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股東會會議決議形成制度（上）
關(guān)鍵詞: 股東會會議/股東會會議決議/形成制度
內(nèi)容提要: 股東會依照會議議事規(guī)則，將眾多個體股東的獨立意思轉(zhuǎn)換成為公司意思,形成股東會會議決議。會議決議是針對決議事項形成的、內(nèi)容確定的公司意思，它有別于會議記錄。會議記錄應(yīng)當(dāng)客觀反映股東會會議的全過程，它應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載股東在股東會會議上發(fā)表的各種意見，還要記載會議形成的各項決議。會議決議的形成，要經(jīng)過會議召集和會議表決兩個程序。會議決議在作成時，即產(chǎn)生形式拘束力。但是，會議決議只有送達董事和股東以后，才對董事、股東乃至公司產(chǎn)生實質(zhì)拘束力。未經(jīng)送達的會議決議，不產(chǎn)生實質(zhì)約束力。
公司是擬制的法律主體，唯經(jīng)股東會依照法定程序作成會議決議[1]，才能將眾多個體股東的獨立意思轉(zhuǎn)換為會議決議，擬制成為公司意思。股東會決議的作成或公司意思的擬制，必須符合法律和公司章程規(guī)定的召集、表決和送達程序。如果股東會會議在召集、表決或送達等方面違反法律或公司章程規(guī)定，股東有權(quán)申請撤銷該會議決議。在股東會會議決議之法定程序方面，我國公司法規(guī)定比較原則，重要規(guī)則有所缺失，程序設(shè)計相對粗糙。這種狀況限制了股東會職權(quán)的有效發(fā)揮，放大了董事會的自主決定權(quán)，誘發(fā)了有關(guān)會議決議的多種爭議，影響了公司的有效運行。本文從公司法理論和實踐出發(fā)，梳理我國股東會決議形成制度的主要內(nèi)容，分析股東會決議制度存在的缺陷，提出完善股東會會議制度的建議。
一、股東會會議決議的含義
會議決議是重要的公司法律文件，也是公司意思的常見方式。我國公司法多個條款提及會議決議，卻沒有給出清晰解釋。筆者認(rèn)為，會議決議是股東會會議到會股東針對召集人提出的會議議案，按照既定議事規(guī)則和多數(shù)決定原則，投票形成或決定的公司意思。會議決議應(yīng)當(dāng)記載會議表決通過的事項，也可以記載決議通過的表決權(quán)比例以及未通過的會議議案。
（一）肯定性決議與否定性決議
會議決議可分為肯定性決議和否定性決議�？隙ㄐ詻Q議是股東會會議表決做出的、通過某項會議議案的決議。股東會會議未通過的議案，在性質(zhì)上相當(dāng)于形成了否定性決議。因此，否定性決議是指股東會會議到會股東投票做出的、不通過某項議案的決議。在理論上，會議決議應(yīng)當(dāng)記載股東會會議通過和未通過的事項，在實踐中，多數(shù)會議決議只記載決議通過的事項�；谶@種實務(wù)操作習(xí)慣，多數(shù)學(xué)者只關(guān)注肯定性決議，卻忽視了否定性決議的存在。
公司法沒有嚴(yán)格區(qū)分肯定性和否定性決議，也沒有列明兩者的不同后果。由此帶來了這樣的實務(wù)問題：在股東會會議否決某項議案后，召集權(quán)人可否就內(nèi)容相同或相似的事項，在較短期限內(nèi)反復(fù)召集股東會會議？筆者認(rèn)為，董事會、監(jiān)事會和少數(shù)派股東依法享有的召集權(quán)，自然應(yīng)當(dāng)受到保護。然而，召集股東會會議必然增加公司成本，如果股東自費出席會議，還將增加股東成本。召集權(quán)人為了通過自己堅持的提案或議案，利用法律規(guī)定的會議召集權(quán)，在較短期限內(nèi)反復(fù)召集股東會會議，這是不應(yīng)鼓勵的做法。針對此種情況，我國公司法應(yīng)當(dāng)增加規(guī)范否決性決議的特別條款，規(guī)定召集權(quán)人在議案被否決后的一定期限內(nèi)，不得再度召集股東會會議，審議內(nèi)容相同或相似的議案；還應(yīng)鼓勵公司制定股東會議事規(guī)則，設(shè)立專門的議案審議機構(gòu)，進行提案適當(dāng)性的審查。
