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淺談如何防治電算化會計記賬的問題
摘要：計算機(jī)在會計信息處理中的迅速普及和廣泛運(yùn)用，給人們帶來極大方便和效益。但是，我們也應(yīng)該看到因會計電算化而引起的損失也與日俱增。
關(guān)鍵詞：會計 電算化 記賬 技巧
1、電算化會計帶來的問題
計算機(jī)在會計信息處理中的迅速普及和廣泛運(yùn)用，給人們帶來極大方便和效益。但是，我們也應(yīng)該看到因會計電算化而引起的損失也與日俱增。
因會計電算化所引起的損失主要有三種：
1.1 由于災(zāi)害事故(如火災(zāi)、水災(zāi)域電源中斷故障等原因所引起的會計信息處理中斷和數(shù)據(jù)丟失;
1.2 因電算化會計信息系統(tǒng)本身的錯誤和疏漏所引起的損失;
1.3 因會計電算化舞弊而引起的損失。對前兩種損失，通過借助于開發(fā)控制技術(shù)就能較好地加以解決，而對因會計電算化舞弊所引起的損失卻很難解決。因此如何防范會計電算化舞弊成了企業(yè)普遍關(guān)心的問題。
2、會計電算化舞弊的手法
會計電算化舞弊的方法主要有以下幾點：
2.1 篡改輸入 這是最簡單也是最常用的計算機(jī)舞弊手法，該方法通過在經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)錄入前或錄入期間對數(shù)據(jù)做手腳以達(dá)到舞弊目的，如虛構(gòu)、修改或刪除業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
2.2 篡改文件 篡改文件是指通過維護(hù)程序來修改或直接通過終端修改文件。在電算化會計系統(tǒng)中，有許多重要的原始參數(shù)以數(shù)據(jù)的形式保存在計算機(jī)文件中，如存貨的零售價、批發(fā)價等，這些參數(shù)是計算機(jī)程序計算的依據(jù)之一，缺少或修改了這些參數(shù)，將得不到正確的結(jié)果。
一般來講，大多犯罪行為都是采取這種手段實現(xiàn)的。實現(xiàn)在私人計算機(jī)上構(gòu)造覆蓋文件，編制自動覆蓋指令，實施時，僅需極短的時間就可以達(dá)到其犯罪的意圖而不留痕跡。
2.3 篡改程序 是指通過對程序作非法改動，以便達(dá)到某種不法的目的。此法需要較高的編程技巧，而這些技術(shù)僅少數(shù)程序設(shè)計員或系統(tǒng)維護(hù)員擁有。審計人員要想發(fā)現(xiàn)此類舞弊很困難。
2.4 數(shù)據(jù)偷竊 數(shù)據(jù)偷竊是操作人員或其他人員不按操作規(guī)程或未經(jīng)允許上機(jī)操作，通過改變計算機(jī)執(zhí)行途徑的手段實現(xiàn)其個人的不法意圖。如私自調(diào)用計算機(jī)打印模塊，打印企業(yè)的機(jī)密數(shù)據(jù)和信息;或者直接用拷貝的方式將數(shù)據(jù)文件保存在非法攜帶的軟盤中。
2.5 其他方法 如只以破壞計算機(jī)系統(tǒng)為目的的毀壞計算機(jī)設(shè)備;出于非法意圖，通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程連接，監(jiān)視計算機(jī)系統(tǒng)的變化獲取會計信息。
3、如何防治會計電算化問題
防止會計電算化問題，應(yīng)該從以下三個方面著手：
3.1 加強(qiáng)法制建設(shè) 目前，由于法規(guī)的不健全使電算化犯罪的控制很困難。對電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和管理，不能僅靠現(xiàn)有的一些法規(guī)，如會計法、企業(yè)會計準(zhǔn)則等，因為會計電算化犯罪畢竟是高科技、新技術(shù)下的一種新型犯罪，為此制定專門的法規(guī)對此加以有效控制就很有必要。
電算化犯罪法制建設(shè)，可從兩個方面入手：①建立針對利用電算化犯罪活動的法律，明確規(guī)定哪些行為屬于電算化舞弊行為及其懲處方法;②建立電算化系統(tǒng)本身的保護(hù)法律，明確電算化系統(tǒng)中哪些東西或哪些方面受法律保護(hù)(硬件、軟件、數(shù)據(jù))及受何種保護(hù)。
3.2 完善內(nèi)部控制系統(tǒng) 運(yùn)用計算機(jī)處理會計信息和其他管理信息的單位，均應(yīng)建立和健全電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)。一個完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)應(yīng)該具有強(qiáng)有力的一般控制和應(yīng)用控制措施、兩者缺一不可。
3.2.1 一般控制
3.2.1.1 軟件系統(tǒng)控制。是對計算機(jī)系統(tǒng)軟件的取得和開發(fā)的控制，以及對系統(tǒng)開發(fā)過程中或運(yùn)行過程中形成的各種系統(tǒng)文件的安全所進(jìn)行的控制。包括系統(tǒng)軟件的購買、開發(fā)授權(quán)、批準(zhǔn)、測試、實施以及文件編制和文件存取的控制。
3.2.1.2 組織與管理控制。組織與管理控制是指通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行的控制，其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度，以達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少錯弊發(fā)生的目的。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。
