對醫(yī)院基建檔案管理的思考

【摘要】簡述醫(yī)院基建檔案的主要內(nèi)容，存在的問題，提出了提高醫(yī)院基建檔案管理水平的辦法。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;基建檔案;管理
        在基本建設(shè)過程中由圖紙、圖表、照片、錄像等載體形成的材料稱之為基建檔案。它真實地記載了醫(yī)院建設(shè)歷史，客觀地反映了各類建筑物、各種管線的建設(shè)情況，是醫(yī)院管理的重要組成部分。
        1醫(yī)院基建檔案的主要內(nèi)容 
        醫(yī)院基建檔案的內(nèi)容一般可分為依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計文件、工程管理文件、施工竣工驗收文件、基建財務文件、監(jiān)理文件、結(jié)算審計報告等。
        2基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中的作用 
        2.1憑證作用:基建檔案是國有資產(chǎn)管理的重要憑證,是無形資產(chǎn)，也是基建項目的真實記錄與重要的依據(jù)，是醫(yī)院各種建筑物、構(gòu)筑物以及地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維護、檢修活動的直接記錄，反映了醫(yī)院基本建設(shè)歷史和現(xiàn)狀，承載了醫(yī)院建設(shè)大量的信息，真實地記錄了醫(yī)院基建當時的歷史情況。 
        2.2參考作用：人們通過查閱基建檔案資料，掌握歷史材料、研究和探究醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的規(guī)律，在新建、擴建和再建等工程圖紙的設(shè)計工作中可提供參考借鑒作用，充分提高工作效率，避免重復建設(shè)與投資。 
        2.3重復利用：檔案的價值在于不斷的重復利用，醫(yī)院基建檔案同樣具備多次利用的特征，重復利用不僅可以加快速度，還可以節(jié)省勞動耗費與成本，提高經(jīng)濟效益。 
        2.4增值作用：檔案在各種經(jīng)濟活動中可以直接或間接地產(chǎn)生效益，這種效益來自檔案增值的結(jié)果。醫(yī)院基建檔案在醫(yī)院建設(shè)中產(chǎn)生的增值效果最直接最明顯，在新建、擴建工程中使工程建設(shè)少走彎路少花錢，在改建、維修工程項目上通過基建檔案的充分利用可節(jié)省人力、物力、財力。
        3當前醫(yī)院基建檔案管理中存在的問題 
        3.1管理明顯滯后：計算機、網(wǎng)絡等高新技術(shù)的發(fā)展，加快了檔案管理工作現(xiàn)代化的進程，然而，基建檔案在管理手段上仍處于手工操作；在檔案收集整理上不及時不規(guī)范；在檔案管理人員上存在對基建檔案業(yè)務不熟悉，操作不熟練，管理不到位等問題，基建檔案不能適應快速發(fā)展的醫(yī)療事業(yè)需要，致使應歸檔的材料未歸檔，導致基建檔案資料缺失。
        3.2歸檔質(zhì)量明顯偏低：基建材料、圖紙在施工過程中隨意丟放，保管不善，造成磨損污染嚴重，還有些材料被多次涂改，造成檔案收集、編制質(zhì)量不高，不符合歸檔規(guī)范要求，質(zhì)量偏低。 
        3.3有效約束機制明顯缺乏：基建檔案管理工作中缺乏嚴格的約束機制，導致檔案工作不實，管理人員敷衍了事，歸檔不全，尤其是重要文件如土地證、產(chǎn)權(quán)證、竣工圖等重要文件的不全，將對今后的基建管理工作造成被動。 
        3.4查閱明顯不方便:少數(shù)檔案人員對檔案的來龍去脈不甚了解，對收集到的資料不能及時進行整理分類，往往簡單裝訂，隨意放置，不能保持其成套性、準確性、系統(tǒng)性,給檔案查閱利用帶來極大的不便。
        4完善醫(yī)院基建檔案應對之策 
        4.1強化施工方檔案責任:基建檔案材料形成的周期長、涉及面廣、專業(yè)技術(shù)性強，必須對施工單位實施的工程項目運作進行保證和約束，工程建設(shè)項目完成后，不論是總承包還是分承包，都應按照《城建檔案歸檔條例》及《醫(yī)院檔案歸檔條例》的要求，負責整理好所承包工程的基建文件材料，統(tǒng)一向醫(yī)院建設(shè)部門提交完整、準確、系統(tǒng)的基建檔案�；�建部門要把住文件材料形成的質(zhì)量關(guān)，為日后辦理建設(shè)項目竣工驗收、產(chǎn)權(quán)登記，以及建筑物維修、改造和擴建提供第一手資料。        4.2提高檔案管理部門科學化管理水平 
        4.2.1提高檔案人員綜合素質(zhì):從事基建檔案管理人員，除具備扎實的檔案基礎(chǔ)知識技能外，還應懂得基建方面的工作程序以及相關(guān)法規(guī)政策。醫(yī)院應積極創(chuàng)造條件讓檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)，使之適應崗位需要，適應醫(yī)院發(fā)展需要。
        4.2.2增強基建部門的責任意識:醫(yī)院基建部門是進行基建規(guī)劃的執(zhí)行者，又是基建檔案材料的形成者，基建部門應有專人負責基建檔案材料的收集歸檔工作。應進一步明確基建檔案人員工作職責，強化基建檔案歸檔意識，嚴格考核；檔案管理部門要及時指導基建檔案材料的收集與歸檔，并經(jīng)常就基建檔案相關(guān)工作互動，通過職能部門共同努力確�；�建檔案材料及時歸檔。
        4.2.3做好“三個同步”:基建部門應把基建檔案工作納人基建規(guī)劃、計劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責范圍之中，做到三個同步：下達工程計劃任務與基建檔案規(guī)劃同步進行；工程建設(shè)實施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進行；工程交工驗收與提交整套合格竣工圖的驗收同步進行。對材料編制不夠完整、不準確、不符合歸檔要求的，都要及時進行查漏補缺。工程交工驗收時，必須要有醫(yī)院檔案部門參加驗收；如果竣工檔案歸檔不全，檔案部門不能驗收，有關(guān)部門也不能辦理正式交工驗收手續(xù)。 
        4.3實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡化管理:醫(yī)院基建檔案的管理工作，已進人從經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)向逐步采用先進技術(shù)管理的階段。如果管理手段停滯不前，將不能有效保護及利用基建檔案為醫(yī)院服務，應盡早參與醫(yī)院網(wǎng)絡整體建設(shè)，適應基建檔案的網(wǎng)絡化管理，使基建檔案管理及利用更好地適應現(xiàn)代化管理需要。 
        5小結(jié)
        醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，也是醫(yī)院整體規(guī)劃和管理的重要內(nèi)容，是醫(yī)院歷史記錄和今后改建、擴建工作的重要憑證和依據(jù)。強化基建檔案管理工作的連續(xù)性、真實性和完整性，不僅十分必要，而且十分迫切。
參考文獻
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