談說企業(yè)電算化會計檔案管理
摘要：企業(yè)實行會計電算化以后會計檔案的內(nèi)容發(fā)生了變化會計檔案管理的要求也隨之而變不管是計算機打印出來的會計檔案還是機讀備份文件程序文件都應根據(jù)其特點和重要程度分別采用不同的方法管理。
關鍵詞：電算化 會計檔案 管理會計
檔案是機關企業(yè)事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的會計憑證會計帳簿和報表等會計核算專業(yè)材料會計檔案是會計活動的產(chǎn)物又是會計活動的客觀表現(xiàn)具有史料價值和查證分析作用在經(jīng)濟管理活動和財務會計工作中的地位非常重要隨著企業(yè)單位在電算化方面應用的深入會計檔案管理越來越重要而且不斷被賦于新的內(nèi)涵。
1、會計檔案管理的內(nèi)容
按《會計檔案管理辦法》的定義會計檔案是指會計憑證, 會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料, 是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)實行電算化以后特別是一些企業(yè)對全球范圍內(nèi)的分公司子公司實行集中核算財務業(yè)務一體化并配合電子商務的應用其會計檔案至少還應包括以下內(nèi)容：
(一) 計算機硬盤軟盤磁帶磁盤陣列等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)包括會計憑證會計賬簿會計報表包括報表格式與計算公式等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。
(二) 計算機系統(tǒng)檔案包括計算機硬件系統(tǒng)型號存儲空間和外部設備類型計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡操作系統(tǒng)會計電算化軟件系統(tǒng)名稱版本號, 與之配套的安裝光盤磁盤用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。
(三) 業(yè)務基礎數(shù)據(jù)包括部門機構(gòu)信息職員及其業(yè)績信息成本計算過程設置信息計劃或預算控制信息報表匯總合并方案客戶信息供應商信息等等上術(shù)內(nèi)容中大部分都不是會計檔案管理辦法規(guī)定的會計檔案但是電算化以后特別是比較完整的會計信息系統(tǒng)建立之后要想充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢提高會計信息的利用效果這些內(nèi)都是必不可少的。
2、會計檔案的管理
由于電算化會計檔案的內(nèi)容發(fā)生了變化不同類型的會計檔案又有不同的特點管理上也有不同的要求
2. 1 紙質(zhì)會計檔案的管理
《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案并對保存期限作了規(guī)定。這些紙質(zhì)會計檔案包括憑證賬簿報表等,紙質(zhì)會計檔案管理必須注意以下問題：
(1) 要有質(zhì)量保證一些單位由于受條件限制會計憑證賬簿報表等的打印都使用老的針式打印機打印這樣打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案有的是達不到規(guī)定的保存期限的。對需要長期保管和永久保管的會計檔案一定要用高質(zhì)量的紙張配于激光或噴墨打印機打印。
(2) 手續(xù)必須齊全機制記賬憑證除由制單人員復核人員簽章外還應由記賬人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管兼任會計電算化主管簽章收付款記賬憑證還應由出納人員及領款人簽章方可作為有效的會計檔案保管記賬憑證的編號應由計算機自動順序產(chǎn)生必須連續(xù)現(xiàn)金銀行存款日記賬每天在計算機內(nèi)登賬打印輸出的賬簿核對無誤后由出納人員記賬人員復核人員會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬簿上簽章。
2. 2 備份文件的管理
《會計電算化工作規(guī)范》及《會計檔案管理辦法》允許企業(yè)在征得同級財政部門同意后采用磁性介質(zhì)等存儲會計數(shù)據(jù)不再定期打印輸出會計賬簿總賬現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外備份文件是會計檔案的一個重要組成部分備份方法和次數(shù)應視企業(yè)會計業(yè)務量大小而定。
(1) 定期備份
