談民營集團企業(yè)銷售部門ERP系統(tǒng)的建立

    論文摘要：我國民營企業(yè)集團得到了快速發(fā)展,但在擴張中存在許多內(nèi)部管控問題,如何實現(xiàn)從粗放到精細的現(xiàn)代集團管理顯得尤為重要。本文通過對民營企業(yè)銷售部門ERP系統(tǒng)上線、實施和應用對于民營企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生的深遠影響進行闡述,探討民營集團企業(yè)如何合理應用ERP系統(tǒng)。  
    在當前全球競爭不斷加劇的背景下,民營企業(yè)面臨的競爭對手越發(fā)強大,民營企業(yè)原有的已經(jīng)不能適應新經(jīng)濟時代的發(fā)展。ERP(企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)注重企業(yè)管理的全面性、系統(tǒng)性,重視企業(yè)與外界的關系,同時ERP還能使企業(yè)以更低的為客戶提供更多的服務,它引進了科學和先進的管理思想,是對企業(yè)的管理觀念、組織體制和管理模式的一個大的變革。正確有效地實施ERP將有利于實現(xiàn)企業(yè)由相對封閉走向開放,管理方式由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變,從而推動企業(yè)管理水平不斷提高。

1聚鋼集團有限公司銷售部門ERP系統(tǒng)建設的背景
　　
為加強對ERP系統(tǒng)試點工作的領導,聚鋼集團有限公司總部2007年成立了ERP系統(tǒng)項目委員會、ERP系統(tǒng)項目領導小組和ERP系統(tǒng)項目管理組,負責指導和組織ERP系統(tǒng)項目的建設。經(jīng)過一年多的奮斗,試點下屬企業(yè)于2008年先后成功上線運行。聚鋼集團有限公司的銷售方式主要分3種:零售、直銷、分銷,主要經(jīng)營為了不銹鋼系列產(chǎn)品。在企業(yè)機構(gòu)改革之后,不同的業(yè)務線負責不同的不銹鋼產(chǎn)品的銷售方式。2009年4月,聚鋼集團有限公司按照部署,開始了ERP系統(tǒng)項目實施上線的征程。在ERP系統(tǒng)項目啟動時,聚鋼集團有限公司確定了ERP系統(tǒng)項目實施的整體目標。

2聚鋼集團有限公司銷售部門ERP系統(tǒng)建設的目標
　　
ERP建設的過程是一個標準化制定和推廣的過程,包括內(nèi)部控制模式標準化、業(yè)務流程標準化、信息代碼標準化等。因此,集團企業(yè)在流程設計上力求做到與先進的ERP系統(tǒng)理念相結(jié)合、與集團企業(yè)實際相結(jié)合、與金蝶K/3的功能相結(jié)合(金蝶K/3為選用的ERP系統(tǒng))。
2.1 繼續(xù)完善內(nèi)部內(nèi)部控制體制
聚鋼集團有限公司管理體制已扁平化,通過ERP系統(tǒng)的實施,對內(nèi)部內(nèi)部控制體制進一步完善和優(yōu)化,適應未來持續(xù)重組及建立現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,建立對快速變化的外部的動態(tài)反應能力,充分挖掘扁平化的優(yōu)勢,提升民營企業(yè)核心競爭力。
2.2 促進業(yè)務流程的規(guī)范化
通過實施ERP系統(tǒng),使各項內(nèi)部控制業(yè)務既無重疊,又無空白,銜接有序,職責明晰,提高管理效率,關鍵業(yè)務管理逐步合理化、科學化和自動化。減少人為因素的干擾,堵塞管理漏洞,建立有效的財務監(jiān)控和制衡機制,實現(xiàn)日常業(yè)務的自動化處理,減少不必要的控制環(huán)節(jié),提高運作效率。
2.3 實現(xiàn)“三流合一”
實現(xiàn)源數(shù)據(jù)的單點錄入,產(chǎn)品的進銷存、物資的供需耗用等核心業(yè)務信息與財務信息動態(tài)集成,財務、銷售、采購、庫存、物資供應、設備維修和生產(chǎn)計劃等主要管理報表的動態(tài)產(chǎn)生;實現(xiàn)物流、資金流、信息流三流合一,信息資源在統(tǒng)一的平臺上并在受控范圍內(nèi)實現(xiàn)公開、透明、共享。由追求局部功能最優(yōu)轉(zhuǎn)向整體功能最優(yōu)。

