思考提升高校辦公室管理水平的若干思考

 　　一、高校辦公室管理的基本職能高校辦公室管理的基本職能表現(xiàn)在：

　　第一，服務(wù)作用。服務(wù)是高校辦公室的一項主要職責。

　　高校辦公室為校領(lǐng)導、機關(guān)職能部門和廣大教職員工做好服務(wù)是一切工作的出發(fā)點和歸宿點。要體現(xiàn)超前服務(wù)意識，為領(lǐng)導、教師和學生提供耐心、細致、周到的服務(wù)，切實幫助他們解決在工作、學習、生活和科研中遇到的各種矛盾、問題和難題，達到為教學、科研、生活等工作服務(wù)的目的。

　　第二，助手作用。

　　辦公室是領(lǐng)導的得力助手與“參謀”，領(lǐng)導進行教學和行政管理的主要途徑是通過辦公室的輔助職能來實現(xiàn)的。凡領(lǐng)導所要考慮的問題就是辦公室應(yīng)當考慮的問題，辦公室是領(lǐng)導了解情況的主要渠道之一。學校領(lǐng)導決策的基礎(chǔ)是了解全校的整體情況，辦公室不僅要對全校方方面面的情況了如指掌，這就需要事前進行深入細致的調(diào)查研究，調(diào)動平時的信息積累，把好檔案、統(tǒng)計關(guān)，取得第一手資料，以便為領(lǐng)導決策提供準確的數(shù)據(jù)材料，充分發(fā)揮參謀助手作用，同時應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導做好公文處理等日常工作;協(xié)助領(lǐng)導做好各種決策的布置和落實工作，做好上傳下達，承擔對領(lǐng)導決策貫徹落實的職責。

　　第三，協(xié)調(diào)作用。

　　辦公室是各種意見輸出和意見反饋的匯合點，是學校的“神經(jīng)中樞”，是一個溝通上下、協(xié)調(diào)左右的綜合管理機構(gòu)，承擔著綜合性、整體性的協(xié)調(diào)職能。特別是部門之間任務(wù)不明確、出現(xiàn)扯皮、推諉情況時，辦公室協(xié)調(diào)作用尤為重要。協(xié)調(diào)時要積極主動、及時果斷、敢于負責，以促進工作、完成任務(wù)為目的。只有協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，才能解決學校工作運行過程中出現(xiàn)的各種問題。第四，信息作用。“信息處理”是辦公室利用信息技術(shù)進行信息的收集、加工、傳遞和反饋，以加強上下左右各方面的交流與聯(lián)系，并為領(lǐng)導及時掌握情況，進行正確的決策和指揮提供幫助。

　　辦公室信息服務(wù)的對象包括兩個方面，一是為領(lǐng)導決策提供信息服務(wù)，二是為各部門和廣大教職員工傳遞上級管理部門和學校的政策、文件、通知、新聞等信息服務(wù)。高校辦公室信息服務(wù)要及時、準確，這樣才有科學價值。第五，督查作用。有效進行督辦檢查，是判斷學校決策正確與否的重要途徑，也是調(diào)整、完善學校決策的重要方法。領(lǐng)導目標的實現(xiàn)和計劃的完成落實與否，督促檢查是必不可少的手段。在督查過程中，要抓好信息反饋，及時向領(lǐng)導匯報，向有關(guān)部門通報。發(fā)現(xiàn)好的經(jīng)驗典型要及時組織交流、推廣，發(fā)現(xiàn)問題要及時采取措施予以糾正，避免重大問題的發(fā)生。督查工作只有主動化、經(jīng)�；�、程序化，才會在檢查督辦時起到發(fā)現(xiàn)問題解決問題的功效，從而進一步防止了工作中出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象。

　　二、高校辦公室管理存在的問題從宏觀上而言，隨著人們認識程度的提高，高校辦公室在教育管理、效能建設(shè)中有明顯提高。但高校辦公室在教育管理建設(shè)中，存在著對辦公室工作職能認識不足、對辦公室工作的特點認識不足、辦公室工作人員的觀念陳舊等問題。第一，對辦公室工作的職能認識不足。

　　辦公室是高校的必設(shè)機構(gòu)，但總體而言，辦公室職責范圍沒有明確界定，整體工作處于處理日�，嵥槭挛锏牡退�平狀態(tài)，不能充分發(fā)揮參與政務(wù)的作用。特別是在實際工作中，辦公室的職能很容易與其他職能部門交叉，導致與其他職能部門的矛盾，辦公室就不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。不少學校的辦公室人員在思想上和實際工作中存在著一種輕視辦公室工作的偏差。這便容易導致辦公室職責變得模糊，職能不同程度地受到削弱，聯(lián)系協(xié)調(diào)不力，上傳下達不暢，參謀作用無足輕重，后勤服務(wù)跟不上要求。因此，由于辦公室人員對其工作的作用認識不夠，是導致工作效率低下的主要原因。第二，對辦公室工作的特點認識不足。高校辦公室的特點突出表現(xiàn)在“三強”：原則性強、事務(wù)性強和綜合性強。高校辦公室在貫徹上級文件精神、落實學校重大決策、服務(wù)教職員工的過程中，受到法律、制度、學校政策的約束，具有很強的原則性;高校辦公室的工作多數(shù)事情比較具體，事務(wù)性、細節(jié)性較強;高校辦公室工作范圍、服務(wù)對象廣泛，事情繁雜，頭緒較多，服務(wù)對象廣泛，具有較強的綜合性，這種管理功能的綜合性，決定辦公室的管理應(yīng)調(diào)整高校組織內(nèi)部的各種關(guān)系，克服各種制約因素，保證高校組織思考：提升高校辦公室管理水平的若干思考.

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