談檔案信息化管理優(yōu)勢及安全問題論文

　　摘要：檔案管理在企業(yè)經(jīng)營管理過程中占有重要地位，對企業(yè)發(fā)展具有重要影響�；�于此，本文首先從存儲、查詢以及共享等方面分析了檔案信息化管理的優(yōu)勢，其次從真實性以及安全隱患等方面對信息管理的安全問題進(jìn)行了探討，最后從檔案管理制度、人員培訓(xùn)、保障系統(tǒng)以及技術(shù)運用等方面提出了幾點檔案的信息化管理策略,希望可以為企業(yè)的檔案管理工作提供一些參考建議。

　　關(guān)鍵詞：檔案；安全問題；信息化管理

　　信息技術(shù)是一把雙刃劍，在為企業(yè)檔案管理工作帶來便利的同時，也為其帶來了眾多安全問題。因此，對于企業(yè)以及檔案管理人員來說，應(yīng)該意識到信息技術(shù)的雙面性，既要明確信息化管理優(yōu)勢，又要對其安全問題進(jìn)行重點考慮，并在此基礎(chǔ)上采取有效策略，消除檔案管理過程中的各種安全隱患，進(jìn)而對檔案管理的可靠性、完整性、安全性以及真實性等進(jìn)行全面保障。

　　一、信息化管理優(yōu)勢分析

　�。�1）便于存儲。在過去，在對企業(yè)檔案進(jìn)行存儲之前，需要經(jīng)過很多煩瑣的環(huán)節(jié)，比如人工進(jìn)行分類、修改以及整理等等，不僅耗費了管理人員的大量精力與時間，而且還極容易出現(xiàn)錯誤以及遺漏等問題。而在對檔案進(jìn)行信息化管理時，管理人員可以利用計算機(jī)程序算法，在輕點鼠標(biāo)的基礎(chǔ)上，就可以對檔案進(jìn)行有效歸類和存儲，對傳統(tǒng)檔案存儲流程進(jìn)行了優(yōu)化，不僅節(jié)約了檔案管理時間，同時也大幅度提高了檔案的利用率。（2）便于查詢。企業(yè)在發(fā)展過程中會涉及到大量檔案資料，如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)想要查閱相關(guān)資料，那么就需要對這些檔案資料進(jìn)行篩選，不僅耗時耗力，同時也會存在一些誤差。然而，通過信息化管理，可以利用計算機(jī)來執(zhí)行上述任務(wù)，將關(guān)鍵詞輸入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，再結(jié)合檔案信息的一些特殊性質(zhì)，管理系統(tǒng)就可以對所要查閱的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確篩選，為使用人員找到其所需要的檔案信息，進(jìn)而降低了管理人員檔案篩選的壓力。（3）便于共享。企業(yè)要想實現(xiàn)快速發(fā)展，就必須實現(xiàn)檔案信息在內(nèi)部的及時、有效共享，讓員工增強(qiáng)對自身以及企業(yè)的了解，在此基礎(chǔ)上完善自身的不足之處。而利用信息化管理方法，有利于企業(yè)實現(xiàn)這一目標(biāo)，檔案管理部門可以利用互聯(lián)網(wǎng)對相關(guān)部門以及人員等進(jìn)行檔案信息共享，利用計算機(jī)實現(xiàn)檔案在企業(yè)中的有效傳輸，如此一來，不僅可以讓多數(shù)人對檔案進(jìn)行同時查閱，同時也全面發(fā)揮了企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展的重要作用[1]。

　　二、信息化管理的安全問題

　　（一）真實性較低

　　在過去，檔案管理人員首先會對檔案信息進(jìn)行收集、整理以及匯總，再將其交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，讓其確認(rèn)并簽字蓋章，最后再對檔案信息進(jìn)行存儲，傳統(tǒng)檔案管理雖然流程比較煩瑣，但是可以對檔案的真實性進(jìn)行有效保障。而對于檔案的信息化管理來說，實際上是一種電子檔案，也就是說相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)無法對檔案進(jìn)行簽字、蓋章，因此在一定程度上降低了檔案的真實性。另外，電子檔案的復(fù)制性以及修改性等比較強(qiáng)，為一些不法分子提供了可乘之機(jī)，他們可以對信息進(jìn)行隨意復(fù)制或者是惡意修改，因此不能對檔案信息的完整性、真實性以及合法性等進(jìn)行有效保障。

