淺談新時(shí)期下的高校教學(xué)秘書(shū)工作
摘 要：在新時(shí)期下，如何提高教學(xué)秘書(shū)的工作能力，調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，規(guī)范管理教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，是高等教育改革工作中的重要問(wèn)題。
關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書(shū);積極性;規(guī)范管理
隨著以“提高教學(xué)質(zhì)量”為中心的高等教育改革工作的不斷推進(jìn)，給教學(xué)管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。教學(xué)秘書(shū)作為高等教育管理工作環(huán)節(jié)中的基層崗位，擔(dān)負(fù)著提高教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)秩序、落實(shí)教學(xué)管理措施等重任。教學(xué)秘書(shū)工作質(zhì)量的好壞，將直接影響到學(xué)校的教學(xué)工作和教學(xué)質(zhì)量。因此，在新時(shí)期下，如何提高教學(xué)秘書(shū)的工作能力，調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，規(guī)范管理教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，是高等教育改革工作中的重要問(wèn)題。
一、教學(xué)秘書(shū)能力結(jié)構(gòu)分析
《高等學(xué)校教學(xué)管理要點(diǎn)》指出：“系(院)可設(shè)教學(xué)秘書(shū)和教務(wù)員，在教學(xué)系主任(院長(zhǎng))領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政工作并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作”。它明確界定了教學(xué)秘書(shū)的行政關(guān)系和崗位職責(zé)范圍，高校教學(xué)秘書(shū)不是決策者，而是決策者的參謀、助手和執(zhí)行者[1]。教學(xué)秘書(shū)作為一個(gè)信息傳達(dá)者，需要將學(xué)校政策、領(lǐng)導(dǎo)意圖、教學(xué)信息等準(zhǔn)確而及時(shí)的傳達(dá)到各環(huán)節(jié)。作為一個(gè)管理者，需要將管理政策層層落實(shí)到各環(huán)節(jié)，并督促執(zhí)行。作為一個(gè)協(xié)調(diào)者，需要在學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與教師之間、教師與學(xué)生之間，作好各類(lèi)具體事務(wù)的協(xié)調(diào)溝通工作。管理角色的多面性，決定了教學(xué)秘書(shū)需要具備多方面的工作能力。
(一)公文處理能力。教學(xué)秘書(shū)作為一個(gè)信息傳達(dá)者。在日常教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書(shū)需要傳達(dá)和協(xié)助執(zhí)行學(xué)校的規(guī)章制度;落實(shí)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)任務(wù);傳遞教學(xué)信息等。這就要求教學(xué)秘書(shū)熟悉公文寫(xiě)作知識(shí)、能熟練使用教學(xué)軟件、有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。以保證能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞信息，層層落實(shí)管理政策。
(二)教學(xué)管理能力。教學(xué)秘書(shū)作為一個(gè)管理者，需要協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)制定教學(xué)計(jì)劃、管理規(guī)定;定期安排教學(xué)檢查、進(jìn)行教學(xué)總結(jié);落實(shí)授課計(jì)劃;組織期末考試安排;協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)處理各類(lèi)突發(fā)教學(xué)實(shí)踐。這就要求教學(xué)秘書(shū)應(yīng)當(dāng)熟知當(dāng)前時(shí)期高校教學(xué)工作的指導(dǎo)思想、學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度;學(xué)習(xí)高等教育管理理論知識(shí)，彌補(bǔ)專(zhuān)業(yè)不足的劣勢(shì)，更好地掌握教育管理的運(yùn)行規(guī)律。
(三)協(xié)調(diào)溝通能力。教學(xué)秘書(shū)作為一個(gè)協(xié)調(diào)者，需要加強(qiáng)和學(xué)校多個(gè)部門(mén)的溝通聯(lián)系，在必要的時(shí)候給主管領(lǐng)導(dǎo)提供合適的建議，快速、準(zhǔn)確、有效的協(xié)調(diào)解決教師教學(xué)中、學(xué)生學(xué)習(xí)中出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題，從而起到服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生的作用。比如：教學(xué)秘書(shū)在長(zhǎng)期的教學(xué)工作中，注意了解課程使用多媒體課件教學(xué)的情況，教師課程教學(xué)的習(xí)慣等，在主管領(lǐng)導(dǎo)審核分配資源的時(shí)候，給予適當(dāng)?shù)慕ㄗh。在排課時(shí)，做到最大化滿足教師需求。在學(xué)生每次選課期間，會(huì)出現(xiàn)各種特殊的問(wèn)題，欠費(fèi)、模塊學(xué)分修讀不足、教學(xué)班人數(shù)上限不足、課程性質(zhì)學(xué)分變動(dòng)等。面對(duì)這些情況，就需要教學(xué)秘書(shū)熟悉每個(gè)版本教學(xué)指導(dǎo)書(shū)的變化，熟悉學(xué)校的相關(guān)制度，向教務(wù)處相關(guān)部門(mén)反饋問(wèn)題、協(xié)調(diào)解決辦法，及時(shí)幫助學(xué)生解決問(wèn)題。
