企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)平臺的建設(shè)論文
摘 要:伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和財務(wù)管理模式的創(chuàng)新,財務(wù)共享服務(wù)平臺已經(jīng)被許多跨國公司及國內(nèi)大中型企業(yè)集團(tuán)推廣應(yīng)用。它的出現(xiàn),解決了大型企業(yè)面臨的管理對象繁多、管理成本高、管理制度繁瑣、管理效率低下等問題。財務(wù)共享服務(wù)平臺通過信息技術(shù)平臺,將分散在各部門、各組織的大量的、基礎(chǔ)性的工作,通過集中統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化處理,進(jìn)行數(shù)據(jù)集成,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)透明,強(qiáng)化業(yè)務(wù)事項(xiàng)的事前、事中及事后全方位,多角度控制管理,降低成本、提高效率、提升財務(wù)服務(wù)價值。
本文希望能夠通過對A公司財務(wù)共享服務(wù)平臺建設(shè)的研究,總結(jié)財務(wù)共享服務(wù)平臺的實(shí)證經(jīng)驗(yàn),對國內(nèi)其他企業(yè)集團(tuán)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心提供有意義的參考和借鑒,以推動企業(yè)財務(wù)管理模式創(chuàng)新和轉(zhuǎn)型,提升企業(yè)財務(wù)管理能力。
關(guān)鍵詞:集團(tuán)公司;財務(wù)集中;財務(wù)共享;財務(wù)轉(zhuǎn)型
一、前言
隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化,自由貿(mào)易不斷推進(jìn),互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)及信息化技術(shù)飛速發(fā)展,財務(wù)共享服務(wù)中心逐漸被國內(nèi)大型企業(yè)集團(tuán)公司引入及推廣,財務(wù)共享是實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理信息化和現(xiàn)代化的有效模式,也是提高大型企業(yè)集團(tuán)生存力與競爭力的重要方式。各大型企業(yè)在建立財務(wù)共享中心的過程中均面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)。
國內(nèi)第一家財務(wù)共享服務(wù)中心于2005年建立,是中興通訊公司。隨后,中石油、華為、海爾等企業(yè)先后建立了財務(wù)共享中心。這些企業(yè)雖然在實(shí)施財務(wù)共享中心過程中存在或多或少的問題,但構(gòu)建財務(wù)共享中心仍是大型企業(yè)集團(tuán)的趨勢,根據(jù)安永咨詢發(fā)布的《中國企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)調(diào)查報告》顯示,中國境內(nèi)各類集團(tuán)、企業(yè)非?春秘攧(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展前景,認(rèn)為財務(wù)共享必將成為企業(yè)財務(wù)發(fā)展的未來趨勢之一。
財務(wù)共享服務(wù)中心是企業(yè)集中式管理模式在財務(wù)管理上的最新應(yīng)用,適用于不同的領(lǐng)域和范圍,它的應(yīng)用能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來多重利益。它的主要目的在于通過一種有效的運(yùn)作模式來解決公司財務(wù)職能建設(shè)中的重復(fù)投入和效率低下的弊端。不僅利于企業(yè)的管理,更利于企業(yè)的持續(xù)和健康發(fā)展。財務(wù)共享服務(wù)中心不僅僅能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源集中管理,達(dá)到有效管控和降低經(jīng)營成本的目的,更主要的是能幫助企業(yè)整合分散的重復(fù)性高、同質(zhì)性強(qiáng)、附加值低、易標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)活動,減少了財務(wù)部門的重復(fù)性工作量和花費(fèi)的時間,從而提工作效率增加企業(yè)競爭力。
二、財務(wù)共享服務(wù)的特點(diǎn)