3聚鋼集團有限公司銷售部門建設ERP系統(tǒng)的過程

ERP系統(tǒng)項目實施主要分為5個階段,包括項目準備階段、流程設計階段、系統(tǒng)實現(xiàn)階段、系統(tǒng)交付階段和運行支持階段。
3.1 項目準備階段
2007年聚鋼集團有限公司ERP系統(tǒng)項目進入了項目準備階段,在該階段主要開展了前期調(diào)研、總體方案設計和關鍵用戶培訓工作。其中關鍵用戶培訓是該階段工作的重點。關鍵用戶需要全程參與ERP系統(tǒng)項目建設工作,關鍵用戶是民營企業(yè)建設ERP系統(tǒng)項目的棟梁,同時也是項目組與民營企業(yè)之間溝通的橋梁。關鍵用戶對ERP系統(tǒng)掌握的熟練程度和理解的深度直接影響了民營企業(yè)對ERP系統(tǒng)的認知程度和其他實施階段工作的開展。
3.2 流程設計階段
在該階段主要開展了民營企業(yè)現(xiàn)狀調(diào)研、需求分析、流程詳細設計和開發(fā)功能設計等工作。其中需求分析和流程討論工作是該階段的重點。需求分析,民營企業(yè)從自身實際情況出發(fā),結(jié)合ERP實施標準業(yè)務流程,明確民營企業(yè)今后業(yè)務開展和管理提升的方向,對提升管理等方面提出個性化需求。民營企業(yè)是否能將管理需求完整提出是這一階段的重點。如果需求提出得不系統(tǒng)、不完整、不斷反復,則會直接影響業(yè)務流程設計和系統(tǒng)應用。
3.3 系統(tǒng)實現(xiàn)階段
在該階段主要開展了系統(tǒng)配置、流程測試、客戶化開發(fā)和用戶培訓等工作,其中系統(tǒng)配置、流程測試、用戶培訓和客戶化開發(fā)工作是該階段的重點。系統(tǒng)配置是根據(jù)未來業(yè)務流程設計的結(jié)果進行系統(tǒng)組織架構(gòu)搭建和業(yè)務操作的后臺配置。流程測試包括單元測試、集成測試和用戶接收3部分,其中單元測試為各模塊關鍵用戶對本模塊業(yè)務流程進行測試,包括組織架構(gòu)設置是否正確,業(yè)務操作是否合理;集成測試為跨模塊業(yè)務流程所涉及的模塊關鍵用戶共同對業(yè)務流程進行測試。用戶培訓的效果直接影響民營企業(yè)ERP上線是否成功,以及在上線以后民營企業(yè)對ERP系統(tǒng)使用的效果。用戶培訓的效果不好不僅會增加上線工作的壓力,同時也會增加民營企業(yè)后續(xù)ERP系統(tǒng)運維�？蛻艋�開發(fā)工作是針對民營企業(yè)特殊的、同時系統(tǒng)標準功能無法滿足的業(yè)務需求進行二次程序開發(fā)工作。主要包括標準業(yè)務流程增強控制開發(fā)、特殊業(yè)務系統(tǒng)操作開發(fā)和報表需求開發(fā)等。
3.4 系統(tǒng)交付階段
在該階段主要開展了用戶培訓、權(quán)限設置、規(guī)章制度建設和系統(tǒng)上線等工作,其中規(guī)章制度建設和系統(tǒng)上線是該階段的重點。ERP系統(tǒng)雖然功能強大,但是ERP系統(tǒng)不是萬能的,還需要民營企業(yè)結(jié)合ERP業(yè)務流程制定相關的規(guī)章制度、獎懲措施。只有合理的規(guī)章制度結(jié)合ERP業(yè)務流程才能夠建成完善的體系。系統(tǒng)上線階段是對前期一切工作的最終,上線是否順利除了由上線組織工作等因素決定以外,流程設計、系統(tǒng)實現(xiàn)、用戶培訓和權(quán)限設計等工作都決定了上線是否能夠成功。ERP系統(tǒng)項目實施過程是環(huán)環(huán)相扣的,任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會影響最終的結(jié)果。
3.5 運行支持階段
在該階段主要開展了單軌運行、項目驗收等工作。2008年聚鋼集團有限公司ERP系統(tǒng)順利單軌運行,原有業(yè)務和系統(tǒng)不再運行,各項指標均達到集團總部ERP實施要求。