　�。ǘ�）存在安全隱患

　　在對檔案進(jìn)行信息化管理時，其安全隱患主要體現(xiàn)在：第一，傳輸過程中的安全隱患。在信息化管理過程中，主要是利用互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息進(jìn)行傳輸，因此在一定程度上降低了檔案傳輸過程的安全性，尤其是對于一些重要的檔案來說，極易引發(fā)信息篡改、信息偽造以及信息竊取等問題。同時，計算機(jī)在運行過程中也很可能產(chǎn)生一些病毒，對檔案信息的安全性造成嚴(yán)重威脅，一旦在傳輸過程中檔案信息受到了病毒的攻擊，那么就會對整個管理系統(tǒng)造成破壞，進(jìn)而引發(fā)檔案信息泄露的問題。另外，檔案信息在傳輸過程中也極可能受到攻擊，進(jìn)而出現(xiàn)信息被盜用、信息被篡改等一系列安全問題。第二，保管過程中的安全隱患。計算機(jī)軟硬件的128質(zhì)量、軟硬件和檔案信息的匹配性等會對電子檔案保管產(chǎn)生一些影響，如果管理軟硬件的安全性較低，或者是存在一些故障、隱患，那么也極可能導(dǎo)致電子檔案受損，甚至?xí)�出現(xiàn)檔案信息丟失的現(xiàn)象；第三，操作過程中的安全隱患。如果管理人員的安全意識以及綜合素質(zhì)等較低，再加上他們工作態(tài)度較不認(rèn)真，那么就可能在檔案信息處理過程中出現(xiàn)一些失誤操作，進(jìn)而導(dǎo)致信息遺漏，或者是信息丟失，無法對檔案信息的完整性進(jìn)行有效保障。另外，檔案管理人員如果沒有對操作口令進(jìn)行正確選擇，或者是將自己的系統(tǒng)賬號以及密碼等隨意和他人“共享”，那么也極可能為檔案的信息化管理帶來眾多安全隱患[2]。

　　三、信息化管理策略

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　　電子檔案在傳輸、管理以及保存等過程中都存在眾多隱患，并且這些隱患的發(fā)生具有一定的隱蔽性，很難被及時發(fā)現(xiàn)，因此，檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合實際情況對檔案管理制度進(jìn)行完善，并督促管理人員對制度進(jìn)行貫徹落實，進(jìn)而對檔案的整個生命周期進(jìn)行有效管理。相關(guān)部門需要對檔案管理制度進(jìn)行統(tǒng)一，在檔案利用過程中，只可以利用只讀的形式對檔案進(jìn)行查閱，進(jìn)而對檔案破壞問題進(jìn)行避免。另外，對于一些公文類的電子檔案來說，一經(jīng)簽發(fā)之后，就不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行更改，如果遇到特殊情況，那么需要經(jīng)過相關(guān)部門或者人員等批準(zhǔn)之后，才可以對其進(jìn)行更改。

　�。ǘ�）加強(qiáng)人員培訓(xùn)

　　首先，企業(yè)需要利用社會招聘以及校園招聘等方式對檔案管理人才進(jìn)行引進(jìn)。其次，企業(yè)需要從檔案管理法律法規(guī)、管理理論知識、管理技能、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、各種安全技術(shù)等方面對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的安全意識和檔案管理意識，提高他們的業(yè)務(wù)能力和管理系統(tǒng)應(yīng)用能力，進(jìn)而對誤操作、問題發(fā)現(xiàn)不及時等問題進(jìn)行最大程度避免。最后，企業(yè)也需要對考核制度以及獎懲制度等進(jìn)行完善，通過獎懲來規(guī)范管理人員的行為，調(diào)動他們工作的主動性與積極性，進(jìn)而有效保障檔案的完整性、真實性以及安全性。

