教學(xué)秘書在高職院校教學(xué)管理中的作用
論文摘要：在高職院校，教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)基層教學(xué)事務(wù)，是基層教學(xué)的管理者和執(zhí)行者，其工作的效率高低直接影響著教學(xué)工作的正常運(yùn)行，對(duì)于高職院校建立高效有序的教學(xué)秩序有很大的促進(jìn)作用。因此，高職院校要高度重視教學(xué)秘書的鍛煉和培養(yǎng)，增加其學(xué)習(xí)鍛煉的機(jī)會(huì)，建立一支高素質(zhì)的教學(xué)秘書隊(duì)伍，充分發(fā)揮他們的帶動(dòng)作用，從而提高高職院校教學(xué)管理的質(zhì)量和效果。
論文關(guān)鍵詞：高職院校；教學(xué)管理；教學(xué)秘書；質(zhì)量
1 教學(xué)秘書的職能和作用
教學(xué)秘書受高校教務(wù)處和系部主任雙重領(lǐng)導(dǎo)，日常工作是協(xié)助校教務(wù)處系主任處理學(xué)校的日常教學(xué)管理工作，是高校教務(wù)處和系部教學(xué)主任的助手，是聯(lián)系學(xué)院、教務(wù)處、系部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的橋梁和紐帶，負(fù)責(zé)各種教學(xué)管理信息的上傳下達(dá)。同時(shí)，教學(xué)秘書戰(zhàn)斗在教學(xué)活動(dòng)的前沿陣地，熟悉教學(xué)相關(guān)的各項(xiàng)政策，對(duì)教師的科研工作非常熟悉，并熟悉教學(xué)人員的具體工作環(huán)境和工作情況，能夠很好的將這類信息反饋給校主管領(lǐng)導(dǎo)，有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的教學(xué)決策。
主要工作有以下幾個(gè)方面：
（1）教學(xué)秘書要有很高的職業(yè)精神和素質(zhì)水平，具備綜合處理教務(wù)安排和教學(xué)安排的能力，做好中間的聯(lián)系作用，上傳下達(dá)，配合院（系）辦公室處理日常的教務(wù)管理工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。其中教務(wù)安排包括：課程設(shè)施，教室安排，調(diào)整課時(shí)，數(shù)據(jù)匯總，期末考試安排、四六級(jí)考試、研究生考試、監(jiān)考安排、試卷整理等等；教學(xué)安排包括教學(xué)內(nèi)容、日志日歷，授課大綱、教學(xué)統(tǒng)計(jì)、教材征訂等。
（2）教學(xué)秘書要及時(shí)將日常管理工作中存在的問題和情況及時(shí)反映給院（系）領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)向上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供資料、報(bào)告、教學(xué)動(dòng)態(tài)信息，把學(xué)生的現(xiàn)狀及在教學(xué)中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，從中找出規(guī)律性的特點(diǎn)，及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，也要把學(xué)生以及教學(xué)一線的教職員工的意愿反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為院領(lǐng)導(dǎo)起草有關(guān)教學(xué)的講話，為領(lǐng)導(dǎo)提供文稿素材，并把領(lǐng)導(dǎo)的決策向下傳遞，把教師對(duì)學(xué)生的要求傳遞給學(xué)生，經(jīng)常深入教學(xué)一線，把學(xué)生對(duì)教學(xué)管理工作的意見及時(shí)整理，上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)全面了解教學(xué)情況，做出正確的判斷和決定，便于問題得到及時(shí)解決。
�。�3）教學(xué)檔案是促進(jìn)教學(xué)改革、提高教學(xué)重要、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，教學(xué)秘書要做好收集和整理工作，并組織教職員實(shí)施教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，在教學(xué)實(shí)踐中，教師們通過開展教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)研究，往往會(huì)形成大量的資料，內(nèi)容豐富，這些都是寶貴的檔案資料，尤其是學(xué)生們的實(shí)習(xí)報(bào)告，畢業(yè)論文等等，是院系重要的檔案資料，具有重要的保存價(jià)值，認(rèn)真研究這些檔案資料，可以很快的了解學(xué)院（系）的發(fā)展歷史，見證學(xué)院的發(fā)展，同時(shí)，時(shí)下的各類教學(xué)評(píng)估工作也需要這些資料，教學(xué)秘書要做好保存工作，增強(qiáng)責(zé)任心，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，本著完整性和準(zhǔn)確性的原則，做好目錄編制工作，有規(guī)律的擺放在檔案室。
