利用財(cái)務(wù)軟件的輔助核算實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)進(jìn)程監(jiān)測

　　【摘要】傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算是以科目為核算內(nèi)容的體系。這種核算只能提供法人單位的綜合財(cái)務(wù)信息。由于現(xiàn)代管理工作的精細(xì)化要求,對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行核算的需求越來越多。但使用設(shè)定子科目核算的方式收集業(yè)務(wù)進(jìn)程的會(huì)計(jì)信息,存在著信息歸集困難和僅能對一類業(yè)務(wù)進(jìn)行核算的限制。本文利用主流財(cái)務(wù)軟件提供的自定義項(xiàng)輔助核算的功能,提供了解決這一問題的應(yīng)用案例,說明利用軟件的各種功能設(shè)計(jì)出不同的核算方案,以滿足管理者對會(huì)計(jì)信息的各種需求,應(yīng)該是現(xiàn)代會(huì)計(jì)的主要職能。

　　【關(guān)鍵詞】輔助核算;自定義項(xiàng);核算元

　　一、會(huì)計(jì)科目核算體系在現(xiàn)代企業(yè)管理中的局限

　　會(huì)計(jì)科目是對會(huì)計(jì)對象具體內(nèi)容分門別類進(jìn)行核算所規(guī)定的項(xiàng)目,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算對象是法人單位,所以,會(huì)計(jì)科目體系核算的內(nèi)容僅是法人單位總體的財(cái)務(wù)狀況,比如,銷售收入科目反應(yīng)的是所有銷售產(chǎn)品的收入情況。如果需要詳細(xì)掌握各產(chǎn)品的銷售情況,則通常是以下設(shè)子級科目的方式加以解決。比如:為了對每種產(chǎn)品銷售收入進(jìn)行核算,可以在銷售收入科目下設(shè)定產(chǎn)品二級科目,即:6001 主營業(yè)務(wù)收入、600101 產(chǎn)品1、600102 產(chǎn)品2,等等。

　　然而,子級科目核算的結(jié)果只能從一個(gè)會(huì)計(jì)事項(xiàng)的角度進(jìn)行展示。但當(dāng)需要對一項(xiàng)業(yè)務(wù)過程,比如一個(gè)產(chǎn)品從采購、入庫、出庫、銷售、繳稅和收、付款等一系列使用資金的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行核查時(shí),這種單一會(huì)計(jì)事項(xiàng)細(xì)分的方式就顯得不完善了。為了解決對整個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的監(jiān)測要求,可以采用業(yè)務(wù)所涉及的所有科目進(jìn)行子科目細(xì)分的方法核算,比如對產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)涉及的采購、庫存、銷售、應(yīng)收、稅金、相關(guān)費(fèi)用等科目設(shè)定產(chǎn)品子科目,以記錄業(yè)務(wù)進(jìn)程的會(huì)計(jì)信息。雖然這種方法記錄下業(yè)務(wù)發(fā)生的會(huì)計(jì)資料,但受限于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方法,設(shè)定子級科目的方案存在著許多不足,其中最主要的缺陷是:

　　(一)業(yè)務(wù)進(jìn)程的會(huì)計(jì)信息查詢困難

　　由于業(yè)務(wù)對象以子科目形式核算,分布在不同科目的不同級次賬下,傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算方法沒有提供子科目歸集信息的方法,所以查詢業(yè)務(wù)進(jìn)程(將產(chǎn)品進(jìn)貨、庫存、銷售和收款等環(huán)節(jié))的綜合會(huì)計(jì)信息十分不方便,必須另設(shè)個(gè)性化的賬表以幫助查詢。

　　(二)不能同時(shí)進(jìn)行多類業(yè)務(wù)核算

　　由于下設(shè)的子科目只能是一種類型,如果還需要其他類型的業(yè)務(wù)進(jìn)行核算,比如,在對銷售產(chǎn)品業(yè)務(wù)進(jìn)行核算時(shí),還需要按合同進(jìn)行核算,這種方式就無法滿足要求了。所以,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目核算體系不能適應(yīng)多種業(yè)務(wù)類型的核算需求。

　　二、利用財(cái)務(wù)軟件中的輔助核算功能進(jìn)行指定業(yè)務(wù)項(xiàng)的業(yè)務(wù)過程會(huì)計(jì)監(jiān)測

