企業(yè)ERP的實施與應(yīng)用論文
摘要：ERP系統(tǒng)是高度集成的管理信息系統(tǒng)，其先進的管理理念能有效改善和優(yōu)化企業(yè)的組織管理和業(yè)務(wù)流程。文章首先闡述了 ERP系統(tǒng)的實施與應(yīng)用給企業(yè)帶來的各種收益，其次分析了實施與應(yīng)用ERP系統(tǒng)前應(yīng)做好哪些需求、分析，然后論述了編制實施ERP系統(tǒng)的詳細實施方案，最后描述了 ERP系統(tǒng)實施前應(yīng)做好哪些數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作及實施過程中的培訓(xùn)、維護等工作。
關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；信息管理系統(tǒng)；實施與應(yīng)用
隨著ERP系統(tǒng)在企事業(yè)單位中的廣泛應(yīng)用，越來越多的企事業(yè)單位在實施ERP系統(tǒng)時頻繁出現(xiàn)系統(tǒng)運行卡頓、系統(tǒng)運行效果不佳等問題，導(dǎo)致此類問題的原因有很多，本質(zhì)原因是大部分企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)時缺乏全面、完善的運用規(guī)劃。假如企業(yè)在前期不實施全面的規(guī)劃和充分的準(zhǔn)備，那么，在準(zhǔn)備不充分的情況下匆忙地實施ERP系統(tǒng)，不僅不利于企業(yè)的快速發(fā)展，有可能還會造成企業(yè)管理的混亂，對企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展造成負(fù)面影響。為此，企業(yè)要如何確保ERP系統(tǒng)能夠科學(xué)有效地運行，在實施ERP系統(tǒng)之前如何制定完善全面的應(yīng)用規(guī)劃，這些要素均是企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的要點。本文結(jié)合筆者所在企業(yè)ERP系統(tǒng)的實施狀況，淺析ERP在實施及應(yīng)用中應(yīng)注意的要點及具體的操作步驟。
1 企業(yè)管理層予以重視，推進企業(yè)各部門管理職能轉(zhuǎn)型
近年來，越來越多的企業(yè)開始應(yīng)用ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)憑借其現(xiàn)代化、高水準(zhǔn)的信息管理優(yōu)勢，在企業(yè)管理中得到廣泛應(yīng)用，有助于促進企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理的改革創(chuàng)新，對企業(yè)經(jīng)濟效益的提升和長遠發(fā)展具有重要作用。為了保障ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用效果，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層需要正視ERP系統(tǒng)的使用價值，了解ERP系統(tǒng)的功用，然后才能進行有效的推進。那么實施ERP后到底會給企業(yè)帶來什么效益呢？首先，通過實施ERP能使各部門明確其核心職能，改變以往各部門職責(zé)不清、管理混亂等現(xiàn)象。其次，通過ERP的實施最終各部門能做到：財務(wù)部門的作用不再僅僅只是賬務(wù)統(tǒng)計、工資及稅務(wù)的核算，而應(yīng)該是監(jiān)管、控制、風(fēng)險預(yù)警等各項資金。銷售部門也不能僅僅只關(guān)心銷售額，要基于市場情況，在遵守市場規(guī)律的基礎(chǔ)上，設(shè)置科學(xué)適宜的銷售價格，并完善銷售規(guī)劃方案及營銷手段，為提升企業(yè)經(jīng)濟效益做好鋪墊。此外，關(guān)于產(chǎn)品銷售情況以及相關(guān)數(shù)據(jù)的分析報告，要及時上交給企業(yè)管理層，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)銷售數(shù)據(jù)的變動采取相應(yīng)的管理與組織措施。由此可見，若想成功實施ERP系統(tǒng)進而實現(xiàn)上述優(yōu)越的性能，首先必需得到高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，然后根據(jù)企業(yè)的實際情況再結(jié)合ERP系統(tǒng)出色的信息管理優(yōu)化企業(yè)的'管理流程，這樣才能相互促進、共同發(fā)展[1]。
2 ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理流程進行優(yōu)化
關(guān)于當(dāng)前企業(yè)日常管理環(huán)節(jié)存在的不足，企業(yè)可以利用ERP系統(tǒng)，有效克服企業(yè)管理流程中存在的缺陷。
