進(jìn)行信息化管理階段,但由于工作人員的現(xiàn)代信息技術(shù)水平較低,有的甚至沒有計(jì)算機(jī)的基本操作能力,加之管理人員流動性大,還有是兼職人員,不能靈活自如的操作各種信息技術(shù)設(shè)備,使得水利檔案的信息化建設(shè)處在硬件信息化了,卻工作人員這一“軟件”滯后化了。
現(xiàn)在普遍存在著水利檔案管理人員新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,有檔案專業(yè)知識的人員少,他們對水利工程檔案比較陌生,從業(yè)人員中,檔案專業(yè)畢業(yè)的,或者有中高級職稱的檔案管理人員就更少,至于熟悉檔案法規(guī)和制度,并且熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用,對水利檔案能進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺,嚴(yán)重影響了服務(wù)工農(nóng)業(yè)的質(zhì)量。
3.水利檔案管理信息化的工作思路需要快速轉(zhuǎn)變,努力實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)下的規(guī)范化管理。長期以來,由于水利檔案管理制度不健全,不僅管理水平普遍較差,而且服務(wù)水平也不能提高,加之領(lǐng)導(dǎo)不重視,管理人員工作懈怠,從未就檔案管理工作開展過專項(xiàng)整治,平時(shí)對工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動和不利的局面。
檔案管理信息化建設(shè)后,有些水利部門的檔案信息化管理的規(guī)章制度還不健全;有的雖建立了相關(guān)的規(guī)章制度,可是又沒有形成有效的監(jiān)督機(jī)制,其水利檔案管理信息化后,管理工作沒能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險(xiǎn)情的難度。另外,水利檔案與其他檔案一樣,也有檔案資源的保密問題,在檔案管理信息化建設(shè)中,沒有提升檔案資源管理的規(guī)范化程度,不能確保檔案資源管理的安全性。這主要是由于沒能建立起完善的管理制度,沒有制度的保障,其工作規(guī)范化就無從談起,因此,在加快水利檔案信息化建設(shè)中需要制度建設(shè)同步進(jìn)行。
二、解決水利檔案信息化建設(shè)存在問題的對策
1.更新水利檔案管理觀念,提高水利檔案服務(wù)水平。在水利檔案管理信息化建設(shè)中,主管領(lǐng)導(dǎo)需要更新管理觀念,提高檔案信息化建設(shè)意識。幾十年水利檔案管理的經(jīng)驗(yàn)告訴我們,領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作是做好檔案管理的關(guān)鍵,也是水利檔案信息化建設(shè)的重要保障,只有加強(qiáng)主管領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理信息化建設(shè)意識,才能使檔案管理工作提高到應(yīng)有的水平,檔案服務(wù),從設(shè)施上、制度上或者管理上都能得到保證,使檔案管理工作發(fā)揮其作用,能為水利工程項(xiàng)目建設(shè)服務(wù)。因此,主管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī),以及上級檔案管理部門對檔案管理要求,提升自己的檔案管理信息化建設(shè)的意識,增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)觀念,擔(dān)當(dāng)起檔案管理信息化的責(zé)任,并且組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī),同時(shí)結(jié)合部門水利檔案管理工作,開展專項(xiàng)研究,理清水利檔案管理信息化的發(fā)展思路,協(xié)同檔案管理人員制定檔案管理信息化建設(shè)方案,以使信息化建設(shè)工作沿著科學(xué)的道路推進(jìn)。
2.強(qiáng)化檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理信息化水平。我們知道,水利檔案管理信息化建設(shè)光有硬件的信息化是不夠的,更重要的是管理人員的知識技能的勝任化。針對傳統(tǒng)檔案管理人員在信息技術(shù)方面的缺失,應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn),提升檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合素質(zhì),以更好地做好檔案管理信息化條件下的服務(wù)工作。這就要求主管部門為培訓(xùn)建立經(jīng);、制度化的機(jī)制,要把培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展規(guī)劃之中,有針對性地開展培訓(xùn)工作,確保檔案管理人員的信息技術(shù)、技能有實(shí)效性的提高。
要積極營造學(xué)習(xí)氛圍,打造學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)。通過培訓(xùn),要在水利檔案管理人員中形成終身學(xué)習(xí)氛圍,倡導(dǎo)經(jīng)常學(xué)習(xí)、時(shí)刻學(xué)習(xí),全員參與,提高工作人員的整體素質(zhì),以進(jìn)一步推動團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí),促進(jìn)管理人員間的相互學(xué)習(xí),相互幫助,共同提高的氛圍。同時(shí),還要開展一系列的活動,如知識競賽、技能比賽等,調(diào)動檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動性和積極性,使學(xué)習(xí)成為管理人員的必需。
3.建立水利檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制,提高檔案服務(wù)水平。水利檔案的真正價(jià)值在于利用。要科學(xué)的發(fā)揮水利檔案資源的價(jià)值,就要建立起科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制。首先要完善水利檔案管理的規(guī)章制度。依據(jù)相關(guān)的《檔案法》及《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等法規(guī),結(jié)合實(shí)際的情況進(jìn)行制訂《檔案管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》等制度。其次要完善水利檔案管理信息化的統(tǒng)一工作。水利檔案很多時(shí)候顯得零碎,這就要求對這些零碎的檔案資源通過網(wǎng)絡(luò)收集起來,因此要建立一套水利檔案資源的數(shù)據(jù)庫,以完成水利檔案資源的收集與整理,以利開發(fā)利用,為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)提供最方便、最快捷、最高效的服務(wù)。
參考文獻(xiàn):
[1]李殿波.論檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理[J].黑龍江史志,2013(17):106.
[2]李澤光.新時(shí)期如何提高檔案管理人員的素質(zhì)[N].承德日報(bào).2008-8-18.第006版.
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