新建本科院校教學(xué)檔案的優(yōu)化管理

　　論文摘要：教學(xué)檔案服務(wù)于高校的教學(xué)工作，是高校檔案的主體和重心。分析了教學(xué)檔案在高校教學(xué)和管理中的作用和地位以及目前教學(xué)檔案工作中存在的問(wèn)題和不足，為充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地服務(wù)于高校的教學(xué)改革和教學(xué)研究等工作，新建本科院校必須加強(qiáng)和優(yōu)化高校教學(xué)檔案的管理。 

近年來(lái)，隨著事業(yè)的蓬勃發(fā)展，許多高校紛紛合并升格，學(xué)生人數(shù)劇增，檔案的數(shù)量也隨之增加。如何優(yōu)化教學(xué)檔案的管理，已成為新建本科院校的當(dāng)務(wù)之急。筆者就新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義、存在的問(wèn)題及解決的途徑談些看法。
　一、優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義
　　教學(xué)是高校教育的核心內(nèi)容，教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)。教學(xué)檔案作為一種重要的信息資源載體，對(duì)高校教育教學(xué)管理發(fā)揮著舉足輕重的作用。
（一）教學(xué)檔案是教學(xué)工作的真實(shí)記錄和參考依據(jù)
教學(xué)檔案是高校教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教育研究活動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)文檔資料，它是高校教學(xué)活動(dòng)的直接的原始記錄，如教師的業(yè)務(wù)包括學(xué)生各科成績(jī)分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學(xué)活動(dòng)實(shí)踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學(xué)錄像等，這些以影像為表現(xiàn)形式并輔以簡(jiǎn)要文字說(shuō)明的記錄，具有紀(jì)實(shí)性、直觀性、典型性等特點(diǎn)，是教育教學(xué)活動(dòng)中有力的輔助手段，在學(xué)校檔案工作中占據(jù)重要的地位。因?yàn)樗鼈兪侵�識(shí)和信息儲(chǔ)存的一種形式，詳細(xì)、真實(shí)地反映了高校的教學(xué)歷史全貌[1]。通過(guò)抽調(diào)審閱教學(xué)檔案如教師教案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、科研論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學(xué)工作的基本情況，同時(shí)還可作為教學(xué)管理考核的基本參照依據(jù)。
（二）教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)科研的前提和基礎(chǔ)
教學(xué)工作離不開(kāi)教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是歷史的真實(shí)記錄，可以客觀地反映學(xué)校每個(gè)院系的實(shí)際教學(xué)水平。對(duì)歷年學(xué)生的測(cè)試成績(jī)及教師教學(xué)檢查的分析，可以看出教學(xué)水平的提高與否；對(duì)歷年試題的檢查，學(xué)生違紀(jì)情況分析，能直觀地反映出教學(xué)管理水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應(yīng)增強(qiáng)教學(xué)工作中的檔案意識(shí)，引起教師和教輔人員的高度重視[2]，以此來(lái)促進(jìn)教學(xué)管理，提高教學(xué)水平。
（三）教學(xué)檔案有助于推動(dòng)教師隊(duì)伍建設(shè)
教師業(yè)務(wù)檔案是教學(xué)檔案的重要組成部分。隨著素質(zhì)教育的不斷推進(jìn)，教育質(zhì)量的不斷提高，以及教師職稱(chēng)評(píng)定工作的進(jìn)行，教師業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮的作用也越來(lái)越大。它在個(gè)體上，反映了教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績(jī)；在整體上，體現(xiàn)了學(xué)校的師資素質(zhì)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平。因此，認(rèn)真搞好教師業(yè)務(wù)檔案的建立、保管和利用工作，將推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)工作的開(kāi)展，尤其是師資隊(duì)伍建設(shè)。教師業(yè)務(wù)檔案中客觀真實(shí)地記載著學(xué)歷、考核成績(jī)、業(yè)務(wù)水平，使校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教師的綜合評(píng)價(jià)有了可信的參考依據(jù)，這樣就能公正有序地進(jìn)行教師的職稱(chēng)評(píng)定、工資晉級(jí)、人事調(diào)整等相關(guān)事宜，進(jìn)而對(duì)教師的切身利益進(jìn)行決策，并有效激勵(lì)每位教師的事業(yè)心、進(jìn)取心，提高教師群體的穩(wěn)定性，激發(fā)教師隊(duì)伍的創(chuàng)造力。
二、新建本科院校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題
