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改論文格式
一份優(yōu)秀的畢業(yè)論文是以規(guī)范的格式為前提的，所以在編寫論文時(shí)，需要先按照學(xué)校的規(guī)定為論文設(shè)定格式。
首先是目錄的制作：
在介紹目錄前我先介紹下大綱級(jí)別：
Word使用層次結(jié)構(gòu)來(lái)組織文檔，大綱級(jí)別就是段落所處層次的級(jí)別編號(hào)，分別對(duì)應(yīng)大綱級(jí)別的1-9。Word的目錄提取是基于大綱級(jí)別和段落樣式的，內(nèi)置的標(biāo)題樣式，命名為“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”，…，“標(biāo)題9”。
6.10.1.1 從標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄
從標(biāo)題樣式創(chuàng)建目錄的步驟如下：
(1)把光標(biāo)移到要拖入目錄的位置。
(2)單擊【插入】菜單項(xiàng)的【索引和目錄】菜單項(xiàng)，并在彈出的【索引和目錄】對(duì)話框選擇【目錄】選項(xiàng)卡，如圖6-43 所示。
(3)在【格式】列表框中選擇目錄的風(fēng)格，選擇的結(jié)果可以通過(guò)【打印預(yù)覽】框來(lái)查看。如果選擇【來(lái)自模板】，標(biāo)識(shí)使用內(nèi)置的目錄樣式(目錄1 到目錄9)來(lái)格式化目錄。如果要改變目錄的樣式，可以單擊【更改】按鈕，按更改樣式的方法修改相應(yīng)的目錄樣式。
6.10.1.2 從其他樣式創(chuàng)建目錄
如果要從文檔的不同樣式中創(chuàng)建目錄，例如，不需要根據(jù)【標(biāo)題 1】到【標(biāo)題9】的樣式來(lái)創(chuàng)建目錄，而是根據(jù)自定義的【樣式1】到【樣式3】的樣式來(lái)創(chuàng)建目錄，操作步驟如下：
(1)將光標(biāo)移到要插入目錄的位置。
(2)打開(kāi)如圖6-43 所示的對(duì)話框，然后單擊【選項(xiàng)】按鈕，彈出如圖6-45 所示的【目錄選項(xiàng)】對(duì)話框。
(3)在【有效樣式】列表框中找到標(biāo)題使用的樣式，然后在【目錄級(jí)別】文本框中指定標(biāo)題的級(jí)別。如果不想用某一樣式，要?jiǎng)h除【目錄級(jí)別】文本框中的數(shù)字。例如，用戶可以刪除標(biāo)題1、標(biāo)題2 和標(biāo)題3 后面的【目錄級(jí)別】中的數(shù)字。
(4)單擊【確定】按鈕，返回到【索引和目錄】對(duì)話框。
(5)在【索引和目錄】對(duì)話框中選擇合適的選項(xiàng)后單擊【確定】按鈕。
6.10.2 創(chuàng)建圖表目錄
圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說(shuō)明，以及它們出現(xiàn)的頁(yè)碼。在建立圖表目錄時(shí)，用戶可以根據(jù)圖表的題注或者自定義樣式的圖表標(biāo)簽，并參考頁(yè)序按照排序級(jí)別排列，最后在文檔中顯示圖表目錄。
使用題注組織目錄的方法如下：
(1)確保文檔中要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形加有題注。
(2)將光標(biāo)移到要插入圖表目錄的地方。
(3)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項(xiàng)，并在【索引和目錄】對(duì)話框中選擇【圖表目錄】選項(xiàng)卡，如圖6-46 所示。
(4)在【題注標(biāo)簽】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注，如圖表、公式、表格等。
(5)在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式，其他選項(xiàng)與創(chuàng)建一般目錄一樣，確定后單擊【確定】按鈕。
在檢查圖表目錄后，當(dāng)將鼠標(biāo)移到目錄項(xiàng)目上時(shí)，鼠標(biāo)指針會(huì)變?yōu)槭中�，單擊鼠�?biāo)左鍵接口跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置。
利用題注建立圖表目錄是很方便的，但有時(shí)候，文檔中的標(biāo)簽是用戶鍵入的，并不是Word 的題注功能加上的。這時(shí)，就需要使用自定義樣式建立圖表目錄，方法如下：
(1)打開(kāi)如圖6-46 所示的【索引和目錄】對(duì)話框，并選中【圖表目錄】選項(xiàng)卡。