（4）做好學(xué)籍管理，存放好各種相關(guān)資料。新生人學(xué)花名冊(cè)、學(xué)生登記表、學(xué)生成績(jī)登記表、學(xué)生成績(jī)匯總表、畢業(yè)生花名冊(cè)等資料都是十分重要的學(xué)籍管理方面的信息資料，要及時(shí)做好整理，登記存檔；年底表彰學(xué)生、選拔干部、評(píng)獎(jiǎng)學(xué)金、畢業(yè)分配等工作開展時(shí)，都會(huì)用到這些學(xué)籍資料。此外，學(xué)籍資料也可以在協(xié)助教務(wù)處辦理休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、處分手續(xù)時(shí)使用，以便及時(shí)掌握學(xué)生學(xué)籍變化情況。
�。�5）制定與實(shí)施教學(xué)計(jì)劃，為安排教學(xué)活動(dòng)提供依據(jù)。高校在教學(xué)管理中要遵循教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行，優(yōu)良的教學(xué)計(jì)劃有助于課程的合理安排，也是學(xué)校提高教學(xué)效果的有效抓手。教學(xué)計(jì)劃制定的是否合理，以準(zhǔn)確的教學(xué)統(tǒng)計(jì)和充分的調(diào)研活動(dòng)為前提，在制定教學(xué)計(jì)劃之前一定要充分的了解各專業(yè)的課程配置和師資情況，科學(xué)的安排各專業(yè)的課程，并定期對(duì)教學(xué)安排工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，對(duì)教學(xué)過程進(jìn)行全方位的跟蹤，根據(jù)出現(xiàn)的問題和實(shí)際教學(xué)情況及時(shí)做出調(diào)整，確保教學(xué)的質(zhì)量。
2 教學(xué)秘書的基本能力要求
隨著高校的擴(kuò)招工作的進(jìn)行，我國(guó)的高等教育由精英化向大眾化，伴隨著大學(xué)生數(shù)量的增加，教學(xué)秘書所承擔(dān)的工作量也不斷加大，再加上目前各個(gè)高校為了加強(qiáng)信息化管理，新上了很多新的設(shè)備和操作軟件，對(duì)教學(xué)秘書提出了更好的目標(biāo)要求，教學(xué)秘書要做好日常工作，首先要加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)，提高道德修養(yǎng)和思想理論水平，其次，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。因此，我認(rèn)為做為教學(xué)秘書的基本能力要求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
2.1 處理信息的能力
學(xué)校的教學(xué)事務(wù)頭緒繁多，面對(duì)著大量的文件、資料和信息，教學(xué)秘書要及時(shí)的理出頭緒，分清輕重緩急，工作繁雜但是有章可循，按照“急事急辦、特事特辦、獨(dú)立完成工作協(xié)調(diào)”的原則，應(yīng)做到事前有計(jì)劃、計(jì)劃有余地，對(duì)手頭上的工作分門別類進(jìn)行整理，要考慮院（系）與學(xué)校整體的關(guān)系，根據(jù)實(shí)效性、緊急性的不同，將材料分類存檔，做出安排，并及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2.2 協(xié)調(diào)合作的意識(shí)和能力
協(xié)調(diào)是指在學(xué)院的各個(gè)部門、眾多成員之間的互相配合，既有業(yè)務(wù)上的配合，又有時(shí)間的要求。教學(xué)秘書要善于與教務(wù)處人員、院（系）領(lǐng)導(dǎo)、教職員工打交道，因?yàn)榻虒W(xué)工作需要與他人協(xié)同合作，才能完成任務(wù)。教學(xué)秘書要養(yǎng)成良好的合作觀念，學(xué)會(huì)與人共事的技巧，處理問題要多站在對(duì)方的角度想問題，換位思考，從多角度考慮，力求恰到好處，及時(shí)疏通異議，妥善處理好交辦和催辦的事情，以推動(dòng)系里工作順利進(jìn)行。
2.3良好的溝通能力
