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企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)重視的幾方面問題

時(shí)間:2024-09-19 02:39:08 MBA論文 我要投稿

企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)重視的幾方面問題

  摘要:近年來,我國企業(yè)信息化建設(shè)和應(yīng)用水平明顯提高。但隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模擴(kuò)大,產(chǎn)業(yè)鏈條不斷延伸,經(jīng)營業(yè)態(tài)多元化,企業(yè)面臨的內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境日趨復(fù)雜。特別是對(duì)于大型企業(yè)而言,公司治理結(jié)構(gòu)、集團(tuán)管控模式、經(jīng)營和地域的差異性等因素導(dǎo)致的“信息不對(duì)稱”問題,對(duì)于提高企業(yè)決策效率、加強(qiáng)內(nèi)部控制產(chǎn)生很大的影響。從認(rèn)識(shí)、規(guī)劃、實(shí)施、運(yùn)行、管理等方面著重分析實(shí)施信息化失敗的一些共性問題,希望對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)提供幫助。

  關(guān)鍵詞:信息化建設(shè),信息系統(tǒng),信息孤島,數(shù)據(jù)集成,編碼體系

  一、企業(yè)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

  (一)期望值過高

  有的企業(yè)盲目追求“大而全”、“先進(jìn)性”,實(shí)現(xiàn)“跨越式發(fā)展”、“一步到位”;有的企業(yè)片面夸大信息化的作用,以為建設(shè)了信息系統(tǒng),一切問題就迎刃而解了;谶@樣的認(rèn)識(shí)來選擇軟件,造成信息系統(tǒng)脫離企業(yè)實(shí)際,應(yīng)用效果不佳。不僅信息化成本高,無法達(dá)到提高管理效率的目的,而且也令信息化建設(shè)的作用備受質(zhì)疑。

  (二)信息系統(tǒng)與軟件混為一談

  信息系統(tǒng)由軟件、硬件與人員三部分組成。其中對(duì)信息化建設(shè)最重要的因素是人員,即能熟練操作信息系統(tǒng)、深刻理解軟件所蘊(yùn)含的管理思想的人員。如果存在不端正認(rèn)識(shí),以為購買了先進(jìn)版本的軟件,信息系統(tǒng)就先進(jìn)完善了,對(duì)實(shí)踐工作的指導(dǎo)思想就會(huì)發(fā)生嚴(yán)重偏離。

  (三)管理規(guī)范和流程與信息化無關(guān)

  真正實(shí)施信息化成功的企業(yè)都有這樣的體會(huì):企業(yè)的企業(yè)文化、組織架構(gòu)、權(quán)責(zé)體系、管理規(guī)范、流程和審批權(quán)限等,表面上與信息化建設(shè)聯(lián)系不大,實(shí)質(zhì)對(duì)信息化建設(shè)成敗影響重大,甚至是事關(guān)成敗。信息系統(tǒng)在一定程度上優(yōu)化和固化了企業(yè)的管理規(guī)范與流程,反之,管理規(guī)范與流程是否理順是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和必要前提。

  (四)將信息化視為單純的IT項(xiàng)目

  信息系統(tǒng)的應(yīng)用主體在管理領(lǐng)域,其包含了特定的管理理念,將這些管理理念同企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與經(jīng)營業(yè)務(wù)進(jìn)行整合是實(shí)施信息系統(tǒng)的關(guān)鍵。因此,信息系統(tǒng)實(shí)施特別強(qiáng)調(diào)技術(shù)、管理與人的集成。

  二、企業(yè)信息化建設(shè)缺乏規(guī)劃的典型表現(xiàn)

  (一)缺乏量化的信息化戰(zhàn)略和具體實(shí)施步驟

  我國許多企業(yè)制定的信息化戰(zhàn)略中,概念多、目標(biāo)多、定性的內(nèi)容多;責(zé)權(quán)分工少、具體實(shí)施措施少、定量的內(nèi)容少。缺乏量化的規(guī)劃、具體實(shí)施步驟、權(quán)責(zé)分工和獎(jiǎng)懲考核制度,“戰(zhàn)略”就成了“空中樓閣”,結(jié)果自然大打折扣。