目前新建本科院校檔案館雖然已購(gòu)置了、打印機(jī)等設(shè)備，基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索等主要服務(wù)功能的計(jì)算機(jī)管理，但檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還任重道遠(yuǎn)，多數(shù)新建本科院校的教學(xué)檔案不全、不實(shí)，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著諸多問(wèn)題。
（一）檔案規(guī)章制度滯后，陳舊
一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統(tǒng)，本身已有準(zhǔn)確的定位。新建本科院校雖然學(xué)校級(jí)別提升了，但檔案工作的層次卻沒(méi)有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無(wú)暇顧及高層次方面工作的開(kāi)展，有少數(shù)新建本科院校甚至還沒(méi)配置專(zhuān)職的檔案人員，仍由文書(shū)人員兼任。雖然多數(shù)新建本科院校制定了教學(xué)檔案規(guī)章制度，但有些規(guī)章制度沒(méi)有及時(shí)修改和補(bǔ)充，已無(wú)法滿(mǎn)足新形勢(shì)的需要。同時(shí)，這些新建本科院校的檔案室又面臨著新情況、新挑戰(zhàn)，需執(zhí)行本科院校的新規(guī)定，檔案工作的開(kāi)展處于尷尬的兩難境地。
（二）檔案管理不規(guī)范，多缺漏、遺失現(xiàn)象
教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理方法。教學(xué)檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施科學(xué)化的管理。由于高校教學(xué)檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識(shí)較為薄弱，致使相當(dāng)部分教學(xué)檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現(xiàn)象。而已有的檔案也存在著許多問(wèn)題，諸如：歸檔不及時(shí)、分類(lèi)不規(guī)范或者收集不完整等，其共性特征表現(xiàn)為：重收存，輕整理；重共性材料，輕個(gè)性材料；多頭歸檔，重復(fù)設(shè)檔。這些現(xiàn)象嚴(yán)重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫(kù)房的承載空間帶來(lái)壓力，造成了不必要的、物力和財(cái)力浪費(fèi)。
（三）檔案信息化程度偏低，資源開(kāi)發(fā)利用不夠
當(dāng)今化檔案信息已日益成為信息服務(wù)的重要載體，檔案信息化程度偏低將會(huì)直接導(dǎo)致教學(xué)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效率不高。教學(xué)檔案管理由于涉及的專(zhuān)業(yè)多、課程雜、范圍廣、內(nèi)容繁，各教學(xué)部門(mén)若缺乏整體規(guī)劃，各行其是，各自為政，則會(huì)給全校在檔案管理、數(shù)據(jù)查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開(kāi)發(fā)利用而束之高閣，就會(huì)失去檔案自身的價(jià)值。同時(shí)，教學(xué)檔案利用的好與壞，也從一個(gè)側(cè)面反映了高校辦學(xué)水平的高低。
三、如何優(yōu)化新建本科院校教學(xué)的
教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，其作用十分重大。優(yōu)化和加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的管理，是新建本科院校檔案建設(shè)工作重要的一環(huán)。
（一）高度重視，建立健全教學(xué)檔案管理制度
教學(xué)檔案是高校教學(xué)工作情況的真實(shí)具體反映，是衡量高校教學(xué)水平的重要依據(jù)。由于檔案工作自身的性質(zhì)和特點(diǎn)，檔案部門(mén)常處于被公眾所忽視的位置，新建本科院校各個(gè)部門(mén)應(yīng)高度重視檔案工作，在人員和經(jīng)費(fèi)上加大投入，建立健全教學(xué)檔案管理制度，加強(qiáng)檔案工作的宣傳，把檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入學(xué)校的議事日程和整體發(fā)展規(guī)劃，使檔案工作的發(fā)展與學(xué)校的教學(xué)科研等各項(xiàng)工作的發(fā)展同步前進(jìn)，使檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、庫(kù)房建設(shè)、技術(shù)人員配備以及檔案現(xiàn)代化必需的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)裝備等真正落到實(shí)處。檔案管理工作只有在高校管理中得到重視，達(dá)到檔案管理質(zhì)量的提高，才能更好地為教學(xué)、科研以及各項(xiàng)工作服務(wù)。
（二）清理補(bǔ)充，作好現(xiàn)有教學(xué)檔案的分類(lèi)整理
