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淺談?dòng)嘘P(guān)于檔案管理的目前狀況及策略
摘要：檔案作為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄，是人類(lèi)文明進(jìn)步的接替，也是世界文化遺產(chǎn)的重要組成部分。文章作者對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理的目前狀況及相應(yīng)的解決策略進(jìn)行了探討，以供參考。
關(guān)鍵詞：檔案管理;存在理由;解決策略
Abstract: The archives as the human social activities real record, is the replacement of the progress of human civilization, but also an important part of the world cultural heritage. The author of this article discusses the current situation of archives management and corresponding countermeasures, for reference.
Key words: file management; problems; Countermeasures
檔案管理的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時(shí)，注重門(mén)類(lèi)的劃分，確保信息的準(zhǔn)確。檔案管理人員具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的。檔案管理人員必須要有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，必須做到經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，防人為的泄密。
一、檔案管理的目前狀況及存在的理由
1.對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專(zhuān)職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等理由責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的理由，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新;二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專(zhuān)業(yè)人員管理。由于受專(zhuān)業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。
5.檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無(wú)。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管;有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必定導(dǎo)致人事檔案材料不建全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒(méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
二、檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)深思及策略
1.觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益(1)要管好檔案、用好檔案, 首先要熟悉檔案。隨著星星的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、 優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,生產(chǎn)品種也從原來(lái)單一的冷柜到冰箱、空調(diào)、便潔寶、電腦、數(shù)碼、光電等高端科技產(chǎn)品,為接收和管理好這一類(lèi)科技檔案,檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員,深入生產(chǎn)車(chē)間,熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存作用,使檔案人員對(duì)各種科技檔案、資料做到“胸中有數(shù)”(2)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念,在企業(yè)無(wú)論是科技、還是文書(shū)、聲像、 會(huì)計(jì)檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計(jì)試制到品牌的創(chuàng)立,無(wú)不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無(wú)不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,比如,星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠,發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億元的規(guī)模,其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、歷程,是難以用金錢(qián)買(mǎi)得到的無(wú)價(jià)之寶。檔案財(cái)富是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外,還具有專(zhuān)有性、地域性等公共屬性。認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后,就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會(huì)下決心做好檔案工作。
2.要講究檔案利用服務(wù)工作的藝術(shù)性。利用者在利用檔案的過(guò)程中所產(chǎn)生的一系列心理活動(dòng)，有積極的一面，也有消極的一面，檔案服務(wù)工作者在適應(yīng)利用者的積極心理和引導(dǎo)利用者的消極心理轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，有一個(gè)服務(wù)的技巧理由，也就是說(shuō)，要針對(duì)利用者的心理活動(dòng)，注意服務(wù)工作的藝術(shù)性。①應(yīng)講究檔案利用服務(wù)場(chǎng)所布置的藝術(shù)性。檔案利用服務(wù)場(chǎng)所是檔案館為利用者提供的工作環(huán)境，環(huán)境氛圍的好壞直接關(guān)系到利用者的心理情緒。
所以服務(wù)場(chǎng)所布置的整齊、美觀、莊重大方;閱覽桌椅的安排應(yīng)整齊、寬敞、高度適宜; 檢索工具與參考資料柜等設(shè)備放置的合理、有序，便于查找室內(nèi)要經(jīng)常保持清潔、充足的光照和良好的通風(fēng)條件必要的制度等在寫(xiě)法和張貼上應(yīng)給利用者以親切感，如“吸煙請(qǐng)到休息室”等。總之，要調(diào)動(dòng)一切手段，為利用者創(chuàng)造一個(gè)和諧、優(yōu)美、安靜和適宜調(diào)卷、專(zhuān)心查閱和研究的寬松環(huán)境，使利用者得到一種整潔、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感覺(jué)。
3.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動(dòng)做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、 轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對(duì)由于歷史理由，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明理由， 登記說(shuō)明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們?cè)谑占瘷n案資料時(shí)要做到口勤、手勤、 腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
4.積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過(guò)程中， 檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整， 充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性，不斷改善工作方式、工作策略，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過(guò)程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門(mén)外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。
5.提高人民群眾對(duì)檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加大宣傳力度，提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢(xún)服務(wù)工作， 利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無(wú)的，它對(duì)本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。
6.加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、 檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對(duì)部門(mén)和個(gè)人開(kāi)放，建立公開(kāi)、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來(lái)，不僅能使大家增強(qiáng)檔案意識(shí)，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。
7.要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。在當(dāng)今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,記錄著未公開(kāi)的、未申請(qǐng)專(zhuān)利的知識(shí)和技術(shù),如各種設(shè)計(jì)資料、 圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。
三、結(jié)語(yǔ)
總之，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)力的迅猛提高，信息化的容量越來(lái)越大，資料作為一種信息資源也顯得愈來(lái)愈為重要。因此，檔案管理工作者要樹(shù)立責(zé)任重于泰山的思想意識(shí)，把檔案安全放在管理工作的首位。這就要我們必須抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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