（二）會議決議與會議記錄
我國公司法采用會議決議和會議記錄的兩個術(shù)語，在法條上卻更重視會議記錄及其簽字和保存。我國公司法規(guī)定，有限責(zé)任公司股東會的到會股東應(yīng)簽署會議記錄，股份有限公司股東會會議的主持人和董事應(yīng)簽署會議記錄，還規(guī)定股東有權(quán)查詢股東會會議記錄[2]。相反，公司法既沒有規(guī)定會議決議的含義，也沒有規(guī)定會議決議的簽署和保存。會議記錄在法條上的地位遠高于會議決議。在實踐中，多數(shù)公司卻只制作會議決議，少數(shù)公司同時制作了會議記錄和會議決議，從公司實務(wù)來看，公司決議的地位卻遠高于會議記錄。
公司既可制作單獨的會議決議，也可在會議記錄中記載會議決議的事項。前者是以“股東會決議”命名的決議，簡稱為“會議決議”。后者系以會議記錄方式記載的會議決議，我國公司法稱其為“會議記錄”。會議記錄和會議決議皆為股東會會議文件，卻有重大差別：
1、文件的制作不同。公司召開股東會會議的，必須制作會議記錄，卻未必制作會議決議。在股東會會議召開期間，股東既可提出質(zhì)詢，也可發(fā)表意見，會議記錄應(yīng)如實記載會議主要過程和內(nèi)容。然而，在股東會會議上，某項議案未必獲得有效表決權(quán)票數(shù)的支持，未必能形成肯定性決議。為了證明確已召開股東會會議，公司必須制作會議記錄，卻未必形成會議決議。針對公司是否召開股東會會議發(fā)生爭議的，應(yīng)當(dāng)主要根據(jù)會議記錄及其記載事項加以認(rèn)定，不應(yīng)太關(guān)注是否作成會議決議。
2、文件的記載不同。會議決議簡要記載會議通過的決議事項，即滿足了會議決議的最低要求。會議記錄是股東會會議召開過程的記錄，應(yīng)全面反映主持人核對到會股東情況、宣布會議召開、說明會議召集情況、說明提案或議案情況、股東發(fā)表質(zhì)詢、相關(guān)人員說明情況、股東投票、檢票人員檢票、宣布會議通過的決議事項、主持人宣布閉會等情況。會議記錄既反映了會議全過程，也反映了會議決議的內(nèi)容。當(dāng)兩者在記載內(nèi)容上發(fā)生沖突時，應(yīng)主要根據(jù)會議記錄的內(nèi)容確定會議決議的含義。
3、文件的效力不同。會議決議反映了公司最終意思，會議決議無論是否送達給相對人，只要未經(jīng)股東會會議再度審議而改變，決議事項就是不可更改的。股東會會議形成的會議決議，已為到會股東和董事所知，即使尚未送達相對人，也可能具備部分實質(zhì)拘束力。會議記錄反映了股東會會議的全過程，卻未必形成會議決議，未必表達公司的最終意思。因此，會議記錄主要是證明公司已召開股東會會議的事實。其中記載的決議事項，與單獨制作的會議決議具有同樣效力。
4、文件的監(jiān)管不同。公司登記機關(guān)在會議決議和會議記錄的監(jiān)管上，提出了不同監(jiān)管要求。在通常情況下，唯有重要的會議決議，才必需辦理備案或公告，會議記錄以及不重要的會議決議無需備案或公告。我國《公司登記管理條例》全文7次使用了“公司決議”、“股東會決議”或“董事會決議”等術(shù)語，卻只字未提會議記錄，這種監(jiān)管偏好強化了會議決議的地位，忽視了會議記錄的作用。相應(yīng)地，多數(shù)公司不關(guān)注無需登記或備案的會議決議，更不重視會議記錄的作用。
筆者認(rèn)為，正確制作的會議記錄，是股東會會議形成中的重要法律文件，它記錄了股東會會議的全過程，全面準(zhǔn)確地反映股東會會議的實際狀況，有助于揭示到會股東的真實意思，有助于解釋會議決議的準(zhǔn)確含義，應(yīng)當(dāng)給予高度重視。
（三）會議決議與會議資料
