探析英語(yǔ)商業(yè)書信的撰寫原則

摘要：文章首先從我國(guó)進(jìn)一步擴(kuò)大對(duì)外開放的形勢(shì)，說明英語(yǔ)商業(yè)書信在對(duì)外商業(yè)活動(dòng)中的極其重要性，然后提出撰寫英語(yǔ)商業(yè)書信應(yīng)注意的問題，最后反復(fù)強(qiáng)調(diào)商業(yè)英語(yǔ)書信的撰寫原則的重要性，務(wù)必很好地掌握和運(yùn)用它。

關(guān)鍵詞：商業(yè)書信；撰寫原則
　　
　　一、前言
　　
　　隨著我國(guó)對(duì)外開放政策的進(jìn)一步貫徹，我國(guó)的對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往和貿(mào)易業(yè)務(wù)必將有更大的發(fā)展。在這些活動(dòng)中，電子通信是一種先進(jìn)的手段，管理信息系統(tǒng)為企業(yè)內(nèi)部管理創(chuàng)造了良好的條件。但書信往來仍不失為一個(gè)重要的工具。
　　商業(yè)英語(yǔ)書信（Business or Commercial English Correspondence）有時(shí)只稱為Correspondence，是指交易時(shí)所用的通信。在美國(guó)，常用Business Writing，它包括書信，電報(bào)電話、電傳、報(bào)告書、契約書、明信片、回憶錄，只要以商業(yè)英語(yǔ)表達(dá)的，均包含在內(nèi)。商業(yè)英語(yǔ)書信，以常用英語(yǔ)為基礎(chǔ)，加入商業(yè)術(shù)語(yǔ)以及商業(yè)習(xí)慣用語(yǔ)所組成。要熟練商業(yè)英語(yǔ)通信，通常從研究商業(yè)書信開始，依次研究其他文體。本文以此為主題來探討其撰寫原則。
　　
　　二、英語(yǔ)商業(yè)書信的撰寫原則
　　
　�。ㄒ唬┱�確無誤
　　商業(yè)書信必須寫得正確。正確不僅僅是指英語(yǔ)語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、拼寫等正確。商業(yè)信件的內(nèi)容敘述得正確，既不能有遺漏，也不能言過其實(shí)。商業(yè)貿(mào)易離不開數(shù)字，對(duì)商業(yè)信件中的數(shù)字的正確性要特別加以注意。商業(yè)書信中常常離不開商業(yè)術(shù)語(yǔ)。一般常用的商業(yè)術(shù)語(yǔ)用字簡(jiǎn)潔，意義明確。使用得當(dāng)，工作進(jìn)行的順利；使用不當(dāng)，就會(huì)引起誤解，造成混亂，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此，必須正確理解和運(yùn)用商業(yè)術(shù)語(yǔ)，力爭(zhēng)商業(yè)信件正確無誤。
　　（二）內(nèi)容完整
　　一封信必須要絕對(duì)的完整確實(shí)。當(dāng)答謝來信時(shí)，最好提及那封信的日期、主要內(nèi)容，甚至于編號(hào)。同時(shí)回答來信所提出的全部問題及要求。重要信更須注意完整和嚴(yán)謹(jǐn)。例如，接受對(duì)方的報(bào)盤時(shí)根據(jù)是什么（如報(bào)價(jià)單，信件等），因?yàn)檫@種信實(shí)際上已是成交的合同，此信發(fā)出后，對(duì)方收到，即對(duì)雙方都有約束力。如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的糾紛。例如：
　　The goods you ordered have been ready. Please let us know when we can expect to receive the covering L\C，upon receipt of which；we will effect shipment without delay.（你方訂購(gòu)的貨物已準(zhǔn)備好了。請(qǐng)告知我們什么時(shí)候能收到該訂貨的信用證，我們收到信用證，就會(huì)立即裝運(yùn)）。
　�。ㄈ�）生動(dòng)具體
　　信要寫得生動(dòng)、具體和明確。特別是要求對(duì)方做出明確反應(yīng)的信，或是報(bào)盤承諾等，避免含混模糊、籠統(tǒng)和抽象。不過，并不是所有的商業(yè)信件都要具體。在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統(tǒng)些反而更適宜。有時(shí)，由于手頭沒有確鑿的事實(shí)和數(shù)字，但為了“外交”、“策略”或交易的需要，也可以避免太具體。有時(shí)，為了有意識(shí)地讓對(duì)方發(fā)表或形成他的意見，或者這些具體事實(shí)或數(shù)字是否列明都無關(guān)緊要，也可以不必具體�？傊�，該具體的具體，不宜具體的就籠統(tǒng)些，看需要而定。
