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ERP環(huán)境下如何開展物資采購(gòu)審計(jì)論文
摘 要：本文在簡(jiǎn)要介紹ERP和物資采購(gòu)審計(jì)定義的基礎(chǔ)上，分析了當(dāng)前在ERP環(huán)境下開展物資采購(gòu)審計(jì)所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，分析在ERP系統(tǒng)內(nèi)部建立審計(jì)信息系統(tǒng)開展物資采購(gòu)審計(jì)的必要性，探討在ERP環(huán)境下開展物資采購(gòu)審計(jì)的方法和技巧。
關(guān)鍵詞：ERP；AIS；MM模塊；物資采購(gòu)審計(jì)
近年來(lái)，國(guó)內(nèi)越來(lái)越多的企業(yè)開始重視ERP，把ERP作為支持企業(yè)謀求新形式下競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的手段，主動(dòng)開始實(shí)施ERP。實(shí)施ERP管理后，企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)的核心流程全部通過(guò)集成的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行貫穿和銜接，有效堵塞了以前“人治為主”所存在的經(jīng)營(yíng)管理漏洞，避免人為的有意或無(wú)意的經(jīng)營(yíng)管理差錯(cuò)，增強(qiáng)了企業(yè)管理的科學(xué)性。在ERP信息系統(tǒng)管理中，內(nèi)部審計(jì)人員的角色應(yīng)如何轉(zhuǎn)變，內(nèi)部審計(jì)如何廣泛應(yīng)用現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)和適應(yīng)審計(jì)的發(fā)展，提高審計(jì)工作效率和工作質(zhì)量，如何充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的管理職能，給審計(jì)工作也帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。物資采購(gòu)審計(jì)作為審計(jì)工作中非常重要的一項(xiàng)工作，直接關(guān)系到企業(yè)的資金流出，對(duì)企業(yè)的成本有著直接的影響。本文以在ERP環(huán)境下如何開展物資采購(gòu)審計(jì)作為探討對(duì)象。
一、理解ERP和物資采購(gòu)審計(jì)
1、ERP的概念
ERP是企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning）的簡(jiǎn)稱，是由美國(guó)Gartners groupslnc公司于上個(gè)世紀(jì)90年代初提出的，是信息時(shí)代的現(xiàn)代企業(yè)向國(guó)際化發(fā)展的更高層管理模式。是一代化的企業(yè)管理理念，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上、以系統(tǒng)化的管理思想，全面地集成了企業(yè)的所有資源信息，為企業(yè)決策層及員工提供決策手段的管理平臺(tái)。
2、物資采購(gòu)審計(jì)的本質(zhì)
《內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)指南第2號(hào)》對(duì)物資采購(gòu)審計(jì)的定義和內(nèi)容有明確的表述，物資采購(gòu)審計(jì)是指組織內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)及人員依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、政策及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，按照一定的程序和方法，對(duì)物資采購(gòu)各部門和環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和內(nèi)部控制等所進(jìn)行的獨(dú)立監(jiān)督和評(píng)價(jià)活動(dòng)。物資采購(gòu)審計(jì)的主要內(nèi)容包括審計(jì)物資采購(gòu)內(nèi)部控制、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、采購(gòu)招標(biāo)、供貨商選擇、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)質(zhì)量、物資保管、結(jié)算付款以及物資采購(gòu)期后事項(xiàng)等。物資采購(gòu)審計(jì)的目的是改善物資采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)費(fèi)用，維護(hù)組織的合法權(quán)益，促進(jìn)組織價(jià)值的增加及目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
二、ERP對(duì)物資采購(gòu)管理帶來(lái)的影響