董事會在發(fā)出會議召集通知之時以及在會議召開期間，應(yīng)否向股東提供與會議議案有關(guān)的資料？該等資料是否構(gòu)成會議記錄的組成部分？有的公司認(rèn)為這些資料是公司的商業(yè)秘密，有的公司更以保護商業(yè)秘密為由，拒絕向股東提交該等資料，或充其量只是提供簡要的情況說明。
必須指出，商業(yè)秘密和股東權(quán)利保護之間向來存在沖突。與股東會審議事項有關(guān)的多數(shù)資料，當(dāng)然帶有商業(yè)秘密的性質(zhì)，公司或董事會過度公開這些資料，難免使得商業(yè)秘密擴散至外部競爭者，這不僅制約了公司發(fā)展，也有損于股東利益。但是，保護商業(yè)秘密不能成為董事會拒絕提供資料的絕對理由。筆者認(rèn)為，這些資料既是商業(yè)秘密，也是股東做出妥當(dāng)判斷和投票的重要前提。如果股東無法得到與議案有關(guān)的資料，股東投票就完全是在了解真相情況下做出的，股東投票未必反映股東的真實意思。
為了在保護商業(yè)秘密和股東利益之間達成平衡，可從兩方面做出安排：一方面，至少要求董事會向股東告知相關(guān)資料的要點，并將該要點作為會議記錄的組成部分。董事會不實告知相關(guān)資料，并足以影響股東做出正常判斷的，股東可以申請撤銷會議決議，也可以追究董事的責(zé)任。另一方面，股份有限公司和有限責(zé)任公司董事會承擔(dān)不同程度的公開義務(wù)。股份有限公司股東流動性較高，董事只需公開相關(guān)資料的要點；有限責(zé)任公司較少發(fā)生股東變動，董事應(yīng)承擔(dān)更充分的公開義務(wù)。為了避免股東利用公司資料謀取個人利益，有限責(zé)任公司還可要求股東保守公司的商業(yè)秘密。
會議記錄涵蓋了會議的召集、召開、審議和表決等諸多事務(wù)，但其記載的股東意見未必周延，相關(guān)內(nèi)容難免有失準(zhǔn)確，這是多數(shù)公司輕視會議記錄的主要原因。在實踐中，只有將會議決議、會議記錄和會議資料結(jié)合起來，才能正確認(rèn)定會議決議的存在和效力。
二、股東會決議的行為性質(zhì)
股東會會議通常是董事會提議召開的。董事會應(yīng)事先擬定會議議案，召集股東會會議；在會議召開期間，會議主持人應(yīng)說明議案事項，組織股東質(zhì)詢；到會股東投票后，主持人應(yīng)當(dāng)主持計票，并算出議案贊成票在有效表決權(quán)總數(shù)中所占比例；最后，到會股東投出的贊成票數(shù)在有效表決權(quán)總數(shù)中所占比例超過規(guī)定的決議通過比例的，應(yīng)視為股東會會議通過議案并形成會議決議。
（一）決議行為的特點
決議行為是由諸多要件構(gòu)成的特殊行為，是公司意思形成的特殊過程和機制。公司作為法律擬制主體，它的意思不是從“人的自然意識”發(fā)展而來的，而是從個體股東意思轉(zhuǎn)換而來的“法律意思”或“擬制意思”。
1、決議行為是公司參與的股東行為。在會議表決階段，到會股東向公司發(fā)出同意、反對或棄權(quán)的意思表示。股東是表意人，股東之間無需存在默契，無需承擔(dān)保護或受信義務(wù)，股東將其意見送達公司或董事會，即視為作出了意思表示。董事會是股東會會議的首要召集人，負(fù)責(zé)召集和主持會議，組織投票并確定決議是否通過，它是股東意思表示的受領(lǐng)人，不得提出類似于反要約的意思表示�？梢�，決議行為是公司參與的股東行為，不是股東的單獨行為。
2、股東針對列入會議議案的提案做出意思表示，不對未列入議案的事項做出意思表示。召集人在召集股東會會議時，必須先行擬定會議議題并告知全體股東，股東僅在議題范圍內(nèi)做出意思表示。對于未列入議題范圍內(nèi)的事項，到會股東提出質(zhì)詢的，召集人有權(quán)拒絕答復(fù)。將股東意思表示限定在事先擬定的議題范圍內(nèi)，也與合同當(dāng)事人隨時提出締約條件的做法有所不同。
