二級(jí)管理體制下院系信息管理模式的探索和實(shí)踐
論文關(guān)鍵詞：高校 二級(jí)管理 信息管理模式 教務(wù)工作
論文摘要：隨著高等教育大眾化發(fā)展和辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，許多高校實(shí)行學(xué)校宏觀指導(dǎo)下的二級(jí)管理制度。二級(jí)管理體制下的教學(xué)管理信息系統(tǒng)已成為了高校信息系統(tǒng)的重要組成部分。但由于二級(jí)學(xué)院的教學(xué)管理相互之間差別較大，個(gè)性化較強(qiáng)，沒有一個(gè)統(tǒng)一的模式，信息化建設(shè)方面相對滯后，二級(jí)管理體制下的信息管理模式有待進(jìn)一步提高�，F(xiàn)以上海電力學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院為例，介紹學(xué)院二級(jí)管理體制下教材、免聽答疑信息管理模式的探索和實(shí)踐。
引言
隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，我校的教學(xué)管理體制，已經(jīng)從單一的校級(jí)直接管理，發(fā)展到校院（系）二級(jí)管理，這一發(fā)展變化對教學(xué)教務(wù)管理產(chǎn)生了積極的影響，對管理工作的諸多環(huán)節(jié)都提出了全新的要求和挑戰(zhàn)。二級(jí)學(xué)院在進(jìn)行教學(xué)管理信息化建設(shè)中既要考慮目前學(xué)校信息化的整體規(guī)劃和校級(jí)層面教學(xué)管理信息化平臺(tái)之間的協(xié)調(diào)和數(shù)據(jù)接口，又要充分考慮學(xué)院教學(xué)管理的自身特點(diǎn)。針對經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院目前在教材、免聽答疑信息管理面臨的困難和問題，提出基于學(xué)院辦公平臺(tái)，開發(fā)有效的模塊，通過信息化方式解決二級(jí)學(xué)院教材、免聽答疑時(shí)間、地點(diǎn)、考試方式等信息的收集、處理、存儲(chǔ)和使用問題。通過信息化平臺(tái)建設(shè)實(shí)現(xiàn)院級(jí)相關(guān)教學(xué)文檔的共享，例如各種文檔和教學(xué)成果等。同時(shí)為各位教師提供全面、不斷更新的教學(xué)相關(guān)的信息、表格和數(shù)據(jù)等。從而保證教務(wù)信息收集的正確性、及時(shí)性、公開性，減少了教務(wù)信息傳遞過程中的錯(cuò)誤率及重復(fù)勞動(dòng)，提高教務(wù)管理工作的效率和發(fā)揮教師的主觀能動(dòng)性。
1 擬解決的問題
建立上海電力學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院二級(jí)管理體制下的信息管理模式，擬解決如下問題。
1.1 難以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集教務(wù)信息
由于學(xué)院在職教師加外聘人數(shù)較多，教務(wù)信息收集一般通過教研室主任收集，即由教研室主任負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、匯總后上報(bào)教務(wù)員。在此過程中，由于教研室主任本身教學(xué)、科研任務(wù)繁重、又受到教研室教師的配合度的影響，常常使得信息無法及時(shí)收集，影響工作效率。
1.2 教師的配合程度低
由于一定數(shù)量的教師工作主動(dòng)性低，責(zé)任感差，往往需要教研室主任反復(fù)催促才能上報(bào)教務(wù)信息，影響了整個(gè)教研室的工作進(jìn)度。顯然，教師缺少價(jià)值驅(qū)動(dòng)。配合與否并沒有在第一時(shí)間顯現(xiàn)出來，缺乏落后危機(jī)意識(shí)。
1.3 信息傳遞過程中的錯(cuò)誤率較高
一般情況下，信息傳遞采用電子郵件方式，但對于某些緊急的教務(wù)狀況，往往需要通過電話傳遞信息，錯(cuò)誤就無法避免。當(dāng)錯(cuò)誤產(chǎn)生時(shí)，沒有歷史資料可供查詢，也無法辨別責(zé)任人，所以很難從源頭上遏制此類事情的再次發(fā)生。
1.4 教研室主任的能力沒有被充分發(fā)揮
教研室主任一般是一個(gè)學(xué)科的帶頭人，科研、教學(xué)兩不誤的工作積極分子，因?yàn)閾?dān)當(dāng)著教研室主任這一行政職務(wù)，每天都忙于這些瑣事之中，實(shí)在難以全身心的投入到科研、教學(xué)中去。如果在信息平臺(tái)支持下由教務(wù)員來負(fù)責(zé)這一工作，工作量又太大，難以實(shí)現(xiàn)。
2 擬采用的方法
2.1 教師在學(xué)院網(wǎng)頁上成為上傳教務(wù)信息主體的實(shí)踐。