4聚鋼集團有限公司銷售部門建設ERP系統(tǒng)的實施效果

聚鋼集團有限公司銷售部門ERP系統(tǒng)建設與應用實踐表明,ERP建設方案是切實可行的,其效果已經(jīng)開始顯現(xiàn)。
4.1 內(nèi)部控制工作逐漸由粗放型向精細化管理轉(zhuǎn)變
金蝶K/3業(yè)務單據(jù)取代了手工單據(jù),大量手工操作被取代,明顯提高了工作效率,縮短了操作時間,尤其是大幅度提高了數(shù)據(jù)的準確性和及時性,使一些原來專門從事單據(jù)整理的崗位逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)的比對、分析和研究上,為管理者迅速全面把握企業(yè)經(jīng)營狀況、快速做出經(jīng)營決策贏得了時間奠定了基礎。同時,金蝶K/3系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的集成信息平臺,完全實現(xiàn)了物流、資金流、信息流的“三流合一”,徹底消除了財務、業(yè)務、等不同部門因口徑不一致造成的數(shù)據(jù)不匹配的現(xiàn)象。對管理者提高反應時間,快速及時應對市場變化,實現(xiàn)精細化管理,提高民營企業(yè)經(jīng)營分析能力和抗風險能力,增強民營企業(yè)競爭力奠定了堅實的基礎。
4.2 實現(xiàn)了內(nèi)部控制信息的共享和透明
實施ERP系統(tǒng)后,建立統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實時傳遞、高度透明與共享。ERP系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,原始數(shù)據(jù)只要一次輸入就可以共享使用,實行了統(tǒng)一的信息標準,提供了集成的信息共享與使用平臺,有效地打破了單一的、封閉的業(yè)務模式,各負其責、各取所需;使經(jīng)營決策者能夠全方位的、深層次地了解業(yè)務經(jīng)營的各個環(huán)節(jié),為業(yè)務經(jīng)營的和調(diào)控提供了有力的保證。也為民營企業(yè)進一步壓縮管理層次,實行更深入的機制體制改革提供了技術(shù)和業(yè)務支持。
4.3 財務工作效率有所提高
ERP系統(tǒng)通過對客戶主數(shù)據(jù)、價格主數(shù)據(jù)、信用主數(shù)據(jù)和產(chǎn)品分配主數(shù)據(jù)的維護以及針對已售未提的控制,提高了對基本數(shù)據(jù)的管理力度,為直銷分銷業(yè)務的精細化管理,提供了良好的基礎數(shù)據(jù)支持,同時ERP系統(tǒng)具有良好的可擴展性,提供了許多的查詢報表和查詢方法,可以通過多種方法抽取業(yè)務分析所需的各種數(shù)據(jù),提高了工作效率。
總之,民營企業(yè)實施ERP對于優(yōu)化業(yè)務流程,提升效益都有著積極的推動作用,是增強競爭力的必要手段,能實現(xiàn)民營企業(yè)管理的突破,給民營企業(yè)帶來巨大效益。

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