3、股東必須以格式化形式做出意思表示。投票或表決是會議決議形成的主要階段，到會股東有權(quán)按照自己的判斷和意思進行投票。然而，股東必須采用格式化的意思表示方法，即在同意、反對和棄權(quán)中做出唯一選擇。股東做出有保留意見的投票時，應(yīng)將其保留意見記入會議記錄，并視為棄權(quán)。因為多數(shù)公司只計算同意票在有效表決權(quán)總數(shù)中所占比例，所以，股東提出的反對票或棄權(quán)票，其效果完全相同。采用格式化的意思表示形式，即可以避免了股東的表示錯誤，也有效避免公司的受領(lǐng)錯誤。
4、股東同意議案的票數(shù)達到或超過決議通過的法定比例的，會議決議即告成立。全體股東一致同意的議案，自然直接轉(zhuǎn)為會議決議。在多數(shù)情況下，會議決議是按照多數(shù)決定原則確定的。到會部分股東反對的議案，未必不能形成決議；到會部分股東支持的議案，卻未必當(dāng)然形成決議。會議決議的形成，取決于持有多數(shù)表決權(quán)的到會股東的意思。換言之，持有超過某一表決權(quán)比例的到會股東的意思，將自動轉(zhuǎn)化為公司意思，少數(shù)派股東的反對意見不足以推翻基于多數(shù)派股東意思而形成的會議決議。因此，會議決議不是“合意”的產(chǎn)物，而是依照公司決議的獨特程序所擬制的公司意思。
（二）決議行為的實質(zhì)
會議議案只有達到或超過規(guī)定的表決權(quán)比例，才能形成會議決議。公司股東人數(shù)眾多，如果將個體股東的獨立意思表示以合意方式轉(zhuǎn)換為公司意思，容易導(dǎo)致公司決策的久議不決，影響公司決策和運行效率。有鑒于此，除非公司章程規(guī)定采用合意方式作成決議者外，公司法普遍采用多數(shù)決定規(guī)則形成會議決議。
按照多數(shù)決定原則形成的會議決議，在法律上被視為公司的意思。然而，它只能是多數(shù)個體股東之獨立意思的偶然結(jié)合，而不是全體股東的共同意思[3]。所謂“結(jié)合”，系指公司按照法律和公司章程規(guī)定，將眾多個體股東的有效意思表示，分別歸入同意、反對和棄權(quán)，再根據(jù)同意票在有效表決權(quán)總數(shù)中所占比例，得出股東會會議形成或不形成的法律結(jié)論。所謂“偶然”，系指個體股東分別做出意思表示，再按照多數(shù)決定規(guī)則，將多數(shù)表決權(quán)股東的共同意思擬制為公司意思。其中，每個個體股東的獨立意思表示，只是構(gòu)成公司意思的要素；股東意思在轉(zhuǎn)換為公司意思以前，并不產(chǎn)生當(dāng)然的法律效果�？梢�，以眾多個體股東個別的獨立意思表示作為事實基礎(chǔ)，并依照多數(shù)決定規(guī)則，才形成會議決議并擬制成為公司意思。就此而言，會議決議不是任何個體股東的個別意思，而是滿足了會議決議構(gòu)成要件的個體股東獨立意思的偶然結(jié)合。
個體股東的獨立意思表示，提供了會議決議形成的前提條件，本身卻不是公司意思。在會議決議形成中，個體股東先行獨立做出意思表示，再將多數(shù)股東的意思在法律上結(jié)成“集體意思”。在這種“集體意思”的形成中，到會股東無需存在意思聯(lián)絡(luò)，無需達成合意，無需商定采取一致行動，只要多數(shù)派股東在格式化的意思表示中，采用了同意、反對或棄權(quán)的表示，就足以通過、否決或擱置議案事項。個體股東在投票前，可能與其他股東協(xié)商或達成默契。如果股東最終做出的表示與協(xié)商或默契不同，僅構(gòu)成股東違反承諾的行為，而不影響公司分別受領(lǐng)個體股東的意思表示，也不影響由此形成的會議決議。
（三）決議行為與法律行為
決議行為包括了股東的意思表示、公司的受領(lǐng)行為及公司意思的擬制等諸多環(huán)節(jié)，在形式上與法律行為有類似之處，有學(xué)者遂將決議行為視為法律行為，有學(xué)者還認(rèn)為決議行為就是特殊的多方法律行為，應(yīng)當(dāng)適用民法關(guān)于法律行為的一般規(guī)定。