業(yè)務量少的單位可選擇定期備份但每月不應少于兩次每次除在本機硬盤備份外，同時還應制作兩份本機之外的備份可將備份文件復制到軟盤U盤或刻錄到光盤上并使用兩套軟盤U盤光盤循環(huán)兩套機外備份文件應存放在安全防磁防火防潮防高低溫的場所且不在同一建筑物內(nèi)以防發(fā)生意外。
(2) 自動備份
自動備份是在不需要人工干預的情況下由計算機自動將有關數(shù)據(jù)在指定的地方生成的備份有三種實現(xiàn)方式：一是通過使用一些特定的程序自動定期執(zhí)行財務軟件或數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的備份功能對財務數(shù)據(jù)進行備份并將備份文件存放到指定位置;二是磁盤鏡像磁盤鏡像是計算機將數(shù)據(jù)寫入多個物理磁盤當有一個磁盤發(fā)生故障時仍能保證信息的可用性實現(xiàn)對操作系統(tǒng)和各種應用程序數(shù)據(jù)的備份;三是雙機熱備一般來講雙機熱備就是對于重要的服務使用兩臺服務器互相備份共同執(zhí)行同一服務當一臺服務器出現(xiàn)故障時可以由另一臺服務器承擔服務任務從而在不需要人工干預的情況下自動保證系統(tǒng)能持續(xù)提供服務。
采用磁盤鏡像和雙機熱備方式所進行的備份備份內(nèi)容最為完整既備份了財務會計系統(tǒng)整個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的所有內(nèi)容還備份了操作系統(tǒng)及其他在服務器上甚至重要客戶端上的所有內(nèi)容但是這些方式也有其使用范圍的限制首先是需要大量的投資只有規(guī)模大數(shù)據(jù)特別多資金有保障的企業(yè)才可以采用其次是技術(shù)難度大單位必須要相應的專業(yè)技術(shù)人才才能保證其順利運行和及時維護。
其三為了保證數(shù)據(jù)隨時連續(xù)備份和一旦出現(xiàn)故障時備份文件能馬上被激活并使系統(tǒng)在最短的時間內(nèi)恢復使用備份文件必須隨時處于在線狀態(tài)這就為此類備份文件的管理提出的特殊的要求。對人員配備和分工提出了特殊要求負責數(shù)據(jù)備份的操作員既是系統(tǒng)管理員又是在線的備份文件的檔案管理員這類人員應該既精通計算機技術(shù)又具有相當豐富的會計和管理專業(yè)知識。對備份設備要進行特殊管理備份設備中所存放的數(shù)據(jù)同正在運行的服務器中的數(shù)據(jù)一樣是企業(yè)多年營運情況真實記錄雖然只是一個副本其價值對企業(yè)來說仍然是不可估量的必須保證其安全完整和隨時可用。
雖然采用磁盤鏡像和雙機熱備方式備份的內(nèi)容最為完整但在此基礎上利用財務軟件或數(shù)據(jù)庫系定期備份仍然是很有必要的。如果企業(yè)對硬件設施網(wǎng)絡系統(tǒng)操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)財務管理軟件系統(tǒng)進行了更新或版本升級必須要確保到現(xiàn)在和歷史數(shù)據(jù)在新的系統(tǒng)中能夠進行查詢分析打印等操作并同時保存新舊兩個系統(tǒng)下歷史數(shù)據(jù)的所有備份。
2. 3 操作系統(tǒng)運用軟件財務管理
軟件等安裝程序的管理財務系統(tǒng)的備份文件只有在特定操作系統(tǒng)運用軟件和財務管理軟件的特定版本上才是可視的所以對操作系統(tǒng)運用軟件和財務管理軟件等的安裝程序的每一次變動都應制作至少一個副本, 注明軟件名稱購買日期適用環(huán)境版本號等作為會計檔案保存。保管期限應不低于其所生成的數(shù)據(jù)的有效期。
3、會計檔案的利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析從而為企業(yè)或部門決策者提供可靠的決策依據(jù)另外還可以看出本單位本部門甚至某一地區(qū)過去現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢使決策者在遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的前提下制定出適合自身發(fā)展的為規(guī)范改善經(jīng)茗管理提高經(jīng)濟效益我們還可以利用電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型，建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng)以實現(xiàn)會計電算化會檔案的再利用。
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