  (二)缺乏預(yù)留空間,無法支撐新的業(yè)務(wù)、流程和組織擴(kuò)展

  信息系統(tǒng)建設(shè)需耗費(fèi)大量資金和人力,對(duì)企業(yè)管理理念及流程將會(huì)帶來重大變革。由于企業(yè)自身的快速發(fā)展,業(yè)務(wù)模式、組織架構(gòu)、管理流程也會(huì)隨之發(fā)生較大變化,如果不為這種變化預(yù)留充分的拓展空間,將來就會(huì)陷入“進(jìn)退維谷”的境地。因此,整體規(guī)劃、分步實(shí)施對(duì)于保證信息化長期成功意義重大。

  (三)信息化目標(biāo)未與企業(yè)戰(zhàn)略結(jié)合

  企業(yè)戰(zhàn)略包括業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和管理戰(zhàn)略。信息化目標(biāo)既要結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際,有適度的前性,又要體現(xiàn)企業(yè)的管理理念、管控戰(zhàn)略,使之系統(tǒng)化、流程化。

  (四)孤立的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),而非企業(yè)整體信息系統(tǒng)的孤島模式

  這是信息化建設(shè)初級(jí)階段的典型特征。而且財(cái)務(wù)系統(tǒng)更偏重于會(huì)計(jì)核算系統(tǒng),更多地把信息系統(tǒng)視為節(jié)省人工的工具。當(dāng)企業(yè)的內(nèi)外部經(jīng)營形勢(shì)日益復(fù)雜,管理者對(duì)信息的需求更加多樣化、深度化,孤立的財(cái)務(wù)系統(tǒng),甚至?xí)?jì)核算系統(tǒng)就難以滿足管理要求。

  三、企業(yè)信息化規(guī)劃層面與方向

  (一)信息化規(guī)劃層面

  1.戰(zhàn)略層面。包括明確公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、所處的競(jìng)爭環(huán)境及信息化在公司戰(zhàn)略中的定位。

  2.技術(shù)層面。包括評(píng)估公司的IT基礎(chǔ)設(shè)施和人員能力;IT架構(gòu),包括平臺(tái)、架構(gòu)、應(yīng)用軟件、流程、數(shù)據(jù)等。

  3.管理層面。包括組織架構(gòu)設(shè)置、匯報(bào)體系、崗位、技能分類;IT管控模式,包括IT制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、IT投資決策程序、安全管理等。

  (二)信息化規(guī)劃方向

  2011年,《加強(qiáng)央企信息化通知》指出:企業(yè)應(yīng)堅(jiān)持整體規(guī)劃、科學(xué)適用、成本效益、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化等原則,統(tǒng)一制定集團(tuán)信息化建設(shè)規(guī)劃,明確信息化總體目標(biāo)和分階段任務(wù),有計(jì)劃分步驟組織實(shí)施,做到與集團(tuán)整體信息化規(guī)劃同步、系統(tǒng)集成、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、信息共享。對(duì)于信息化水平較高的企業(yè),應(yīng)當(dāng)與國際先進(jìn)企業(yè)接軌,結(jié)合企業(yè)實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略,持續(xù)優(yōu)化財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)功能,推進(jìn)全球業(yè)務(wù)信息化、財(cái)務(wù)服務(wù)集中化;對(duì)于信息化水平一般、尚處于建設(shè)和完善過程中的企業(yè),應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息資源整合和不同信息系統(tǒng)的集成,力爭在“十二五”期間建成功能完善、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)相統(tǒng)一、運(yùn)行高效安全、覆蓋集團(tuán)全部子企業(yè)和所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng);對(duì)于信息化基礎(chǔ)較為薄弱的企業(yè),應(yīng)當(dāng)制定適合企業(yè)經(jīng)營管理特點(diǎn)的系統(tǒng)框架、軟件平臺(tái)和實(shí)施方案,兼顧技術(shù)先進(jìn)性和操作實(shí)用性,考慮未來擴(kuò)展性和系統(tǒng)兼容性,做好軟件系統(tǒng)選型和網(wǎng)絡(luò)布局。