(2)單擊【選項(xiàng)】按鈕，彈出如圖6-47 所示的【圖表目錄選項(xiàng)】對(duì)話框。
(3)選中【樣式】復(fù)選框，并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標(biāo)簽使用的樣式名后單擊【確定】按鈕。
(4)在【索引和目錄】對(duì)話框中選擇各選項(xiàng)，然后單擊【確定】按鈕。
6.10.3 創(chuàng)建引文目錄
引文目錄與其他目錄類似，可以根據(jù)不同的引文類型，創(chuàng)建不同的引文目錄。在創(chuàng)建引文目錄之前，應(yīng)該確保在文檔中有相應(yīng)的引文。創(chuàng)建引文目錄的操作步驟如下：
(1)將光標(biāo)移到要插入引文目錄的位置。
(2)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項(xiàng)，在彈出的【引文和目錄】對(duì)話框中選擇【引文目錄】選項(xiàng)卡，如圖6-48 所示。
(3)在【類別】中選擇相應(yīng)的引文類別，注意此種類別應(yīng)該是引文中已經(jīng)創(chuàng)建有的引文類型。
(4)創(chuàng)建的引文目錄也有相應(yīng)的內(nèi)置引文目錄樣式來(lái)套用，如果要更改，可以單擊【更改】按鈕。
(5)如果引文的頁(yè)碼超過(guò)五處，可以選中【使用“各處”】復(fù)選框，這樣可以避免頁(yè)碼過(guò)多反而給用戶造成不便。
(6)如果引文過(guò)長(zhǎng)，可以選擇【保留原格式】，以保留原有的引文格式。
(7)選好目錄的制表前導(dǎo)符和格式后，單擊【確定】按鈕即可，插入的引文目錄如圖6-49 所示。
如果要標(biāo)記引文，以創(chuàng)建合適的引文目錄，可以按如下方法進(jìn)行：
(1)選擇要標(biāo)記的引文。
(2)打開(kāi)如圖6-48 所示的對(duì)話框，單擊【標(biāo)記引文】按鈕，彈出如圖6-50 所示的【標(biāo)記引文】對(duì)話框。
(3)在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型。
(4)單擊【標(biāo)記】按鈕即可對(duì)當(dāng)前所選的文字進(jìn)行標(biāo)記，如果單擊【標(biāo)記全部】按鈕，將對(duì)存在于文檔中的所選文字進(jìn)行標(biāo)記。
(5)如果還要標(biāo)記其他引文，不要關(guān)閉【標(biāo)記引文】對(duì)話框，直接在文檔中選取要標(biāo)記的引文。
(6)返回【標(biāo)記引文】對(duì)話框，選中的引文將出現(xiàn)在【所選引文】下面，然后單擊【標(biāo)記】即可。
(7)如果要修改一個(gè)存在的類別，可以單擊【類別】按鈕，彈出如圖6-51 所示的對(duì) 話框。
(8)選中要修改的類別，在【替換為】下面的文本框中輸入要替換的文字，單擊【替換】按鈕即可。
(9)完成后單擊【確定】按鈕，回到【標(biāo)記引文】對(duì)話框。單擊【關(guān)閉】按鈕。
6.10.4 更新目錄
Word 所創(chuàng)建的目錄是以文檔的內(nèi)容為依據(jù)，如果文檔的內(nèi)容發(fā)生了變化，如頁(yè)碼或者標(biāo)題發(fā)生了變化，就要更新目錄，使它與文檔的內(nèi)容保持一致。最好不要直接修改目錄，因?yàn)檫@樣容易引起目錄與文檔的內(nèi)容不一致。
在創(chuàng)建了目錄后，如果想改變目錄的格式或者顯示的標(biāo)題等，可以再執(zhí)行一次創(chuàng)建目錄的操作，重新選擇格式和顯示級(jí)別等選項(xiàng)。執(zhí)行完操作后，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，詢問(wèn)是否要替換原來(lái)的目錄，選擇【是】替換原來(lái)的目錄即可。
如果只是想更新目錄中的數(shù)據(jù)，以適應(yīng)文檔的變化，而不是要更改目錄的格式等項(xiàng)目，可以對(duì)著目錄單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項(xiàng)即可。用戶也可以選擇目錄后，按下 F9 鍵更新域。
然后是 參考文獻(xiàn)的編號(hào)和引用
參考文獻(xiàn)的標(biāo)注本不是一件麻煩的事情，但是對(duì)參考文獻(xiàn)編號(hào)后就成了一件麻煩的事情，產(chǎn)生的問(wèn)題和圖表公式編號(hào)的問(wèn)題是一樣的。手工維護(hù)這些編號(hào)是一件費(fèi)力而且容易出錯(cuò)的事情，我們的目的是讓W(xué)ord自動(dòng)維護(hù)這些編號(hào)。很幸運(yùn)，它可以做到，方法跟圖表公式的作法相似。