筆者認(rèn)為，法律行為最初是在個人法語境下產(chǎn)生的概念，它脫胎于當(dāng)事人的合意，更適于解釋合同行為和合同現(xiàn)象。在個人法中，個人自由和意思自治構(gòu)成了傳統(tǒng)民法的基本準(zhǔn)則，合意或協(xié)商一致成為了雙方或多方法律行為的成立標(biāo)志。然而，決議行為是伴隨團體法現(xiàn)象而提出的概念[4]，團體法尊重團體成員的個人意思，主張按照多數(shù)決定原則決定團體事務(wù)，從而形成了成員個人意思自由與結(jié)果不自由的特殊結(jié)合。換言之，股東有權(quán)獨立表達自己意思，最終形成的團體意思卻與這種獨立意思及其所欲達到的意思下效果相悖。公司中少數(shù)派股東必須遵守基于多數(shù)派股東的意思而形成的會議決議。按照多數(shù)決定規(guī)則形成公司意思，以會議決議決定團體的事務(wù)，已成為現(xiàn)代團體法的最重要規(guī)則。
決議行為不是股東的單方法律行為。有效地做出一項單方法律行為的前提，是表意人具有一項形成權(quán)，該權(quán)利要么是直接以法律制度為依據(jù)，要么是以一項法律行為為依據(jù)[5]。所稱形成權(quán)，是指權(quán)利人借助單方意思表示而影響他人法律狀況的權(quán)能[6]。在形成會議決議中，股東的意思表示只是會議決議的構(gòu)成要素，卻并不當(dāng)然引起民事權(quán)利和民事義務(wù)的產(chǎn)生、變動和消滅。“民事法律行為必須能夠?qū)е旅袷聶?quán)利和民事義務(wù)的設(shè)立、變更或者終止”[7]，否則，不為民事法律行為。股東在投票同意議案時，亦希望其他股東也同意議案，反之亦然。然而，除非與其他股東事先達成協(xié)議或默契，個別股東無法事先知曉其他股東的意見，也無法知曉自己支持的議案能否形成會議決議。股東投票只是自己意思的表達，股東當(dāng)然追求決議通過或被否決的效果，然而，僅憑個別股東之意思表示，根本無法形成會議決議，個體股東的獨立“意思表示”，并不當(dāng)然產(chǎn)生通過或否決議案的效果，從而有別于單方法律行為。
決議行為也不是股東的雙方或多方法律行為，股東和公司也無雙方或多方法律行為可言。合同或協(xié)議是多方法律行為的主要形式。在公司法中，除非公司章程規(guī)定采用合意形式或者全體股東偶然達成一致意見外，會議決議皆以多數(shù)決定原則形成，而不依賴于全體股東的協(xié)商一致。因此，除非全體股東協(xié)商一致并形成會議決議，否則，無法采用法律行為理論解釋決議行為的本質(zhì)。同時，在股東的意思表示中，股東是表意人，公司或董事會是受領(lǐng)人，股東和公司或董事會之間也無需達成合意，因此，也不存在股東與公司或董事會之間的雙方或多方法律行為。
決議行為是多種行為的結(jié)合體，既有股東意思和表示，也有公司意思的形成，是個體股東在決議事項上形成的偶然結(jié)合。正是因為決議行為具有這種特性，各國公司法在規(guī)范決議行為中，放棄了以合意為基礎(chǔ)的私法自治原則，轉(zhuǎn)而明確規(guī)定會議決議的形成要件，即在尊重股東意思表示的前提下，主要采用法定主義的調(diào)整方式�！爸灰l(fā)生了法律規(guī)范假定部分中要求的事實要件，客觀發(fā)即直接轉(zhuǎn)化為當(dāng)事人間的特定法律關(guān)系。在這里也完全無須有法律行為介入，并且無須適用法律行為制度中意思表示規(guī)則”[8]。各國公司法規(guī)定了會議決議形成的多種要素，包括會議的召集人、召集程序、會議通知的發(fā)出、會議議案的確定、與決議有關(guān)的表決權(quán)數(shù)和比例等，股東會會議最終形成決議，要取決于這些法定要素是否得到滿足。
