企業(yè)電子文檔安全管理研究論文
摘要：文章以企業(yè)信息化管理的角度，從企業(yè)電子文檔的安全存儲及協(xié)同共享兩個方面入手，分析了建筑施工企業(yè)電子文檔存儲和使用現(xiàn)狀，淺議建設電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的必要性，并闡述了系統(tǒng)的設計及實現(xiàn)。通過電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的建設，加強建筑施工企業(yè)電子文檔的集中存儲管理，提高電子文檔的使用價值。
關鍵詞：電子文檔；安全管理；協(xié)同共享；信息化；企業(yè)管理
1概述
信息化時代，很多企業(yè)都開始實行無紙化辦公，用電子文檔資料替代紙質(zhì)資料。建筑施工企業(yè)項目較多，施工方案、工程圖紙等電子文檔資料文件數(shù)量巨大，這些電子文檔是企業(yè)的核心技術資料，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)。如何通過安全有效的存儲來提高電子文檔資料的使用價值，成為建筑施工企業(yè)面臨的一大難題。
2電子文檔存儲和使用現(xiàn)狀
建筑施工企業(yè)電子文檔資料眾多，包括合同標書、施工組織設計、工程圖紙、施工方案、施工日志、工程報表、工程竣工資料、影像資料、科研資料等，簡而言之，一切與工作相關的文檔資料都包含在內(nèi)。電子文檔資料數(shù)量不斷增加，面對這些泛濫成災的電子文檔資料，很多企業(yè)手足無措，導致企業(yè)電子文檔資料存儲和使用混亂不堪。現(xiàn)階段，在電子文檔的存儲和使用方面，建筑施工企業(yè)主要面臨著以下三個方面的問題：
2.1缺乏管理，存儲混亂
建筑施工企業(yè)缺乏行之有效的電子文檔資料管理制度，導致電子文檔資料全部分散存儲在企業(yè)員工的工作電腦中，有些資料甚至存儲在員工的私人電腦內(nèi)。如果員工的電腦發(fā)生故障無法開機，就會導致電腦內(nèi)資料丟失無法找回；因員工工作調(diào)動或離職，在帶走個人電腦的同時也帶走了電腦中的文檔資料。另外，建筑施工企業(yè)員工流動性較大，員工電腦中可能存儲著若干個項目的文檔資料，資料繁多、存儲混亂。
2.2版本混亂，不易維護
施工方案、圖紙等文檔資料，需要經(jīng)過多次修改與更新。除了文件最新的版本需要保存以外，文件修改過程中的多個中間版本，該不該保存呢？如果保存中間版本，在員工電腦中，同一個文件就會出現(xiàn)多個版本，這樣就會顯得不清晰，很混亂；如果只保存最新版，不保存中間版本，在修訂最新版需要回滾到以前的版本的時候就無法回滾，另外，每個中間修改版本，都有修改原因及修改記錄，對最新版文件能起到支撐和解釋的作用。
2.3存儲分散，難于協(xié)同
建筑施工企業(yè)項目遍布全國各地，電子文檔資料也分散存儲在全國各地，這樣就導致了企業(yè)的電子文檔資料成為若干個孤立的小島，信息查找難度大，文件利用效率低。項目上的電子文檔資料很難被公司其他項目所利用或借鑒，公司機關各部門也只能通過線下溝通聯(lián)系方可獲取相應電子文檔資料，然而線下獲取資料受到諸多因素限制，導致獲取資料不及時、工作效率低下等情況。
3系統(tǒng)設計與實現(xiàn)
針對上述問題，建筑施工企業(yè)應建設一套企業(yè)級的電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺，一方面可實現(xiàn)企業(yè)電子文檔集中存儲、安全管理；另一方面可實現(xiàn)協(xié)同共享，提高電子文檔使用價值。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺不同于以往的企業(yè)網(wǎng)盤或企業(yè)私有云，電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺在做到集中存儲的同時，還提供了文件加密傳輸、系統(tǒng)安全備份、版本清晰明確、便捷協(xié)同共享、嚴謹權限控制、高效文件搜索、隨時隨地移動辦公等強大的功能。