　　輔助核算是現(xiàn)行的財(cái)務(wù)軟件常采用的功能,常用的輔助核算項(xiàng)目有個(gè)人、部門、項(xiàng)目、供應(yīng)商、客戶等。但要對指定業(yè)務(wù)項(xiàng)進(jìn)行核算,這些項(xiàng)目顯然不夠。所以,主流的會(huì)計(jì)軟件又提供了自定義項(xiàng)的輔助核算設(shè)置。如用友ERP-U8 V8.71中,提供了多達(dá)16條自定義項(xiàng)的選擇設(shè)置。軟件可以針對設(shè)置為輔助核算的自定義項(xiàng)提供期初錄入、憑證錄入的必錄控制,提供自定義轉(zhuǎn)賬、匯兌損益、期間損益、銷售成本等結(jié)轉(zhuǎn)按自定義項(xiàng)結(jié)轉(zhuǎn)等會(huì)計(jì)核算方法,也提供對賬及多輔助賬查詢等結(jié)果查詢的方法。利用對自定義項(xiàng)的會(huì)計(jì)核算功能,可以便利地實(shí)現(xiàn)對特定業(yè)務(wù)項(xiàng)的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行跟蹤和和核算的管理需求。

　　首先將需要核算的業(yè)務(wù)對象定義為“核算元”。對核算元的業(yè)務(wù)過程核算的原理是通過一組反應(yīng)業(yè)務(wù)進(jìn)程的會(huì)計(jì)科目的核算,提供以核算元為信息匯集點(diǎn)的相關(guān)科目查詢,以掌握業(yè)務(wù)(“核算元”)的業(yè)務(wù)進(jìn)程狀態(tài)。比如,以銷售的產(chǎn)品為核算元,銷售的業(yè)務(wù)過程包括采購、庫存、銷售、成本、支付費(fèi)用、繳納增值稅、應(yīng)收、應(yīng)付等環(huán)節(jié),在用友U8ERP-871軟件中,可以用以下四個(gè)步驟完成核算設(shè)置及核算。

　　第一步:確定業(yè)務(wù)過程核算的會(huì)計(jì)科目。依據(jù)“產(chǎn)品”銷售過程中的主要環(huán)節(jié),確定需要記錄的會(huì)計(jì)事項(xiàng),即會(huì)計(jì)科目組。

　　第二步:在自定義項(xiàng)中定義“核算元”和檔案。用“銷售產(chǎn)品”作為核算元,核算元的檔案為具體產(chǎn)品,如:產(chǎn)品1、產(chǎn)品2。

　　第三步:在相關(guān)會(huì)計(jì)科目中綁定核算元。即在會(huì)計(jì)科目設(shè)置中,將核算元設(shè)定為輔助核算項(xiàng)。

　　第四步:制單中輸入相關(guān)的核算元檔案。

　　完成這四步操作后,只要按照正常的會(huì)計(jì)核算處理流程,在會(huì)計(jì)賬目查詢中選擇“多輔助核算明細(xì)賬”或“多輔助核算匯總賬”查詢,即可獲得核算元(產(chǎn)品)銷售進(jìn)程中,各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的執(zhí)行狀況。

　　三、實(shí)例操作

　　下面介紹用友ERP-U8 V8.71軟件中,利用自定義項(xiàng)輔助核算功能,對“產(chǎn)品”核算元進(jìn)行業(yè)務(wù)過程核算的具體操作內(nèi)容。

　　(一)確定“產(chǎn)品”銷售業(yè)務(wù)的核算科目

　　根據(jù)管理要求,產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)經(jīng)歷庫存、銷售、相關(guān)費(fèi)用、稅金以及收、付款情況,所以在2007新會(huì)計(jì)制度科目中,確定采用庫存商品(1405)、主營業(yè)務(wù)收入(6001)、主營業(yè)務(wù)成本(6401)、銷售費(fèi)用(6601)、應(yīng)繳稅費(fèi)(增值稅)(2221)、應(yīng)收賬款(1122)、應(yīng)付賬款 (2202)、銀行存款(1002)等作為核算科目;

　　(二)定義“銷售產(chǎn)品”為核算元

　　進(jìn)入企業(yè)平臺(tái)后(圖1),通過①基礎(chǔ)設(shè)置——②基礎(chǔ)檔案——③其它——④自定義項(xiàng),打開自定義核算單元窗口。

　　進(jìn)入“自定義項(xiàng)檔案”窗口(圖2)后,按照以下順序操作完成對核算業(yè)務(wù)項(xiàng)的定義:

　　① 在左邊窗口的“自定義項(xiàng)類別”中,選擇表“單據(jù)頭”類別;