光標(biāo)放在引用參考文獻(xiàn)的地方，在菜單欄上選“插入|腳注和尾注”，彈出的對(duì)話框中選擇“尾注”，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕修改編號(hào)格式為阿拉伯?dāng)?shù)字，位置為“文檔結(jié)尾”，確定后Word就在光標(biāo)的地方插入了參考文獻(xiàn)的編號(hào)，并自動(dòng)跳到文檔尾部相應(yīng)編號(hào)處請(qǐng)你鍵入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的說(shuō)明，在這里按參考文獻(xiàn)著錄表的格式添加相應(yīng)文獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)標(biāo)注要求用中括號(hào)把編號(hào)括起來(lái)，至今我也沒(méi)找到讓W(xué)ord自動(dòng)加中括號(hào)的方法，需要手動(dòng)添加中括號(hào)。
在文檔中需要多次引用同一文獻(xiàn)時(shí)，在第一次引用此文獻(xiàn)時(shí)需要制作尾注，再次引用此文獻(xiàn)時(shí)點(diǎn)“插入|交叉引用”，“引用類型”選“尾注”，引用內(nèi)容為“尾注編號(hào)(帶格式)”，然后選擇相應(yīng)的文獻(xiàn)，插入即可。
不要以為已經(jīng)搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻(xiàn)在正文之后，參考文獻(xiàn)后還有發(fā)表論文情況說(shuō)明、附錄和致謝，而Word的尾注要么在文檔的結(jié)尾，要么在“節(jié)”的結(jié)尾，這兩種都不符合我們的要求。
解決的方法似乎有點(diǎn)笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號(hào)(我們不需要它，因?yàn)樗母袷讲粚?duì))，然后選中所有尾注文本(參考文獻(xiàn)說(shuō)明文本)，點(diǎn)“插入|書簽”，命名為“參考文獻(xiàn)文本”，添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻(xiàn)文本做成了書簽。在正文后新建一頁(yè)，標(biāo)題為“參考文獻(xiàn)”，并設(shè)置好格式。光標(biāo)移到標(biāo)題下，選“插入|交叉引用”，“引用類型”為“書簽”，點(diǎn)“參考文獻(xiàn)文本”后插入，這樣就把參考文獻(xiàn)文本復(fù)制了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號(hào)等，并用項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)。
到這里，我們離完美還差一點(diǎn)點(diǎn)。打印文檔時(shí)，尾注頁(yè)同樣會(huì)打印出來(lái)，而這幾頁(yè)是我們不需要的。當(dāng)然，可以通過(guò)設(shè)置打印頁(yè)碼范圍的方法不打印最后幾頁(yè)。這里有另外一種方法，如果你想多學(xué)一點(diǎn)東西，請(qǐng)接著往下看。
選中所有的尾注文本，點(diǎn)“格式|字體”，改為“隱藏文字”，切換到普通視圖，選擇“視圖|腳注”，此時(shí)所有的尾注出現(xiàn)在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”，將默認(rèn)的橫線刪除。同樣的方法刪除“尾注延續(xù)分割符”和“尾注延續(xù)標(biāo)記”。刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳(包括分隔線)，選擇“視圖|頁(yè)眉和頁(yè)腳”，首先刪除文字，然后點(diǎn)擊頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄的“頁(yè)面設(shè)置”按鈕，在彈出的對(duì)話框上點(diǎn)“邊框”，在“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡，邊框設(shè)置為“無(wú)”，應(yīng)用范圍為“本節(jié)”;“邊框”選項(xiàng)卡的邊框設(shè)置為“無(wú)”，應(yīng)用范圍為“段落”。切換到“頁(yè)腳”，刪除頁(yè)碼。選擇“工具|選項(xiàng)”，在“打印”選項(xiàng)卡里確認(rèn)不打印隱藏文字(Word默認(rèn))。
好了，試著打印一下尾注所在的頁(yè)，是不是白紙?!
