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論行政事業(yè)單位財務(wù)精細化管理與財務(wù)信息化發(fā)展的路徑

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論行政事業(yè)單位財務(wù)精細化管理與財務(wù)信息化發(fā)展的路徑

  加強財務(wù)信息化建設(shè),是推動行政事業(yè)單位財務(wù)改革深入化、促進財務(wù)管理科學(xué)化、精細化的有效手段,是財務(wù)管理工作適應(yīng)新形勢要求的必然選擇,也是財務(wù)管理本身的一個重要內(nèi)容。

論行政事業(yè)單位財務(wù)精細化管理與財務(wù)信息化發(fā)展的路徑

  一、行政事業(yè)單位財務(wù)精細化管理與財務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵

  1.行政事業(yè)單位財務(wù)精細化管理的內(nèi)涵

  行政事業(yè)單位財務(wù)精細化管理是指行政事業(yè)單位在財務(wù)管理領(lǐng)域,以最大限度地減少財務(wù)管理工作所占用的資源和成本為主要目標(biāo),按照科學(xué)規(guī)范的程序,運用信息化、專業(yè)化和系統(tǒng)化管理技術(shù),對行政事業(yè)單位財務(wù)活動的每一內(nèi)容、每一崗位、每一環(huán)節(jié),建立健全工作流程、業(yè)務(wù)規(guī)范、責(zé)任制度和評價機制,加強協(xié)調(diào)配合,通過實施財務(wù)監(jiān)督活動拓展財務(wù)管理的職能、挖掘財務(wù)活動的潛在價值,使行政事業(yè)單位財務(wù)管理的每項內(nèi)容、每個環(huán)節(jié)都做到精密、細致,切實提高行政事業(yè)單位財務(wù)管理水平的一種財務(wù)管理方式。

  2.行政事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵

  行政事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè),是指行政事業(yè)單位利用現(xiàn)代信息技術(shù),以財務(wù)信息獲取、集成和綜合為核心,以支持單位決策和管理為目的,將行政事業(yè)單位的財務(wù)工作和政務(wù)工作統(tǒng)一規(guī)劃,建立一個具有財務(wù)信息輸入、處理、輸出、開發(fā)、利用等多功能的,與其他管理系統(tǒng)聯(lián)接互通的財務(wù)信息系統(tǒng),并建立與此相適應(yīng)的組織模式,使財務(wù)核算、分析、控制以及決策等財務(wù)管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化和信息化,從而提高行政事業(yè)單位財務(wù)管理能力和效率、為實現(xiàn)財務(wù)精細化管理服務(wù)的過程。

  二、財務(wù)信息化建設(shè)對財務(wù)精細化管理的作用

  行政事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)是財務(wù)精細化管理的不可或缺的重要基礎(chǔ)與前提,對行政事業(yè)單位財務(wù)精細化管理起著重要的助推作用。

  1.財務(wù)信息化建設(shè)能使核算工作規(guī)范化

  財務(wù)管理精細化,就意味著管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,而且意味著要有更加剛性的執(zhí)行手段,這就需要信息化手段的支持。財務(wù)信息化建設(shè)通過把財務(wù)報賬流程,會計政策、會計科目、會計核算辦法、編碼體系、報表體系,涉及的各個單據(jù)格式等會計核算基礎(chǔ)規(guī)范都按集中、統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的要求融入信息化財務(wù)系統(tǒng)的功能、模塊及設(shè)置中,利用程序設(shè)計限制操作人員的隨意性,確保各使用單位、各賬套都按相同的模式、在統(tǒng)一的財務(wù)系統(tǒng)上開展規(guī)范的財務(wù)管理工作,有效加強會計信息的真實性、準(zhǔn)確性和可比性,大幅度提高整體財務(wù)工作效率。

