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淺談例會制度是保證建筑工程項目順利實施的有效手段論文
1 建筑工程施工管理的特點
(1)工期一般都很緊，要求在較短的時間內(nèi)完成工程項目，并保證工程質(zhì)量。
( 2) 參與施工單位多，往往一個工程要幾個或十幾個施工單位同時施工，即使同一施工單位也有很多不同部門同時施工。為保證工程和順利進(jìn)行，對施工管理要求較高，要求有高度統(tǒng)一性、計劃性和組織性，否則難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
(3)后期工程工序多、工種多、投入勞動力多，機械多，材料多，各工種交叉多，相互制約，相互影響，要求各環(huán)節(jié)必須做好銜接協(xié)調(diào)工作。
(4)因為工程工期長，工序多，在施工過程中不可避免會出現(xiàn)各種新情況新問題，這就要求各級施工管理人員能及時了解變化了的施工情況，對原有的施工安排和施工進(jìn)度及技術(shù)措施及時做出相應(yīng)的調(diào)整和安排，適應(yīng)變化了的實際情況，保證工作的順利完成。
2 例會制度是保證工程順利實施的重要保障手段
建筑工程特點要求施工企業(yè)必須具備較高的管理水平和技術(shù)知識，并且充分發(fā)揮各部門、各環(huán)節(jié)的共同努力，不僅知道本環(huán)節(jié)、本部門的施工情況，更要及時知道其他相關(guān)部門的施工情況，根據(jù)不斷變化的實際情況，實時調(diào)整本部門本環(huán)節(jié)的各項工作。而例會制度則是實現(xiàn)這些工作和目標(biāo)的行之有效的重要方法。
例會是由施工企業(yè)召集各相關(guān)部門和人員定期召開會議，聽取各部門的工作安排和落實情況，并對工作做出相應(yīng)安排的一種會議制度。其目的是為了提高各部門的工作效率，實現(xiàn)各部門的信息共享。是保證建筑工程項目順利實施的重要手段。例會也是遵循管理的基本流程計劃、執(zhí)行、檢查、處理的基本過程，通過對施工過程的全過程管理，循環(huán)往復(fù)一步步保證工程項目的順利實施。
3 當(dāng)前建筑工程項目管理中在例會實施中存在的問題
(1) 沒有定期召開例會的制度，定期對項目實施中的情況和問題進(jìn)行總結(jié)和檢查。不利于及時發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)管理中的問題，把施工質(zhì)量隱患和安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。
( 2)在召開例會前沒有對工程施工中存在的問題進(jìn)行進(jìn)入了解，從而使例會制度流于形式，不能把施工中存在的問題真正反映出來，得到及時的解決。
(3)例會內(nèi)容沒有針對性，比較寬泛，從而不利于集中專業(yè)對口人員，對施工中存在的問題例會參加人員不了解工程情況或者沒有決策實施權(quán)，不能把工程情況及存在問題進(jìn)行反映，例會決策及對工程中存在的問題進(jìn)行及時解決和采取對策，影響工程施工的順利實施。
4 在例會制度實施中應(yīng)注意的問題
(1)會議召集人召集人應(yīng)該是掌握工程全面情況的具有決策權(quán)的負(fù)責(zé)人，參與人應(yīng)是各部門對施工過程了解的具有一定施工管理權(quán)的項目負(fù)責(zé)人。這樣可以更好了了解工程施工狀況，發(fā)現(xiàn)并找出工程中存在的問題，找到解決存在問題的合適途徑和方法，并且可以更好的實施會議決議內(nèi)容。
( 2 )工程例會應(yīng)盡可能邀請對工程有決策權(quán)的單位和領(lǐng)導(dǎo)參加。通過參加工程例會，可以直接獲悉工程信息，了解各方關(guān)切事宜和立場，以便盡快解決工程問題。這樣既保證了能了解全面的施工情況，又能及時對施工中存在的問題提出相應(yīng)的對策，對以后的工作做出安排。
