試論秘書職業(yè)能力的內(nèi)涵及其培養(yǎng)策略

摘　要：秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)是文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的核心內(nèi)容。當(dāng)前，學(xué)界對秘書職業(yè)能力的內(nèi)涵認(rèn)識各異，影響了文秘專業(yè)人才培養(yǎng)的質(zhì)量。研究和分析秘書職業(yè)能力的內(nèi)涵，是培養(yǎng)具備良好秘書職業(yè)能力人才的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，文章提出了以知識與能力、過程與方法、情感態(tài)度與價值觀三個維度落實秘書職業(yè)能力的人才培養(yǎng)目標(biāo)。
關(guān)鍵詞：秘書　職業(yè)能力　內(nèi)涵　人才培養(yǎng)　策略
        職業(yè)技術(shù)教育的目標(biāo)是培養(yǎng)具有職業(yè)能力的人才。準(zhǔn)確理解職業(yè)能力的內(nèi)涵是課程設(shè)置和教學(xué)方法運用的基礎(chǔ)，職業(yè)技術(shù)教育隨著社會的發(fā)展，職業(yè)能力的內(nèi)涵越來越豐富。對職業(yè)能力的內(nèi)涵不同的理解，會影響課程的設(shè)置、教學(xué)方法的運用，影響人才培養(yǎng)的質(zhì)量。因此，理清職業(yè)能力的內(nèi)涵，既是人才培養(yǎng)價值取向的需要，也是職業(yè)技術(shù)教育發(fā)展的需要。筆者不揣鄙陋，以秘書職業(yè)能力培養(yǎng)為例，擬對當(dāng)前職業(yè)能力的認(rèn)識及內(nèi)涵加以分析和探討，并提出培養(yǎng)秘書職業(yè)能力的思路。
        一、當(dāng)前對秘書職業(yè)能力認(rèn)識的誤區(qū)
        1、就業(yè)能力就是職業(yè)能力。
        就業(yè)能力是以綜合能力為基本內(nèi)涵、以就業(yè)競爭為根本取向的一種能力。[1]它聚焦的是職業(yè)行為，是職業(yè)崗位所需要的專業(yè)知識和技能。其教學(xué)的出發(fā)點是為了學(xué)生就業(yè)，簡而言之，就是培養(yǎng)技術(shù)工人。當(dāng)然，以就業(yè)為導(dǎo)向是職業(yè)技術(shù)教育重要的教學(xué)理念。然而，職業(yè)教育的終極教育目標(biāo)是培養(yǎng)職業(yè)人，而不單單是技術(shù)工人，它關(guān)注的是人的職業(yè)發(fā)展。換言之，我們不能就目前秘書崗位需要的技能進(jìn)行教育，應(yīng)堅持以人為本的教學(xué)理念，著眼于秘書崗位群及其職業(yè)發(fā)展所需要的知識和能力去設(shè)計課程，去組織學(xué)生實訓(xùn)。學(xué)生通過學(xué)習(xí)，既要成為一個職業(yè)人，又要成為一個社會人。
        2、核心能力就是職業(yè)能力。
        職業(yè)核心能力是指具有轉(zhuǎn)移價值認(rèn)知、情感、動作技能等方面的能力，是職業(yè)能力的重要組成部分。職業(yè)核心能力又稱關(guān)鍵能力或通用能力。[2]《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》對秘書職業(yè)是這樣界定的：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員；認(rèn)為秘書從業(yè)者應(yīng)具備較強的文字與語言的表達(dá)能力、綜合協(xié)調(diào)能力與合作能力、邏輯思維與分析能力等。因而，不少院校文秘專業(yè)在人才培養(yǎng)方案中，將辦文、辦事、辦會三種能力當(dāng)作文秘專業(yè)的核心能力。