教學(xué)秘書在教學(xué)管理系統(tǒng)中所起的重要作用之一就是協(xié)調(diào)與溝通信息的作用，教學(xué)秘書與各個(gè)部門、各個(gè)方面的人員交流信息，既要聯(lián)系院系領(lǐng)導(dǎo)，又要聯(lián)系各個(gè)部門，同時(shí)還聯(lián)系著教職員工和學(xué)生，肩負(fù)著教學(xué)安排的重任，由于他們的個(gè)性不同、工作不同，所形成的文化氛圍也不同，要根據(jù)各個(gè)目標(biāo)群體的具體情況，本著“原則性和靈活性”相統(tǒng)一的原則，做出不同的工作安排，既要講究原則，又要講究方式方法。
2.4 計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和發(fā)展，高校教學(xué)管理正在向網(wǎng)絡(luò)化的綜合科學(xué)管理發(fā)展。教學(xué)秘書不僅要有現(xiàn)代化的管理理念，還要熟練的操作計(jì)算機(jī)，掌握信息搜索查詢的技能，會(huì)熟練使用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理，可以用現(xiàn)代化的手段安排考場(chǎng)，現(xiàn)場(chǎng)辦公，既提高了工作效率，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，又為師生提供了方便快捷的服務(wù)。如學(xué)籍管理、檔案管理、教學(xué)計(jì)劃修訂等工作都應(yīng)利用計(jì)算機(jī)完成。
3 教學(xué)秘書的隊(duì)伍建設(shè)
3.1 強(qiáng)化激勵(lì)，建立目標(biāo)責(zé)任制
要加強(qiáng)高校教學(xué)秘書的管理工作，制定并嚴(yán)格執(zhí)行崗位責(zé)任聘任制，明確工作任務(wù)和人員職責(zé)，做到“事事有人管，人人有事做”。教學(xué)秘書的工作繁雜，事情多，任務(wù)重，院系要制定激勵(lì)措施，實(shí)行績(jī)效管理，制定措施，對(duì)表現(xiàn)突出的先進(jìn)工作者給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，不能勝任工作的要及時(shí)調(diào)離崗位。
3.2 積極進(jìn)取，建立學(xué)習(xí)型隊(duì)伍
教學(xué)秘書工作是個(gè)新生事物，可供借鑒的經(jīng)驗(yàn)不多，要做好這項(xiàng)工作，要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，認(rèn)真研究工作過程中出現(xiàn)的問題，努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，尤其是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及軟件技術(shù)的學(xué)習(xí)，不段更新和提高自己，養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣。學(xué)校要適時(shí)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，為教學(xué)秘書提高業(yè)務(wù)水平創(chuàng)造機(jī)會(huì)，使他們知曉教育教學(xué)管理的現(xiàn)狀和前沿動(dòng)態(tài)，反思自己的工作，喚起再學(xué)習(xí)再實(shí)踐的需要，更新知識(shí)，吸收先進(jìn)的理念和技能，為教學(xué)管理工作服務(wù)。建立學(xué)習(xí)型管理隊(duì)伍，可以使得教學(xué)秘書隊(duì)伍的發(fā)展有序，長(zhǎng)期和有效。
3.3 高度重視，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)工作
教學(xué)秘書工作，事關(guān)全校的教學(xué)質(zhì)量，因此各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須予以相當(dāng)重視，對(duì)教學(xué)秘書工作給以極大關(guān)注。首先要從人員隊(duì)伍著手，合理地調(diào)整現(xiàn)有人員，聘任新人，確保基本素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力達(dá)到一定水平。同時(shí)要從整體上考慮隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的合理性，包括年齡結(jié)構(gòu)，老中青比例協(xié)調(diào)。值得注意的是，一定時(shí)期內(nèi)教學(xué)秘書隊(duì)伍應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，人員變動(dòng)幅度不宜過大，否則教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力很難提高，不利于隊(duì)伍建設(shè)。
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