高等學(xué)校教學(xué)檔案資料的收集、整理、歸檔、、分析等工作是個(gè)連續(xù)性的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，其管理的效能直接影響著檔案的質(zhì)量[3]。目前，新建本科院校的教學(xué)檔案盡管存在著材料缺失和管理混亂的情況，但仍然儲(chǔ)藏著大量的本校教學(xué)方面的原始資料，需要我們?nèi)ネ诰�、清理，并有針�?duì)性地進(jìn)行整理、分類(lèi)和必要的補(bǔ)充。教學(xué)檔案的分類(lèi)必須遵循教學(xué)檔案形成的規(guī)律，盡量保持教學(xué)檔案的完整性和系統(tǒng)性。常見(jiàn)的分類(lèi)方法有兩種：一是時(shí)間分類(lèi)法，以年代來(lái)區(qū)分、排列、管理檔案，強(qiáng)調(diào)檔案的時(shí)間特征；另一種是性質(zhì)分類(lèi)法，即按照材料內(nèi)容所反映問(wèn)題的性質(zhì)來(lái)分類(lèi)。最常用的方法是將兩者結(jié)合起來(lái)，即在體現(xiàn)一定的時(shí)間性的基礎(chǔ)上按教學(xué)檔案的性質(zhì)分類(lèi)，既展示與時(shí)序交替的過(guò)程，又保持檔案資料內(nèi)在特征的有機(jī)聯(lián)系，使整個(gè)案卷組成一個(gè)有機(jī)整體，同時(shí)，各部分又具有相對(duì)獨(dú)立性，從而建立一個(gè)“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全、有效”的檔案體系。
（三）重視培養(yǎng)，加快檔案技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)
現(xiàn)階段不少新建本科院校教學(xué)檔案資料管理方式陳舊，多處于手工管理階段，院系檔案人員大多由兼任，教學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)相對(duì)滯后，工作效率低。這樣落后的管理方式，勢(shì)必難以適應(yīng)發(fā)展和高校教學(xué)工作檢查的要求，這就要充分利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提升教學(xué)檔案管理的信息化。
因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)化管理要求檔案員具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)、信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能；新的檔案載體的出現(xiàn)，需要檔案員具有較高的專(zhuān)業(yè)保護(hù)意識(shí)和特殊技術(shù)保護(hù)水平；檔案開(kāi)放和信息劇增，需要檔案員具備較高的鑒別檔案、獲取信息、篩選信息、反饋信息的鑒別能力和編研能力。新建本科院校檔案館要通過(guò)采取向外引進(jìn)和內(nèi)部培養(yǎng)相結(jié)合、組織培訓(xùn)和參觀交流相結(jié)合等方法來(lái)提高檔案人員的素質(zhì)，逐步建立一支數(shù)量充足、知識(shí)年齡職稱(chēng)結(jié)構(gòu)合理、專(zhuān)業(yè)技術(shù)覆蓋面廣的高素質(zhì)復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍，以滿(mǎn)足高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的需要。
（四）利用網(wǎng)絡(luò)，提高教學(xué)檔案資源利用率
當(dāng)今，檔案資源信息化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理現(xiàn)代化已成為當(dāng)代檔案管理工作的發(fā)展方向。為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，新建本科院校必須建立一套完整規(guī)范的校、院、系檔案管理系統(tǒng)，充分利用、縮微、光盤(pán)等先進(jìn)技術(shù)與手段，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，將“死檔案”變成“活檔案”，將文字檔案變成電子檔案。同時(shí)，加強(qiáng)教學(xué)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。新建本科院校檔案部門(mén)要圍繞教育教學(xué)中心，努力更新思想觀念，加強(qiáng)檔案信息的需求研究，把重要的教學(xué)檔案信息編制成專(zhuān)題材料，一方面通過(guò)檔案網(wǎng)頁(yè)、校園網(wǎng)及其相關(guān)網(wǎng)絡(luò)豐富檔案信息量；另一方面擴(kuò)大信息編研的范圍，加大開(kāi)發(fā)檔案信息的深度。高校檔案部門(mén)要積極與其他職能部門(mén)協(xié)作，合理調(diào)配與充分整合分散的信息資源，建立高校檔案信息資源庫(kù)。比如:科研部門(mén)負(fù)責(zé)科研論著數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，教務(wù)部門(mén)承擔(dān)試題庫(kù)、電子課件、學(xué)籍異動(dòng)等教學(xué)專(zhuān)題庫(kù)的建設(shè)任務(wù)。通過(guò)檔案文獻(xiàn)資源信息化建設(shè)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)輻射作用，擴(kuò)大檔案文獻(xiàn)資源交流渠道，實(shí)現(xiàn)新建本科院校檔案文獻(xiàn)信息資源共建共享，使檔案文獻(xiàn)信息資源建設(shè)達(dá)到新的水平。
結(jié)語(yǔ)
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)無(wú)法跟上快速發(fā)展的形勢(shì)，新建本科院校著手組建一套完整的校、院、系電子檔案系統(tǒng)已勢(shì)在必行。我們要在日常教學(xué)和管理工作上認(rèn)真扎實(shí)地做好教學(xué)檔案的收集和整理工作，優(yōu)化檔案管理，強(qiáng)化服務(wù)功能，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，促進(jìn)新建本科院校檔案工作與其他各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

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