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關(guān)于做好電力企業(yè)辦公室工作的探討
【論文關(guān)鍵詞】管理科學(xué) 方式方法 提高效率
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【論文摘要】本文以寧夏中衛(wèi)供電局企業(yè)辦公室為例，闡述了堅(jiān)持企業(yè)辦公室工作的原則:“科學(xué)、規(guī)范、高效”;要多管齊下、綜合管理;按照“高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效益”的要求，建立健全新的管理工作機(jī)制。
企業(yè)辦公室是企業(yè)的參謀部、工作督查部、后勤保障部，是企業(yè)的“中樞、窗口”。做好企業(yè)辦公室工作，對于提高企業(yè)工作效率具有重要意義。
隨著電力體制改革的不斷深化，企業(yè)辦公室普遍面臨著人員編制少、管理攤子多、工作壓力大的困難。人人身兼數(shù)職，在這種新形勢下，辦公室只有與時(shí)俱進(jìn)，立足于服務(wù)、著力于創(chuàng)新，才能有所作為、有所發(fā)展。
一、堅(jiān)持綜合管理，建立企業(yè)管理新機(jī)制
新形勢下，企業(yè)辦公室必須堅(jiān)持“科學(xué)、規(guī)范、高效”的原則，多管齊下、綜合管理，按照“高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效益”的要求，建立健全新的管理工作機(jī)制。要做好辦公室工作，就要善于觀察、研究辦公室政務(wù)、事務(wù)、服務(wù)工作的普遍性和特殊性，從中找出規(guī)律性的東西，并形成相互銜接的制度和體系，使方方面面工作都有章可循、井然有序，步入規(guī)范化軌道。構(gòu)建“工作有標(biāo)準(zhǔn)，過程有監(jiān)督，結(jié)果有考核”的管理機(jī)制，充分調(diào)動辦公室工作人員的積極性和主動性，是應(yīng)對當(dāng)前辦公室工作人員少、任務(wù)重的有效方法。堅(jiān)持從基礎(chǔ)工作入手，建立健全各類管理制度，明確各崗位人員的素質(zhì)要求、職責(zé)范圍、管理標(biāo)準(zhǔn)、主要工作和監(jiān)督考核指標(biāo)，將紛繁的辦公室工作納入標(biāo)準(zhǔn)化管理體系當(dāng)中，開創(chuàng)各項(xiàng)管理工作忙而不亂、有條不紊，各類人員各司其職、各盡其責(zé)的良好局面。
二、加強(qiáng)動態(tài)管理，建立科學(xué)的督查機(jī)制
要搞好辦公室工作，光有日常制度、事前控制不行，光有總結(jié)表彰、事后批評也不行，還要加強(qiáng)動態(tài)管理，對每項(xiàng)工作實(shí)行全過程監(jiān)控。嚴(yán)格執(zhí)行資金預(yù)算計(jì)劃，包括辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)的計(jì)劃控制，這是辦公室管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為了做好這項(xiàng)工作，在管理辦公室工作實(shí)行了嚴(yán)格的工作督查機(jī)制，加大資金使用過程的動態(tài)督查，定期監(jiān)督費(fèi)用的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正;同時(shí)注意加強(qiáng)項(xiàng)目、資金的優(yōu)化整合，發(fā)揮整體效益，減少非計(jì)劃使用資金情況的發(fā)生，使各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用均控制在預(yù)算框架內(nèi)。此外，抓好重要會議精神的貫徹落實(shí)，也是企業(yè)辦公室督查工作的重要內(nèi)容。開展督查工作，不僅要落實(shí)人員、明確責(zé)任，實(shí)行全過程動態(tài)管理，還要完成由被動接受任務(wù)向主動督查的轉(zhuǎn)變，這樣，才能確保企業(yè)各項(xiàng)重點(diǎn)工作落到實(shí)處。
三、加強(qiáng)目標(biāo)管理.建立激勵(lì)約束機(jī)制
辦公室作為企業(yè)綜合管理部門，承擔(dān)著很大一部分目標(biāo)管理工作。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)三項(xiàng)責(zé)任制考核指標(biāo)，辦公室必須瞄準(zhǔn)目標(biāo)、分解指標(biāo)，建立以目標(biāo)為導(dǎo)向的激勵(lì)約束機(jī)制。堅(jiān)持公開、公正的獎勵(lì)與考核，既激發(fā)了全體員工的工作積極性和主動性，提高了辦公效率，也為員工績效考評工作提供了量化指標(biāo)，增強(qiáng)了績效考評工作的客觀公正性，促進(jìn)了部門的團(tuán)結(jié)與和諧。
四、堅(jiān)持“謀大抓小”，提高管理效能
“謀大抓小”，就是精心謀劃大事，嚴(yán)格管理小事。“謀大”，就是盡力為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)、有力的服務(wù);“抓小”，就是對企業(yè)具體的事務(wù)管理提供有效服務(wù)。二者相輔相成，不可偏股。在企業(yè)辦公室工作中，“謀大”應(yīng)從以下幾方面著手:一是加強(qiáng)與基層各單位的溝通聯(lián)系，堅(jiān)持每月深入基層、班組學(xué)習(xí)調(diào)研一次，全面了解基層情況，準(zhǔn)確掌握基層員工關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，及時(shí)提出協(xié)調(diào)解決的預(yù)案供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。二是主動加強(qiáng)與兄弟單位的橫向聯(lián)系，加強(qiáng)各類信息的溝通與交流，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。三是發(fā)動辦公室管理人員圍繞企業(yè)熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題開展專項(xiàng)調(diào)查研究，集思廣益，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。