  四、企業(yè)信息化建設(shè)建議措施

  (一)實(shí)施過程

  1.選擇優(yōu)秀的項(xiàng)目實(shí)施顧問

  優(yōu)秀的項(xiàng)目實(shí)施顧問對(duì)項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。對(duì)項(xiàng)目實(shí)施顧問的評(píng)判不僅要關(guān)注其IT背景與經(jīng)驗(yàn),還需對(duì)所從事行業(yè)進(jìn)行了解,如果做過相同或相似行業(yè)的IT項(xiàng)目,那么以往項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)或是教訓(xùn)對(duì)企業(yè)無疑是一筆寶貴的財(cái)富。企業(yè)必須和實(shí)施顧問作深度交流,綜合判斷其各項(xiàng)能力,包括財(cái)務(wù)管理能力、對(duì)業(yè)務(wù)流程的理解能力、對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合運(yùn)用能力、溝通能力及培訓(xùn)能力等。

  2.成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組

  信息化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,橫向涵蓋企業(yè)經(jīng)營管理的各個(gè)方面,縱向貫穿各個(gè)級(jí)次。需要對(duì)企業(yè)的制度體系、管理框架、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行梳理與優(yōu)化,涉及的部門多、實(shí)施周期長、工作量大。企業(yè)“一把手”親自掛帥,在整個(gè)實(shí)施過程中“常抓不懈”,把握關(guān)鍵點(diǎn)與進(jìn)度控制,加之上下認(rèn)同,充分調(diào)動(dòng)各方面資源,這是成為項(xiàng)目成功的重要保障。相反,一把手工程若流于形式,變?yōu)?ldquo;形象工程”,則項(xiàng)目實(shí)施效果將大打折扣。

  3.聘請(qǐng)第三方咨詢

  近年來,第三方信息系統(tǒng)咨詢?cè)趪鴥?nèi)發(fā)展很快,這是由于企業(yè)與軟件公司的利益角度不同,企業(yè)對(duì)軟件公司產(chǎn)品的理解存在“信息不對(duì)稱”。企業(yè)在選擇時(shí),須重點(diǎn)關(guān)注其在同行業(yè)內(nèi)是否具有優(yōu)勢(shì),是否成功實(shí)施過類似項(xiàng)目,不能只看名聲,還要評(píng)估實(shí)施團(tuán)隊(duì)。

  4.重視系統(tǒng)整合,避免“信息孤島”

  企業(yè)在不同時(shí)期實(shí)施不同的系統(tǒng),由于在運(yùn)行環(huán)境、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、信息編碼規(guī)則、業(yè)務(wù)流程定義等方面執(zhí)行不同的標(biāo)準(zhǔn),成為系統(tǒng)無法信息共享和集成的根本原因。傳統(tǒng)IT環(huán)境中,各部門建立各自的獨(dú)立異構(gòu)系統(tǒng),重復(fù)消耗資源,造成服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備數(shù)量過多、物理位置分散,既降低了系統(tǒng)靈活性、數(shù)據(jù)完整性和可用性,也增加了整個(gè)IT基礎(chǔ)設(shè)施的擁有成本、管理和支持成本。異構(gòu)系統(tǒng)之間難以共享數(shù)據(jù)和資源,數(shù)據(jù)之間不能暢通傳輸,整個(gè)企業(yè)的IT成為多個(gè)應(yīng)用孤島和數(shù)據(jù)孤島。一是應(yīng)制定切實(shí)可行的信息規(guī)劃。二是要及時(shí)升級(jí)集成平臺(tái)。集成平臺(tái)是可以適用于不同系統(tǒng)之間信息共享的通信工具,即通過應(yīng)用集成技術(shù)將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、公共數(shù)據(jù)、應(yīng)用軟件、硬件和各種標(biāo)準(zhǔn)整合起來,在企業(yè)不同應(yīng)用系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無縫集成。三是要形成企業(yè)應(yīng)用集成(EAI)。從應(yīng)用集成的對(duì)象劃分,可以分為面向數(shù)據(jù)的集成和面向過程的集成;從應(yīng)用集成所使用的技術(shù)劃分,可以分為平臺(tái)集成、數(shù)據(jù)集成、組件集成、應(yīng)用集成、過程集成、業(yè)務(wù)集成六個(gè)層次;從企業(yè)組織角度劃分,可分為水平組織之間的集成、垂直組織之間的集成、不同組織之間系統(tǒng)的集成。

