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淺析對加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的看法
[摘 要]加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。
[關(guān)鍵詞]檔案信息;自動化;管理
[Abstract] accelerate archival information automation system construction, computerization of all aspects of archival work, is to realize the modernization of archival work, improve material and technical basis of the overall file system functions and important tool.
[Key words] the file information; automation; management
我國檔案部門應(yīng)用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統(tǒng)是1985年。經(jīng)過艱苦創(chuàng)業(yè)，初步建成了文書檔案處理系統(tǒng)，使系統(tǒng)不斷向信息管理的目標(biāo)推進，其裝備水平和應(yīng)用水平逐步提高。
加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開放應(yīng)用，離開推進應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導(dǎo)思想。一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術(shù);二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性;三是要從實際出發(fā)，循序漸進。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。
一、推動自動化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多而且亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
二、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：一是領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;二是面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;三是突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開發(fā)的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
四、慎重選定技術(shù)路線
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適用的先進技術(shù)。使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。
五、實事求是地改進管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，最主要的是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反到有可能退回到分散式。
六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益
檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目，在資金籌備和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。
七、重視人才管理
推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神;有計劃組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。
八、檔案職業(yè)的發(fā)展趨勢
隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子文件的大量出現(xiàn)，使檔案職業(yè)出現(xiàn)分化趨勢，即原有的檔案職業(yè)高度融合被技術(shù)化、勞務(wù)化逐步分離所取代，檔案職業(yè)走向技術(shù)依賴型和勞務(wù)密集型。目前，檔案館電子文件管理模式比較有代表性的就是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的集中保管模式和美國匹茲堡大學(xué)提出的分布式模式。這兩大模式最根本的分歧在于前者認(rèn)為有價值的非現(xiàn)行電子文件應(yīng)該交由檔案館進整理、編目和長期保管，而后者主張文件形成機構(gòu)應(yīng)該自始至終保管自己的電子文件，檔案館對于非現(xiàn)行電子文件的保管進行指導(dǎo)和幫助，并具有一定的控制權(quán)。無論是采取何種模式，電子文件的有效管理都無法脫離電子文件管理系統(tǒng)，對系統(tǒng)和技術(shù)的依賴性問題更加突出;許多傳統(tǒng)的檔案工作將由系統(tǒng)或計算機來完成;檔案管理不可或缺的背景信息或數(shù)據(jù)更多地關(guān)注業(yè)務(wù)活動，突出檔案的憑證作用，而弱化情報價值。高度的技術(shù)依賴性、從關(guān)注后端檔案去留轉(zhuǎn)向關(guān)注前端業(yè)務(wù)活動可以被看作兩大電子文件管理模式的共性。尤其需要注意的是，在分布式管理模式下，檔案館并不實體保管電子文件，而是通過所謂的智能控制發(fā)揮其應(yīng)有的作用。歸根結(jié)底，檔案館實現(xiàn)對電子文件的控制，最根本的還是通過技術(shù)手段，如依賴于檔案保管系統(tǒng)、遠程存取及識別技術(shù)等。
九、以選擇好的檔案管理軟件推進檔案信息化建設(shè)
首先，隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在2002年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進入錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。其次，檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，即是電子文件形成單位的有效積累，又是我國經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。第三，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能化、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。第四，從成本角度考慮，雖然購置一款優(yōu)秀的軟件可能要花費不菲的價格，但是與有效管理檔案信息資源所帶來的長遠收益相比，是微不足道的。第五，從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。
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