淺談對內(nèi)部控制中幾點問題的思考
摘要:內(nèi)部控制是由企業(yè)治理層、管理層及其員工共同實施的、旨在實現(xiàn)控制目標的過程。內(nèi)部控制的良好運行靠嚴格的審批制度，但層層審批必然帶來管理人員工作的繁忙，帶來辦事人員大量的時間成本和精力成本。所以，運用好授權(quán)制度、優(yōu)化內(nèi)部控制程序、加強企業(yè)內(nèi)部信息溝通是不可忽視的問題。
關(guān)鍵詞:授權(quán)制度;優(yōu)化程序;加強溝通
內(nèi)部控制要求企業(yè)結(jié)合自身所處的經(jīng)營、行業(yè)和經(jīng)濟環(huán)境，不斷提高營運活動的贏利能力和管理效率;通過為企業(yè)管理層提供適合其既定目的的準確而完整的信息，以支持管理層的決策和對營運活動及業(yè)績的監(jiān)控;通過內(nèi)部控制促進企業(yè)提高信息報告質(zhì)量，促進企業(yè)維護資產(chǎn)的安全，最終促進企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。
1、建立內(nèi)部控制制度應(yīng)遵循的原則及要素
1.1原則建立內(nèi)部控制制度應(yīng)遵循一定的原則，以保證制度本身科學(xué)合理、切實可行。企業(yè)建立與實施內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)遵循下列原則。
1)全面性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，覆蓋企業(yè)及其所屬單位的各種業(yè)務(wù)和事項。
2)重要性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在全面控制的基礎(chǔ)上，關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項和高風(fēng)險領(lǐng)域。
3)制衡性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)在治理結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督，同時兼顧運營效率。
4)適應(yīng)性原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)與企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競爭狀況和風(fēng)險水平等相適應(yīng)，并隨著情況的變化及時加以調(diào)整。
5)成本效益原則。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)權(quán)衡實施成本與預(yù)期效益，以適當(dāng)?shù)某杀緦崿F(xiàn)有效控制。
1.2要素
1)內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，一般包括治理結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置及權(quán)責(zé)分配、內(nèi)部審計、人力資源政策、企業(yè)文化等。
2)風(fēng)險評估。風(fēng)險評估是企業(yè)及時識別、系統(tǒng)分析經(jīng)營活動中與實現(xiàn)內(nèi)部控制目標相關(guān)的風(fēng)險，合理確定風(fēng)險應(yīng)對策略。
3)控制活動�？刂苹顒邮瞧髽I(yè)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，采用相應(yīng)的控制措施，將風(fēng)險控制在可承受的范圍之內(nèi)。
4)信息與溝通。信息與溝通是企業(yè)及時、準確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)內(nèi)部與外部之間進行有效溝通。
5)內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)對內(nèi)部控制建立與實施情況進行監(jiān)督檢查，評價內(nèi)部控制的有效性，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制缺陷，及時加以改進的監(jiān)督體系。
2、良好運行內(nèi)部控制必須通過合理的授權(quán)及優(yōu)化程序和適時溝通
內(nèi)部控制的良好運行靠嚴格的審批制度，但層層審批必然帶來管理人員工作的繁瑣與繁忙，帶來辦事人員大量的時間成本和精力成本。對于許多公司來說，困擾他們的問題是公司的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差，日常和非日常的工作有時不能及時處理。這就要求企業(yè)必須采用不同的方式進行財務(wù)及各項授權(quán)。從財務(wù)來說企業(yè)一般有嚴格的預(yù)算控制制度，在年度初期就已經(jīng)對各部門和單位的采購、費用等制定了嚴格的資金預(yù)算，各部門在年度總預(yù)算內(nèi)有計劃的執(zhí)行采購及費用等業(yè)務(wù)。而企業(yè)往往同時又制定了在日常業(yè)務(wù)中按金額分級別的嚴密的簽字制度，甚至不論金額大小和業(yè)務(wù)是否重要均由財務(wù)主管簽字方可付款。并將采購業(yè)務(wù)，工程業(yè)務(wù)，修理業(yè)務(wù)，費用業(yè)務(wù)等分類設(shè)置不同的金額等級。
此制度雖然從程序上達到了盡善盡美，但由于授權(quán)制度沒有充分運用，并且與預(yù)算在一定程度上在操作過程中感到將過多的時間花在了瑣碎的簽字上，而辦事人員常抱怨將過多的時間花在了等待和尋找領(lǐng)導(dǎo)簽字上，經(jīng)常感到繁忙中卻沒有滿意的工作成果。由于層層審批，領(lǐng)導(dǎo)各自所承擔(dān)的責(zé)任不同，往往在簽字時必須先由基層領(lǐng)導(dǎo)簽字，逐級上升，這樣就造成了下級領(lǐng)導(dǎo)出差或不在時上級領(lǐng)導(dǎo)不予簽字，而下級領(lǐng)導(dǎo)簽字后又有上級領(lǐng)導(dǎo)出差等原因不在，經(jīng)常一項業(yè)務(wù)需要經(jīng)辦人員若干天才能簽到字。
