論會計電算化環(huán)境下的會計檔案職能
摘要：文章根據(jù)會計環(huán)境變化對于會計職能的影響,論了在會計電算化環(huán)境下,會計檔案職能的特點、職能的定位與職能的實施;強(qiáng)調(diào)在會計電算化環(huán)境下,會計檔案的重要職能是實現(xiàn)檔案管理向會計工作過程滲透與后續(xù)利用的延伸,成為單位財務(wù)部門會計質(zhì)量控制的關(guān)口與財務(wù)信息利用的窗口。
關(guān)鍵詞：會計環(huán)境 會計職能 會計檔案
會計電算化是指電子計算機(jī)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對信息分析、預(yù)測與決策的過程,是以電子計算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)與信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱。會計電算化與會計檔案管理之間是相互依存、互為促進(jìn)的關(guān)系,一方面,會計電算化工作拓寬了會計檔案的職能范圍、提高了會計檔案管理的效率;另一方面,會計檔案管理也對電算化環(huán)境下的會計提出了新要求,并為會計控制提供了重要的理論依據(jù)。本文擬從會計環(huán)境變化對會計職能影響的角度,論述會計檔案職能應(yīng)隨著會計職能重心的變化而相應(yīng)調(diào)整,會計檔案職能的定位應(yīng)確保會計電算化環(huán)境下會計控制職能的需要,檔案的管理應(yīng)從軟件與硬件兩個方面確保會計檔案職能的實施。
一、會計電算化環(huán)境對會計職能的影響
會計工作電算化是伴隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與管理的要求而發(fā)展成為一種實現(xiàn)會計職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會計工作的結(jié)果。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產(chǎn)生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉(zhuǎn)向會計電算化環(huán)境下的會計監(jiān)督。
1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經(jīng)濟(jì)活動的規(guī)模與復(fù)雜性到了一定程度后,從其他經(jīng)濟(jì)管理活動中分立出來的,形成其自身獨(dú)立的專職工作。傳統(tǒng)的人工記賬時期,會計工作的主要任務(wù)是進(jìn)行會計核算, 會計核算的過程包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內(nèi)容,其中大量重復(fù)的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環(huán)境下,會計核算的過程除設(shè)置賬戶與填制憑證是采取人機(jī)交互方式外,人工記賬時代大量重復(fù)進(jìn)行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機(jī)自動完成,會計人員所進(jìn)行的主要是審核與監(jiān)督工作。顯然,在電算化環(huán)境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。
2.拓寬了會計監(jiān)督職能。人工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上,會計職能主要表現(xiàn)為核算職能,會計監(jiān)督僅僅體現(xiàn)在核算之中,監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動監(jiān)督。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來,在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監(jiān)督的職能;另一方面, 由于會計電算化環(huán)境下的預(yù)算控制不僅實現(xiàn)了對單位經(jīng)濟(jì)活動的“時時監(jiān)控”,而且還可以打破時間的跨度,完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作,較好地協(xié)助會計人員進(jìn)行事前預(yù)測、事中控制與事后考核等對經(jīng)濟(jì)活動全過程的控制工作,從而大大地拓寬了會計監(jiān)督職能的空間。
二、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的特點
同人工記賬時代的會計檔案相比,會計電算化環(huán)境下會計檔案的形成與管理有以下三個方面的特點。
1.內(nèi)容復(fù)雜性與領(lǐng)域拓展性。傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料, 它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性。實行會計電算化后形成的會計檔案,從實際內(nèi)容看,一方面保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴(yán)格規(guī)范性、史料性和整體性的會計檔案,另一方面又包括了存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù),使電算化會計檔案與傳統(tǒng)的會計檔案相比,存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴(kuò)大。
2.環(huán)境依賴性與載體特殊性。傳統(tǒng)的會計檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會計信息,而會計電算化檔案必須在特定的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)才可重現(xiàn),對系統(tǒng)環(huán)境具有很強(qiáng)的依賴性。會計檔案的數(shù)字化,使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了突破,改變了信息的介質(zhì),提高了會計信息處理的質(zhì)量和速度,但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計算機(jī)文件中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。
3.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用,可以提高會計文檔的多方位檢索速度,并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送,有利于會計檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很容易被修改,從而導(dǎo)致會計檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會計檔案失去價值。
三、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的定位