然而，楊樹森教授通過對秘書職業(yè)活動的分析，認(rèn)為秘書工作外延邊界具有模糊性：秘書工作與非秘書工作、秘書工作與共性工作均有交叉現(xiàn)象，而且秘書的工作內(nèi)容是隨著社會發(fā)展而變化的。[3]由此可見，辦文、辦事、辦會三方面的能力充其量只能算為秘書從業(yè)者最基本的能力。秘書的職業(yè)能力是其本人具備多種能力的集合。秘書職業(yè)能力是綜合職業(yè)能力，它包括專業(yè)能力、方法能力、社會能力、實踐能力、創(chuàng)新能力和學(xué)習(xí)能力。每一種能力又可以分解為若干子能力。當(dāng)然，在秘書人才培養(yǎng)中，可以根據(jù)具體職業(yè)活動情況，對某些秘書技能有所側(cè)重地進(jìn)行訓(xùn)練，以適應(yīng)社會對秘書人才的需求。
        3、知力能力就是職業(yè)能力。
        所謂知力能力，是指獲取知識的能力。傳統(tǒng)的職業(yè)教育認(rèn)為，課程是能力的載體，掌握了的相關(guān)知識（學(xué)科知識），就能獲得相應(yīng)的職業(yè)能力。據(jù)此邏輯，文秘專業(yè)開設(shè)的課程，要先對秘書崗位或崗位群進(jìn)行工作分析，再根據(jù)秘書崗位技能的需要開設(shè)課程。學(xué)生通過學(xué)習(xí)這些課程，就獲得秘書相關(guān)的專業(yè)知識及能力。眾所周知，知識不等于能力。知識只不過是把符號內(nèi)化為個人素質(zhì)，符號是思維的載體，行動才是能力的載體。盡管為突出秘書職業(yè)技能的培養(yǎng)，有關(guān)秘書專業(yè)的理論課課時一再減少，實踐課課時一再增多，但是，那些實踐課不過是秘書工作情景畫面的再現(xiàn)或虛擬的工作情景，學(xué)生無法參與其中，無法獲得真切的職業(yè)感受。從某個角度說，此類實踐課程仍以符號性思維為中心，它聚焦的是職業(yè)感知，不是職業(yè)行動。學(xué)生仍是符號的行動者，不是職業(yè)活動的實踐者。職業(yè)能力來自職業(yè)情景中的行動訓(xùn)練而又超脫職業(yè)情景本體存在，即源于職業(yè)情景而又高于職業(yè)情景。[4] 
        4、職業(yè)資格就是職業(yè)能力。
        職業(yè)資格又稱從業(yè)資格。目前，學(xué)生主要通過參加人力資源和社會保障局組織的《秘書職業(yè)資格》考試而獲得該資格證書。但是，獲得資格證書不代表具備職業(yè)能力。一方面，目前《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》有待完善，其所規(guī)定的考核內(nèi)容及技能要求與當(dāng)前秘書崗位的知識及能力要求有差距，如團(tuán)隊精神、秘書心理等在秘書職業(yè)活動中十分重要，但該職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)沒有把它作為考核的內(nèi)容；另一方面，從秘書的職業(yè)活動看，它考核的知識與技能沒有直接指向生活與工作情景的崗位能力，它將秘書職業(yè)活動的顯性行為變成靜態(tài)的知識與技能，而且將秘書的職業(yè)技能與工作情景割裂開來。秘書的職業(yè)能力是在具體的工作任務(wù)中得到體現(xiàn)，沒有參與秘書的職業(yè)活動，其職業(yè)能力就無法體現(xiàn)出來。因此，學(xué)生獲得秘書職業(yè)資格證書，只說明他具備了秘書從業(yè)員的基本知識和能力，不等于他完全具備了秘書的職業(yè)能力。
        二、秘書職業(yè)能力的內(nèi)涵