決議行為與法律行為存在重大分別，將決議行為視同法律行為的觀點不妥。為了提升公司法的實證規(guī)范效率，立法者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)現(xiàn)決議行為的獨特性質(zhì)，對決議行為做出全面、系統(tǒng)的恰當(dāng)規(guī)定。在實踐中，如果公司法未對決議行為作出特別規(guī)定，應(yīng)當(dāng)尊重關(guān)于法律行為的民法規(guī)定，甚至不得不適用關(guān)于法律行為的民法規(guī)定。但將法律行為規(guī)則適用于決議行為，是為了實現(xiàn)對決議行為的現(xiàn)實規(guī)制，避免法律調(diào)整的真空，而不說明法律行為是認(rèn)識決議行為的最佳路徑。
三、股東會會議決議的形成要件：會議召集程序
股東會會議程序主要包括召集程序和決議程序，還可以包括送達程序。唯有當(dāng)會議決議符合法定成立要件時，才能形成會議決議，也才有會議決議之有效、無效或撤銷的問題。在召集程序中，召集人的資格、會議召集的性質(zhì)以及會議通知的認(rèn)定，是經(jīng)常引起爭議的重要問題。
（一）會議召集人的資格
股東會會議的召集，分為一般召集和特殊召集。董事會是公司事務(wù)的掌管者，最了解公司業(yè)務(wù)狀況，最適于充當(dāng)會議首要召集人。公司法規(guī)定，會議召集人應(yīng)當(dāng)是公司董事會，有限責(zé)任公司不設(shè)置董事會的，由執(zhí)行董事負(fù)責(zé)召集。在董事長不履行或者不能履行主持職務(wù)時，由副董事長或公司董事會推舉的其他一名董事負(fù)責(zé)主持[9]�？梢�，董事會和執(zhí)行董事是股東會會議的一般召集人，董事長和執(zhí)行董事為會議的一般主持人。
然而，董事既是公司機關(guān)，又有自己的獨立利益，有的董事還充當(dāng)著推薦方股東的代理人，在此情況下，董事與公司和股東之間必然存在利益沖突，也難免出現(xiàn)董事會不召集或不能召集股東會會議的情況。為了避免對公司決策造成不利影響，監(jiān)事會在特殊情況下有權(quán)召集股東會會議；在監(jiān)事會不召集或不能召集會議的情況下，少數(shù)派股東有權(quán)召集股東會會議。由此可見，在會議召集上，我國公司法采用董事會—監(jiān)事會—少數(shù)派股東分享會議召集權(quán)的結(jié)構(gòu)，并試圖在保持董事會控制力的同時，適當(dāng)限制董事會的過度控制，保護少數(shù)派股東的權(quán)利。
（二）公司定期會議的召開
股東會會議分為定期會議和臨時會議。公司法明確規(guī)定了必須召集臨時會議的法定事由，對于定期會議，公司法卻僅規(guī)定股份有限公司必須每年召開一次定期會議[10]，而沒有規(guī)定有限責(zé)任公司必須每年召開定期會議。因此，數(shù)量眾多的小型有限責(zé)任公司可能在數(shù)年中都不召開定期會議。
1、有限責(zé)任公司召開定期會議的法定義務(wù)
我國公司法未規(guī)定有限責(zé)任公司必須每年召開定期會議，在解釋上，卻應(yīng)當(dāng)認(rèn)為有限責(zé)任公司必須每年召開定期會議。首先，如果董事會任意決定是否召集定期會議，以及決定何時召集定期會議，也就無所謂召開定期會議。其次，公司法第38條規(guī)定，股東會應(yīng)當(dāng)“審議批準(zhǔn)公司的年度財務(wù)預(yù)算方案、決算方案”，該條款無疑要求公司每年召開定期會議，否則，也就不存在股東會審議批準(zhǔn)公司年度預(yù)算和決算方案的問題。最后，依照《公司登記管理條例》規(guī)定，公司登記機關(guān)在每年3月1日至6月30日之間對公司進行年度檢驗，而在年度檢驗資料中，就包括了公司必須每年編制的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。有效的年度資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，自應(yīng)是股東會審議批準(zhǔn)的。由此可見，有限責(zé)任公司必須每年召開定期會議，公司任意決定召開定期會議的做法違反了定期會議的本意。