二、調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)工作積極性
教學(xué)秘書(shū)在基層教學(xué)管理中不可或缺的位置，其工作積極性的高低，直接影響著學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)秩序運(yùn)行是否通暢。因此如何調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，也是學(xué)校教學(xué)管理建設(shè)的一個(gè)重要問(wèn)題。
(一)充分給予教學(xué)秘書(shū)支持和信任。教學(xué)秘書(shū)工作繁雜瑣碎，不易產(chǎn)生明顯的成果，長(zhǎng)久從事重復(fù)性的事務(wù)勞動(dòng)，容易滋生消極怠工情緒。這就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給予教學(xué)秘書(shū)充分的關(guān)心和信任，在必要時(shí)候給予支持和鼓勵(lì)。
(二)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。教學(xué)秘書(shū)在處理日常事務(wù)時(shí)候，通常要花費(fèi)大量精力，無(wú)法專(zhuān)心于教學(xué)管理理論研究，甚至難于加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。要激發(fā)教學(xué)秘書(shū)工作的積極性，促使教學(xué)秘書(shū)改變事務(wù)型的工作觀念，應(yīng)當(dāng)適時(shí)開(kāi)展業(yè)務(wù)再教育的研討交流活動(dòng)，啟發(fā)思維、取長(zhǎng)補(bǔ)短。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)在職稱(chēng)評(píng)定給予教學(xué)秘書(shū)支持和肯定;在工資待遇上，應(yīng)當(dāng)?shù)韧谄渌葘W(xué)歷、資力的教職員工;關(guān)心廣大教學(xué)秘書(shū)的切身利益，消除后顧之憂。
三、規(guī)范教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍管理
目前，高等教育已經(jīng)由精英化教育向大眾化教育發(fā)展，招生人數(shù)成倍數(shù)的擴(kuò)張，二級(jí)院系的規(guī)模急劇膨脹，教務(wù)工作量成倍增長(zhǎng)。因此，建議一支規(guī)范的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，是保障教學(xué)管理正常運(yùn)行的關(guān)鍵因素。
(一)規(guī)范教學(xué)秘書(shū)任用選拔制度。長(zhǎng)期以來(lái)，教學(xué)秘書(shū)在任用選拔上存在隨意性。大部分教學(xué)秘書(shū)，專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，上崗前沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的教育管理培訓(xùn);大部分從業(yè)人員處于兼職狀態(tài)，在主要從事教學(xué)工作的同時(shí)，兼職教學(xué)秘書(shū)事務(wù)。在教學(xué)秘書(shū)的選拔任用上，學(xué)校和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視教學(xué)秘書(shū)的重要性和工作的復(fù)雜性，嚴(yán)格把好教學(xué)秘書(shū)“入口”關(guān)，選擇專(zhuān)業(yè)相關(guān)、能力、素質(zhì)、學(xué)歷層次等較高的人員充實(shí)到這支隊(duì)伍中來(lái)[2]。
(二)合理設(shè)置教學(xué)秘書(shū)崗位。針對(duì)目前高校招生人數(shù)急劇擴(kuò)張，新專(zhuān)業(yè)增加的情況，高校應(yīng)當(dāng)就院系規(guī)模變化的情況相應(yīng)地增減教學(xué)秘書(shū)崗位的人員配備。根據(jù)面向?qū)W生的學(xué)歷層次高低、師生人數(shù)多少、專(zhuān)業(yè)多寡，配置1-3名教學(xué)秘書(shū)處理教學(xué)事務(wù)。其次，應(yīng)當(dāng)配置專(zhuān)職教學(xué)秘書(shū)。許多學(xué)校由于行政崗位編制的限制，教學(xué)秘書(shū)往往采取兼職的方式設(shè)置。教學(xué)秘書(shū)往往還兼職科研秘書(shū)、行政秘書(shū)等多種職務(wù)。諸多繁雜混合的工作，不利于教學(xué)秘書(shū)專(zhuān)注于教學(xué)管理工作，容易起到事半功倍的效果。
綜上所述，在高等教育事業(yè)不斷改革發(fā)展的今天，教學(xué)秘書(shū)工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在新時(shí)期下，不斷提高教學(xué)秘書(shū)的工作能力，充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)的工作積極性，進(jìn)一步規(guī)范管理教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，建立快速、高效、專(zhuān)業(yè)的管理體系，才能在“提高教學(xué)質(zhì)量”的高等教育改革中起到積極作用。
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