2.1 關(guān)于企業(yè)信息化管理
應(yīng)用ERP系統(tǒng)的核心目的為，提高企業(yè)對加強信息數(shù)據(jù)的數(shù)字化處理的認(rèn)識，通過利用集成化、標(biāo)準(zhǔn)化的突出特點，推進業(yè)務(wù)、財務(wù)、生產(chǎn)流程一體化企業(yè)管理方式的確立，讓企業(yè)資金流、物流以及信息流實現(xiàn)統(tǒng)一，讓資源得到合理配置。
2.2 關(guān)于企業(yè)戰(zhàn)略管理
企業(yè)實施并運用ERP系統(tǒng)，能夠提高企業(yè)信息數(shù)據(jù)的傳遞效率，實現(xiàn)信息共享。ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)一體化管理，讓信息數(shù)據(jù)得到有效傳遞和應(yīng)用，當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層制定重大決策及發(fā)展方案時，能夠提供科學(xué)可靠的參考信息及數(shù)據(jù)分析，有利于提高企業(yè)決策的準(zhǔn)確性和有效性，同時還能夠減少工作量，讓企業(yè)管理層能夠基于企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，完善企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃及管理策略，并對全局性、前瞻性的問題作出快速準(zhǔn)確的決策。
2.3 企業(yè)的成本管理方面
ERP成本管理分：“存貨核算”和“生產(chǎn)成本”兩個模塊，存貨核算模塊，主要針對企業(yè)業(yè)務(wù)模塊，出入庫成本統(tǒng)計（見圖1）。若缺乏ERP信息系統(tǒng)的有效配合，單純指望人工管理這一傳統(tǒng)管理方法，在三大成本管理上取得的效果往往不盡人意。
2.4 企業(yè)的資金管理方面
資金預(yù)警，主要針對供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)模塊和財務(wù)總賬模塊的價格和費用的控制超標(biāo)，起到提醒報警（見圖2）。
2.5 企業(yè)的技術(shù)管理方面
科技是企業(yè)發(fā)展的源泉，企業(yè)要不斷的推進產(chǎn)品更新升級，學(xué)習(xí)和借鑒先進成果和經(jīng)驗，加力改革創(chuàng)新的激勵力度。
2.6 企業(yè)的質(zhì)量管理方面
質(zhì)量檢驗是在業(yè)務(wù)采購模塊，辦理到貨登記后辦理質(zhì)量檢驗，確認(rèn)以后辦理入庫（見圖3）。
2.7 企業(yè)的營銷管理方面
ERP銷售模塊分兩種業(yè)務(wù)模式：先發(fā)貨后開票和先開票后發(fā)貨。分4種業(yè)務(wù)類型：普通銷售，直運業(yè)務(wù)，分期收款，委托代銷（見圖4）。
3 完善實施ERP系統(tǒng)的前期調(diào)研工作
大部分企業(yè)均認(rèn)為企業(yè)十分了解和明確自身經(jīng)營管理中存在的問題及不足，對發(fā)展的方向和重點有清晰的認(rèn)識，許多ERP系統(tǒng)的實施顧問也十分認(rèn)可這一觀念，故而在開展具體工作時，會以企業(yè)所給出的意見為指導(dǎo)思想。然而，這一行為卻并不正確。在實施和應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，售前顧問需要針對企業(yè)的經(jīng)營管理狀況，對企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)需要投入的資金、如何有效應(yīng)用該系統(tǒng)等進行全面細致的分析和講解，提供科學(xué)有效的參考意見。此外，企業(yè)管理人員，要在售前顧問的輔助下，開展前期調(diào)研工作，從實際情況入手，確定具體明確的實施目標(biāo)[2-4]。
4 基于實際情況完善實施方案
4.1 實施前任務(wù)
首先顧問要根據(jù)實施單位的具體要求以及現(xiàn)實情況，對各要素進行全面、系統(tǒng)地分析，對項目實施方案進行科學(xué)規(guī)劃，明確應(yīng)用范圍以及相關(guān)理想值，確保理想值符合現(xiàn)實情況，能夠在后期得以實現(xiàn)。在應(yīng)用需求以及實施內(nèi)容上，ERP系統(tǒng)供應(yīng)商要通過與客戶企業(yè)交流洽談，在內(nèi)容、范圍等層面協(xié)調(diào)一致，對在實施和應(yīng)用過程中需要投入的人力、財力要素具有一致意見，從而降低在后期實施中遇到的阻礙和難題。
4.2 實施目標(biāo)計劃
協(xié)助企業(yè)針對ERP系統(tǒng)構(gòu)建實施項目計劃的小組，將實施ERP系統(tǒng)需要注意的事項、各個階段的工作步驟、時間進度等要素清晰明確地記錄到規(guī)劃方案制作，并在經(jīng)過與客戶企業(yè)管理層洽談協(xié)商之后確定最終的實施方案。