  (二)系統(tǒng)運(yùn)行過程

  信息系統(tǒng)只有投入使用才能有效發(fā)揮促進(jìn)企業(yè)規(guī)范管理,提升管理能力,提高管理效率的作用。各企業(yè)應(yīng)當(dāng)克服“重建設(shè)、輕應(yīng)用”的傾向,切實(shí)抓好系統(tǒng)的應(yīng)用管理。對(duì)已經(jīng)具備上線運(yùn)行條件的系統(tǒng)或模塊,應(yīng)當(dāng)組織力量及時(shí)投入使用,做好數(shù)據(jù)遷移和系統(tǒng)初始化工作,確保數(shù)據(jù)資料連續(xù)完整和系統(tǒng)正常運(yùn)行,并加強(qiáng)系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)和運(yùn)行維護(hù),定期對(duì)系統(tǒng)的軟硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè),對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行同城和異地災(zāi)備,并根據(jù)運(yùn)行中出現(xiàn)的新情況、新問題及新需求,持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化,增強(qiáng)系統(tǒng)的適應(yīng)性、擴(kuò)展性和安全性。

  目前企業(yè)信息化實(shí)施不成功,很多是由于缺乏科學(xué)的方法論所導(dǎo)致的。狹義的信息化系統(tǒng)實(shí)施概念是將信息系統(tǒng)視為單純的技術(shù)項(xiàng)目;廣義的信息化系統(tǒng)實(shí)施概念不以信息系統(tǒng)安裝完成及投入使用為終結(jié),而是將整個(gè)信息系統(tǒng)生命周期看作信息系統(tǒng)實(shí)施過程。目前較為流行的是結(jié)構(gòu)化生命周期開發(fā)方法,即用系統(tǒng)工程的思想和方法,結(jié)構(gòu)化、模塊化地對(duì)生命周期進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)。將整個(gè)開發(fā)過程分為五個(gè)階段:一是規(guī)劃階段,主要任務(wù)是明確系統(tǒng)開發(fā)的要求;二是系統(tǒng)分析階段,主要任務(wù)是對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)與功能進(jìn)行分析,理清業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程,提出新系統(tǒng)的邏輯方案;三是系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段,主要任務(wù)是確定系統(tǒng)的總體的設(shè)計(jì)方案,劃分子系統(tǒng)功能,進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì),如處理模塊、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、輸入輸出界面、編碼的設(shè)計(jì);四是系統(tǒng)實(shí)施階段;五是系統(tǒng)運(yùn)行階段。

  實(shí)施方法論是一整套結(jié)構(gòu)化的實(shí)施規(guī)范,包括基本原則、實(shí)施階段、建模工具、實(shí)施主體、實(shí)施工具、培訓(xùn)文檔、技術(shù)和服務(wù)支持等。其意義在于可以提高工作效率和項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量,避免無序和混亂。并要注意,一是正確理解和分析不同層次的管理人員對(duì)信息系統(tǒng)的需求。二是以是否能滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)管理需求為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)選擇,即需實(shí)用而有“適當(dāng)前性”的,而并非“最先進(jìn)”的。三是配置應(yīng)用系統(tǒng)模塊,確定報(bào)表程式和集成接口程式。四是進(jìn)行系統(tǒng)支援,包括數(shù)據(jù)安全、容錯(cuò)方案、容災(zāi)系統(tǒng)等。

  (三)管理過程

  1.強(qiáng)化信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。企業(yè)在推進(jìn)信息化工作中,應(yīng)當(dāng)高度重視信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)機(jī)構(gòu)和專門崗位,配備既懂管理又掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才,充實(shí)人才隊(duì)伍,并建立激勵(lì)約束機(jī)制,創(chuàng)建有利于人才發(fā)展的良好環(huán)境,確保人才隊(duì)伍穩(wěn)定。

  2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作。包括制度、流程、科目、客商、審批權(quán)限等內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化使信息可以被正確識(shí)別并實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)溝通,使分門別類的程序能實(shí)現(xiàn)真正的模塊化并能完全組合。