　　所謂生動(dòng)，就是將書信中要闡明的問題，活潑地表達(dá)出來，給看信者留下深刻難忘的印象。如何給讀者好的印象，設(shè)身處地為讀者著想：他需要些什么？他希望些什么？他的利益何在？以及他的問題核心是什么？總之抓住對(duì)方的中心問題，把握對(duì)方的心理，且盡可能強(qiáng)調(diào)對(duì)方的重要性，說服對(duì)方，達(dá)到通訊的目的。
　�。ㄋ模┲t虛有禮貌
　　我們對(duì)外所寫的商業(yè)書信要體現(xiàn)我國(guó)外貿(mào)政策，做到不卑不亢、得體脫俗、落落大方。既要遵守國(guó)際貿(mào)易習(xí)慣，又要維護(hù)我國(guó)利益。借以通過商業(yè)書信來往，發(fā)展與各國(guó)人民的友好關(guān)系，開展同各國(guó)的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易。要謹(jǐn)防有意或無意泄露國(guó)家商業(yè)機(jī)密或其他機(jī)密。書信內(nèi)容以寫得有理、有利、有節(jié)為秒、注意禮貌，不要盛氣凌人，避免強(qiáng)加于人。因此，要尊重對(duì)方，保持You-Attitude，多為對(duì)方著想。英語(yǔ)的禮貌用語(yǔ)有很多，如：Would you like to?Thank you for…值得注意的是，Would you like to引起的許多句子不是文句，而是一種很有禮貌的請(qǐng)求，所以后面不要問號(hào)。另外，禮貌也可說是一種策略。如要告訴對(duì)方好消息時(shí)，采用直接法，一開始就把好的消息寫出來；如果要告訴對(duì)方壞消息時(shí)，采用間接法，開頭說點(diǎn)別的，作為“緩沖”，然后才把壞消息以適度準(zhǔn)確的語(yǔ)言表達(dá)出來。例如： “Thank you very much for your interest in my work；and also thank you for your kind invitation. I do believe I have an opportunity of visiting and working in your laboratory at an appropriate time. I would make a general plan after I finish my current work at hand；and send a report to my institute if necessary. As to its feasibility and future information in connection with the joint research，I would get in touch with you as soon as possible.”此信用緩沖手段作為禮貌策略來減輕拒絕的強(qiáng)度，使收信人感到寫信人是周到而體貼的。
　　緩沖作為禮貌策略的另一種作用是通過作者謙恭的話語(yǔ)來強(qiáng)調(diào)團(tuán)結(jié)合作，以顯得不那么粗魯、武斷、自負(fù)、無所不知，這會(huì)使雙方感到更親近，有助于建立和維持和諧關(guān)系。如例句：“To maintain our plant’s peak efficiency，we are currently replacing some of our pasteurizing machine with newer models. I feel that the process of moving this heavy machinery into and out of the place may pose a safety hazard to any children present at the time”。
　　考慮對(duì)方的想法是對(duì)外貿(mào)易的重要原則之一。我們?cè)趯?duì)外商業(yè)活動(dòng)中，既要考慮本身的利益，又要換位考慮；跳出自我的圈子，尋求既不損害我方的利益，又有利于對(duì)方的路子，這才是上策。在商業(yè)書信中要很好地表達(dá)這種觀點(diǎn)。例如：
　　We thank you for your letter of June 18 and have pleasure to infor

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