辦公室行政事務(wù)管理工作中的不足及優(yōu)化策略論文
無(wú)論在學(xué)習(xí)或是工作中,大家都有寫論文的經(jīng)歷,對(duì)論文很是熟悉吧,論文寫作的過(guò)程是人們獲得直接經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程。你知道論文怎樣才能寫的好嗎?以下是小編精心整理的辦公室行政事務(wù)管理工作中的不足及優(yōu)化策略論文,希望對(duì)大家有所幫助。
摘要:
隨著社會(huì)發(fā)展邁入新時(shí)期,辦公室行政事務(wù)管理工作在企業(yè)中的作用日漸凸顯,已經(jīng)成為保證企業(yè)各項(xiàng)工作順利運(yùn)行的關(guān)鍵要素之一;诖耍疚囊赞k公室行政事務(wù)管理工作為研究對(duì)象,對(duì)相關(guān)工作開展中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行反思分析,并探討相應(yīng)優(yōu)化措施,旨在為做好辦公室行政事務(wù)管理工作提供參考。
關(guān)鍵詞:
新時(shí)期;辦公室;行政管理工作;優(yōu)化;對(duì)策;
引言:
辦公室行政事務(wù)管理工作在企業(yè)整體管理工作中占據(jù)重要位置,該項(xiàng)工作屬于一項(xiàng)綜合性高、涉及面廣和工作內(nèi)容繁雜的業(yè)務(wù),其連接著企業(yè)上下級(jí)部門,在重要部門間起到橋梁作用,關(guān)系到企業(yè)的正常發(fā)展和運(yùn)轉(zhuǎn)。因此,辦公室行政管理工作人員應(yīng)經(jīng)常性地對(duì)自身工作進(jìn)行反思,圍繞工作重點(diǎn)和要求對(duì)管理工作進(jìn)行優(yōu)化,及時(shí)解決存在的問(wèn)題,不斷提升工作質(zhì)量,持續(xù)推動(dòng)企業(yè)有序運(yùn)轉(zhuǎn)。
一、辦公室的行政管理職責(zé)
(一)協(xié)助功能
辦公室相關(guān)工作人員具備協(xié)助工作職責(zé),須嚴(yán)格落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)布置的'工作任務(wù),并對(duì)各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,不斷提升各個(gè)相關(guān)部門對(duì)工作項(xiàng)目的關(guān)注和重視,提升并強(qiáng)化企業(yè)工作執(zhí)行能力。
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辦公室行政事務(wù)相關(guān)工作,在不同部門間可起到調(diào)節(jié)作用,發(fā)揮著中樞功能,對(duì)維持單位正常、穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要作用,增強(qiáng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和不同部門間聯(lián)系。而辦公室作為信息傳達(dá)中轉(zhuǎn)站,在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與各部門間建立了橋梁,提升了各個(gè)部門工作效率。
。ㄈ┒睫k功能
辦公室行政事務(wù)類型較多,其中,對(duì)企業(yè)工作決策和落實(shí)情況,以及執(zhí)行工作任務(wù)規(guī)范性記錄和監(jiān)督,是其重要工作內(nèi)容。同時(shí),辦公室行政事務(wù)相關(guān)人員還應(yīng)聽取各部門相關(guān)意見(jiàn),并篩選出有效意見(jiàn),為后續(xù)工作任務(wù)開展提供依據(jù)。
(四)服務(wù)功能
服務(wù)是辦公室行政事務(wù)中基礎(chǔ)內(nèi)容,這就要求辦公室人員,不僅要求做好崗位職責(zé)工作,而且應(yīng)提升自身服務(wù)意識(shí),為相應(yīng)工作任務(wù)以及各部門展開服務(wù),滿足上下級(jí)溝通、工作開展等方面需求。
二、辦公室行政事務(wù)管理工作開展中存在的不足
隨著企業(yè)發(fā)展以及外界環(huán)境變化,企業(yè)為滿足實(shí)際需求需要不斷對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行改進(jìn),但受多方面因素影響,導(dǎo)致在實(shí)際開展相關(guān)工作中存在一些不足,尤其是參與辦公室工作新人和兼任多個(gè)崗位工作人員,因經(jīng)驗(yàn)、能力、加入工作崗位時(shí)間、對(duì)公司認(rèn)識(shí)了解不足、辦公室人員調(diào)整等,會(huì)在一定程度上影響辦公室工作的順利開展。而通過(guò)對(duì)相關(guān)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析,主要問(wèn)題表現(xiàn)在三個(gè)方面:
第一,主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不足。辦公室多數(shù)工作人員在思想上依舊具有"本位主義"特征,重視領(lǐng)導(dǎo)人員意見(jiàn)需求。但在為一線及項(xiàng)目部員工提供服務(wù)中,重視程度不足,服務(wù)方式和內(nèi)容簡(jiǎn)單,服務(wù)意識(shí)有待加強(qiáng)。
第二,尚未實(shí)現(xiàn)"融入中心、服務(wù)大局".辦公室行政事務(wù)管理工作開展中,受員工服務(wù)意識(shí)影響,導(dǎo)致缺乏與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng),如相關(guān)工作人員未能主動(dòng)深入項(xiàng)目一線為項(xiàng)目部員工解決問(wèn)題。甚至部分人員在開展工作中,長(zhǎng)期處于相對(duì)封閉狀況,缺乏對(duì)公司動(dòng)態(tài)、業(yè)務(wù)信息和現(xiàn)存問(wèn)題認(rèn)知與了解,難以為各個(gè)部門解決問(wèn)題提供有效幫助[1].
