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簡論如何在高校行政管理中推行電子校務(wù)
高校作為一個特殊的社會組織，其行政管理工作涉及大量的專業(yè)性管理工作，比如教學(xué)、科研、人事，甚至物資、總務(wù)等部門不僅承擔(dān)著指導(dǎo)、組織、協(xié)調(diào)工作，也擔(dān)負(fù)著對教育教學(xué)質(zhì)量、科研成果等的評價和認(rèn)定工作，其重要性不容忽視。可以說，高校的競爭力與行政管理的好壞是密切相關(guān)的。近年來.我國高校引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，大力推廣電子校務(wù)，解決了很多行政管理方面的問題。但同時，新方法的運(yùn)用也產(chǎn)生了一些新問題，需要管理者進(jìn)一步的思考和解決。電子校務(wù)的內(nèi)涵和作用.電子校務(wù)的內(nèi)涵.自20世紀(jì)90年代起，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速發(fā)展，廣泛運(yùn)用于高校教學(xué)活動中，深入滲透到高校生活的方方面面。在這種背景下，電子校務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。
電子校務(wù)是電子政務(wù)在學(xué)校的具體化，是指學(xué)校通過現(xiàn)代化的管理理論與電子信息技術(shù)、利用計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)將學(xué)校外部和內(nèi)部的管理和服務(wù)職能進(jìn)行緊密集成。通過學(xué)校網(wǎng)站進(jìn)行日常事務(wù)和行政管理。按照設(shè)定的程序在網(wǎng)上實施，從而打破時間、空間及部門分割的制約，全方位的為學(xué)校及自身提供一體化的高效、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、透明的管理和服務(wù)。電子校務(wù)的作用電子校務(wù)在高校行政管理中的應(yīng)用是高校行政管理方式自身發(fā)展的客觀需要，對高校行政管理有著巨大的推動作用，是高校部門自身發(fā)展的一個必要的工具。管理信息變得更為透明化高校管理部門是高校的信息中心，高校機(jī)構(gòu)實現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化以后。師生可以通過校園網(wǎng)及時準(zhǔn)確、快捷方便地了解到高校機(jī)構(gòu)所制定和頒發(fā)的各類重要信息，豐富了師生獲取與交流信息的渠道與方式.加強(qiáng)了學(xué)校對外交流與宣傳的強(qiáng)度，有利于促進(jìn)高校信息的透明化與公開化。
管理效率更為高效化電子校務(wù)通過運(yùn)用信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)構(gòu)的組織界限。構(gòu)建一個電子化的虛擬機(jī)關(guān).使得高校機(jī)關(guān)之間及高校與社會各界之間都可以經(jīng)由各種電子化渠道進(jìn)行溝通，并依據(jù)人們的需求、可以使用的形式、要求的時間及地點(diǎn)，提供各種不同的服務(wù)選擇，從而提高人員工作效率.減少工作人員負(fù)擔(dān)。加強(qiáng)高校行政管理職能的管控力度。有效提高了高校行政管理效率。電子校務(wù)在高校行政管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀和問題.電子校務(wù)應(yīng)用的現(xiàn)狀隨著教育信息化的發(fā)展.很多高校建立了教學(xué)科研、教師、學(xué)生、學(xué)歷認(rèn)證、招生、財務(wù)等信息數(shù)據(jù)庫和文獻(xiàn)、文件檔案庫，辦公自動化和管理信息化水平逐步提高，服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大。電子校務(wù)的發(fā)展實質(zhì)是對傳統(tǒng)的高校行政管理體制和管理方式提出了挑戰(zhàn)。是深化行政管理體制改革，使得高校行政行為公開、公平、公正。行政權(quán)力運(yùn)行公開透明，保障教職工的知情權(quán)，維護(hù)教職工的合法權(quán)益。同時，我們也應(yīng)該看到，電子校務(wù)在高校的推行過程中。也存在一些弊端與困難，急需解決。
電子校務(wù)存在的問題信息資源是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校行政管理應(yīng)用中的核心，但是一些高校的電子校務(wù)處于起步階段，管理、監(jiān)測工作量化程度普遍偏低.在管理和決策活動中，以客觀數(shù)據(jù)進(jìn)行分析判斷的偏少，信息管理檔案不規(guī)范，未數(shù)據(jù)庫化或數(shù)據(jù)庫更新速度較慢。數(shù)據(jù)庫維護(hù)和信息服務(wù)工作不到位，為學(xué)生、教師和社會所需的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)欠缺，如網(wǎng)絡(luò)課件、網(wǎng)上課程、網(wǎng)上申請財務(wù)資助等。