3.1系統(tǒng)功能設置
3.1.1集中安全存儲。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺為企業(yè)建立企業(yè)級的數(shù)據(jù)存儲中心，通過互聯(lián)網(wǎng)將公司機關及各項目連接起來。機關及各項目員工通過系統(tǒng)操作，將電子文檔資料及時上傳至電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)電子文檔資料集中存儲、統(tǒng)一備份，避免存儲過于分散，同時還能避免因誤操作或病毒感染等導致的重要文檔資料丟失、損壞，保障電子文檔資料的安全。3.1.2加密安全傳輸。為保證電子文檔資料的安全性，在文件上傳時，系統(tǒng)會對文件進行必要的加密處理，加密后再進行存儲。從服務器取得電子文檔資料后需要通過系統(tǒng)解密處理，還原文件的`本來面目，以便用戶查閱。當然，電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的加密和解密是一個動態(tài)加密和動態(tài)解密的過程，無需用戶干預。3.1.3系統(tǒng)安全備份。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺提供自動備份功能，支持自動備份企業(yè)文檔文件、數(shù)據(jù)庫文件以及程序文件，備份的形式可選完整備份或增量備份。即使因某種原因?qū)е路⻊掌髦形募䜩G失或數(shù)據(jù)損壞，系統(tǒng)也可以第一時間進行恢復，減少企業(yè)損失。3.1.4版本清晰明確。電子文檔修改或更新后，系統(tǒng)能清晰地記錄文件的修改與更新版本，全程記錄文件的每一個歷史操作，自動為每個文件版本編號，并保存文件的所有版本。在系統(tǒng)前臺，顯示文件的最新版本，打開文件詳情后，在版本列表內(nèi)會顯示文件的所有版本，以便用戶查閱或回滾至以前版本。3.1.5便捷協(xié)同共享。系統(tǒng)建立了企業(yè)內(nèi)部安全、高效的文檔分享平臺，通過文件發(fā)布、推薦、訂閱等功能，取代傳統(tǒng)QQ、郵件等形式，實現(xiàn)電子文件的快速共享，保障信息傳輸?shù)陌踩耘c時效性。分享更加高效，協(xié)作更加便捷。3.1.6嚴謹權限控制。除便捷高效的協(xié)同共享功能外，系統(tǒng)后臺還能夠建立嚴謹完善的權限體系，不僅可以對員工所在部門或項目、職務、角色等進行多維度授權，還可以對文件夾進行多層級授權。通過嚴謹完善的權限體系，一方面，員工可以查閱自身權限下的所有文檔資料，解決了跨部門、跨項目借閱困難的問題；另一方面，員工不能查閱自身權限以外的文檔資料，避免了企業(yè)電子文檔集中存儲可能帶來的隱私和安全問題，保障了企業(yè)電子文檔整體的安全性。3.1.7高效文件搜索。系統(tǒng)內(nèi)置強大的搜索引擎，查找文件更加快速。支持根據(jù)時間、類別、標簽、文件位置等多種條件進行查找；支持通過全文搜索和模糊智能搜索功能，快速定位查找所需的文件，減少查找時間，提高工作效率；支持文件名稱、文件內(nèi)容、文件類型、文件格式、擴展屬性以及全部搜索。搜索條件和上一次搜索條件進行組合，支持無限次二次檢索。3.1.8隨時隨地移動辦公。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺采用B/S架構(gòu)（Brower/Server）與C/S架構(gòu)（Client/Server）相結(jié)合的方式，支持瀏覽器和客戶端兩種訪問方式，同時系統(tǒng)還為手機用戶開發(fā)了安卓客戶端和IOS客戶端，不論員工在辦公室還是在工地，均可隨時隨地登入系統(tǒng)查閱電子文檔資料。另外，系統(tǒng)支持200多種文件格式的在線預覽，無論是專業(yè)AutoCAD圖紙，還是各種流媒體文件，都可直接在線預覽，打破了文件必須下載到本地以及需要安裝專業(yè)軟件才能查看的限制，使得電子文檔查閱更加方便、快捷、高效。