管理的重點是控制，領(lǐng)導(dǎo)的重點是激勵與授權(quán)。
運用好授權(quán)，即增加激勵與授權(quán)，做到“少管理多領(lǐng)導(dǎo)”，才符合新世紀簡約管理的趨勢。通過有效授權(quán)與激勵，優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者得以用簡約的、低成本的方法讓員工自動自發(fā)、創(chuàng)造性地工作。因此，內(nèi)部控制應(yīng)通過合理的授權(quán)、優(yōu)化內(nèi)部控制程序、加強企業(yè)內(nèi)部信息溝通和交流進行完善。
2.1授權(quán)
2.1.1日常業(yè)務(wù)的授權(quán)如對企業(yè)日常的物料消耗的采購，對日常的車輛維護修理等業(yè)務(wù)采用充分的授權(quán)，而領(lǐng)導(dǎo)需要做好的是從宏觀上對各分公司等部門從預(yù)算上加以控制。充分授權(quán)法可以使領(lǐng)導(dǎo)減輕日常工作量，可以使下屬領(lǐng)導(dǎo)在一定的范圍內(nèi)獨立完成任務(wù)，并有完成任務(wù)所必須的人、財、物等權(quán)力，并且允許他們自己創(chuàng)造條件，克服困難。充分授權(quán)可以發(fā)揮下屬的積極性、主動性和創(chuàng)造性，以減輕主管不必要的工作負擔(dān)。
2.1.2重要業(yè)務(wù)和非常規(guī)業(yè)務(wù)的授權(quán)對重要業(yè)務(wù)和非常規(guī)業(yè)務(wù)可以采用部分授權(quán)，定期復(fù)核。比如對業(yè)務(wù)招待費、工程業(yè)務(wù)等，在實行部分授權(quán)時，應(yīng)當(dāng)要求下屬就重要性較高的工作，在進行深入細致地調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，提出解決問題的全部可能的方案，或提出一整套完整的行動計劃，經(jīng)過上級的選擇審核后，批準執(zhí)行這種方案，并將執(zhí)行中的部分權(quán)力授予下屬。采用不充分授權(quán)時，上級和下屬雙方應(yīng)當(dāng)在方案執(zhí)行之前，就有關(guān)事項達成明確的規(guī)定，以此統(tǒng)一認識，保證授權(quán)。對重要業(yè)務(wù)和非常規(guī)業(yè)務(wù)還可以實行定期或不定期復(fù)核，及時糾正出現(xiàn)的問題。
2.1.3高風(fēng)險業(yè)務(wù)的授權(quán)
管理者管理幅度大，任務(wù)繁重，對某些高風(fēng)險業(yè)務(wù)還是要親自審批，所以授權(quán)程度不能寬松。在某些方面可以采用制約授權(quán)的方法。制約授權(quán)是在授權(quán)之后，下屬個人之間或組織之間相互制約的一種授權(quán)方式。管理者將某項任務(wù)的職權(quán)分解成若干部分并分別授權(quán)，使他們之間起到相互制約、互相鉗制的作用，以有效地防止工作中出現(xiàn)的疏漏。
2.2優(yōu)化程序
嚴格的內(nèi)部控制必將伴隨著諸多細致的程序，然而如果程序設(shè)計的不合理將會帶來簽字人員過多，多頭控制，加大控制成本的問題。常聽國有大型企業(yè)的朋友說，他們每筆付款業(yè)務(wù)通常有七八個人簽字，而且是發(fā)票上簽滿字，采購申請單上又簽滿字。其實這反映的是內(nèi)部控制程序不夠優(yōu)化帶來的問題。
一個大型企業(yè)如果辦事程序過于復(fù)雜，付款時間太長，將會影響企業(yè)的形象和信譽。商品經(jīng)濟運行的根本基石是商業(yè)信譽，如果企業(yè)不注重商業(yè)信譽將是對自己的不負責(zé)任。
2.3適時溝通
常聽企業(yè)的員工說起自己在辦事過程中，有諸多的辦事程序不流暢的地方，但作為一個普通的員工是沒有資格和機會去妄加評論的。其實這反映的是企業(yè)信息是否及時溝通和流暢的問題。企業(yè)嚴格的內(nèi)部控制程序可以通過對員工的培訓(xùn)來使其掌握，如果辦事人員對程序不熟悉，會導(dǎo)致重復(fù)工作，花費更多的精力。管理層在對員工灌輸內(nèi)部控制的同時也應(yīng)該和員工溝通程序中不完善或者不協(xié)調(diào)的地方。
講溝通首先要明確為什么要溝通，只有存在真正的、不同形式的溝通，那么溝通才具有其應(yīng)該達到的功能。有效的溝通必須存在于企業(yè)適當(dāng)?shù)沫h(huán)境中。管理層必須為企業(yè)創(chuàng)造寬松的、有效的溝通渠道，以了解信息。有一些企業(yè)認為信息溝通不暢的根源在于企業(yè)的管理者和管理體系。而企業(yè)出現(xiàn)問題，往往首先應(yīng)該是企業(yè)管理者本人出了問題，如果不能很好地發(fā)覺企業(yè)管理者的問題，橋梁就不通，就成了隔離企業(yè)員工的墻，如果不反省企業(yè)管理者自己本身的問題，只會弄巧成拙，就談不上解決企業(yè)所面臨的責(zé)任不明確、溝通不暢等問題。
人類跨入21世紀以后，隨著世界政治、經(jīng)濟、技術(shù)和社會環(huán)境的劇烈變化，管理理論和管理實踐也獲得了飛速的發(fā)展。在這種環(huán)境下，任何企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者都會感到壓力倍增。設(shè)計和實施良好的內(nèi)部控制可以幫助管理層管理好企業(yè)，適當(dāng)和適度的授權(quán)可以減輕管理層的壓力，優(yōu)化內(nèi)部控制程序可以提高員工的辦事效率，及時和有效地溝通，可以使企業(yè)上下一致，促進整體的發(fā)展。
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