會計電算化在事業(yè)單位中的應用論文
所謂會計電算化，是指將當代電子和信息技術(shù)應用于會計工作，以計算機代替手工對經(jīng)濟業(yè)務中會計信息進行整理、加工和分析，從而為單位經(jīng)營決策提供依據(jù)。
一、認知，事業(yè)單位會計電算化實施的必要性
會計電算化不僅大大減輕了財務人員的勞動強度和提高了財會信息的處理和傳遞速度，更重要的是財會工作發(fā)生了質(zhì)的變化。在事業(yè)單位實現(xiàn)會計電算化后，會計信息的處理能力不斷提高，使會計對經(jīng)濟活動的反映能力更及時和準確，反映的信息更加細致、全面和深入，信息查詢對領(lǐng)導掌握財務運行提供了方便，保證了財務在管理中的核心地位。
事業(yè)單位實現(xiàn)會計電算化后，可以輕松的實現(xiàn)對財務數(shù)據(jù)處理和業(yè)務流程的規(guī)范，避免了傳統(tǒng)會計方式因人為因素在數(shù)據(jù)處理方面的不統(tǒng)一和不對應，減少了實際工作中標準的模糊性以及主觀人為地不確定性，增強了會計工作客觀性和會計信息可比性，便于對財務及業(yè)務流程進行控制。由于基于網(wǎng)絡化處理，不僅可以做到在財務各崗位間的資源共享，保證財務數(shù)據(jù)一體化，而且對生成的財務信息，在設(shè)置權(quán)限的情況下可以在同一時間內(nèi)任意查詢。而傳統(tǒng)會計，由于分工傳遞和手工操作，不僅財務以外無法獲得所需信息，即使在各財務各崗位間也無法實現(xiàn)資源共享。實現(xiàn)會計電算化后，一方面最大可能地細化和明確了會計工作全過程中每個環(huán)節(jié)的參照依據(jù)和考核標準，可以對會計人員和工作進行嚴格控制，另一方面實現(xiàn)了有效實時監(jiān)控，所有數(shù)據(jù)及操作情況均記入系統(tǒng)日志，各分支機構(gòu)弄虛作假的可能性減少。
二、事業(yè)單位會計電算化項目實施
�。ㄒ唬┟鞔_單位會計電算化建設(shè)的總體規(guī)劃要求
1、明確會計電算化工作的目標
會計電算化工作的目標一般可以分為兩類：一類是近期所要達到的目標；一類是遠期所要達到的目標。目前單位會計電算化的建立和開展一般是以實現(xiàn)模塊的數(shù)量來進行的，例如本單位已經(jīng)有財政統(tǒng)一的賬務核算和報表、固定資產(chǎn)核算三個模塊，當前只希望建立進銷存核算模塊和門診收費核算模塊，處理日常收費、發(fā)票打印及生物制品和藥品的進銷存核算。近期的目標建立以后，單位還應該制定長遠目標，因為伴隨著會計電算化的發(fā)展，單位會計電算化的開展是一項長期工作，目前，我國會計電算化正以核算為主向管理信息化的方向發(fā)展，以發(fā)揮管理和決策支持作用。因此應從單位長期發(fā)展計劃入手，據(jù)此確定會計電算化系統(tǒng)的目標。
2、明確會計電算化系統(tǒng)建立的途徑
建立會計電算化系統(tǒng)有許多種途徑，兩種基本的途徑是開發(fā)和購買商品化會計軟件。每種方式各有自己的優(yōu)缺點。具體采用何種途徑主要是根據(jù)單位管理的需要和經(jīng)濟、技術(shù)、組織上的可行性及是否有同類單位成功地運用某種軟件來進行選擇。例如：本單位需建立進銷存核算模塊和門診收費核算模塊，結(jié)合通用會計核算軟件的特點，通用性強，成本相對較低，維護量小、且維護有保障，軟件開發(fā)水平較高，系統(tǒng)的擴充與修改快速，則選擇購買商品化會計軟件。
3、明確會計電算化系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)
總體結(jié)構(gòu)指的是系統(tǒng)的總體規(guī)模、業(yè)務核算的范圍，以及系統(tǒng)由哪些子系統(tǒng)構(gòu)成，這些子系統(tǒng)間的聯(lián)系和系統(tǒng)間的界面劃分。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應從分析現(xiàn)有手工會計的實際情況入手，了解會計電算化系統(tǒng)的任務，業(yè)務處理的內(nèi)容和范圍，再結(jié)合會計電算化系統(tǒng)的目標來確定。
4、明確會計電算化建設(shè)工作的管理體制和組織機構(gòu)
一方面，單位會計電算化工作的開展需要涉及到人、財、物多個方面及供、產(chǎn)、銷多個環(huán)節(jié)，所以需要明確管理體制，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。因此應在規(guī)劃中明確規(guī)定建設(shè)過程中的管理體制和組織機構(gòu)，以利于統(tǒng)一領(lǐng)導、專人負責、高效率地完成系統(tǒng)的建設(shè)工作。另一方面，會計電算化系統(tǒng)的建立不僅改變了會計工作的操作方式，而且引發(fā)會計業(yè)務工作流程、人員的組織方式等多方面的一系列變革。因此在建立會計電算化管理體制和組織機構(gòu)時，還應組織專門人員根據(jù)本單位的實際情況制定一套新的工作流程、工作管理制度和組織形式以及各類人員上崗標準等，以便系統(tǒng)投入運行后平穩(wěn)、安全而有序。
