淺談高校財務(wù)檔案管理信息化完善
摘要：高校財務(wù)檔案管理信息化是指利用信息技術(shù)對高校財務(wù)檔案資料進行搜集、歸檔、共享、傳遞、保存等，形成標準統(tǒng)一、分級建設(shè)的檔案數(shù)據(jù)庫，建立起檔案信息的數(shù)字化，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系。
一、高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的必要性
(一)高校財務(wù)檔案管理信息化是內(nèi)外部環(huán)境的客觀要求
近年來，我國高校取得了飛速發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴大，辦學(xué)質(zhì)量不斷提升，業(yè)務(wù)量增加使得財務(wù)檔案數(shù)量迅速增多，財務(wù)檔案的查詢、利用更加頻繁，給高校財務(wù)檔案管理工作提出了更高的要求，同時，信息技術(shù)的發(fā)展和成熟使得信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得以廣泛應(yīng)用，電子檔案成為經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來的重要信息載體，高校在 E1常T作中經(jīng)常要接收、保存、傳遞和使用各種電子檔案資料，如何做好電子檔案的保存是高校財務(wù)檔案管理面臨的新課題。因此，財務(wù)檔案信息化建設(shè)成為一種發(fā)展趨勢。正是在這一背景下，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》才明確要求高校檔案部門應(yīng)積極推進檔案工作信息化建設(shè)。
(二)高校財務(wù)檔案管理信息化是提升財務(wù)檔案管理效率的必然選擇
主要表現(xiàn)在：(1)財務(wù)檔案信息化有利于高校財務(wù)檔案的保存。在信息化環(huán)境下，高校財務(wù)檔案管理部門要做好有形的紙質(zhì)檔案和無形的電子檔案的保存工作，相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案占用空間少，通過備份還可以防止丟失和損毀造成的數(shù)據(jù)丟失，整理和歸檔需要的人力、物力少，具有明顯的優(yōu)勢，越來越多的高校開始將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)為電子檔案，建立起檔案數(shù)據(jù)庫。當(dāng)然，紙質(zhì)文檔具有不可替代的作用，例如可辨認性強，有效防止篡改，因此，在建立起檔案數(shù)據(jù)庫后，仍然要做好紙質(zhì)檔案的保管。(2)財務(wù)檔案信息化有利于高校財務(wù)檔案的查詢利用。高校財務(wù)檔案的查詢利用需要經(jīng)過申請、批準、領(lǐng)取、歸檔等環(huán)節(jié)，以往紙質(zhì)檔案的查詢耗費時間長，經(jīng)過環(huán)節(jié)多，查閱效率非常低。同時，由于檢索非常不便，高校職能部門對于財務(wù)檔案包含哪些信息并不非常清晰，這也使得在高校建設(shè)、教育、科研等環(huán)節(jié)對于財務(wù)檔案的利用效率非常低，財務(wù)檔案信息化通過分級建檔，對檔案按照保密級別、檔案專題來建檔，建立起便于查詢的檔案編目、檢索方式，通過網(wǎng)絡(luò)化為高校各職能部門獲取財務(wù)檔案資料提供了便利。
二、高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)存在的問題
(一)認識不到位導(dǎo)致基礎(chǔ)投入不足
高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是一個關(guān)乎高校發(fā)展全局的工作，要做好這項工作必然也離不開高校各部門的配合和協(xié)作。目前，高校對于財務(wù)檔案信息化認識還不全面，財務(wù)檔案信息化建設(shè)的速度和廣度都不理想，這與高校在檔案管理工作上的觀念和意識有著很大關(guān)系。有些學(xué)校將財務(wù)檔案信息化看做財務(wù)部門的事情，檔案管理部門仍然按照以往的思路辦事，財務(wù)部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。高校財務(wù)檔案信息化的認識不到位也導(dǎo)致高校在信息化建設(shè)方面投入的人力、物力明顯不足，導(dǎo)致財務(wù)檔案信息化的硬件設(shè)施不達標，軟件配套不合適，高校財務(wù)檔案信息化仍處于起步階段。
(二)制度不完善導(dǎo)致工作不規(guī)范