3.2系統(tǒng)建設
系統(tǒng)建設流程如圖1所示：3.2.1系統(tǒng)架設。系統(tǒng)初步籌劃后，在市面上選擇合適的軟件合作商，選擇軟件商時要對其提供的軟件產(chǎn)品以及售后服務做綜合考慮。同時購置系統(tǒng)運行所需服務器，要綜合考慮企業(yè)自身的用戶規(guī)模、文件規(guī)模等因素來購置服務器。如1000用戶左右的企業(yè)，可購置一臺2U雙路機架式服務器，采用英特爾至強E5-2600處理器（雙CPU），最大支持8塊3.5寸硬盤或16塊2.5寸硬盤，最大可實現(xiàn)32T存儲容量。3.2.2基礎配置。系統(tǒng)安裝部署并初始化后，導入企業(yè)組織機構(gòu)及人員信息，并確定文件夾結(jié)構(gòu)體系，可選擇按項目或職能機構(gòu)來建立文件夾體系，若按項目建立，每個項目文件夾中包含各職能機構(gòu)子文件夾；若按職能機構(gòu)建立，則每個職能機構(gòu)的文件夾中包含各項目子文件夾。建筑施工企業(yè)以項目為重點，為確保各項目電子文檔的完整性，建議建筑施工企業(yè)選擇按項目來建立文件夾體系。研究確定系統(tǒng)的權限體系，根據(jù)員工的部門及職務不同，設置不同的文檔查閱權限。3.2.3系統(tǒng)試運行。系統(tǒng)經(jīng)調(diào)試后，選定某個項目作為試運行單位，開展試運行培訓。在試運行過程中，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。試運行結(jié)束后需總結(jié)相關經(jīng)驗，為系統(tǒng)正式推廣應用做好準備。3.2.4系統(tǒng)正式上線。企業(yè)需發(fā)布系統(tǒng)正式運行的通知，并逐級開展培訓工作。定期檢查監(jiān)督系統(tǒng)使用情況，定期開展考核，保障系統(tǒng)的正常運行。
3.3系統(tǒng)運行保障措施
3.3.1領導的高度重視。企業(yè)的任何一項工作都必須有領導的重視才能更好地開展，否則工作開展起來會困難重重。電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的推廣應用工作也是這樣，如果領導能高度重視起來，將會起到一個良好的帶動作用，從而調(diào)動起各個部門、各個項目積極配合起來，更好地為電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺積累和充實原始數(shù)據(jù)，為系統(tǒng)的推廣應用工作打下堅實的基礎，創(chuàng)造良好的條件。3.3.2完善的管理制度。隨著電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的推廣和應用，企業(yè)信息化主管部門應下發(fā)相應的管理制度。制度應條理清晰，明確電子文檔上傳的范圍、格式、時間等要求，闡明系統(tǒng)權限體系、協(xié)同共享等事項，確保管理制度切實可行。3.3.3開展定期考核。系統(tǒng)推廣應用后，企業(yè)信息化管理部門及各業(yè)務主管部門應對各項目開展系統(tǒng)應用情況的定期考核，切實監(jiān)督各項目按時、按要求上傳電子文檔資料，確保企業(yè)電子文檔資料的完整性。
4結(jié)語
通過電子文檔安全管理與協(xié)同共享平臺的建設，一方面，可實現(xiàn)建筑施工企業(yè)電子文檔的集中安全存儲，加強企業(yè)電子文檔的管理效率；另一方面，通過實現(xiàn)電子文檔的協(xié)同共享和再利用，大大提高建筑施工企業(yè)電子文檔的使用價值。
參考文獻
[1]王成良，曾德．企業(yè)信息集成平臺電子文檔安全存儲管理技[J]．重慶大學學報，2003，26（6）．
[2]李麗萍．淺談施工企業(yè)文檔信息化建設[J]．大眾科技，2009，（11）．
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