其次是： 頁(yè)眉頁(yè)腳的制作首先介紹一個(gè)概念：節(jié)。這里的“節(jié)”不同于論文里的章節(jié)，但概念上是相似的。節(jié)是一段連續(xù)的文檔塊，同節(jié)的頁(yè)面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機(jī)紙張來(lái)源、頁(yè)面邊框、垂直對(duì)齊方式、頁(yè)眉和頁(yè)腳、分欄、頁(yè)碼編排、行號(hào)及腳注和尾注。如果沒(méi)有插入分節(jié)符，Word默認(rèn)一個(gè)文檔只有一個(gè)節(jié)，所有頁(yè)面都屬于這個(gè)節(jié)。若想對(duì)頁(yè)面設(shè)置不同的頁(yè)眉頁(yè)腳，必須將文檔分為多個(gè)節(jié)。
論文里同一章的頁(yè)面采用章標(biāo)題作為頁(yè)眉，不同章的頁(yè)面頁(yè)眉不同，這可以通過(guò)每一章作為一個(gè)節(jié)，每節(jié)獨(dú)立設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。
首先介紹頁(yè)眉的制作方法。在各個(gè)章節(jié)的文字都排好后，設(shè)置第一章的頁(yè)眉(若連頁(yè)眉都不知怎么加，請(qǐng)參考Word幫助)。然后跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入|分隔符”，分節(jié)符類型選“下一頁(yè)”，不要選“連續(xù)”(除非你想第二章的標(biāo)題放在第一章的文字后面而不是另起一頁(yè))，若是奇偶頁(yè)排版根據(jù)情況選“奇數(shù)頁(yè)”或“偶數(shù)頁(yè)”。這樣就在光標(biāo)所在的地方插入了一個(gè)分節(jié)符，分節(jié)符下面的文字屬于另外一節(jié)了。光標(biāo)移到第二章，這時(shí)可以看到第二章的頁(yè)眉和第一章是相同的，鼠標(biāo)雙擊頁(yè)眉Word會(huì)彈出頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄，工具欄上有一個(gè)“同前”按鈕(圖像按鈕，不是文字)，這個(gè)按鈕按下表示本節(jié)的頁(yè)眉與前一節(jié)相同，我們需要的是各章的頁(yè)眉互相獨(dú)立，因此把這個(gè)按鈕調(diào)整為“彈起”狀態(tài)，然后修改頁(yè)眉為第二章的標(biāo)題，完成后關(guān)閉工具欄。如法炮制制作其余各章的頁(yè)眉。
頁(yè)腳的制作方法相對(duì)比較簡(jiǎn)單。論文頁(yè)面的頁(yè)腳只有頁(yè)碼，要求從正文開(kāi)始進(jìn)行編號(hào)，但是，在正文前還有扉頁(yè)、授權(quán)聲明、中英文摘要和目錄，這些頁(yè)面是不需要編頁(yè)碼的，頁(yè)碼從正文第一章開(kāi)始編號(hào)。首先，確認(rèn)正文的第一章和目錄不屬于同一節(jié)。然后，光標(biāo)移到第一章，點(diǎn)擊“視圖|頁(yè)眉和頁(yè)腳”彈出頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄，切換到頁(yè)腳，確保“同前”按鈕處于彈起狀態(tài)，插入頁(yè)碼，這樣正文前的頁(yè)面都沒(méi)有頁(yè)碼，頁(yè)碼從第一章開(kāi)始編號(hào)。
注：