有關(guān)高校財務(wù)檔案信息化的規(guī)章制度零散的見于相關(guān)部門發(fā)布的文件，尚沒有形成一套完整的規(guī)章制度體系，這使得高校在進行財務(wù)檔案信息化建設(shè)的過程中，缺少了必要的指導(dǎo)，財務(wù)檔案管理信息化得目標不明確，標準不統(tǒng)一，高校財務(wù)檔案管理缺乏可以參考的經(jīng)驗和范例，只能摸著石頭過河，非常容易碰壁，在一定程度上影響了財務(wù)檔案信息化進程。由于沒有統(tǒng)一的標準，高校在財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中指定的制度、措施等多種多樣，財務(wù)檔案信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)存在不同問題，如何規(guī)范高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)成為當(dāng)前的首要問題。
(三)檔案管理人員素質(zhì)有待提高
高校財務(wù)檔案管理信息化對于檔案管理人員提出了更高的要求，它要求檔案管理人員必須熟練掌握財務(wù)、檔案管理、信息網(wǎng)絡(luò)等方面的知識，這些知識缺一不可。當(dāng)然，這些要求是針對檔案管理團隊而言，并不是指某一個人。但是，高校檔案管理團隊的現(xiàn)狀又是如何呢?我國高校檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業(yè)能力不強的人員，缺少專業(yè)的檔案管理知識和財務(wù)知識，要求他們進行檔案的信息化建設(shè)更是天方夜譚，加上高校對于檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)不到位，既懂財務(wù)又懂檔案，既能進行數(shù)字化處理又能進行信息化處理的復(fù)合型檔案管理人才極度匱乏，這種人才的匱乏導(dǎo)致財務(wù)檔案信息化建設(shè)只能原地踏步，這也是我國高校財務(wù)檔案信息化提出幾十年，而實際效果并不理想的重要原因。
三、高校財務(wù)檔案信息化構(gòu)建策略
(一)提高認識完善財務(wù)檔案信息化建設(shè)制度
高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)是一個全局性的工作，需要高校站在全校發(fā)展的角度來進行統(tǒng)籌規(guī)劃，重視高校財務(wù)檔案信息化工作，建立健全高校財務(wù)檔案信息化工作制度，穩(wěn)步推進高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)。針對高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)目標不明確，操作不規(guī)范的問題，需要檔案管理部門制定高校檔案管理信息化管理規(guī)范，為高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)提供指導(dǎo)和幫助。高校應(yīng)明確財務(wù)檔案信息管理的管理職責(zé)，以財務(wù)部門和檔案管理部門為中心，由財務(wù)部門負責(zé)財務(wù)檔案的電子化、數(shù)據(jù)化，由檔案管理部門負責(zé)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。相關(guān)部門要積極參與，密切配合，配合財務(wù)部門做好初始財務(wù)資料的收集、整理。高校應(yīng)在統(tǒng)一檔案管理制度下積極探索，密切聯(lián)系實際，制定本院校的財務(wù)檔案信息化管理制度，包括數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控制度、重要數(shù)據(jù)備份制度、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)要實現(xiàn)物理隔離制度等。
(二)落實財務(wù)檔案信息化的基礎(chǔ)配套設(shè)施
財務(wù)檔案信息化的基礎(chǔ)是各種基礎(chǔ)設(shè)施，包括服務(wù)器、存儲器、操作系統(tǒng)、路由器、交換機、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等。高校財務(wù)檔案管理必須配置一批信息處理能力強、存儲功能強大的服務(wù)器和存儲器，配置安全的操作系統(tǒng)，并購置必要的交換機和路由器，搭建覆蓋全校的信息網(wǎng)絡(luò)體系，這是財務(wù)檔案信息化建設(shè)的硬件平臺。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和安全管理系統(tǒng)是財務(wù)檔案信息化的軟件平臺，包括計算機監(jiān)控程序、語言編程系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理程序、數(shù)據(jù)存儲程序、安全管理系統(tǒng)、電子檔案管理軟件、檔案信息處理軟件等。財務(wù)檔案信息化建設(shè)的硬件設(shè)施和配套軟件必須想匹配，硬件配套要符合標準，軟件開發(fā)要符合管理實際，只有兩者平衡發(fā)展才能保證財務(wù)檔案信息化的穩(wěn)步發(fā)展。