定期會議是最重要的股東會會議。在會議召開期間，董事會應(yīng)向股東會報告公司狀況，接受股東的質(zhì)詢。就此而言，出席股東會會議，是股東了解公司狀況、參與公司事務(wù)的最主要途徑，也是股東保護自身利益的重要保障。公司長期不召開股東會會議，股東無法正常反映其利益訴求，無法監(jiān)督和約束董事會或監(jiān)事會的行為，在客觀上將強化董事會的控制權(quán)，很容易誘發(fā)損害股東利益的行為。在我國實踐中，股東提起的多數(shù)公司糾紛案件都與股東不了解公司狀況有關(guān)。
從公司法規(guī)定中，應(yīng)當(dāng)?shù)贸龉颈仨毭磕暾匍_定期會議的結(jié)論，至于定期會議的召開形式，可由公司章程規(guī)定或由全體股東加以約定。對于公司每年召開定期會議的問題，究竟應(yīng)在立法上作出明確規(guī)定，還是由法官在個案中做出解釋？這是必須高度關(guān)注的問題。筆者認(rèn)為，法官在個案中做出認(rèn)定的做法，提高了公司運行成本，也增加了法律解釋的不確定性，不是最佳的處理方案。
2、有限責(zé)任公司不召開定期會議的后果
在股東會—董事會的公司機關(guān)框架下，出席股東會會議是股東參與公司重大事務(wù)決策的主要方式，董事會按期、及時召集股東會會議，是董事忠實和勤勉義務(wù)的具體表現(xiàn)形式。董事會不召集股東會會議且無正當(dāng)理由的，監(jiān)事會和少數(shù)派股東可以依法召集股東會會議。應(yīng)當(dāng)指出，上述規(guī)則的邏輯是周延的，但我國向來缺乏“公司會議文化”，而更看重“能人決策”，很少發(fā)生監(jiān)事或少數(shù)派股東召集股東會會議的情況，這說明我國公司定期會議制度有名存實亡的危險。
為了上述問題，我國公司法應(yīng)當(dāng)提升定期會議的地位，完善相關(guān)法律規(guī)定，強化董事會的會議召集義務(wù)。首先，公司法第47條將召集股東會會議規(guī)定為董事會的職權(quán)，卻未規(guī)定為董事會義務(wù)，這是人們輕視董事會召集義務(wù)的重要原因，我國公司法應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定董事會召集會議的義務(wù)。其次，我國公司法第六章主要規(guī)定了董事、監(jiān)事和高級管理人員的消極義務(wù)，而沒有規(guī)定其積極義務(wù)。我國公司法應(yīng)當(dāng)結(jié)合第148條的規(guī)定，將按期、及時召集股東會會議作為董事忠實和勤勉義務(wù)的重要組成部分。最后，我國《公司登記管理條例》第76條設(shè)定了公司不辦理年度檢驗的處罰措施，包括對公司實施罰款和吊銷營業(yè)執(zhí)照兩項，而沒有規(guī)定董事承擔(dān)的個人責(zé)任。在我國特殊的社會和文化背景下，明定董事個人承擔(dān)民事乃至行政責(zé)任，或許是解決問題的重要出路。
（三）股東會的會議通知和審議事項
在會議通知和審議事項上，公司法規(guī)定異常簡單。對于有限責(zé)任公司，公司法沒有做出具體規(guī)定。對于股份有限公司，公司法僅要求會議通知載明時間、地點、審議事項，并規(guī)定股東會會議不得對未列明事項作出決議[11]。
上述規(guī)定顯然不夠具體，易生爭議。例如，某有限責(zé)任公司于2009年8月向股東發(fā)出通知稱，“董事會研究決定，定于2009年8月15日召開2008年度股東會，審議表決董事會工作報告、財務(wù)報告、利潤分配方案、公司資產(chǎn)處置等有關(guān)事項”。該通知未說明資產(chǎn)處置的含義。董女士、李女士和章先生共持有公司注冊資本的22.5%，接獲公司發(fā)出的會議通知后，沒有出席股東會會議。在會議期間，到會股東（持有公司注冊資本的77.5%）全票通過各項會議決議，會議閉會后，公司亦未將會議決議告知未到會股東。董女士、李女士和章先生在查詢工商登記檔案后發(fā)現(xiàn)，會議決議的內(nèi)容是本公司并入其他公司；且在決議當(dāng)日，兩家公司已簽訂合并協(xié)議。董女士、李女士和章先生提起訴訟時，合并協(xié)議業(yè)已履行完畢。結(jié)合該案案情，股東會會議通知至少涉及如下重要問題：