  2.財務(wù)信息化建設(shè)能使內(nèi)控流程最優(yōu)化

  財務(wù)信息化建設(shè)將原來人員分工和職能分割的工作流程在信息化系統(tǒng)中進行了集中和固化,把以往手工條件下的單一人工內(nèi)部控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制相結(jié)合的多重控制,比如說組織機構(gòu)的設(shè)置、職責(zé)分離的措施、不同賬號的控制、訪問權(quán)限的控制等,這既能保障業(yè)務(wù)銜接、實現(xiàn)信息暢通、提高工作效率和管理水平,又將人為因素影響降到最低,抑制了舞弊行為的發(fā)生。通過信息系統(tǒng),把業(yè)務(wù)流程管理起來,對財務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進行規(guī)范和優(yōu)化,這是提高財務(wù)收支活動的透明度,實現(xiàn)財務(wù)精細化管理的客觀需要和內(nèi)控保障。

  3.財務(wù)信息化建設(shè)能使財務(wù)監(jiān)督時效化

  在信息化條件下,我們通過信息化財務(wù)系統(tǒng)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊等技術(shù),能夠快速、及時地了解和掌握各項資金收入、支出、撥付、使用等全過程的運行情況。例如財務(wù)人員能實時監(jiān)管各筆財務(wù)業(yè)務(wù),提前避免不合規(guī)、不規(guī)范報賬及超預(yù)算支出等問題,財務(wù)主管也能實時查看財務(wù)人員的審核、記賬等工作情況。這樣,使得財務(wù)監(jiān)督事前評估、事中監(jiān)控得以實現(xiàn),從過去的“事后、被動、靜態(tài)”監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;全程、主動、動態(tài)”監(jiān)督,實現(xiàn)了財務(wù)監(jiān)督工作的精細化、時效化。

  4.財務(wù)信息化建設(shè)能使資產(chǎn)管理協(xié)同化

  通過財務(wù)信息化建設(shè),我們能夠建立起反映資產(chǎn)總量、構(gòu)成、分布、狀態(tài)和變動的資產(chǎn)管理動態(tài)數(shù)據(jù)庫,并在單位內(nèi)部資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門的橫向之間、上級財政部門與本單位的縱向之間實現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息共享與同步,從而保證信息采集的效率和質(zhì)量,實現(xiàn)對資產(chǎn)從預(yù)算、采購、配置、使用、變動到處置等各個環(huán)的多部門、多單位縱向橫向同步的動態(tài)管理,有利于提高工作效率、降低管理成本、提高行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理協(xié)同化水平。

  三、財務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)有的主要功能模塊探討

  筆者長期從事基層財務(wù)工作,發(fā)現(xiàn)由于各級財政部門與各行政事業(yè)單位自身對財務(wù)信息化的需求不盡相同,使得上級統(tǒng)一開發(fā)的信息化平臺功能不能滿足行政事業(yè)單位的需求,在上下數(shù)據(jù)交流時造成諸多不便。在此,就財務(wù)信息化中信息化系統(tǒng)的必要或者容易被忽略的功能模塊作一探討。

  1.開發(fā)全面預(yù)算管理功能模塊

  通過全面預(yù)算管理模塊,解決預(yù)算管理中普遍存在的預(yù)算編制不精細、預(yù)算約束力不強、透明度不高的問題,從源頭確保行政事業(yè)單位財務(wù)工作的精細準(zhǔn)確。其應(yīng)包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算分析、預(yù)決算對接等子模塊。

  (1)預(yù)算編制子模塊。先由各科室按其往年資金收支情況及來年將要開展的工作情況草擬各自的科室預(yù)算,再經(jīng)系統(tǒng)匯總,使行政事業(yè)單位內(nèi)各部門都參與到預(yù)算的編制中,確保預(yù)算編制的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

  (2)預(yù)算執(zhí)行控制子模塊。通過系統(tǒng)設(shè)置,在報銷人申請經(jīng)費或填制費用報銷單時,即按部門、項目、科目、進度四個方面進行預(yù)算控制,超出預(yù)定額度或預(yù)算進度的將自動中止辦理,確保不超預(yù)算。