由于會計電算化環(huán)境下會計工作的結(jié)果(會計檔案)具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依賴性與數(shù)據(jù)易改性等特點,會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監(jiān)督的職能,但在會計工作質(zhì)量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題,給會計工作提出了新的任務(wù)與要求。筆者認(rèn)為,要解決這一問題,使會計職能適應(yīng)會計環(huán)境對會計工作的要求,就應(yīng)從調(diào)整會計職能入手,將會計職能的行使設(shè)置為兩個層次,一是由前臺工作人員行使對經(jīng)濟(jì)活動的核算與監(jiān)督職能,完成對單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監(jiān)督職能,完成對會計信息質(zhì)量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經(jīng)濟(jì)活動狀況的證據(jù),既是聯(lián)系會計工作前臺與后臺的紐帶,也是實現(xiàn)會計質(zhì)量控制與會計信息利用的主要途徑。因此,同傳統(tǒng)手工記賬時代的檔案管理職能相比較,會計電算化環(huán)境下會計檔案的職能主要應(yīng)突出它的兩大功能。
1.會計質(zhì)量控制關(guān)口的職能。在會計電算化環(huán)境下,會計質(zhì)量控制的重點是建立一種內(nèi)部制約機(jī)制,及時預(yù)防“差錯”與“舞弊”行為的發(fā)生,會計檔案管理的主要職責(zé)是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄與會計工作痕跡,并通過相應(yīng)的事后監(jiān)督機(jī)制,及時發(fā)現(xiàn)并中止上述行為。因此,在會計電算化環(huán)境下,會計檔案管理首要職能是實現(xiàn)檔案歸集關(guān)口的前移,確保會計檔案資料的真實性,反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會計工作的本來面貌;其次,要將內(nèi)部會計控制制度與實施結(jié)果納入檔案管理的范疇,把事后監(jiān)督信息定期反饋到會計工作前臺,同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程;第三,要建立會計檔案歸集的審查制度,制訂各種會計信息處理過程的歸檔要求,做到內(nèi)容完整、手續(xù)完備、要求具體、責(zé)任明確,使會計檔案的歸集成為單位會計工作質(zhì)量再完善的過程。
2.會計信息利用窗口的職能。由于計算機(jī)中的數(shù)據(jù)文件是動態(tài)的,時刻都在發(fā)生變化,因此,會計檔案利用的首要任務(wù)是要根據(jù)會計工作的特點,在規(guī)定的時間段內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,并定期將計算機(jī)系統(tǒng)中的所有檔案要素復(fù)制到磁介質(zhì)上,與相關(guān)的文字材料和電子文檔等一同歸檔, 保證歸檔資料的完整性,為實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的綜合查詢與有效利用奠定基礎(chǔ);其次,要運(yùn)用相關(guān)的統(tǒng)計分析方法,根據(jù)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分類,對會計信息進(jìn)行加工整理,并通過對會計檔案的編研,以財務(wù)年鑒等方式形成有價值的會計信息,防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失;第三,根據(jù)工作需要,在有針對性地實現(xiàn)會計檔案信息對外提供與提高會計檔案利用價值的同時,做好會計檔案數(shù)據(jù)的日常維護(hù)工作。
四、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的實施
要實現(xiàn)會計電算化環(huán)境下會計檔案的各項職能,必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手,才能確保會計檔案職能的實施。
1.強(qiáng)化檔案意識。首先,要克服傳統(tǒng)會計檔案管理過程中的一些錯誤觀念,糾正會計檔案管理過程中的一些錯誤做法。比如:重憑證、賬簿管理,輕輔證材料管理;重紙質(zhì)實物檔案管理,輕磁性介質(zhì)檔案管理;重檔案移交后續(xù)管理,輕前臺會計工作的檔案管理;重一般檔案的統(tǒng)一管理,輕專門檔案的專門管理。其次,要將先進(jìn)的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應(yīng)用于會計檔案的管理實踐,樹立會計檔案管理的時效性意識、完整性意識、過程控制意識、質(zhì)量保證意識、妥善保管意識與有效利用意識。
2.健全檔案制度。會計檔案管理應(yīng)從嚴(yán)密、有序與規(guī)范的要求出發(fā),充分重視制度建設(shè),嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》與會計電算化環(huán)境檔案管理的要求,積極推進(jìn)會計檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化與現(xiàn)代化工作。要建立會計檔案入庫前的審查制度,加強(qiáng)前臺會計工作的會計檔案管理,確保人庫會計檔案的質(zhì)量; 要建立會計檔案查詢、對外借閱、復(fù)印等內(nèi)部控制制度,防止檔案資料的遺失與泄密,確保會計檔案的安全;要加強(qiáng)對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會計資料的管理,防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效,確保會計檔案的完整。
3.完善檔案手段。傳統(tǒng)意義上檔案手段主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施,隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,出現(xiàn)了許多新型的檔案載體,新型載體與傳統(tǒng)檔案載體在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。以新型檔案載體為對象的會計檔案,將是電算化環(huán)境下會計檔案管理的重要形式,它不僅要求有效地保護(hù)檔案載體,還要確保檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性,這就給會計檔案的管理手段與管理環(huán)境提出了更高的要求。會計檔案管理部門只有將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段與技術(shù)成果引入檔案管理實踐中,才能滿足新型檔案載體管理的要求。
4.培訓(xùn)檔案人員。現(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段與先進(jìn)科學(xué)管理方法的掌握和應(yīng)用,人是決定因素。由于會計檔案資料內(nèi)容廣泛,具有專業(yè)性、廣泛性與嚴(yán)密性的特點,作為一種專門檔案,不能按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理,而應(yīng)該按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會計檔案的專業(yè)化管理,要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學(xué)知識,還應(yīng)具備會計專業(yè)知識,能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段,運(yùn)用各種管理軟件。而現(xiàn)在大部分檔案管理人員只具備會計或檔案管理單方面的知識,難以勝任現(xiàn)代會計檔案管理工作的需要,培養(yǎng)和引進(jìn)一批既掌握各種現(xiàn)代技術(shù)知識和技能、了解檔案管理知識,又精通會計工作業(yè)務(wù),專門從事會計檔案管理的工作人員,才能適應(yīng)新時期會計檔案管理的要求。
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