        秘書的素質(zhì)與能力是相互聯(lián)系、相互依存的。素質(zhì)是潛在的能力，能力是素質(zhì)的外在表現(xiàn)。秘書的素質(zhì)是指秘書從業(yè)者在其生理和心理條件的基礎(chǔ)上，通過教育、勞動實踐和自我修養(yǎng)等途徑而形成和發(fā)展起來的在職業(yè)活動中發(fā)揮重要作用的內(nèi)在基本品質(zhì)。[5]秘書的職業(yè)素質(zhì)與其先天稟賦有關(guān)，但后天的環(huán)境和教育對其素質(zhì)的形成以及內(nèi)化為個人品格有著重要的作用。秘書在從事職業(yè)活動中外顯的工作能力，無不源于其自身的素質(zhì)。秘書的素質(zhì)涵蓋秘書從業(yè)者的思想道德素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)。秘書職業(yè)素質(zhì)的高低往往是通過秘書從業(yè)者在職業(yè)活動中表現(xiàn)出來的職業(yè)能力體現(xiàn)出來的。
        特質(zhì)是素質(zhì)的重要組成部分。美國心理學(xué)家基伯（Gibb）、斯道迪爾（Stogdill）通過研究已證實了這一觀點。工作出色的秘書，一方面他有較強的職業(yè)能力，另一方面，有其固有的特質(zhì)。如記憶力，秘書需要有較好的記憶力，因為秘書每天處理的事情多且雜，如果沒有好的記憶力，容易出現(xiàn)丟三落四的現(xiàn)象，那就無法做到運籌帷幄。秘書要輔助決策，平時就要對相關(guān)文件、法規(guī)、社情、民意等了然于胸，否則，秘書的意見和建議或者人云亦云，或者見解膚淺，甚至導(dǎo)向有誤。又如主動性，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，工作應(yīng)有主動性和預(yù)見性，有時候一些例行性工作、流程性業(yè)務(wù)，即使領(lǐng)導(dǎo)沒有吩咐你去干，也應(yīng)主動地完成。如果領(lǐng)導(dǎo)讓你做一件事，你就完成一件事，沒有讓你去做事你就閑著，那你就不是一個優(yōu)秀秘書。
        秘書應(yīng)具備哪些能力？不少學(xué)者見解各異。楊群歡通過調(diào)查，認(rèn)為社會對秘書人員的職業(yè)能力要求有：注重寫作基本功和辦事能力，注重思想品德提高和工作經(jīng)驗積累，注重電腦技術(shù)和英語與調(diào)研能力，注重效率意識和提高心理素質(zhì)，注重經(jīng)濟(jì)和法律意識。[6]丁建平認(rèn)為，企業(yè)秘書應(yīng)具備五方面的能力：多元化才能、組織能力、溝通能力、獲取新知識的能力、團(tuán)隊合作能力。[7]史振洪、吳良勤、段贇通過調(diào)查，從秘書崗位對能力的需求出發(fā)，認(rèn)為秘書應(yīng)具備六方面的能力：理解與判斷能力、溝通與交際能力、組織與協(xié)調(diào)能力、收集與選擇信息能力、口頭與書面表達(dá)能力、操作與辦事能力。[8] 
        此外，研究發(fā)現(xiàn)，不同層次的秘書，其職業(yè)能力也有差異。陳合宜通過對省級單位秘書組織的研究，認(rèn)為秘書可以分為初級秘書、中級秘書、高級秘書。初級秘書一般從事日常工作，如接待、聯(lián)絡(luò)、會務(wù)、印校、收發(fā)、財務(wù)等。中級秘書一般指文字秘書，負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等。高級秘書指秘書長或辦公廳（室）主任，他們參政議政，深入到?jīng)Q策的全過程，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手。[9]秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（2006年）將秘書分成四個等級，分別為：五級秘書（國家職業(yè)資格五級）、四級秘書（國家職業(yè)資格四級）、三級秘書（國家職業(yè)資格三級）、二級秘書（國家職業(yè)資格二級）。每個等級的秘書都對應(yīng)相關(guān)專業(yè)知識和技能要求。如四級秘書，其技能要求為：具有接待工作、文書擬寫處理、會議組織、信息工作、辦公室日常事務(wù)、協(xié)調(diào)工作的能力。德國職業(yè)教育家家勞耐爾（F·Rauner）認(rèn)為職業(yè)能力具有發(fā)展性和階段性，即新手、有進(jìn)步的初學(xué)者、內(nèi)行的行動者、熟練的專業(yè)人員和專家，并對每個階段的能力特征進(jìn)行了描述。[10] 