第三,未有效掌握信息化手段,F(xiàn)階段,辦公室行政事務(wù)管理人員在開展工作中,依舊以常規(guī)性工作為主,如用印申請(qǐng)、招待物資申請(qǐng)、用車審批、檔案管理以及固定資產(chǎn)管理等,工作開展中對(duì)現(xiàn)代化各種先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用率較低,影響了工作水平與效率提升。
三、新時(shí)期辦公室行政管理工作優(yōu)化策略
(一)提升工作人員服務(wù)意識(shí)
良好的服務(wù)意識(shí)對(duì)提升工作質(zhì)量具有重要作用,因此,在具體開展相關(guān)工作中,應(yīng)提升辦公室行政管理工作人員服務(wù)意識(shí)。應(yīng)深化辦公室人員服務(wù)理念,樹立新時(shí)期"大服務(wù)"思想理念,對(duì)辦公室服務(wù)工作進(jìn)行定位,在立足日常工作基礎(chǔ)上,提升責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。積極服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策,并提升對(duì)基層單位、各職能部門間協(xié)調(diào)配合、溝通聯(lián)絡(luò)提升服務(wù)力度。
在信訪接待工作中,應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況對(duì)流程進(jìn)行持續(xù)完善,并安排專門崗位人員進(jìn)行信件處理,妥善處理好基層員工訴求,及時(shí)排除影響企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定性因素,促使各項(xiàng)工作順利開展[2].建立健全服務(wù)體系。辦公室工作人員在提供服務(wù)中,要求在對(duì)本職工作盡職盡責(zé)前提下,找出內(nèi)部與時(shí)代要求不相符問(wèn)題,以工作原則和工作要求為指導(dǎo),及早制定出行之有效解決問(wèn)題的方案。同時(shí),由于辦公室工作較為繁雜瑣碎,面對(duì)人群較多,因此,為保證各個(gè)部門以及辦公室工作效率,應(yīng)建立健全服務(wù)體系,指導(dǎo)辦公室服務(wù)工作開展。辦公室行政服務(wù)工作在實(shí)施中不可流于表面,要靈活融入信息化技術(shù)與理念,通過(guò)深入基層調(diào)查與綜合分析,掌握真實(shí)情況,了解基層員工真實(shí)想法和需求,并始終堅(jiān)持為人民服務(wù)精神,定期獲取基層員工第一手資料,從不同角度掌握基層員工需求,并適當(dāng)將其融入服務(wù)體系中,盡可能提升服務(wù)多元化程度。
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辦公室行政管理崗位處于企業(yè)核心地位,辦公室相關(guān)工作人員必須明確其作用、工作內(nèi)容和地位,尤其是在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期,應(yīng)關(guān)注企業(yè)發(fā)展大局,采用新思路、新方法或新技術(shù),提升行政管理工作質(zhì)量。首先,樹立整體意識(shí)和大局意識(shí)。辦公室是企業(yè)直接服務(wù)部門,工作人員與普通員工存在區(qū)別,工作中以提供相應(yīng)服務(wù)為主,樹立崇高使命感,在工作中始終保持嚴(yán)謹(jǐn)作風(fēng)以及謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)精神狀態(tài)。
其次,明確自身政治立場(chǎng),始終堅(jiān)持自身工作信念不動(dòng)搖,保持積極主動(dòng)態(tài)度,幫助基層員工解決相應(yīng)問(wèn)題,從加強(qiáng)整體服務(wù)考慮,從完善固定資產(chǎn)、低值易耗品、后勤食堂和印章等多個(gè)不同方面管理,強(qiáng)化成本控制措施以及安全防衛(wèi)工作,并建立數(shù)字檔案館系統(tǒng)輔助進(jìn)行管理,建立資產(chǎn)管理系統(tǒng),靈活運(yùn)用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行管理,監(jiān)理數(shù)字檔案,加強(qiáng)辦公室財(cái)務(wù)方面管理,根據(jù)需求做好對(duì)各種工作會(huì)和年會(huì)組織安排等方面工作。在此期間應(yīng)加強(qiáng)對(duì)支出費(fèi)用強(qiáng)化控制管理,并對(duì)非生產(chǎn)性支出進(jìn)行壓縮,嚴(yán)格按照規(guī)定,嚴(yán)控日常費(fèi)用的支出。最后,從大局出發(fā),并從不同方位和角度看待問(wèn)題,同時(shí)注意維護(hù)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威,尊重他人意見(jiàn)和建議,從整體看看待問(wèn)題,防止以偏概全和一概而論,積極尋求解決問(wèn)題方式。