3.2.1.3 操作控制。包括對操作人員控制和操作動機(jī)的控制。凡上機(jī)操作人員必須經(jīng)過授權(quán);禁止原系統(tǒng)開發(fā)人員接觸或操作計算機(jī)，熟悉計算機(jī)的無關(guān)人員不允許任意進(jìn)入機(jī)房;系統(tǒng)應(yīng)有拒絕錯誤操作的功能;留下審計軌跡;制定并實施標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程包括：軟硬件操作規(guī)程，作業(yè)運(yùn)行規(guī)程，用機(jī)時間記錄規(guī)程等。
3.2.1.4 系統(tǒng)安全控制。主要控制措施有：建立設(shè)備、設(shè)施安全措施，檔案保管安全控制，聯(lián)機(jī)接觸控制等;使用偵測裝置、辯真措施和系統(tǒng)監(jiān)控等;規(guī)定建立備份或副本的數(shù)量和時間，以及由誰建立和由誰負(fù)責(zé)保管;當(dāng)系統(tǒng)被破壞需要恢復(fù)時，應(yīng)先經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，決不允許輕率地進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù)工作，以防利用系統(tǒng)恢復(fù)時修改系統(tǒng)。
3.2.2 應(yīng)用控制
3.2.2.1 數(shù)據(jù)輸入控制。輸入控制的主要內(nèi)容有：由專門錄入人員，錄入人員除錄入數(shù)據(jù)外，不允許將數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、復(fù)制、或其他操作;數(shù)據(jù)輸入前必須經(jīng)過有關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn);對輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行校對;對更正錯誤的控制。
3.2.2.2 處理控制。是指對計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行的內(nèi)部數(shù)據(jù)處理活動(數(shù)據(jù)驗證、計算、比較、合并、排序、文件更新和維護(hù)、訪問、糾錯等等)進(jìn)行控制。處理控制是通過計算機(jī)程序自動進(jìn)行的。處理控制的措施有：輸出審核處理;數(shù)據(jù)有效檢驗;通過重運(yùn)算、逆運(yùn)算法、溢出檢查等進(jìn)行處理有效性檢測;錯誤糾正控制;余額核對;試算平衡等。
3.2.2.3 數(shù)據(jù)輸出控制。主要措施有：建立輸出記錄;建立輸出文件及報告的簽章制度;建立輸出授權(quán)制度;建立數(shù)據(jù)傳送的加密制度;嚴(yán)格減少資產(chǎn)的文件輸出，如開支票、發(fā)票、提貨單要經(jīng)過有關(guān)人員授權(quán)，并經(jīng)過有關(guān)人員審核簽章。
3.3 強(qiáng)化審計工作 查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能。審計人員對付計算機(jī)舞弊可以在兩個方面發(fā)揮作用：一是直接在審計中直接查出計算機(jī)舞弊案;二是在審核和評估內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點，提請被審計單位改善內(nèi)部控制制度，通過完善內(nèi)部控制系統(tǒng)來預(yù)防、查出和處理計算機(jī)舞弊活動。由于現(xiàn)代審計是以內(nèi)部控制系統(tǒng)為基礎(chǔ)的，在評價內(nèi)部控制基礎(chǔ)上進(jìn)行抽樣審計，加之計算機(jī)審計水平的限制，計算機(jī)舞弊有可能從審計人員手中漏掉，因而預(yù)防作用遠(yuǎn)比直接作用更大。
3.3.1 會計軟件內(nèi)設(shè)置審計監(jiān)督程序 這種方法要求審計人員在系統(tǒng)設(shè)計階段就應(yīng)在被審計單位的應(yīng)用程序中安插自己的審計程序段，在軟件中安放“后門”程序，用來收集審計人員感興趣的資料，如應(yīng)用控制程序邏輯錯誤或應(yīng)用控制失靈的資料、例外情況的資料等，并且建立專門數(shù)據(jù)文件，用來存儲這些資料.以記錄程序和數(shù)據(jù)庫的異常操作，發(fā)現(xiàn)舞弊行為。該程序段會計人員無權(quán)訪問，只要被監(jiān)控程序和數(shù)據(jù)庫開始執(zhí)行，審計程序就處于監(jiān)督狀態(tài)。
3.3.2 對賬務(wù)處理程序進(jìn)行測試 審計人員可虛擬一組數(shù)據(jù)或直接采用被審計單位原始數(shù)據(jù)，將其輸入計算機(jī)，經(jīng)程序處理后輸出，然后將輸出結(jié)果與事先計算出的正確的結(jié)果相比較，從而確定其處理程序的正確性。
3.3.3 充分發(fā)揮內(nèi)部審計人員的作用 內(nèi)部審計直接以完善內(nèi)部控制系統(tǒng)為目的，有責(zé)任對電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度進(jìn)行審計并提出改進(jìn)意見。在對內(nèi)部控制進(jìn)行研究評價過程中，審計人員必須特別考慮篡改輸入、篡改文件、篡改程序，以及非法操作的可能性。對已發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的弱點，應(yīng)報告被審計單位主管人員，以引起其注意，并提出相應(yīng)的建議。審計人員還應(yīng)對自己提出的建議實施后續(xù)審計，檢查建議是否采納和如何實施，督促被審計單位完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。
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