此外還要明確工作步驟、明確會計電算化系統(tǒng)的硬件體系結(jié)構(gòu)和資源配置、制定專業(yè)人員的培訓與分工計劃、明確資金的來源及預算，只有這樣才能做好會計電算化系統(tǒng)的規(guī)劃分工。
5、明確會計電算化法規(guī)制度要求
按照《會計法》的規(guī)定，財政部還先后制定發(fā)布了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》等一系列有關(guān)會計電算化的專門制度，對單位使用會計核算軟件、軟件生成的會計資料、采用電子計算機替代手工記賬、電算化會計檔案保管等會計電算化工作作出了具體規(guī)范。使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及生成的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定；會計賬簿的登記、更正應當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。
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實施方法的四個主要內(nèi)容實際上是四個循環(huán)漸進的實施階段，在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務，來開展實施工作，以達到預期的效果。
1、準備階段
以我單位為例，先項目分析，收集單位資料，包括：合同與相關(guān)文件、項目調(diào)研報告、項目解決方案、單位年度目標管理等，做到心中有數(shù)；建立雙方項目組織（包括項目實施小組、業(yè)務職能實施小組等）；項目現(xiàn)場實施調(diào)研；明確和具體化項目實施需求后，確定實施方案；確定項目實施整體計劃。
2、調(diào)試操作培訓階段
針對商品化會計軟件，以本單位為例，先組織以單位負責人、中層管理干部、業(yè)務骨干等熟知業(yè)務的人員為隊伍，在商家代表的指導下準備業(yè)務仿真系統(tǒng)的靜態(tài)數(shù)據(jù)，并按業(yè)務流程解決方案進行業(yè)務流程的原型測試。在每一個步驟中都要由測試人員進行原型測試和確認，不符合的流程要及時進行調(diào)整，修改業(yè)務解決方案。
建立起新系統(tǒng)業(yè)務規(guī)程、制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)準備方案、系統(tǒng)上線方案。同時，就系統(tǒng)的實際應用制定最終用戶培訓方案，對培訓內(nèi)容、方式、范圍、人員以及培訓結(jié)果的考核等都做出相關(guān)的指定。
3、系統(tǒng)實現(xiàn)階段
依據(jù)單位內(nèi)的應用范圍及涉及的部門，讓單位內(nèi)相應的人員參與進來，共同討論并協(xié)商解決靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況；最終確定單位靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則；指導單位組織安排相關(guān)人員進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準備工作。
對擔任不同級別的人員進行分別合適培訓。對管理層的培訓必須選擇熟悉業(yè)務和管理的顧問；對操作員的培訓則必須由熟悉產(chǎn)品的顧問來做，系統(tǒng)管理員的培訓教師則必須熟悉系統(tǒng)配置方法。但最終用戶的操作培訓一定要由單位項目組成員來完成，最終用戶培訓后，應組織嚴格的考試，確保讓合格的應用人員操作電算化系統(tǒng)。
按計劃正確、及時完成系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)置工作，指導系統(tǒng)上線。
4、驗收交付階段
項目總結(jié)，完成項目總結(jié)報告。報告包括幾個方面：項目實施背景、項目實施的主要目標、系統(tǒng)應用的產(chǎn)品和模塊、項目實施應用范圍和項目實施成果概述。
三、事業(yè)單位會計電算化應用中常見的問題，管理與日�？刂�
事業(yè)單位會計電算化工作中的關(guān)鍵因素是軟硬件設(shè)施和會計人員，良好的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境是會計電算化的基礎(chǔ)。硬件環(huán)境已是十分成熟的產(chǎn)品，其可靠性和安全性都勿庸質(zhì)疑。軟件環(huán)境是會計電算化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，財務軟件是核心。哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會影響工作，在實際工作中提高會計人員綜合素質(zhì)是會計電算化的根本保障。一般情況下，有相當一部分會計人員雖然接受過計算機基本知識的培訓學習，但對計算機的應用和維護知識還是知之甚少，在平時的工作中容易疏忽對數(shù)據(jù)資料的及時備份，一旦計算機出現(xiàn)故障，所記賬目便難以恢復，給工作造成極大的損失。有時雖然用u盤做了備份，但u盤的性能也不是那么可靠，依然存在著隱患。采用優(yōu)質(zhì)的移動硬盤則會可靠得多。重要的財務軟件和其他應用軟件最好安裝在除c盤以外的其他分區(qū)最為可靠，以免所有資料丟失。計算機聯(lián)網(wǎng)后病毒的入侵，輕則使計算機速度變慢，重則系統(tǒng)癱瘓，要引起足夠的重視才行。其他移動存儲設(shè)備也是傳播病毒的途徑，同樣要引起重視。對于財務軟件的深入學習同樣重要，由于種種原因，會計人員只是簡單地學習了財務軟件的基本知識，操作時不夠熟練，時不時還要請軟件售后服務人員幫助，邊摸索邊應用，發(fā)揮不出電算化的高效率。為了搞好財務工作，建議各級領(lǐng)導加強對現(xiàn)有會計人員的學習培訓，定期或不定期安排會計人員進修專業(yè)財務軟件和計算機綜合技能知識，不斷提高他們的綜合業(yè)務素質(zhì)，以適應當今信息時代工作的需要。
�。ㄒ唬⿲⑺枷胝J識深度以及系統(tǒng)控制制度進行提升和規(guī)范
我們必須要對事業(yè)單位會計電算化的會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域、數(shù)據(jù)處理程序、數(shù)據(jù)存儲形式以及會計核算方式進行了改變，并且將會計信息質(zhì)量進行了提升，同時也對事業(yè)單位會計電算化內(nèi)部控制制度改革進行了促進，只有我們在思想方面認識到位，才能夠?qū)⑹聵I(yè)單位會計電算化的完善、發(fā)展以及推進。
對事業(yè)單位日常的操作管理控制工作進行完善，操作規(guī)程控制以及操作權(quán)限控制已經(jīng)成為了系統(tǒng)操作控制的主要表現(xiàn)。其中，操作規(guī)程控制就是指在系統(tǒng)的操作過程中，我們必須要對一些標準操作的規(guī)程進行嚴格的遵循，將注意事項、操作程序以及職責進行明確，從而能夠很好的形成一套事業(yè)單位自身會計電算化系統(tǒng)的文件。所謂的操作權(quán)限控制就是指每一個崗位人員僅僅能夠按照所授予權(quán)限來對系統(tǒng)進行自己的作業(yè)，崗位人員不能夠?qū)?quán)限進行超越從而接觸系統(tǒng)。
�。ǘ┙⒔∪聵I(yè)單位內(nèi)部人員崗位的安全控制制度
事業(yè)單位想要建立健全適合的職責分工制度和組織機構(gòu)就必須要對相應崗位職責制度、權(quán)限劃分、人員分工以及部門設(shè)置等方面進行完善，最為基本的目標就是進行制度的建立，從而形成一種相互制約、相互牽制的制度，這樣能夠減少和防止舞弊事件發(fā)生的幾率。在事業(yè)單位中，基本的會計崗位主要包括：會計檔案管理、稽核、會計核算、出納以及會計主管等等工作崗位，而電算化會計的崗位主要包括：電算主管、會計軟件系統(tǒng)操作、審核記賬、電算維護等崗位�；緯媿徫缓碗娝銜媿徫豢稍诒ＷC會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，在進行機構(gòu)的調(diào)整過程中，我們必須要將其與組織控制相互結(jié)合，從而實現(xiàn)了職權(quán)的分離，及時、有效的發(fā)現(xiàn)違法行為和錯誤，與此同時，在保持各崗位人員相對穩(wěn)定情況下，我們還必須要建立健全職務輪崗制度。
（三）建立健全事業(yè)單位會計電算化系統(tǒng)安全控制的制度
自從事業(yè)單位進行會計電算化以后，要求事業(yè)單位必須要建立起計算機機房，為計算機的設(shè)備創(chuàng)造一個優(yōu)秀、良好的運行環(huán)境，對機器設(shè)備進行保護，能夠有效的防止其他的人員進入到計算機房，對數(shù)據(jù)和程序的安全進行保護。其中，系統(tǒng)維護工作主要包括軟件維護以及硬件維護，系統(tǒng)硬件維護內(nèi)容包括：對計算機進行定期殺毒、查毒；專機專用，財務操作的工作人員不能夠在財務專用的計算機上面插入外來的光盤、軟盤以及上網(wǎng)；及時的進行計算機故障分析，并且做好相應的記錄；定期進行計算機的檢查工作，并且做好相應的記錄等等[4]。還要對正在使用的計算機財務軟件進行不定期或者定期的維護工作，這樣能夠防患于未然，能夠確保計算機財務軟件進行高效、平穩(wěn)、安全的運行，并且對計算機財務軟件所存在的不足不間斷的進行修正，更加要對其所選用的計算基礎(chǔ)財務軟件進行及時的更新和升級。
事業(yè)單位只有建立起與會計電算化系統(tǒng)相互適應的事業(yè)單位內(nèi)部會計控制制度，才能夠?qū)嬰娝慊到y(tǒng)的內(nèi)部控制過程中不斷出現(xiàn)的那些問題進行很好的解決，并且對事業(yè)單位的會計電算化工作向更加深入的層次進行發(fā)展。
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