頁(yè)眉段落默認(rèn)使用內(nèi)置樣式“頁(yè)眉”，頁(yè)腳使用“頁(yè)腳”樣式，頁(yè)碼使用內(nèi)置字符樣式“頁(yè)碼”。如頁(yè)眉頁(yè)腳的字體字號(hào)不符合要求，修改這些樣式并自動(dòng)更新即可，不用手動(dòng)修改各章的頁(yè)眉頁(yè)腳。 論文里頁(yè)眉使用章標(biāo)題，可以采用章標(biāo)題做成書簽，然后在頁(yè)眉交叉引用的方法來(lái)維護(hù)兩者的一致。
然后介紹下： 其他技巧 分頁(yè)符(Ctrl+Enter)
顧名思義，分頁(yè)符是用來(lái)分頁(yè)的，分頁(yè)符后的文字將另起一頁(yè)。論文中各章的標(biāo)題要求新起一頁(yè)，放在新頁(yè)的第一行，這時(shí)就可以使用分頁(yè)符。在前一章的最后放置一個(gè)分頁(yè)符，這樣不管前一章的版面有什么變化，后一章的標(biāo)題總是出現(xiàn)在新的一頁(yè)上。
肯定還有人用敲多個(gè)回車的方法來(lái)把章標(biāo)題推到新頁(yè)!這樣做的缺點(diǎn)是顯而易見(jiàn)的。若前一章的版面發(fā)生了變化，比如刪掉了一行，這時(shí)后一章的標(biāo)題就跑到前一章的最后一頁(yè)的末尾;若增加一行，則后一章標(biāo)題前又多了一個(gè)空行。快拋棄這種費(fèi)力不討好的作法吧!
換行符(Shift+Enter)
這里又涉及Word的一個(gè)概念：段落。段落是獨(dú)立的信息單位，具有自身的格式特征，如對(duì)齊方式、間距和樣式。每個(gè)段落的結(jié)尾處都有段落標(biāo)記(一個(gè)灰色的拐彎箭頭)。敲Enter鍵有兩個(gè)作用，一是在光標(biāo)位置插入一個(gè)段落標(biāo)記，表示一個(gè)段落的結(jié)束;二是另起一行。換行符和敲Enter鍵不同，它只有第二個(gè)作用，沒(méi)有第一個(gè)，即換行符的前一行和后一行仍然屬于同一個(gè)段落，共享相同的段落格式。
雙擊圖標(biāo)
以一個(gè)例子作為說(shuō)明。你可能需要在論文里畫一個(gè)簡(jiǎn)單的流程圖，你先插入了需要的文本框并加入了相應(yīng)的文字，排好位置，這時(shí)你需要用箭頭把這些文本框連起來(lái)，你用鼠標(biāo)在繪圖工具欄上點(diǎn)了一下箭頭圖標(biāo)，然后畫了一個(gè)箭頭，再點(diǎn)一下圖標(biāo)，又畫一個(gè)箭頭，第三次點(diǎn)圖標(biāo)，畫了第三個(gè)箭頭，…有點(diǎn)麻煩是不是?要是可以連續(xù)畫該多好!事實(shí)上可以做到!用鼠標(biāo)在箭頭圖標(biāo)上雙擊，然后在需要的地方畫箭頭，看到了嗎?當(dāng)畫完一個(gè)箭頭時(shí)，圖標(biāo)依然保持為嵌入狀態(tài)，表示可以連續(xù)作圖。當(dāng)所有箭頭都畫完后，再在嵌入的圖標(biāo)上點(diǎn)一下，嵌入的圖標(biāo)彈起，Word又回到了文字輸入狀態(tài)。
不只箭頭圖標(biāo)具有這樣的功能，其他許多圖標(biāo)都可以如此。格式刷就是一個(gè)。當(dāng)需要把一段特殊的文字格式多次應(yīng)用時(shí)，雙擊格式刷，連續(xù)刷需要的文字，很方便。
居中和右對(duì)齊
你還在用插入空格的方法來(lái)把章節(jié)標(biāo)題推到頁(yè)面中間嗎?太土了吧!用格式工具欄上的居中按鈕吧。右對(duì)齊按鈕會(huì)從行末開(kāi)始排列文字。
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