  (3)預(yù)算調(diào)整子模塊。該模塊應(yīng)能與上級財政部門系統(tǒng)聯(lián)接,當(dāng)上級財政部門批準(zhǔn)預(yù)算調(diào)整后,系統(tǒng)自動獲取數(shù)據(jù),調(diào)整相應(yīng)項目的預(yù)算金額,并提示會計是否需要修改預(yù)算控制的額度。

  (4)預(yù)算分析子模塊。提供預(yù)算進度表、各項收入支出結(jié)構(gòu)表、收入(支出)與預(yù)算對比表、與往年收支情況對比表、結(jié)余分析表等報表,為財務(wù)人員分析提供數(shù)據(jù)。

  (5)預(yù)決算對接子模塊。通過在資金收支時按預(yù)算選定科目、項目,在年度末能自動生成年度決算基礎(chǔ)數(shù)據(jù),避免預(yù)算、決算“兩張皮”。

  2.開發(fā)內(nèi)部控制功能模塊

  (1)崗位控制子模塊。在系統(tǒng)內(nèi)部按不相容崗位分離的原則設(shè)定操作員角色,并據(jù)以設(shè)定相應(yīng)權(quán)限,建立健全財務(wù)信息化崗位相互監(jiān)督、制約的內(nèi)部控制制度,達到防止舞弊和欺詐的目的。

  (2)財務(wù)監(jiān)督管理子模塊。通過設(shè)置對財務(wù)監(jiān)督風(fēng)險的識別和控制,包括對預(yù)算管理、財政收入、財政支出、會計信息、資產(chǎn)管理以及單位內(nèi)部財務(wù)管理的監(jiān)督等內(nèi)容,從而對財政資金運行的全過程進行監(jiān)測、監(jiān)督,分析評價及矯正,提高財務(wù)監(jiān)督的質(zhì)量和效率。

  (3)業(yè)務(wù)發(fā)生控制子模塊。在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時,通過計算機的控制程序,對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。

  (4)票據(jù)管理子模塊。利用系統(tǒng)控制支票或者收款收據(jù)的開具,并全程記錄票據(jù)使用、作廢等有關(guān)情況,在規(guī)范票據(jù)開具的同時有效規(guī)避了支票擅用、收款不入賬及“大頭小尾”票據(jù)等風(fēng)險,加強對資金收支的監(jiān)管。

  (5)應(yīng)收、應(yīng)付賬款管理子模塊。該子模塊應(yīng)當(dāng)提供的功能主要有:自動處理功能,自動累計、自動核銷同一對象的應(yīng)收、應(yīng)付賬款;往來款信用管理功能,以應(yīng)收款項期限作為信用依據(jù),對長期借款不還或超期未核銷借款的進行信用預(yù)警及設(shè)置借款限制;往來款提醒功能,能自動彈出提醒窗口,期末提供應(yīng)收款催收表、應(yīng)付款提醒表等,促使財務(wù)人員主動清理往來款;壞賬處理功能,經(jīng)電子審批后能自動處理指定的往來款記錄、生成壞賬處理相應(yīng)的會計憑證。

  3.開發(fā)財務(wù)報賬管理功能模塊

  該模塊主要用于資金支出部門辦理費用報銷費用、借款申請等手續(xù),包括報賬單位單據(jù)子模塊,借款管理子模塊,交單管理子模塊,報賬單審核子模塊,單據(jù)離線導(dǎo)出及導(dǎo)入子模塊等。報賬單位單據(jù)子模塊與報賬單審核子模塊是實現(xiàn)會計核算規(guī)范化的重要支持子模塊,能在大幅度減少重復(fù)錄入、提高單據(jù)流轉(zhuǎn)效率的同時,確保單據(jù)填寫符合財務(wù)規(guī)定。借款管理子模塊,交單管理子模塊除了一般的業(yè)務(wù)功能外,還能為內(nèi)控中的交單效率管理、往來款信用管理提供數(shù)據(jù)支持。而單據(jù)離線導(dǎo)出及導(dǎo)入子模塊是網(wǎng)絡(luò)無法使用的情況下的備用方案,確保財務(wù)工作不因網(wǎng)絡(luò)而完全癱瘓。