(三)財務(wù)檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化
具體為：(1)財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)。財務(wù)檔案數(shù)字化處理要求數(shù)據(jù)信息源準確完整，采集與錄入要規(guī)范及時，按照規(guī)定的操作流程將檔案信息進行數(shù)字化處理。一是做好電子檔案的歸類整理，二是對部分重要的紙質(zhì)檔案分批進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。保證數(shù)字轉(zhuǎn)換的質(zhì)量，通過數(shù)字化處理，提高檔案資料的標準化、規(guī)范化，做好檔案信息的編研工作，為財務(wù)檔案信息信息化打好基礎(chǔ)。
(2)財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。推進財務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化是實現(xiàn)檔案信息化的重要環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)財務(wù)檔案信息共享的重要渠道。檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是推進網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的第一步，建立檔案數(shù)據(jù)庫就是將電子化的各種檔案資料錄入數(shù)據(jù)庫，使其成為能被檔案管理系統(tǒng)識別的數(shù)據(jù)。建設(shè)和完善學(xué)校檔案管理網(wǎng)站，將網(wǎng)站作為高校檔案信息的傳遞平臺，使高校財務(wù)檔案與高校網(wǎng)站密切結(jié)合起來，提高資料的利用效率。為此，財務(wù)檔案管理系統(tǒng)開發(fā)時，必須充分了解高校各部門的信息需求情況，各職能部門與財務(wù)部門、檔案管理部門密切協(xié)作，積極探索一條“收集渠道暢通、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、服務(wù)高效”的檔案管理模式。在了解需求的基礎(chǔ)上，設(shè)計遠程登錄訪問系統(tǒng)，提供信息檢索、資料下載等服務(wù)。利用電子郵件、QQ、MSN等途徑提供財務(wù)檔案信息的咨詢服務(wù)，為廣大師生提供多種形式的信息服務(wù)。
(3)財務(wù)檔案信息化系統(tǒng)。財務(wù)檔案信息化建設(shè)是一個由淺及深、穩(wěn)步拓展的T作，需要根據(jù)高校經(jīng)濟管理活動的需要進行變化調(diào)整，需要逐步完善各個功能模塊和環(huán)節(jié)。這就決定了財務(wù)檔案信息化工作只能循序漸進，先要使其融入到現(xiàn)有檔案管理工作中去，然后再促進財務(wù)檔案管理工作的提高。財務(wù)檔案信息系統(tǒng)需要包括檔案鑒定、檔案歸集、檔案保管、檔案編研、檔案借閱等方面，將其按照上述步驟逐步進行信息化處理后，就初步形成了信息化檔案系統(tǒng)。
(四)提高財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)
無論是硬件設(shè)施還是軟件系統(tǒng)，離開高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理人員，財務(wù)檔案信息化也無法實現(xiàn)。高校財務(wù)檔案人員素質(zhì)的提高必須根據(jù)業(yè)務(wù)需要，按照外部引進，內(nèi)部培養(yǎng)的原則，有計劃、分階段的有序進行。要加強財務(wù)檔案管理人員信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案管理人員的信息處理手段。要配備熟悉信息分析、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和維護、數(shù)據(jù)庫維護、數(shù)字化處理等方面的專業(yè)人才，鼓勵他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，完善知識體系。要對從事系統(tǒng)和軟件開發(fā)的人員進行檔案管理、財務(wù)工作方面的知識培訓(xùn)，使其了解和掌握財務(wù)檔案管理工作流程，掌握基本常識和規(guī)律，為財務(wù)檔案管理工作提供更有效的技術(shù)支持。對現(xiàn)有財務(wù)檔案管理人員進行電腦知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的知識培訓(xùn)，使其能夠正確進行相關(guān)信息的錄入、信息的數(shù)據(jù)化處理等工作，提高整個財務(wù)檔案管理團隊的信息化管理水平。
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