高校行政管理網(wǎng)絡(luò)化之后既提高了工作效率，但也不可避免地面臨著安全問題，管理工作中涉及到的數(shù)據(jù)安全顯得尤為重要，數(shù)據(jù)一旦被破壞則會影響全校管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。電子校務(wù)的應(yīng)用是學(xué)校提高管理水平、工作效率的技術(shù)工具，必須有高層領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，要從戰(zhàn)略高度來認(rèn)識它和建設(shè)它。但在應(yīng)用的過程中，領(lǐng)導(dǎo)往往容易傾向于對網(wǎng)絡(luò)硬件的要求，往往沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)資源等因素，導(dǎo)致過量購買硬件設(shè)備，最終出現(xiàn)設(shè)備閑置等問題，導(dǎo)致資源浪費(fèi)。
另外.各學(xué)校之間、學(xué)校內(nèi)部在信息資源的開發(fā)上各自為政，缺乏毖要的規(guī)劃和協(xié)調(diào).導(dǎo)致了大量的低水平重復(fù)建設(shè)。同一個學(xué)校里面各個部門之間的數(shù)據(jù)常常是各部門獨(dú)享的，這樣會使大部分網(wǎng)絡(luò)資源庫成為信息孤島，嚴(yán)重地存在著互操作性和共享性等方面的問題，導(dǎo)致電子校務(wù)停留在對現(xiàn)有體制、管理模式以及業(yè)務(wù)流程實行“信息化復(fù)制”的水平上。很多高校的管理人員來自不同的崗位，有著不同的專業(yè)背景，多半并沒有接受過管理學(xué)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與應(yīng)用等理論方面的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，不能很好地將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與實際工作相結(jié)合，阻礙了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于高校行政管理的進(jìn)程。
在高校行政管理中推行電子政務(wù)的有效措施.加強(qiáng)整體規(guī)劃高校行政管理涉及到教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、校產(chǎn)管理系統(tǒng)等多個系統(tǒng)。在管理中，電子校務(wù)的實施是一項非常復(fù)雜的過程，涉及面廣，信息量多，工作難度大。不但要涉及到管理體制、機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理方法等方面的變動，還要考慮到報表格式、數(shù)據(jù)分類及編碼統(tǒng)一等問題。這些都涉及到學(xué)校全局的問題。如果學(xué)校內(nèi)各個子系統(tǒng)都各自為政。任意開發(fā)，使用自己的程序和數(shù)據(jù)，會造成工作相互重復(fù)，技術(shù)成本浪費(fèi)與效益低下。因此，高校行政管理，必須對全校的行政管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使行政管理人員都能掌握操作方法適應(yīng)現(xiàn)代化管理手段。從而提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用率。將不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合為服務(wù)集成平臺.各部門系統(tǒng)都成為這個技術(shù)平臺的子系統(tǒng)，其中各功能再向下構(gòu)成一層子系統(tǒng)，最終形成一個有層次的樹型結(jié)構(gòu)，這樣既方便了各部門管理人員辦公。又給師生訪問校園信息服務(wù)提供了方便快捷的途徑。
整合信息資源在信息資源共享過程中.管理人員要堅持探索創(chuàng)新，構(gòu)建信息資源管理系統(tǒng)。打破各部門條塊分割的現(xiàn)狀，選擇那些有必要且有價值的信息資源進(jìn)行共享。針對數(shù)量龐大的網(wǎng)絡(luò)資源，應(yīng)該進(jìn)行整理和分類，建立針對教學(xué)、科研、管理等不同內(nèi)容的、具備強(qiáng)大搜索功能的門戶網(wǎng)站，使廣大師生以及高校行政管理人員能夠通過簡單操作即能獲得相關(guān)信息與服務(wù)。
同時還要以數(shù)據(jù)鏡像的方式建立全球教育資源吸收系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)對一些高質(zhì)量的圖書館、專業(yè)數(shù)據(jù)庫建立鏡像，為廣大師生提供更加專業(yè)、更加前瞻的教學(xué)、科研、管理等方面的資料。同時，在信息資源的開發(fā)、傳播及使用過程中，應(yīng)注重個性化服務(wù)，使信息資源人性化，把印刷型的信息資源數(shù)字化。把內(nèi)容稀少、簡單、枯燥的信息資源逐步豐富、個性、適用化，把以提供學(xué)習(xí)拓展知識為主的信息資源轉(zhuǎn)向以培養(yǎng)創(chuàng)新能力及滿足人們的多方面需求的信息資源。
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