思考提升高校辦公室管理水平的若干思考

 　　一、高校辦公室管理的基本職能高校辦公室管理的基本職能表現(xiàn)在：

　　第一，服務(wù)作用。服務(wù)是高校辦公室的一項(xiàng)主要職責(zé)。

　　高校辦公室為校領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)職能部門和廣大教職員工做好服務(wù)是一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)。要體現(xiàn)超前服務(wù)意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生提供耐心、細(xì)致、周到的服務(wù)，切實(shí)幫助他們解決在工作、學(xué)習(xí)、生活和科研中遇到的各種矛盾、問(wèn)題和難題，達(dá)到為教學(xué)、科研、生活等工作服務(wù)的目的。

　　第二，助手作用。

　　辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手與“參謀”，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)和行政管理的主要途徑是通過(guò)辦公室的輔助職能來(lái)實(shí)現(xiàn)的。凡領(lǐng)導(dǎo)所要考慮的問(wèn)題就是辦公室應(yīng)當(dāng)考慮的問(wèn)題，辦公室是領(lǐng)導(dǎo)了解情況的主要渠道之一。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)是了解全校的整體情況，辦公室不僅要對(duì)全校方方面面的情況了如指掌，這就需要事前進(jìn)行深入細(xì)致的調(diào)查研究，調(diào)動(dòng)平時(shí)的信息積累，把好檔案、統(tǒng)計(jì)關(guān)，取得第一手資料，以便為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)材料，充分發(fā)揮參謀助手作用，同時(shí)應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好公文處理等日常工作;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各種決策的布置和落實(shí)工作，做好上傳下達(dá)，承擔(dān)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實(shí)的職責(zé)。

　　第三，協(xié)調(diào)作用。

　　辦公室是各種意見(jiàn)輸出和意見(jiàn)反饋的匯合點(diǎn)，是學(xué)校的“神經(jīng)中樞”，是一個(gè)溝通上下、協(xié)調(diào)左右的綜合管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著綜合性、整體性的協(xié)調(diào)職能。特別是部門之間任務(wù)不明確、出現(xiàn)扯皮、推諉情況時(shí)，辦公室協(xié)調(diào)作用尤為重要。協(xié)調(diào)時(shí)要積極主動(dòng)、及時(shí)果斷、敢于負(fù)責(zé)，以促進(jìn)工作、完成任務(wù)為目的。只有協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，才能解決學(xué)校工作運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。第四，信息作用。“信息處理”是辦公室利用信息技術(shù)進(jìn)行信息的收集、加工、傳遞和反饋，以加強(qiáng)上下左右各方面的交流與聯(lián)系，并為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握情況，進(jìn)行正確的決策和指揮提供幫助。

　　辦公室信息服務(wù)的對(duì)象包括兩個(gè)方面，一是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)，二是為各部門和廣大教職員工傳遞上級(jí)管理部門和學(xué)校的政策、文件、通知、新聞等信息服務(wù)。高校辦公室信息服務(wù)要及時(shí)、準(zhǔn)確，這樣才有科學(xué)價(jià)值。第五，督查作用。有效進(jìn)行督辦檢查，是判斷學(xué)校決策正確與否的重要途徑，也是調(diào)整、完善學(xué)校決策的重要方法。領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和計(jì)劃的完成落實(shí)與否，督促檢查是必不可少的手段。在督查過(guò)程中，要抓好信息反饋，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，向有關(guān)部門通報(bào)。發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗(yàn)典型要及時(shí)組織交流、推廣，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取措施予以糾正，避免重大問(wèn)題的發(fā)生。督查工作只有主動(dòng)化、經(jīng)�；�、程序化，才會(huì)在檢查督辦時(shí)起到發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的功效，從而進(jìn)一步防止了工作中出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象。

　　二、高校辦公室管理存在的問(wèn)題從宏觀上而言，隨著人們認(rèn)識(shí)程度的提高，高校辦公室在教育管理、效能建設(shè)中有明顯提高。但高校辦公室在教育管理建設(shè)中，存在著對(duì)辦公室工作職能認(rèn)識(shí)不足、對(duì)辦公室工作的特點(diǎn)認(rèn)識(shí)不足、辦公室工作人員的觀念陳舊等問(wèn)題。第一，對(duì)辦公室工作的職能認(rèn)識(shí)不足。

　　辦公室是高校的必設(shè)機(jī)構(gòu)，但總體而言，辦公室職責(zé)范圍沒(méi)有明確界定，整體工作處于處理日�，嵥槭挛锏牡退�平狀態(tài)，不能充分發(fā)揮參與政務(wù)的作用。特別是在實(shí)際工作中，辦公室的職能很容易與其他職能部門交叉，導(dǎo)致與其他職能部門的矛盾，辦公室就不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。不少學(xué)校的辦公室人員在思想上和實(shí)際工作中存在著一種輕視辦公室工作的偏差。這便容易導(dǎo)致辦公室職責(zé)變得模糊，職能不同程度地受到削弱，聯(lián)系協(xié)調(diào)不力，上傳下達(dá)不暢，參謀作用無(wú)足輕重，后勤服務(wù)跟不上要求。因此，由于辦公室人員對(duì)其工作的作用認(rèn)識(shí)不夠，是導(dǎo)致工作效率低下的主要原因。第二，對(duì)辦公室工作的特點(diǎn)認(rèn)識(shí)不足。高校辦公室的特點(diǎn)突出表現(xiàn)在“三強(qiáng)”：原則性強(qiáng)、事務(wù)性強(qiáng)和綜合性強(qiáng)。高校辦公室在貫徹上級(jí)文件精神、落實(shí)學(xué)校重大決策、服務(wù)教職員工的過(guò)程中，受到法律、制度、學(xué)校政策的約束，具有很強(qiáng)的原則性;高校辦公室的工作多數(shù)事情比較具體，事務(wù)性、細(xì)節(jié)性較強(qiáng);高校辦公室工作范圍、服務(wù)對(duì)象廣泛，事情繁雜，頭緒較多，服務(wù)對(duì)象廣泛，具有較強(qiáng)的綜合性，這種管理功能的綜合性，決定辦公室的管理應(yīng)調(diào)整高校組織內(nèi)部的各種關(guān)系，克服各種制約因素，保證高校組織思考：提升高校辦公室管理水平的若干思考.

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