財務(wù)共享服務(wù)的目的在于將財務(wù)業(yè)務(wù)流程中非內(nèi)核的,可標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)分離出來,通過共享服務(wù)中心的標(biāo)準(zhǔn)化,增強(qiáng)原有業(yè)務(wù)操作流程。財務(wù)共享服務(wù)作為新型的財務(wù)管理方式,具備如下特點(diǎn):
1.專業(yè)性:共享服務(wù)中心聚集財務(wù)專業(yè)人才,它整合精簡了傳統(tǒng)的財務(wù)職責(zé),督促財務(wù)人員緊跟形勢,迅速轉(zhuǎn)型。
2.規(guī)模性:通過梳理現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程,整合類似模塊和資源形成規(guī)模經(jīng)濟(jì),從而降低企業(yè)成本。財務(wù)共享模式通過將企業(yè)內(nèi)業(yè)務(wù)量大的基礎(chǔ)工作,通過業(yè)務(wù)流程整合,減少重復(fù)性工作,促進(jìn)企業(yè)集中精力和資源,專注于高增值業(yè)務(wù)。
3.標(biāo)準(zhǔn)性:對公司的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計或優(yōu)化,制定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一流程,規(guī)范操作,利用產(chǎn)生的規(guī)模效應(yīng)降低經(jīng)營成本,提升效率。
4.技術(shù)性:共享服務(wù)離不開各種先進(jìn)的系統(tǒng),如ERP,費(fèi)用報銷,發(fā)票掃描等模塊,模塊之間互相協(xié)同與整合,支撐整個共享中心。
5.組織職能變革:財務(wù)共享中心的出現(xiàn)使得公司的基礎(chǔ)性財務(wù)工作通過整合,降低了成本,提升了效率。在這種模式下公司的財務(wù)部門將擁有更多的時間精力參與到公司經(jīng)營管理中和業(yè)務(wù)部門的戰(zhàn)略服務(wù)中。
6.效率性:財務(wù)共享中心能夠使企業(yè)的財務(wù)管理水平與效率提高,通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來減少一些繁雜的流程和步驟。共享中心能夠掌握相關(guān)子公司的財務(wù)數(shù)據(jù),通過相應(yīng)的數(shù)據(jù)整合,使得公司處理更迅速、更易用、更省錢。
7.系統(tǒng)性:財務(wù)共享服務(wù)中心作為一個獨(dú)立的運(yùn)營實(shí)體,需要有一個非常好的商業(yè)模型,由此來構(gòu)建一個系統(tǒng)的運(yùn)作環(huán)境。財務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)性使得企業(yè)在處理財務(wù)方面更加有效率。
三、財務(wù)共享服務(wù)平臺的作用
1.實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源共享:財務(wù)共享服務(wù)平臺為財務(wù)業(yè)務(wù)工作提供統(tǒng)一的管理平臺,細(xì)化了復(fù)雜的財務(wù)工作,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享,提高企業(yè)風(fēng)險控制的能力,提高企業(yè)財務(wù)管理的效果。
2.提高企業(yè)競爭力:財務(wù)共享服務(wù)平臺解放了廣大的傳統(tǒng)財務(wù)工作,財務(wù)人員有更多的精力與時間進(jìn)行財務(wù)分析與經(jīng)營決策支持,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供更有價值的服務(wù),提高企業(yè)的競爭力。
3.促進(jìn)公司提升決策力:財務(wù)共享平臺使得公司的財務(wù)活動進(jìn)行有效規(guī)范,清晰分辨前沿信息的真實(shí)性與時效性,幫助企業(yè)降低決策風(fēng)險,提升決策力。
4.壓縮財務(wù)核算鏈條:財務(wù)共享平臺壓縮并精簡了管理環(huán)節(jié),財務(wù)及業(yè)務(wù)人員能夠更及時的獲取企業(yè)有關(guān)市場,生產(chǎn)、供應(yīng)的實(shí)時動態(tài)信息,財務(wù)核算鏈條通過線上平臺的處理得以迅速壓縮。
5.促進(jìn)公司組織靈活性:財務(wù)共享中心既強(qiáng)化了集中管控的需要,又增強(qiáng)了組織的靈活性,無論下屬單位分布在哪里,通過財務(wù)共享平臺服務(wù),都能使分散在不同角落的單位全部在公司的掌控之中。
