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淺議如何做好文書(shū)檔案管理工作
[摘 要]文書(shū)檔案管理工作就是對(duì)過(guò)去所發(fā)生過(guò)的事件進(jìn)行文字記錄,并把記錄的內(nèi)容進(jìn)行時(shí)間上的標(biāo)記,將所有的歷史記錄按照一定的順序進(jìn)行分類(lèi)管理。文書(shū)檔案管理工作對(duì)于國(guó)家的歷史記錄十分重要,過(guò)去的文書(shū)檔案管理工作中還存在著許多的問(wèn)題,使得許多的歷史記錄不夠細(xì)致明確,導(dǎo)致日后的檔案分析工作不能有效進(jìn)行。本文將找出現(xiàn)階段我國(guó)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題,并提出優(yōu)化方案,以此提高我國(guó)文書(shū)檔案管理工作的技能。
[關(guān)鍵詞]文書(shū)檔案;提高;管理工作
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,國(guó)家對(duì)文書(shū)檔案管理工作加大了經(jīng)濟(jì)上的支持,目的是為了完善我國(guó)文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容,使文書(shū)檔案更好的得到記錄與整理。現(xiàn)階段我國(guó)的文書(shū)檔案管理工作正在努力的進(jìn)行優(yōu)化與改進(jìn),在整理過(guò)去已有的檔案記錄的同時(shí),還要搜集一些缺少的歷史記錄,使得所整理的文書(shū)檔案更加完整細(xì)致。在對(duì)現(xiàn)今事件文書(shū)記錄的過(guò)程中積極的采取現(xiàn)代化技術(shù),使記錄的過(guò)程更加簡(jiǎn)單、快捷、有效。
一、文書(shū)檔案管理工作的概況
1.1我國(guó)文書(shū)檔案管理工作的背景
文書(shū)檔案管理工作在一個(gè)國(guó)家的發(fā)展過(guò)程中,是必不可少的一項(xiàng)工作內(nèi)容,我國(guó)的文書(shū)檔案管理工作在國(guó)家的任何發(fā)展階段都不斷地進(jìn)行著,將我國(guó)的每一次改革、每一次發(fā)展都記錄了下來(lái)。傳統(tǒng)的文書(shū)管理工作就是建立一個(gè)相關(guān)的部門(mén),文書(shū)管理工作者根據(jù)事件的發(fā)生用文字真實(shí)的記錄下來(lái),將以時(shí)間為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的檔案進(jìn)行封存。過(guò)去我國(guó)對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視,導(dǎo)致有一些文書(shū)檔案在保存過(guò)程中遭到意外的破壞,丟失了一些重要的歷史檔案;趯(duì)我國(guó)文書(shū)檔案的保護(hù),相關(guān)的文書(shū)檔案管理部門(mén)加強(qiáng)了管理工作,但在檔案的搜集和分類(lèi)管理上還存在著有待解決的問(wèn)題。
1.2我國(guó)文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段我國(guó)文書(shū)檔案管理工作在技術(shù)和效率上得到了明顯的提高,解決了以往工作中存在的許多難題。近幾年國(guó)家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展,文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展也離不開(kāi)經(jīng)濟(jì)的支持。國(guó)家加大了對(duì)文書(shū)檔案存放安全的要求,現(xiàn)階段我國(guó)正在加強(qiáng)文書(shū)檔案存放處的建設(shè)。在選擇文書(shū)檔案存放場(chǎng)所時(shí)要根據(jù)一定的要求,要保證存放場(chǎng)所沒(méi)有環(huán)境上的安全隱患,降低了文書(shū)檔案遭意外破壞的概率。目前文書(shū)檔案管理部門(mén)還加強(qiáng)了對(duì)工作人員的管理,加強(qiáng)了文書(shū)檔案管理人員對(duì)工作責(zé)任的認(rèn)識(shí),保證了文書(shū)檔案管理工作的有效進(jìn)行。
1.3做好文書(shū)檔案管理工作的必要性
文書(shū)管理工作是記錄國(guó)家已經(jīng)發(fā)生重要事件的工作,它所記錄的內(nèi)容是在日后對(duì)國(guó)家發(fā)展研究的重要依據(jù),所以國(guó)家的文書(shū)管理工作的正常進(jìn)行對(duì)國(guó)家的進(jìn)一步發(fā)展意義重大。文書(shū)檔案管理工作不僅是對(duì)現(xiàn)階段國(guó)家所發(fā)生的事件進(jìn)行記錄,更重要的還是將過(guò)去的文書(shū)檔案進(jìn)行整理與分析,記錄過(guò)去檔案中所欠缺的部分,努力從各種檔案中找出缺少的部分,完善我國(guó)的文書(shū)檔案內(nèi)容。完善我國(guó)文書(shū)檔案的內(nèi)容其實(shí)就是完善我國(guó)的歷史記錄,在對(duì)國(guó)家的歷史記錄分析中我們可以根據(jù)以往的案例發(fā)現(xiàn)不足,并且在下一階段的國(guó)家發(fā)展過(guò)程中要尋找新的方式,避免犯相同或類(lèi)似的錯(cuò)誤。這樣才能在過(guò)去的發(fā)展中有所收獲有所進(jìn)步,讓我國(guó)在發(fā)展的道路上更加暢通。
二、現(xiàn)階段我國(guó)文書(shū)檔案管理工作優(yōu)化方案
2.1優(yōu)化文書(shū)檔案管理制度
傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理制度存在著一定問(wèn)題,在下一發(fā)展階段都有待提高。文書(shū)檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來(lái)進(jìn)行大量檔案的管理存放,這種方式雖然簡(jiǎn)單易行,但由于所需整理存放的文書(shū)檔案數(shù)量過(guò)多,這樣進(jìn)行分類(lèi)太過(guò)于籠統(tǒng)化,使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書(shū)檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類(lèi),先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出,再根據(jù)事件的類(lèi)型進(jìn)一步分類(lèi),最終使所有的文書(shū)檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容與注意事項(xiàng),沒(méi)有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配,導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過(guò)多,造成人才資源的浪費(fèi)。在對(duì)文書(shū)管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí),就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員,使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行,每名文書(shū)檔案管理工作者都各司其職。
2.2培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力
在新時(shí)代的引領(lǐng)下,對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求,所以文書(shū)檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過(guò)去對(duì)文書(shū)檔案管理人員的要求,只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類(lèi)的文書(shū)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)就可以,所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展,就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí),只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書(shū)檔案管理工作者,在工作過(guò)程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí),所有的文書(shū)檔案管理工作者要對(duì)文書(shū)檔案有相當(dāng)?shù)牧私,這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視,所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù),這些技術(shù)將在日后的工作過(guò)程中得到應(yīng)用。
2.3利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作
所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)是近些年來(lái)發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù),它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖恪⒕W(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中,將使文書(shū)檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化,減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái),一些缺少的文書(shū)檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到,使我國(guó)文書(shū)檔案工作更加順利的進(jìn)行。
三、結(jié)語(yǔ)
文書(shū)檔案工作對(duì)于我國(guó)的進(jìn)一步發(fā)展有著重要的意義,雖然現(xiàn)階段我國(guó)的文書(shū)檔案工作還存在著一些不足,但我們已經(jīng)找到了所需解決的問(wèn)題,并根據(jù)問(wèn)題提出了解決方案。相信在下一階段工作中認(rèn)真的落實(shí)這些優(yōu)化方案,文書(shū)檔案管理工作將得到很好的發(fā)展完善。
參考文獻(xiàn):
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[2]黃靜虹,關(guān)于新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的思考[J].中國(guó)科技信息,2013,1,101.
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