  4.開發(fā)固定資產(chǎn)管理功能模塊

  固定資產(chǎn)管理功能模塊主要包括固定資產(chǎn)登記子模塊、固定資產(chǎn)核算子模塊、固定資產(chǎn)查詢子模塊及與上級財政部門國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)接口子模塊,是同時應(yīng)用于財務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門的信息化模塊。通過這個模塊,從固定資產(chǎn)采購開始,到入庫、使用、處置等全過程均進行登記、記賬,并便于監(jiān)督管理,能大幅度提高行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的質(zhì)量和效率,還能提高整個行政區(qū)劃的固定資產(chǎn)管理水平。

  5.開發(fā)合同管理功能模塊

  在行政事業(yè)單位中,對外的合同一般是由業(yè)務(wù)科室經(jīng)辦和保存,財務(wù)部門缺乏對合同執(zhí)行情況的財務(wù)監(jiān)督。通過合同管理功能模塊,能確保合同款項及時、準(zhǔn)確、足額按合同約定支付,避免因不按合同約定付款而造成的違約責(zé)任。其應(yīng)當(dāng)包含合同錄入子模塊、合同項目分配子模塊、合同執(zhí)行子模塊、合同提醒子模塊及合同查詢子模塊等。其中合同項目分配子模塊能避免超預(yù)算支出問題。合同執(zhí)行子模塊可以在自動生成經(jīng)費支出報賬單的同時填上合同編號及第幾次付款信息,并將已付款信息登入到該合同的記錄中。而合同提醒子模塊能在合同約定付款期限前,自動彈出提示窗口,提示經(jīng)辦人辦理付款手續(xù),避免違約。

  6.開發(fā)財務(wù)核算功能模塊

  財務(wù)核算功能模塊是會計核算工作規(guī)范化的重要信息化保障。該模塊除了實現(xiàn)憑證錄入、審核、記賬、出納簽字等會計核算流程的信息化外,主要是能提供大量的自動化功能,如接收固定資產(chǎn)、合同管理、借款、工資等功能模塊數(shù)據(jù)生成會計憑證、月末自動生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證、自動生成財務(wù)報表、自動對賬等自動化功能,能明顯提高財務(wù)核算工作的效率。更重要的是,該模塊應(yīng)當(dāng)能提供多種形式、多種條件的數(shù)據(jù)篩選、整理、查詢功能,把會計人員從以往繁重的簡單重復(fù)勞動中解脫出來,轉(zhuǎn)向更有價值的管理活動。

  四、結(jié)束語

  在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,信息化技術(shù)在行政事業(yè)單位財務(wù)管理中的應(yīng)用,能夠解決傳統(tǒng)財務(wù)管理模式中許多原來無法逾越的困難,但與此同時,由于信息技術(shù)易被惡意侵入、篡改,也帶來了許多新的問題,如財務(wù)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險、道德風(fēng)險等。因此,我們應(yīng)該在確保財務(wù)信息安全受控的前提下,強化對干部職工的道德準(zhǔn)則引導(dǎo)和控制,加強操作人員培訓(xùn)要按照科學(xué)化精細化管理的要求推進信息化建設(shè),充分運用信息化手段創(chuàng)新財務(wù)管理方式,提高財務(wù)管理的質(zhì)量和效率,全面提升行政事業(yè)單位財務(wù)改革發(fā)展水平,建立與時代相適應(yīng)的財務(wù)管理模式。

  參考文獻:

  [1]蔡 穎:淺談以信息化手段實現(xiàn)精細化財務(wù)管理[J]市場周刊(理論研究),2011(11).

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  [4]薛亞云 趙守高 黃 勇:水利事業(yè)單位財務(wù)信息化建設(shè)理論與實踐[N].中國水利水電出版社,2012(2).

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