　�。ㄈ�）健全保障系統(tǒng)

　　首先，需要對檔案管理程序進(jìn)行優(yōu)化。企業(yè)需要聘請專業(yè)人員結(jié)合自身所需對管理程序進(jìn)行編制，并對編制質(zhì)量以及程序安全等進(jìn)行有效保障。其次，需要對殺毒軟件進(jìn)行合理選擇，以免檔案被病毒攻擊。再次，需要對檔案管理的軟硬件進(jìn)行定期檢查，做好系統(tǒng)的更新、維護(hù)等工作。最后，需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理，雖然電子檔案具有方便、快捷、靈活以及高效等眾多特點，但是也不能對紙質(zhì)檔案進(jìn)行完全替代，因此在對電子檔案進(jìn)行管理時，也需要注重對紙質(zhì)檔案的管理。

　�。ㄋ模┳⒅丶夹g(shù)運用

　　要想對檔案的真實性以及安全性等進(jìn)行有效保障，就必須對各種安全技術(shù)進(jìn)行靈活運用。第一，可以對加密技術(shù)進(jìn)行有效運用�，F(xiàn)階段，應(yīng)用比較廣泛的技術(shù)包括對稱加密技術(shù)以及非對稱加密技術(shù)兩大類，其中，對稱加密指的是加密秘鑰與解密秘鑰是一樣的，而非對稱加密則指的是加密秘鑰與解密秘鑰是不相同的，可以對加密秘鑰進(jìn)行公開，但是需要對解密秘鑰進(jìn)行保密，并將其交給相關(guān)人員進(jìn)行掌管，這樣就可以實現(xiàn)電子檔案的加密保護(hù)，提高它的真實性與安全性。第二，可以對簽署技術(shù)進(jìn)行運用。文件簽署技術(shù)主要體現(xiàn)在手寫式和證書式兩種數(shù)字簽名技術(shù)，利用這種技術(shù)，能夠?qū)ξ募�的真實性進(jìn)行證明，并且他人也無法對內(nèi)容進(jìn)行隨意改動。第三，可以對權(quán)限控制技術(shù)進(jìn)行運用。檔案管理人員可以通過該技術(shù)對用戶的身份進(jìn)行驗證，以防無關(guān)人員對檔案信息進(jìn)行獲取。另外，檔案管理人員可以根據(jù)檔案保密等級以及用戶身份等，對用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行有效控制。第四，可以對監(jiān)控技術(shù)進(jìn)行運用。檔案管理人員可以通過該技術(shù)在檔案室網(wǎng)絡(luò)和外界網(wǎng)絡(luò)間設(shè)置障礙，通過防火墻對檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控，進(jìn)而對信息非法訪問、信息非法輸出等問題進(jìn)行避免。第五，可以對防寫技術(shù)進(jìn)行運用，在這種技術(shù)的運用下，用戶只能夠通過計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行讀取，不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行修改，因此也可以對檔案的原始性以及安全性等進(jìn)行保障[3]。

　　四、結(jié)論

　　總而言之，企業(yè)要想增強(qiáng)競爭優(yōu)勢、降低經(jīng)營成本，就必須增強(qiáng)對檔案管理工作的重視，督促檔案管理人員做好檔案的信息化管理工作。對于檔案管理人員來說，需要對信息化管理優(yōu)勢以及安全問題等進(jìn)行明確，并通過完善管理制度、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、健全保障系統(tǒng)、注重技術(shù)運用等相關(guān)策略對各種安全問題進(jìn)行最大程度避免，進(jìn)而提高檔案管理水平，降低企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險。

　　【參考文獻(xiàn)】

　　[1]王薇.檔案信息化管理的優(yōu)勢及相關(guān)安全問題分析[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新,2016(12):178.

　　[2]索秀萍.檔案信息化管理的優(yōu)勢與存在的安全問題分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(24):85.

　　[3]徐麗偉.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新,2017(15):256.

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