中職學(xué)校電子檔案管理策略
論文關(guān)鍵詞：中職 電子檔案 規(guī)范管理
論文摘要：網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到采,對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文擬通過(guò)對(duì)中職學(xué)校電子檔案管理工作現(xiàn)狀的分析,探尋適合中職學(xué)校檔案管理的有效策略。
隨著信息社會(huì)化的發(fā)展,電子文件以其傳輸快捷、可復(fù)制等優(yōu)點(diǎn),正逐步代替紙質(zhì)文件,這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志,也是評(píng)估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。在職業(yè)院校學(xué)校檔案管理工作中,如何配合職業(yè)教育發(fā)展的需求,做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變,適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代電子檔案管理的環(huán)境,已成為目前學(xué)校檔案工作者越來(lái)越關(guān)注的話題。
一、中職學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀
(一)重視程度不夠,管理不規(guī)范
1 制度不完善,管理隨意性強(qiáng)。中職學(xué)校部門(mén)多,教育教學(xué)管理工作繁雜,如涉及到教務(wù)方面的工作有:教學(xué)計(jì)劃管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學(xué)生成績(jī)管理、學(xué)籍管理等等。由于工作繁雜,資料繁多,有些部門(mén)在計(jì)算機(jī)上起草制作的文件,經(jīng)常被忽視,沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施,甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作,使其與打印出來(lái)的紙質(zhì)文件不相同,從而失去了歸檔保存的意義。
2 歸檔程序不明確,存儲(chǔ)載體不安全。目前很多中職學(xué)校對(duì)電子文件的歸檔程序要求不夠明確,存儲(chǔ)過(guò)于分散,未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問(wèn)題,電子文件可能丟失;一些學(xué)校的電子文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)存儲(chǔ)器上,或以軟磁盤(pán)作為電子文件存儲(chǔ)的介質(zhì),一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題�；蜍洿疟P(pán)遭到損壞,極有可能造成電子文件遭到破壞,甚至全部丟失的嚴(yán)重后果。
3 歸檔不鑒定,真?zhèn)尾槐鎰e。歸檔電子文件的真假與價(jià)值,需要做辨別及鑒定,如果電子存檔只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤(pán)上,這樣歸檔,一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的,另一方面是使大量珍貴的文件淹沒(méi)在價(jià)值不大的檔案材料之中,給歸檔的管理帶來(lái)諸多不便。
(二)專(zhuān)業(yè)人才缺乏。設(shè)備落后
中職學(xué)校電子文件的歸檔工作,不但必須具有一支具備一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、較好的計(jì)算機(jī)操作技能的人才隊(duì)伍,還要引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備,及相應(yīng)的管理軟件,這樣才能充分發(fā)揮專(zhuān)業(yè)人才的作用。
二、中職學(xué)校電子檔案管理對(duì)策
(一)健全規(guī)章制度,完善管理體系
1 明確分工,形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校檔案要實(shí)事求是地記錄學(xué)校各項(xiàng)工作、活動(dòng),記錄教師工作業(yè)績(jī)、學(xué)生情況等等,這些是學(xué)�？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問(wèn)題最有價(jià)值的參考資料,是教師評(píng)先晉級(jí)的憑證,學(xué)生成長(zhǎng)的記錄。因此中職學(xué)校要明確學(xué)校各部門(mén)的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工,形成科學(xué)的檔案管理體系,發(fā)揮檔案積極作用,促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。
2 規(guī)范電子文件收集工作。在紙質(zhì)檔案管理中,檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié),檔案收集工作如何,對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)槲募氖占瘹w檔是否有序規(guī)范,不僅會(huì)影響檔案的完整性,而且影響今后的開(kāi)發(fā)利用。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō),電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié),是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案,其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件,由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索的要求時(shí),或者從保留文件重要修改過(guò)程的信息考慮,則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件,則應(yīng)及時(shí)收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系,尤其是對(duì)無(wú)紙化系統(tǒng)生成的電子文件,應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。并應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。
3 嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。電子文件歸檔,是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件,經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后,從計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上,拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上,以便長(zhǎng)期保存的工作過(guò)程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件,其歸檔的方法是不同的,如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔,就必須做一些輔助和認(rèn)證工作,運(yùn)用“雙套式”管理模式,將電子文件以紙張和數(shù)字化載體(如磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等)制作雙重備份,并分別歸檔管理,形成兩種介質(zhì)、兩套同一內(nèi)容的檔案。
目前在學(xué)校檔案管理中,為了便于保管和利用,兩套同版本的電子文件,一套由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管,另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)保管。為確保電子文件的真實(shí)性,歸檔電子文件的格式,應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn),如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式,數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件,圖像文件宜采用JPG格式等,在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí),應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說(shuō)明,必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。
4 健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此,電子公文管理工作要得到強(qiáng)化,就必須建立相應(yīng)的核查制度,定期對(duì)文書(shū)、檔案部門(mén)進(jìn)行管理檢查,重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整,公文檔案形成的過(guò)程手續(xù)是否齊全,是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求等等。
5 規(guī)范公文制作和控制程序。對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端(專(zhuān)人或部門(mén)),各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送,確保各種來(lái)源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu),便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的'傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則,盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限,對(duì)文件處理過(guò)程中的各類(lèi)修改信息應(yīng)予以保留,不可任意進(jìn)行刪除處理。
6 嚴(yán)格查閱制度。學(xué)校檔案保存要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,便于開(kāi)發(fā)利用,學(xué)校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批,嚴(yán)格履行登記手續(xù),寫(xiě)明查閱目的。明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼。
(二)加大投入力度,充實(shí)硬件設(shè)備
中職學(xué)校要積極開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑,為檔案管理部門(mén)配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備,對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤(pán)存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞,對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)。搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。
(三)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),適應(yīng)技術(shù)發(fā)展
從事電子文檔管理必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。一要注意引進(jìn)多方面的專(zhuān)業(yè)人才,充實(shí)檔案干部隊(duì)伍,建立復(fù)合型多層次的專(zhuān)業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。如電子’計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)人才,接受過(guò)大學(xué)教育的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才,對(duì)此類(lèi)人才可以經(jīng)過(guò)短期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入,對(duì)在職人員進(jìn)行各種形式的再教育,使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能,以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。
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