6.健全財務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié):只有健全財務(wù)管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),財務(wù)共享服務(wù)流程才能得到真正的優(yōu)化。這些流程環(huán)節(jié)在落地到財務(wù)共享平臺中時,一定要保證其信息化的可執(zhí)行性,以保證財務(wù)共享平臺的信息化建設(shè)。
7.有效降低企業(yè)運(yùn)行成本:通過量化計算可以發(fā)現(xiàn),財務(wù)共享服務(wù)中心有利于整合資源,降低多余人員和具體事務(wù)的花費(fèi),有效的降低企業(yè)的運(yùn)行成本,提高企業(yè)的效率,促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。
四、A公司財務(wù)管理現(xiàn)狀存在的問題及原因
A公司是一家港口企業(yè),公司運(yùn)營20多年來,吞吐量連續(xù)5年千萬噸跨越,開港10年邁入億噸大港行列。公司上下目前正在不斷探索,預(yù)期將走出一條高效率的生產(chǎn)作業(yè)組織模式。
1.A公司財務(wù)管理中目前存在的問題
。1)業(yè)務(wù)系統(tǒng)種類繁雜,無法與財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行充分的數(shù)據(jù)共享與融合。A公司目前使用的SAP系統(tǒng)與自有的其他信息化系統(tǒng)沒有進(jìn)行較好的數(shù)據(jù)共享,導(dǎo)致公司內(nèi)部信息化系統(tǒng)看似多方位和有效,但是實(shí)際控制下缺乏靈活性和高效性,不同來源的數(shù)據(jù)使得財務(wù)人員花費(fèi)了大量時間進(jìn)行數(shù)據(jù)整理比對,很多數(shù)據(jù)需要二次手工加工完成,不利于財務(wù)工作的整體運(yùn)作。
(2)財務(wù)數(shù)據(jù)錄入工作的核對量偏大。大量繁瑣的信息缺乏有效整合,信息重復(fù)的梳理與整合,一定程度上影響了工作效率,大量基礎(chǔ)性工作占據(jù)了財務(wù)人員的時間,財務(wù)人員沒有時間和精力參與高價值工作的中去。
。3)無法深入開展高價值財務(wù)工作。財務(wù)核對數(shù)據(jù)繁雜,現(xiàn)有財務(wù)忙于應(yīng)付財務(wù)核算,數(shù)據(jù)核對等工作,無暇顧及深層次的財務(wù)分析、財務(wù)管理、財務(wù)深入業(yè)務(wù)前端等工作。
。4)業(yè)務(wù)線下審批流程環(huán)節(jié)較多。當(dāng)下財務(wù)管理環(huán)節(jié)較多,審批流程復(fù)雜,過多的環(huán)節(jié)導(dǎo)致審批時間增加,影響工作效率,若有相關(guān)到領(lǐng)導(dǎo)不在的時候,只能等待其到來,造成審批時間增加,效率降低。
。5)數(shù)據(jù)無法全方位多角度展示。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)不能完全匹配,口徑不一致。財務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)末端流轉(zhuǎn)的相關(guān)審批單據(jù),在SAP入賬時,仍舊有很多業(yè)務(wù)信息無法錄入系統(tǒng),無法進(jìn)行多維數(shù)據(jù)展示。
2.A公司之所以存在上述問題的主要原因
。1)業(yè)務(wù)前端了解甚少
財務(wù)人員的主要工作是財務(wù)入賬、報銷及出具報表,沒有時間對重要的財務(wù)信息進(jìn)行提煉加工,對采購、生產(chǎn)、銷售情況知之甚少,更沒有提供有參考意義價值的信息及判斷。
(2)財務(wù)信息處理滯后
財務(wù)人員在業(yè)務(wù)發(fā)生的末端進(jìn)行數(shù)據(jù)處理,沒有機(jī)會參與到業(yè)務(wù)發(fā)生的前端去,對前端發(fā)生的數(shù)據(jù)也沒有話語權(quán)。
。3)人員水平參差不齊
員工的專業(yè)水平參差不齊,導(dǎo)致對發(fā)生業(yè)務(wù)的理解,數(shù)據(jù)的敏感度均表現(xiàn)出不同的反應(yīng),導(dǎo)致對領(lǐng)導(dǎo)層提供信息及數(shù)據(jù)的支持水平參差不齊。
。4)流程冗余
企業(yè)管理過程中設(shè)計的業(yè)務(wù)流程存在復(fù)雜及冗余情況,需要先行優(yōu)化現(xiàn)有流程,簡化工作步驟,提高工作流程的標(biāo)準(zhǔn)型和高效性,制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳈C(jī)制,明確相關(guān)流程的負(fù)責(zé)人,定期檢查流程的適應(yīng)性。
五、A公司財務(wù)共享服務(wù)平臺的建設(shè)目標(biāo)