        由此可見，秘書的職業(yè)能力具有一定的歷史性、層次性，它是秘書從業(yè)者在其職業(yè)活動中所需要的各種能力的總和，旨在完成和處理其所從事的職業(yè)及其職業(yè)描述所確定的工作任務(wù)所需要的主觀能力和內(nèi)在潛力。根據(jù)構(gòu)建主義的理論，秘書的職業(yè)能力有兩個維度：橫向?qū)用娴哪芰�，即專業(yè)能力、方法能力和社會能力；縱向?qū)用娴哪芰�，即基本職業(yè)能力和綜合職業(yè)能力。[11]秘書的基本能力包括表達(dá)能力、服務(wù)能力、溝通能力、辦事能力、決策能力、學(xué)習(xí)能力。秘書的綜合能力是基本職業(yè)能力的縱向延伸，它源于基本職業(yè)能力又高于基本職業(yè)能力，它更關(guān)注的是秘書職業(yè)的變更和秘書組織的變化。因此，衡量秘書職業(yè)能力的高低，不能簡單地看其完成當(dāng)前崗位職責(zé)范圍內(nèi)的工作任務(wù)的多少及質(zhì)量，而應(yīng)該看他的職業(yè)發(fā)展內(nèi)在素質(zhì)和顯性才能，這樣才能全面客觀地評價秘書的職業(yè)能力。 
        三、秘書職業(yè)能力的特征
        1、可見性。
        所謂可見性，是指秘書在職業(yè)活動中外露的職業(yè)能力，其能力在具體工作中會被第三者發(fā)現(xiàn)或賞析。秘書職業(yè)能力強與否，其領(lǐng)導(dǎo)或同事會看在眼里、記在心上。文書的擬寫與處理、接待工作、日常事務(wù)工作、協(xié)調(diào)工作或者是突發(fā)事件的處理，盡管這些都是秘書職業(yè)活動中的“家常菜”，但其工作的效果往往是可以看得出的。秘書外露出來的職業(yè)能力，通常稱之為“外才”。        2、內(nèi)隱性。
        所謂內(nèi)隱性，是指秘書在職業(yè)活動中沒有外露出職業(yè)能力。秘書的職業(yè)能力沒有外露出來，不等于其沒有能力。秘書的職業(yè)能力往往是在完成具體的工作任務(wù)的過程中展現(xiàn)出來的，當(dāng)他沒有工作任務(wù)，或工作任務(wù)尚未完成，其職業(yè)能力就未呈現(xiàn)出來。有時，他外顯出來的工作狀態(tài)，并不一定說明其工作能力如何，其能力往往收斂在其體內(nèi)。如有的秘書說話聲柔語細(xì)、斷斷續(xù)續(xù)，但他撰寫文稿時，思路清晰，文辭得當(dāng)，一氣拖成。秘書沒有外露出來的職業(yè)能力，通常稱之為“內(nèi)才”。
        3、可量性。
        能力有大小、強弱之分，秘書的職業(yè)能力同樣有大小強弱之分。近年來，教育部有關(guān)職能部門組織學(xué)生進(jìn)行秘書技能大賽，目的是為這些“準(zhǔn)秘書”提供展示職業(yè)能力及學(xué)習(xí)成果的平臺。為了區(qū)分他們能力的高低，活動組織者對構(gòu)成秘書職業(yè)能力的相關(guān)因素進(jìn)行量化，以此評判出這些“準(zhǔn)秘書”職業(yè)能力的高低。目前，在秘書的績效考核中，不少用人單位會對秘書的職業(yè)活動進(jìn)行量化，通過績效考核，一方面提高秘書的工作積極性，另一方面檢驗秘書的職業(yè)能力，為將來職務(wù)升遷或工資變動、提干提供參考依據(jù)。
        4、突發(fā)性。