(3 )例會著重發(fā)現(xiàn)日常施工管理中存在的問題，只著重解決那些不太復(fù)雜容易馬上得到解決辦法的問題，并組織落實實施。不要總是圍繞一個問題不放，這次例會要解決的問題拿出一些有代表性的問題來解決。對于一些技術(shù)復(fù)雜、管理環(huán)節(jié)太多，不能在短時間內(nèi)解決的問題，要組織專門的會議和人員進(jìn)行專門解決。這樣可以有效利用例會解決更多的問題，避免把大量的時間陷入無意義的爭論之中。又可以有利于復(fù)雜問題的及時有效解決。
( 4 ) 各種例會的召開時間要固定，便于各部門搜集整理各種施工工程數(shù)據(jù)和資料，在例會時反映存在的問題和需要解決的途徑方法以及需要的材料設(shè)備裝備等。根據(jù)工程項目的大小、規(guī)模及復(fù)雜程度確定例會召開的頻次。會議召開的次數(shù)不可過多，否則就會成為與會人員的負(fù)擔(dān)，也不利于會議決議的執(zhí)行。對于專項問題，涉及單位不多，可定期不定期召開專題會議解決。如果存在特殊問題，例會也可以根據(jù)實際情況適當(dāng)提前和延后，但總體來說要保證例會召開時間的嚴(yán)格性。除召開例會后也可以根據(jù)實際情況，召開各種會議解決工程中存在的各種問題和情況。
(5)會議內(nèi)容是檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完事項原因;檢查分析工程項目進(jìn)度計劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實措施;檢查分析工程項目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施;檢查工程量核定及工程款支付情況;解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項以及其它有關(guān)事宜等。注意總結(jié)工程項目實施過程中的成功經(jīng)驗和施工技術(shù)，要集思廣益，充分調(diào)動與會人員的聰明智慧，為做好下一步工作提供良好的建議和方案。在此基礎(chǔ)上對下一步的工作做出合理安排，保證工程項目的順利實施。對于提出和發(fā)現(xiàn)的問題盡可能在會上予以解決，不能解決的也要明確解決的時間。
(6 )與會人員匯報工作、討論問題等，其發(fā)言要圍繞會議議程和主要議題，簡明扼要，條理清楚，緊扣議題，發(fā)言時間不要太長。與會人員要認(rèn)真對待例會，積極發(fā)表自己的見解，對自己的發(fā)言的真實性和可行性負(fù)責(zé)。
( 7 ) 要有專門人員負(fù)責(zé)做會議內(nèi)容記錄，做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作;會后整理會議記錄，會議記錄要標(biāo)明會議召開的時間、地點、議題、主持人、記錄人、與會人員、缺席人員，詳細(xì)會議內(nèi)容(發(fā)言內(nèi)容)、商議結(jié)果等。會議記錄要簡明扼要反映會議內(nèi)容并準(zhǔn)確真實準(zhǔn)確地反映與會人員的意圖，與會人員均應(yīng)記錄會議要點，跟本身工作相關(guān)的內(nèi)容應(yīng)詳記，以便對以后工作有指導(dǎo)意義，更好落實會議內(nèi)容和要求。
(8)須對會議精神貫徹落實進(jìn)行跟進(jìn)的會議，以及主持人要求整理會議紀(jì)要的會議要整理會議紀(jì)要。會議紀(jì)要的發(fā)放和傳閱范圍要由主持人確定。
( 9) 會議內(nèi)容的跟蹤落實。會議跟進(jìn)的依據(jù)以會議原始記錄和會議紀(jì)要為準(zhǔn)。與會人員及各有關(guān)部門要認(rèn)真執(zhí)行會議決定的事項，嚴(yán)格按照會議決定的內(nèi)容開展相關(guān)工作并及時向相關(guān)負(fù)責(zé)人匯報工作進(jìn)展情況。
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