  3.重視編碼體系的建立與優(yōu)化。軟件對(duì)數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實(shí)現(xiàn)的,建立編碼使管理有了可以遵循的原則,也為龐大的數(shù)據(jù)確定了可以識(shí)別的惟一標(biāo)志方法。不同企業(yè)的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu),但必須遵循共同的編碼原則:

  一是惟一性。一個(gè)編碼對(duì)象僅被賦予一個(gè)代碼;二是實(shí)用性。編碼體系應(yīng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求,從實(shí)用性出發(fā),掌握好編碼的級(jí)次和粗細(xì)程度;三是編碼結(jié)構(gòu)統(tǒng)一;四是符合標(biāo)準(zhǔn)化要求;五是簡便易用性。編碼應(yīng)盡可能好記易用,在滿足要求的前提下應(yīng)盡可能簡短,以提高使用效率。

  4.重視流程優(yōu)化。IT技術(shù)只是信息化的手段、載體和實(shí)現(xiàn)形式,如果沒有業(yè)務(wù)和管理的優(yōu)化,即使應(yīng)用再先進(jìn)的信息技術(shù)和系統(tǒng)都會(huì)使信息化管理的效果“大打折扣”。實(shí)踐表明,IT應(yīng)用沒有發(fā)揮潛能的原因之一就是企業(yè)習(xí)慣于沿用業(yè)已存在的方式做事,而不是注重實(shí)際和計(jì)劃,然后考慮應(yīng)用信息技術(shù)手段來輔助實(shí)現(xiàn)。特別是當(dāng)信息系統(tǒng)要求和管理習(xí)慣沖突時(shí),企業(yè)往往不愿意去改變現(xiàn)時(shí)存在的不合理流程。即使引進(jìn)了先進(jìn)的信息技術(shù)直接模擬手工業(yè)務(wù)處理流程,也只是固化了落后的管理模式,造成很多不合理或無效的工作,信息化根本達(dá)不到預(yù)想的效果。

  5.重視軟件模擬運(yùn)行。企業(yè)在信息化的實(shí)施過程中,總是想迫不及待地開展工作,往往忽略軟件的模擬運(yùn)行。當(dāng)前的管理軟件已不同于傳統(tǒng)的一般功能性軟件,它是一套功能完善的程序組,其安裝對(duì)微機(jī)環(huán)境、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件水平都提出了較高要求。在軟件選型上,企業(yè)和軟件開發(fā)商之間的信息是不對(duì)稱的。軟件開發(fā)商為了能順利實(shí)現(xiàn)銷售,往往隱瞞軟件的缺點(diǎn),夸大軟件的優(yōu)點(diǎn)。特別是某些剛推出的“先進(jìn)”版本軟件,在許多方面是不成熟的。軟件開發(fā)商在為客戶實(shí)施的過程,也是不斷修改、完善軟件的過程。除非特別必要,企業(yè)在選擇時(shí)一定要慎之又慎。即使選擇,也一定要進(jìn)行充分的模擬運(yùn)行。模擬測(cè)試包括軟件的安裝和調(diào)試、流程和功能測(cè)試、實(shí)用性測(cè)試。

  6.做好信息系統(tǒng)安全保密工作。信息系統(tǒng)存儲(chǔ)了企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)形成的大量財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),安全保密至關(guān)重要。企業(yè)要高度重視,嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)安全保密規(guī)定及技術(shù)規(guī)范,要從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等方面,在系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)實(shí)施與運(yùn)行維護(hù)全過程中,貫徹安全保密要求,加強(qiáng)安全保密管理,做到保密工作與信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步設(shè)計(jì)、同步實(shí)施。

  綜上所述,信息化建設(shè)無論是從實(shí)施周期、專業(yè)跨度、管理級(jí)次、影響范圍,還是管理理念的革命、工作習(xí)慣的改變、管理規(guī)范性的提高,都當(dāng)之無愧稱得上是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。成功實(shí)施信息化建設(shè),需要企業(yè)加強(qiáng)很多方面的工作。從另一方面講,對(duì)企業(yè)也是一項(xiàng)修煉,其管理理念、管理人員的綜合素質(zhì)在信息化建設(shè)過程中必將得到巨大提升。

  [參考文獻(xiàn)]

  [1]國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì).關(guān)于加強(qiáng)中央企業(yè)財(cái)務(wù)信息化工作的通知.2011.

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