        所謂突發(fā)性，即事先沒有預(yù)見的。它需要秘書“急中生智”，較好地完成工作任務(wù)。其工作方法不是現(xiàn)成的，也不能單憑經(jīng)驗或運用手中的“權(quán)力”就能完成工作任務(wù)或解決問題�！皳躐{”是秘書常見的一項工作，雖然秘書有一定的工作經(jīng)驗，但是“擋駕”的人、事情卻往往不同，秘書就要根據(jù)具體情況做出判斷，讓事情完滿地得到解決。秘書在處理或解決未處理過的事情或解決的問題事先沒有預(yù)見的過程中表現(xiàn)出的能力，通常稱之為“急才”或“怪才”。
        5、可變性。
        秘書的職業(yè)能力不是一個恒量，而是一個變量。剛走上工作崗位的秘書，如果他刻苦工作、虛心學(xué)習(xí)、善于總結(jié)，其職業(yè)能力在短時間會很快得到提高；如果一名老秘書，他滿足現(xiàn)狀，工作憑經(jīng)驗，不善于學(xué)習(xí)，他的職業(yè)能力只能停留在他原有的水平，久之，就會被淘汰。隨著社會的發(fā)展，秘書的工作內(nèi)容和工作范圍也與時俱進(jìn)，秘書的職業(yè)能力要求也與時俱進(jìn)，不同層次、不同類型的秘書，其職業(yè)能力的要求不一樣。因此，作為一名秘書，應(yīng)勤于學(xué)習(xí)，勇于實踐，內(nèi)強素質(zhì)，夯實基礎(chǔ)。當(dāng)你有一桶水時，才能交出一杯水。
        四、秘書職業(yè)能力培養(yǎng)策略
        建構(gòu)主義教學(xué)理論認(rèn)為，承載知識的符號系統(tǒng)不是絕對真實的表征，知識不能絕對準(zhǔn)確地概括世界的法則，學(xué)習(xí)不是被動接受信息刺激，而是主動地構(gòu)建意義，是根據(jù)自己的經(jīng)驗背景，對外部信息進(jìn)行主動選擇、加工和處理，從而獲得自己的意義。學(xué)習(xí)是由學(xué)生自己構(gòu)建知識的過程，學(xué)習(xí)意義的獲得，是每個學(xué)習(xí)者以自己原有的知識經(jīng)驗為基礎(chǔ)，對新信息重新認(rèn)識和編碼，建構(gòu)自己的理解。每個學(xué)習(xí)者對知識有不同的理解。[12]據(jù)此理論，筆者認(rèn)為，秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)要通過知識與能力、過程與方法、情感態(tài)度與價值觀三個維度去實現(xiàn)。
        1、處理好知識與能力的關(guān)系。
        知識與能力是相互聯(lián)系的。學(xué)生對秘書專業(yè)知識掌握得越牢固，理解得越深刻，其相應(yīng)的技能就越熟練，其職業(yè)發(fā)展的能力就越強。離開了秘書的專業(yè)知識去談秘書的職業(yè)能力，那秘書的職業(yè)能力只能成為無源之水。傳授秘書專業(yè)知識，培養(yǎng)秘書專業(yè)技能，這對文秘專業(yè)的教師而言，是責(zé)無旁貸的。知識與能力既是秘書專業(yè)的學(xué)科特點，也是秘書人才培養(yǎng)的重要任務(wù)。認(rèn)知主義教學(xué)理論認(rèn)為，職業(yè)能力就是職業(yè)認(rèn)知，只要掌握了秘書職業(yè)的相關(guān)知識，就能夠獲得相應(yīng)的職業(yè)能力。在此教育思想影響下，教師教學(xué)往往講究知識的系統(tǒng)性，忽視了職業(yè)技術(shù)教育的特點。職業(yè)技術(shù)教育，講究專業(yè)知識以夠用為宜，不講求知識的系統(tǒng)性，它更多關(guān)注秘書工作崗位，強調(diào)秘書的工作情景和工作任務(wù)的完成，突出秘書的實踐技能，使獲得的專業(yè)知識內(nèi)化為專業(yè)能力，又通過工作實踐，強化所學(xué)專業(yè)知識。知識是基礎(chǔ)，能力是目標(biāo)，因此，要準(zhǔn)確把握秘書專業(yè)知識傳授的度，加強秘書專業(yè)技能的培養(yǎng)，促進(jìn)其職業(yè)發(fā)展。