1.全面梳理并標(biāo)準(zhǔn)化公司業(yè)務(wù)流程:將現(xiàn)有流程進(jìn)行流程優(yōu)化或改造,將業(yè)務(wù)流程、財務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化,共同提高業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員的工作效率,提高業(yè)務(wù)財務(wù)信息的質(zhì)量。
2.支持公司戰(zhàn)略發(fā)展:財務(wù)共享服務(wù)平臺的建立,不僅可以幫助企業(yè)快速開展業(yè)務(wù),還能加強(qiáng)公司的整體管控,降低新設(shè)單位的成本。
3.推動財務(wù)轉(zhuǎn)型與管理提升:財務(wù)人員在共享服務(wù)平臺建立后,將更有精力去關(guān)注企業(yè)業(yè)務(wù),幫助業(yè)務(wù)開展,完成財務(wù)轉(zhuǎn)型。
4.提升財務(wù)工作效率與效益:財務(wù)管理工作利用信息化手段,不斷縮減前端低價值的工作時間,提升工作效率,將更多的時間花費(fèi)在有意義的高附加值的財務(wù)管理工作中。
六、A公司財務(wù)共享平臺的搭建思路
A公司建設(shè)財務(wù)共享平臺實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)流程的一體化,將企業(yè)內(nèi)部各機(jī)構(gòu)的日常財務(wù)職能、管控報告的不同需求,在信息化平臺的引領(lǐng)下,為企業(yè)提供全面的管理支持;在業(yè)務(wù)與財務(wù)上,通過信息共享,提供更高質(zhì)量,更可靠的業(yè)財信息。
1.A公司業(yè)財融合流程如下:
2.A公司財務(wù)共享平臺的內(nèi)容:財務(wù)共享服務(wù)中心共設(shè)計為如下6大中心,分別為物資中心,成本費(fèi)用中心,費(fèi)用報銷中心,資金收付中心,預(yù)算管理中心及報表管理中心。
財務(wù)共享服務(wù)平臺的規(guī)劃理念是在施行的財務(wù)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上,引進(jìn)先進(jìn)的IT信息化管理和大數(shù)據(jù)技術(shù),以模塊化模式進(jìn)去管理,揉和公司業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),伙伴服務(wù)系統(tǒng),供應(yīng)商服務(wù)平臺等系統(tǒng),達(dá)到組織系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化,數(shù)據(jù)共享,提供有效決策支持的目的。
財務(wù)共享服務(wù)中心必須有一個專門的行政小組進(jìn)行支持,輔助運(yùn)行,共享服務(wù)中心將整個企業(yè)或集團(tuán)的各個部門重新整合、精簡,去掉個部門中重復(fù)的,以及有共同流程的組織機(jī)構(gòu)和運(yùn)營制度,轉(zhuǎn)移到這個統(tǒng)一平臺進(jìn)行高效規(guī)劃和運(yùn)營管理。
該模型的架構(gòu)思路采用中央集權(quán)的管理模式,財務(wù)共享服務(wù)平臺的運(yùn)行和操作以財務(wù)部門推動為抓手,帶動IT部門運(yùn)行,進(jìn)而逐步層層推進(jìn),延伸至其他系統(tǒng)中。財務(wù)共享平臺整體由內(nèi)而外,因此,該平臺的建立,不僅僅限于財務(wù)核算方面,在財務(wù)監(jiān)督和整體運(yùn)營管理方面,也做到了優(yōu)化和整合資源,為提高公司內(nèi)部高效運(yùn)行和服務(wù)質(zhì)量方面提供很大幫助。
A公司財務(wù)共享中心的建設(shè)是一個長期、復(fù)雜、循序漸進(jìn)的過程,隨著該共享服務(wù)平臺的運(yùn)行,為規(guī)范整個企業(yè)的流程及在技術(shù)層面提供保證:首先,公司整體實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作,一定程度上減少了公司財務(wù)和人力資源成本等支出。其次,以該共享服務(wù)平臺為依托,積極利用ERP、SAP等先進(jìn)信息技術(shù)和信息系統(tǒng),從技術(shù)層面給公司發(fā)展提供保障,為公司更高程度上的發(fā)展做出技術(shù)鋪墊。最后,財務(wù)共享提供高效,整合的各種企業(yè)資源,能優(yōu)化財務(wù)流程,優(yōu)化人員結(jié)構(gòu),降低財務(wù)管理企業(yè)管理水平對企業(yè)的影響,為公司業(yè)務(wù)規(guī)模發(fā)展提供良好的支持。