(三)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用
在信息化快速發(fā)展背景下,信息技術(shù)不斷深入各個(gè)領(lǐng)域中,提升了工作效率、管理水平,極大程度上降低了工作強(qiáng)度,減少了工作失誤。因此,為降低繁瑣復(fù)雜工作對(duì)工作效率影響,應(yīng)重視對(duì)現(xiàn)代化先進(jìn)信息技術(shù)利用。首先,應(yīng)建立信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng),結(jié)合單位實(shí)際情況,適當(dāng)加大信息化改革和資金投入力度,利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),最大程度上發(fā)揮自動(dòng)化和智能化管理系統(tǒng)作用。
其次,適當(dāng)強(qiáng)化對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用力度,利用信息技術(shù)獲取更加有價(jià)值的信息,為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策提供更多信息支持。最后,重視對(duì)創(chuàng)新型信息技術(shù)利用,如推動(dòng)公司內(nèi)控管理中對(duì)釘釘?shù)绒k公軟件應(yīng)用,并加強(qiáng)對(duì)中交商旅、PC門戶、企業(yè)郵箱等信息軟件維護(hù)和運(yùn)用,整合現(xiàn)有的資源,如建立數(shù)字檔案,從多個(gè)角度進(jìn)行管理,如實(shí)物類、聲像類等,滿足人們的實(shí)際需求。最后,根據(jù)實(shí)際需求,調(diào)整部門設(shè)置和人員關(guān)系,并做好交建通、企業(yè)郵箱變更以及維護(hù)等工作,快速有效解決員工賬號(hào)申請(qǐng)、實(shí)際使用中等問(wèn)題[3].
。ㄋ模⿵(qiáng)化學(xué)習(xí)觀念
辦公室業(yè)務(wù)具有涉及范圍廣、內(nèi)容繁瑣復(fù)雜特征,且部分工作人員經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰Σ蛔,?dǎo)致很多工作開展中存在不確定性,甚至影響了工作效率。同時(shí),隨著公司發(fā)展,對(duì)復(fù)合型一專多能人才需求量提升,為滿足企業(yè)需求,工作人員應(yīng)不斷提升自身學(xué)習(xí)熱情,通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)增強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力與水平。因此,企業(yè)中相關(guān)工作人員,應(yīng)保持良好學(xué)習(xí)熱情,不斷對(duì)新知識(shí)和技能進(jìn)行學(xué)習(xí),盡可能組織開展同業(yè)對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí),加強(qiáng)辦公室工作人員在組織、協(xié)調(diào)和溝通等方面業(yè)務(wù)能力,不斷開拓新視野、新思路,提升不斷提升自身綜合素養(yǎng)。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理人員,應(yīng)進(jìn)一步提升對(duì)本職工作內(nèi)容的認(rèn)知度,深刻明確其對(duì)企業(yè)健康運(yùn)轉(zhuǎn)的重要性,經(jīng)常性地對(duì)自身工作進(jìn)行反思,明確出現(xiàn)問(wèn)題原因,并通過(guò)問(wèn)題分析,采用相應(yīng)優(yōu)化措施進(jìn)行解決,在原有工作開展基礎(chǔ)上,不斷提升辦公室行政事務(wù)管理服務(wù)水平,為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供助力和支持。
參考文獻(xiàn)
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[3]呂斌。實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的創(chuàng)新路徑探析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2020.28(14):208-209.
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