        2、注重過程性學(xué)習(xí)與方法傳授。
        德國以能力為本位的教育觀告訴我們，職業(yè)技術(shù)教育應(yīng)該關(guān)注工作崗位，強調(diào)在“工作過程”中獲得職業(yè)能力。過程性的學(xué)習(xí)應(yīng)包含兩個維度，即工作過程和學(xué)習(xí)過程。因此，我們既要創(chuàng)設(shè)秘書的工作情景，讓學(xué)生在具體的工作任務(wù)中提升自己的職業(yè)能力；又要認(rèn)認(rèn)真真上好每一堂課，堅持一課一得的教學(xué)思想，讓學(xué)生每堂課都能收獲相關(guān)的職業(yè)技能。
        能力的獲得講求習(xí)得和頓悟。俗話說：師傅領(lǐng)進(jìn)門，修行在個人。如何入門？這要講求方法。如“站”是學(xué)生日常生活中最常見的姿勢，也是秘書禮儀最基本的技能之一，如果教師只是口頭講述“站”的動作要領(lǐng)，不去做示范動作，那些動作學(xué)生也不訓(xùn)練，那么，盡管教師將“站”的要領(lǐng)——挺胸、收腹、立正、正視、微笑等一再強調(diào)，學(xué)生也難以掌握其技能。任何技能的培養(yǎng)，要經(jīng)過“錯誤——修正——錯誤——再修正”，并通過反復(fù)地訓(xùn)練才能掌握。只有正確的教學(xué)方法，才能讓學(xué)生較好地掌握秘書的職業(yè)技能。
        3、要重視學(xué)生的情感態(tài)度與價值觀。
        情感是指學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣和熱情，興趣和熱情都是學(xué)習(xí)的內(nèi)驅(qū)力。一方面，要改革傳統(tǒng)的教學(xué)方法，變講授式教學(xué)為啟發(fā)式教學(xué)，適當(dāng)?shù)厥褂庙椖炕�教學(xué)、情境教學(xué)、案例教學(xué)等方法，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣；另一方面，要充分挖掘課程的情感因素，激發(fā)學(xué)生對美好事物的追求，提高學(xué)生的審美情趣。如果學(xué)生對秘書專業(yè)的學(xué)習(xí)既不感興趣也不熱情，那么，教學(xué)效果就會大打折扣。態(tài)度是指學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度和責(zé)任感，尤其是對秘書工作的責(zé)任感。秘書的專業(yè)知識和技能散見于日常生活中，他們對這些專業(yè)知識和技能可能覺得沒有新鮮感，學(xué)習(xí)不感興趣，得過且過。態(tài)度決定一切，沒有良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，就別奢談職業(yè)能力了。另外，秘書的天職是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)群眾，其工作有時候在一定程度上代表他的領(lǐng)導(dǎo)或該單位的工作。因此，在教學(xué)中，要教育學(xué)生以高度的工作責(zé)任心和社會責(zé)任感去做好每一項工作。何謂價值觀？所謂價值觀，就是對事物的判別和評價。沒有對事物價值的權(quán)衡，就無所謂產(chǎn)生某種情感、形成某種態(tài)度，價值觀與情感態(tài)度是相輔相成的。如果對秘書的職業(yè)有成見，那會影響對專業(yè)的學(xué)習(xí)興趣，因此，我們要教育他們樹立正確的人生觀和價值觀，讓學(xué)生在獲得專業(yè)知識中提升自己的人格修養(yǎng)，在職業(yè)實踐活動中培養(yǎng)職業(yè)興趣。
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