A公司開發(fā)財務(wù)共享平臺,能夠讓多個環(huán)節(jié)加強(qiáng)聯(lián)系和溝通,組織結(jié)構(gòu)適合本公司的發(fā)展,開發(fā)組織結(jié)構(gòu)簡單,項(xiàng)目執(zhí)行可行性高,預(yù)測開發(fā)成功后一年內(nèi),公司的財務(wù)能完全實(shí)現(xiàn)線上財務(wù)對接。
七、財務(wù)共享服務(wù)平臺實(shí)施效益分析
1.優(yōu)化配置,降低管理成本
人員和業(yè)務(wù)集中,效率的提升,有效地促進(jìn)并節(jié)約了成本。實(shí)施財務(wù)共享后能夠做到一個人做多個人的活,不僅提高了工作效率和財務(wù)效率,還優(yōu)化、精簡了操作流程,有效提高了技術(shù)效率。人員成本和管理成本方面明顯降低,一定程度上為企業(yè)開源節(jié)流。
2.加強(qiáng)管控,加強(qiáng)對業(yè)務(wù)前端的掌握
財務(wù)共享實(shí)施后A公司財務(wù)參與公司業(yè)務(wù)事項(xiàng)的事前和事中管理,能夠迅速及時的掌握企業(yè)的運(yùn)營情況,為公司的發(fā)展提供資金支持與數(shù)據(jù)支持。不同于傳統(tǒng)模式,僅能事后通過財務(wù)報表、報告獲取下屬部門的經(jīng)營信息。
3.流程及要求標(biāo)準(zhǔn)化,提升業(yè)務(wù)效率
報銷服務(wù)通過流程優(yōu)化,減少了冗余流程,提升整體效率,較共享前平均4天-8天的審批時常,財務(wù)共享后能得到了明顯好轉(zhuǎn),平均2天-3天即可完成整個審批流程。隨著移動手機(jī)移動終端平臺的上線,領(lǐng)導(dǎo)的簽批也不再是審批流程的瓶頸,能夠進(jìn)一步提升了效率。
4.財務(wù)工作者職能轉(zhuǎn)變,提高專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)
財務(wù)共享服務(wù)平臺建設(shè)后,財務(wù)工作者在工作中不僅僅面臨的是財務(wù)信息,更多的是業(yè)務(wù)信息,需要明確了解企業(yè)事前管理與事中管理的工作內(nèi)容,財務(wù)工作者需要對這些信息進(jìn)行調(diào)查與研究,并不斷提高企業(yè)自身的綜合專業(yè)知識水平,對企業(yè)的信息進(jìn)行全面研究,為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展提供奠定基礎(chǔ)。
八、結(jié)論
構(gòu)建財務(wù)共享中心有利于A公司的管理,提升A公司的核心競爭力,也有助于實(shí)現(xiàn)預(yù)期的財務(wù)集中管理模式,促使財務(wù)職能由原來的核算監(jiān)管功能轉(zhuǎn)為管理功能,財務(wù)共享服務(wù)中心通過其自身的特點(diǎn)和優(yōu)勢,促進(jìn)A公司的管理和發(fā)展,但在發(fā)展過程中也存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)繁雜、數(shù)據(jù)錄入繁雜等問題,主要是由于財務(wù)信息的處理和專業(yè)人員素養(yǎng)的良莠不齊造成的,所以通過對問題的發(fā)現(xiàn)及原因的挖掘,還有對A公司的具體運(yùn)作思路的分析。找到A公司財務(wù)共享中心服務(wù)的優(yōu)化方式,推動A公司更加系統(tǒng)性、效率性,專業(yè)性,促進(jìn)其持續(xù)健康發(fā)展。
在財務(wù)共享平臺建設(shè)過程中,能夠有效將全單位的業(yè)務(wù)財務(wù)系統(tǒng)全面打通,構(gòu)建全業(yè)務(wù)、全流程、全系統(tǒng)的成熟的財務(wù)共享服務(wù)中心體系,通過優(yōu)化財務(wù)流程與共享平臺的設(shè)計,搭建出適合A公司特點(diǎn)的財務(wù)共享平臺。這個平臺既能打通企業(yè)內(nèi)部的組織壁壘,實(shí)現(xiàn)跨組織整合的目標(biāo),又能推動企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展,增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力。對公司發(fā)展建設(shè)有一定借鑒意義。根據(jù)安永咨詢發(fā)布的《中國企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)調(diào)查報告》顯示,中國境內(nèi)各類集團(tuán)、企業(yè)非?春秘攧(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展前景,認(rèn)為財務(wù)共享必將成為企業(yè)財務(wù)發(fā)展的未來趨勢之一。
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