1、合并召開定期會議和臨時會議。公司法第38條規(guī)定了股東會的11項職權(quán)，其中，有些職權(quán)要通過定期會議行使，此如公司年度預(yù)算和決算等事項；有些職權(quán)要通過臨時會議行使，此如資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓等特殊事項。在前述案例中。涉案公司發(fā)出年度會議通知，審議的卻是本公司與其他公司的合并事宜，在實質(zhì)上是借定期會議之名、行臨時會議之實。這很容易造成股東發(fā)生錯誤判斷，股東還會因為未出席會議或未提出反對意見，無法行使股權(quán)買回請求權(quán)。
2、審議事項表述不清。會議通知所列審議事項包括“資產(chǎn)處置”，而未說明審議“公司合并”事宜。從學(xué)理來看，資產(chǎn)處置的外延較寬，包括但不限于“公司合并”。涉案公司的會議通知沒有采用“公司合并”的專門術(shù)語，轉(zhuǎn)而采用了“資產(chǎn)處置”的模糊詞語，很容易造成引起股東的錯誤認(rèn)識。
3、審議事項包含的附屬信息。在前述案例中，涉案公司在作出會議決議當(dāng)日，即與其他公司簽訂了合并協(xié)議。這至少說明涉案公司已與其他公司事先形成合并協(xié)議草案，然而，公司在召集股東會會議時，卻沒有將該等事實告知股東，在股東會會議召開時，也未將合并協(xié)議草案提供給股東查閱。因此，即使全體股東均贊成合并決議，卻并不說明這種做法是恰當(dāng)?shù)摹?/P>
在我國司法實踐中，有些董事會在發(fā)出會議通知時，為了避免阻止個別股東出席會議，故意或不合理地發(fā)出會議通知，包括以公告形式替代通知形式，向錯誤地址發(fā)出通知。在會議召開乃至作成決議后，又以股東未出席會議為名提出對抗。這些做法不僅說明公司或董事會未意識到它所承擔(dān)的股東利益保護義務(wù)，還說明它未意識到向股東承擔(dān)的信息報告義務(wù)。
綜上，在會議召集程序上，公司法規(guī)定過于簡單，不能滿足公司運行的實際需求。董事會在召集程序上的諸多不當(dāng)做法，在形式上違反了公司法和公司章程的規(guī)定，在效果上損害了股東的正當(dāng)權(quán)利。在此場合下，違反了召集程序的股東會決議，究竟只是程序違法而可以撤銷的決議，抑或是構(gòu)成內(nèi)容違法而應(yīng)當(dāng)認(rèn)定無效？在出現(xiàn)法條的競合時，法院難免做出不同的判決。
注釋:
[1] 為了便于敘述，本文所稱“股東會”，包括股份有限公司“股東大會”以及有限責(zé)任公司“股東會”。
[2] 參見公司法第42條第2款、第34條和第108條。
[3] 參見葉林：商行為的性質(zhì)，載于《清華法學(xué)》，第51頁，2008年第4期
[4] 參見葉林：私法權(quán)利的轉(zhuǎn)型——一個團體法視角的觀察，載于《法學(xué)家》，第149頁，2010年第4期
[5] 【德】迪特爾·施瓦布著《民法導(dǎo)論》，第296頁，法律出版社，2006年版
[6] 同上書，第143頁
[7] 參見《民法通則》第54條。
[8] 董安生著：《民事法律行為》，第49頁，中國人民大學(xué)出版社，1994年版。
[9] 《公司法》第41條。
[10] 《公司法》第101條。
[11]根據(jù)《上市公司章程指引》，會議通知應(yīng)當(dāng)載明（1）時間、地點和期限；（2）事項和提案；（3）出席方式的說明；（4）股權(quán)登記日（與會議日期間隔不少于7日）；（5）會務(wù)常設(shè)聯(lián)系人。
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