在企業(yè)辦公室工作中，“抓小”應(yīng)從以下幾方面入手:一是抓好公文處理，這是辦公室的“當(dāng)家活”。要按照公文處理的有關(guān)要求，把好公文的“進(jìn)口”關(guān)和“出口”關(guān)，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，不斷提高公文質(zhì)量。二是抓好生產(chǎn)值班管理工作，做到主動、熱情、規(guī)范、周到。三是抓好后勤服務(wù)保障工作。后勤保障是企業(yè)辦公室的一項(xiàng)重要職能，也是辦公室工作的難點(diǎn)。為了提高后勤保障能力，公司從建章立制入手，狠抓了規(guī)范化管理。(1)在加大硬件設(shè)施投入、改善后勤服務(wù)條件的同時(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)對后勤服務(wù)的監(jiān)督、檢查。(2)結(jié)合電力企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營工作特性，不定期開展問卷調(diào)查，多方位了解職工對后勤工作的建議、意見，并將意見及時(shí)反饋到相關(guān)部門和單位，采取切實(shí)有效整改措施，使后勤工作滿足職工生活需要。
五、增強(qiáng)服務(wù)意識，強(qiáng)化創(chuàng)新思維
企業(yè)辦公室的工作往往事關(guān)全局，辦公室不做決策但服務(wù)決策，各種綜合性、協(xié)調(diào)性、服務(wù)性工作貫穿始終，任務(wù)艱巨、責(zé)任重大。要徹底改變過去對辦公室工作的片面認(rèn)識，不能認(rèn)為只要做好辦公室日常事務(wù)就萬事大吉了。辦公室在處理好日常事務(wù)的同時(shí)，應(yīng)將更大的精力放到綜合協(xié)調(diào)、服務(wù)決策、服務(wù)管理上來，不斷創(chuàng)新服務(wù)的內(nèi)容和方式，提高服務(wù)效率;否則，辦公室工作就不能說是全面的、成功的和有效的。做好服務(wù)，就是要認(rèn)真做好為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為基層單位服務(wù)，為員工服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，要從三個(gè)方面入手:一要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握企業(yè)實(shí)際情況，廣泛收集信息，深入調(diào)查研究，僧強(qiáng)認(rèn)識問題的前瞻性、科學(xué)性，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的意見、建議。二要堅(jiān)持從職工中來到職工中去，真實(shí)地反映基層情況，基層的合理要求在領(lǐng)導(dǎo)決策中得到充分體現(xiàn)。三要準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件和領(lǐng)導(dǎo)講話精神，不折不扣地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。
辦公室人員要為基層和員工提供良好的服務(wù)，就既要牢固樹立服務(wù)意識，注意研究基層和員工的需求，增強(qiáng)服務(wù)工作的積極性、主動性，又要改進(jìn)工作作風(fēng)，深入基層調(diào)查研究，經(jīng)常主動聽取基層單位的反映，虛心接受他們的批評與建議，不斷改進(jìn)工作。
在電力企業(yè)辦公室工作，要有與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，敢于突破一些與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)的工作理念、工作模式，努力學(xué)習(xí)新的科學(xué)文化知識，注意吸取和利用基層和群眾創(chuàng)造的新經(jīng)u、新做法、新技術(shù)、新手段，不斷用新的思路、新辦法，解決辦公室工作中遇到的新矛盾、新問題。
六、注重效率和質(zhì)盈，不斷提升自身素質(zhì)
要提高辦公室工作效率和質(zhì)量，就需要從以下幾方面努力:一是要倍養(yǎng)扎扎實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。一定要養(yǎng)成今日事今日畢，急事急辦、特事特辦的習(xí)慣，不管在什么情況下都不能拖拖拉拉。二是要提高工作質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)。辦公室工作從內(nèi)部來說面對的是領(lǐng)導(dǎo)、部門和員工，從外部來說面對的是公司主管部門，其工作和服務(wù)質(zhì)量的好差不僅影響領(lǐng)導(dǎo)、部門、基層工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，而且影響企業(yè)的形象乃至企業(yè)整體的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，我們要努力把辦公室的每項(xiàng)工作做到最快最好。三是要強(qiáng)化內(nèi)部管理，加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)。辦公室工作十分繁雜、辛苦，也十分敏感，容易讓人誤解。因此，在辦公室工作中要嚴(yán)格按各項(xiàng)管理制度、規(guī)矩和程序辦事，不能自作主張、自行其事。生活上，辦公室人員要增強(qiáng)廉潔自律意識，樹立正確的榮辱觀，自重、自警、自省、自勵(lì)，能抵得住誘惑，經(jīng)得住考驗(yàn)。四是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)。要充分認(rèn)識學(xué)習(xí)對做好辦公室工作的極端重要性，引導(dǎo)辦公室系統(tǒng)員工自覺地抓學(xué)習(xí)，努力把辦公室系統(tǒng)辦成學(xué)習(xí)型組織，切實(shí)提高辦公室人員的綜合素質(zhì)。
作為從生產(chǎn)人員到職能部室的主管領(lǐng)導(dǎo)，深刻體會到:企業(yè)在發(fā)展，新形式下，要做好企業(yè)辦公室管理工作，一要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高對辦公室工作規(guī)律的認(rèn)識，自覺圍繞企業(yè)中心工作努力創(chuàng)新管理機(jī)制，二要拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)效率，才能做好辦公室各項(xiàng)工作，為電力企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營做貢獻(xiàn)。
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