　�、� 在“自定義項(xiàng)檔案”窗口的項(xiàng)目(共有16條)中,雙擊“自定義項(xiàng)1”條目,打開“自定義項(xiàng)設(shè)置”窗口;

　　③ 在“自定義項(xiàng)設(shè)置”窗口中的“項(xiàng)目名稱(簡體)欄下,輸入核算元的名稱“銷售產(chǎn)品”;

　�、� 在輔助窗口的“數(shù)據(jù)來源”欄目中的下拉列表中選擇“手工輸入”,

　�、� 在右邊的復(fù)選項(xiàng)目中,選擇“必輸”;

　�、� 選擇“需要建檔”;

　　⑦ 選擇“檢查合法性”。

　　“必輸”、“需要建檔”和“檢查合法性”三個(gè)選項(xiàng),保證在輸入過程中核算元數(shù)據(jù)的唯一性。

　　當(dāng)完成對核算元的定義和操作設(shè)置后,在“自定義項(xiàng)類別”窗口的菜單中,點(diǎn)擊“檔案”菜單,進(jìn)入核算元檔案的輸入窗口(圖3)。按照下列步驟操作:

　�、� 點(diǎn)擊增加菜單;

　�、� 在“自定義值”欄位置,輸入核算元的具體值,即品名—產(chǎn)品1;

　�、� 在“代碼”欄位置,輸入產(chǎn)品編號001(可以自行定義);

　�、� 點(diǎn)擊存盤圖標(biāo),保存輸入的內(nèi)容;

　　⑤ 在下部的展示窗口中,會(huì)列出剛剛輸入的產(chǎn)品名稱以及產(chǎn)品編號。

　　依次重復(fù)以上5步,可建立完成核算元的基本檔案。

　　(三)選定的會(huì)計(jì)科目中綁定核算元

　　在“基本設(shè)置”菜單中(圖1),選擇基本檔案——財(cái)務(wù)——會(huì)計(jì)科目,選出需要修改的會(huì)計(jì)科目,雙擊該科目進(jìn)入科目修改窗口(圖4)。在本窗口中,點(diǎn)擊“修改”功能鍵,然后按照①選擇“銷售產(chǎn)品”核算元;②按“確定”按鈕保存已作的修改。

　　(四)制單

　　打開“業(yè)務(wù)工作”臺(tái)上的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)—總賬—憑證菜單,選擇“填制憑證”,進(jìn)入制單操作。當(dāng)在科目名稱欄選擇科目時(shí),只要選擇綁定“銷售產(chǎn)品”核算元的科目,系統(tǒng)將自動(dòng)彈出“輔助項(xiàng)”輸入窗口,在此,只要用參照按鈕①打開產(chǎn)品檔案,并選擇合適的產(chǎn)品名,并按②“確定”按鈕確定輸入即可完成檔案輸入操作。操作結(jié)果可以用③的副窗按鈕,打開憑證副窗口看到④的顯示。

　　(五)核算元(銷售產(chǎn)品)業(yè)務(wù)核算查詢

　　與會(huì)計(jì)處理的流程一樣,制單完成后,通過審核和記賬,完成會(huì)計(jì)核算,同時(shí)也完成了“核算元”的核算。核算元核算的結(jié)果可以直接通過總賬菜單中的①賬表——②綜合輔助賬——③多輔助核算明細(xì)賬,進(jìn)入查詢定義窗口(圖6)。在此窗口中,首先選擇④多欄賬賬類,然后在條件頁面選擇“過濾條件2頁簽,從⑤銷售產(chǎn)品參照檔案中選出需要查詢的產(chǎn)品,按⑥確認(rèn)按鈕,便可得到圖7所示的查詢結(jié)果。該結(jié)果以一個(gè)產(chǎn)品為對象,列出該產(chǎn)品業(yè)務(wù)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)的會(huì)計(jì)科目核算結(jié)果,可以一目了然地看到業(yè)務(wù)進(jìn)展的狀況。

　　四、總結(jié)

　　由于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)核算的工作已接近完全被取代。適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求,會(huì)計(jì)人員應(yīng)該將其職能轉(zhuǎn)移到及時(shí)、準(zhǔn)確地提供管理需要的會(huì)計(jì)信息上來。以上案例是以會(huì)計(jì)核算的方式監(jiān)測業(yè)務(wù)進(jìn)程的一種管理應(yīng)用,說明現(xiàn)代企業(yè)的會(huì)計(jì)人員應(yīng)該掌握好軟件的各種功能,不斷根據(jù)管理要求,設(shè)計(jì)出不同的核算方案,以滿足管理者對會(huì)計(jì)信息的各種需求。

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