5 落實實施上線的鋪墊工作
為確保ERP系統(tǒng)在實施后能夠取得理想效果，必須保障各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。若沒有真實準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)做支撐，會導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性受到影響，使得信息數(shù)據(jù)無效或與真實情況不符。為此，確保前期基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的精準(zhǔn)性是保障系統(tǒng)實施效果的重點。ERP系統(tǒng)涉及財務(wù)模塊、采購模塊、固定資產(chǎn)模塊、生產(chǎn)管理模塊等內(nèi)容，在歸納和收錄基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時，需要對各個模塊的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)全面的分析，保障相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實性[5]。
6 完善實施環(huán)節(jié)中的培訓(xùn)工作
在實施和應(yīng)用ERP系統(tǒng)時，實施顧問在其中扮演著重要角色，不僅要輔助客戶企業(yè)應(yīng)用該系統(tǒng)，還要傳遞關(guān)于ERP知識，將關(guān)于ERP系統(tǒng)的培訓(xùn)工作落實到位。為此，實施顧問要立足于項目開展的各個階段，結(jié)合具體內(nèi)容、管理層次以及人員結(jié)構(gòu)等，制定全面系統(tǒng)的培訓(xùn)方案，確保培訓(xùn)工作的針對性和有效性。開展培訓(xùn)工作的核心在于增強客戶企業(yè)對ERP系統(tǒng)的認(rèn)識，了解運用ERP系統(tǒng)的意義和價值，從而提高全體工作人員對ERP系統(tǒng)的了解。對于所有的管理信息系統(tǒng)，其中包括ERP系統(tǒng)，在具體實施和應(yīng)用過程中，均要經(jīng)過不適應(yīng)、逐步接納、靈活應(yīng)用、進行拓展這4個發(fā)展過程。就開展培訓(xùn)的方式來說，倡導(dǎo)通過互動式以及體驗式的培訓(xùn)方式，并對培訓(xùn)方式方法進行必要的創(chuàng)新和優(yōu)化。
員工作為落實ERP項目的重要因素。在培訓(xùn)環(huán)節(jié)，要充分調(diào)動企業(yè)員工的積極性，將員工的本職工作要求與業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)運行程序有效銜接起來，針對標(biāo)準(zhǔn)化軟件與實際業(yè)務(wù)操作中存在差異的環(huán)節(jié)，需要及時上報，并妥善解決，以落實ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的有效應(yīng)用，推進企業(yè)現(xiàn)代化管理。企業(yè)在實施和應(yīng)用ERP系統(tǒng)時，必須將企業(yè)管理制度和理念有效融入管理信息系統(tǒng)之中，軟件供應(yīng)商與企業(yè)要相互配合，以保障整體效果[6]。
ERP系統(tǒng)的應(yīng)用效果能夠通過該系統(tǒng)的應(yīng)用情況、改進升級過程等環(huán)節(jié)有效彰顯，企業(yè)要構(gòu)建規(guī)范健全的管理制度，在管理制度的約束下科學(xué)開展管理工作，制定切實可行的考核目標(biāo)，以增強全體員工應(yīng)用ERP系統(tǒng)的意識和能力，推進ERP系統(tǒng)與具體工作有效整合，增強整體運行實力。ERP系統(tǒng)與企業(yè)各職能部門的新管理系統(tǒng)具有密不可分的關(guān)系，為保障整體實施效果，企業(yè)要重視ERP系統(tǒng)知識、實踐經(jīng)驗以及專業(yè)人才等因素是否落實到位。
企業(yè)在實施和應(yīng)用ERP系統(tǒng)之前，需要基于企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r及實際需求，制定科學(xué)規(guī)范的實施方案，立足全局，對業(yè)務(wù)需求、流程以及管理制度、理念進行完善和優(yōu)化。此外，在實際應(yīng)用過程中，企業(yè)要結(jié)合實際情況，對ERP系統(tǒng)的實施狀況進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以提升ERP系統(tǒng)的運行效果，促進ERP系統(tǒng)的發(fā)展。
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