學(xué)院要求教師在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上傳教務(wù)信息，在保證及時(shí)性的同時(shí)還要保證教務(wù)信息的準(zhǔn)確性。教務(wù)信息主要分為3部分。①重修免聽選考方面的教務(wù)信息。包括答疑時(shí)間、地點(diǎn)、考試方式匯總和考試所用配套教材。可供參加考試的學(xué)生隨時(shí)查詢。②教材管理信息。教務(wù)信息平臺(tái)上提供本門課程以往使用的教材供教師參考，教師可根據(jù)自己的實(shí)際狀況，選擇或自行填寫教材。③課程考試方式匯總。針對所有的考試考查課（包括全院性選修課），任課教師根據(jù)課程要求，上傳考試方式，開卷、閉卷或者是非筆試。
2.2 建立教師信息上傳的評(píng)分方法。
參照以往制定的教師工作評(píng)分方法，根據(jù)教師上傳教務(wù)信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、細(xì)致性進(jìn)行滿意度評(píng)比。
3 特色與創(chuàng)新之處
3.1 全院教師都參與到教學(xué)管理中來，責(zé)任到人，統(tǒng)一管理，保證教務(wù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、有效。教務(wù)工作如果利用傳統(tǒng)的方式需要經(jīng)歷教學(xué)管理人員－專業(yè)負(fù)責(zé)人－教師三個(gè)層次，而且信息的處理涉及很多工作量，處理周期長，又難以保證信息傳遞的準(zhǔn)確無誤。信息化工作模式下就變成教學(xué)管理人員－教師兩個(gè)層次，信息的處理、統(tǒng)計(jì)等由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，很好的解決了這一難題。二級(jí)教學(xué)管理的信息化使得組織扁平化，同時(shí)大大提高了工作效率。
3.2 通過信息平臺(tái)，優(yōu)化教學(xué)管理流程，提高了效率。例如以前每個(gè)學(xué)期末要進(jìn)行重修免聽及教材確認(rèn)時(shí)，學(xué)院辦公室會(huì)把每個(gè)教師的信息打印出來（每人一張A4紙），找教師簽字確認(rèn)，有問題的重新打印再簽字確認(rèn)，整個(gè)過程需要的時(shí)間比較長�，F(xiàn)在整個(gè)流程通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)完成，只需要幾天就可以完成。在此成功的基礎(chǔ)上，要對二級(jí)體制信息管理模式進(jìn)行優(yōu)化，把教務(wù)管理工作的其他方面也納入進(jìn)來，諸如監(jiān)考安排、師資配備等。
3.3 對教師的考評(píng)引入了新的因素和考核標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)了考核的客觀性和公平性。由于“經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院教學(xué)規(guī)范和教學(xué)質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)”涉及到30個(gè)二級(jí)指標(biāo)信息的收集，具體實(shí)施中信息多，數(shù)據(jù)處理工作量大，而二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理人員緊張，如果人工處理，工作量極大�，F(xiàn)通過“二級(jí)學(xué)院教務(wù)信息管理系統(tǒng)”使得信息得到及時(shí)收集，由系統(tǒng)進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)得到需要的結(jié)果，保證了考評(píng)的客觀性和公平性。
4 結(jié)語
從經(jīng)管學(xué)院教學(xué)管理實(shí)施信息化的經(jīng)驗(yàn)來看，必須理清楚自己學(xué)院的特點(diǎn)，做好細(xì)致規(guī)劃，明確哪些應(yīng)該納入學(xué)院信息平臺(tái)建設(shè)內(nèi)容，避免重復(fù)操作。二級(jí)學(xué)院信息平臺(tái)的建設(shè)需要在使用中不斷更新，不可能一蹴而就，必須分步實(shí)施，逐層深入。相信隨著高校的教學(xué)管理中心向二級(jí)學(xué)院轉(zhuǎn)移，二級(jí)學(xué)院教學(xué)信息化是一個(gè)必然趨勢。
參考文獻(xiàn)：
[1]張洪進(jìn)，侯加林等[1].構(gòu)建科學(xué)的二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理系統(tǒng)[J].高等農(nóng)業(yè)教育，2010(6):45-46.
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