在ERP系統(tǒng)中，采購(gòu)管理實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同以及供應(yīng)商的管理，能直接引用采購(gòu)需求，根據(jù)生產(chǎn)、庫(kù)存控制、零星物資需求產(chǎn)生采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)采購(gòu)合同、采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理，并進(jìn)行供應(yīng)商檔案的維護(hù)。對(duì)供應(yīng)商可以按照信譽(yù)度、產(chǎn)品質(zhì)量等情況，進(jìn)行科學(xué)地管理。同時(shí)，可以建立一套比價(jià)、詢價(jià)、審價(jià)和招標(biāo)工作程序，使得采購(gòu)過(guò)程更加規(guī)范、有序，原材料價(jià)格更加透明、準(zhǔn)確，大大地提高了采購(gòu)的有效性，降低了采購(gòu)的盲目性，避免了物資種類繁多所帶來(lái)的繁雜工作，加強(qiáng)了成本管理，解決了原先采購(gòu)管理中存在的管理分散、信息不集成、庫(kù)存資源不共享、局部利益與整體利益之間的矛盾等問題，打破了原來(lái)?xiàng)l塊分割的職能部門，企業(yè)的資源統(tǒng)一管理和共享，使過(guò)去跨部門的審批流程得到簡(jiǎn)化和壓縮。
三、審計(jì)操作環(huán)境發(fā)生了重大變化，給開展物資采購(gòu)審計(jì)工作帶來(lái)了新的、更大的難度和挑戰(zhàn)
1．可視審計(jì)線索分散，審計(jì)對(duì)象復(fù)雜化
在傳統(tǒng)的審計(jì)活動(dòng)中，審計(jì)線索包括采購(gòu)申請(qǐng)、計(jì)劃、訂單、憑證、賬簿和報(bào)表以及與物資采購(gòu)相關(guān)的文件、記錄，審計(jì)線索十分清楚，審計(jì)資料相對(duì)集中；審計(jì)人員可以利用這些資料檢查其物資采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。但在ERP系統(tǒng)中，物資采購(gòu)信息量大而散，賬、證、表的展示方式與傳統(tǒng)的不同，尋找審計(jì)線索猶如大海撈針。大量物資采購(gòu)業(yè)務(wù)由系統(tǒng)集成處理，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的電子憑證數(shù)量極其龐大、種類繁多。且賬、證、表的展示方式都與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)存在較大差異，審計(jì)人員已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的展示方式，如果不經(jīng)過(guò)ERP的專門培訓(xùn)，將會(huì)出現(xiàn)看不懂憑證、打不開賬的現(xiàn)象。
2．業(yè)務(wù)流程的控制風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化，審計(jì)重點(diǎn)向風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估轉(zhuǎn)移
在ERP系統(tǒng)中，由于組織結(jié)構(gòu)的專業(yè)化、扁平化和分散化重組，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生變化，業(yè)務(wù)信息的內(nèi)部控制由ERP系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，控制程序自動(dòng)運(yùn)行，不需要企業(yè)人員的過(guò)多干預(yù)。在客觀上，雖然主管人員可以運(yùn)用ERP系統(tǒng)本身提供的制約監(jiān)督來(lái)減少控制風(fēng)險(xiǎn)，但是為了節(jié)省人力成本，有些下屬企業(yè)讓員工在ERP系統(tǒng)上身兼數(shù)職，從而導(dǎo)致內(nèi)部控制潛在風(fēng)險(xiǎn)的擴(kuò)大。另外，ERP系統(tǒng)一般采用的是客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，這種分布式的技術(shù)架構(gòu)使系統(tǒng)很容易暴露在有意、無(wú)意的系統(tǒng)攻擊的風(fēng)險(xiǎn)中，系統(tǒng)管理難度增大。因此在ERP系統(tǒng)中，對(duì)物資采購(gòu)的內(nèi)部控制制度的審計(jì)重點(diǎn)從手工會(huì)計(jì)環(huán)境下的制度基礎(chǔ)審計(jì)向風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估審計(jì)轉(zhuǎn)變，信息系統(tǒng)的運(yùn)行程序的風(fēng)險(xiǎn)控制成為審計(jì)的重點(diǎn)。
3．審計(jì)線索的不確定性和復(fù)雜化
ERP系統(tǒng)雖然有一個(gè)專門的海量數(shù)據(jù)庫(kù)，具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)記憶、比較功能，業(yè)務(wù)人員的操作均會(huì)在操作日志中留下詳盡的審計(jì)痕跡，但是數(shù)據(jù)庫(kù)畢竟是數(shù)據(jù)和程序的存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)于各企業(yè)ERP支持中心精通數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)管理人員來(lái)說(shuō)卻易于修改且不留痕跡，這就為審計(jì)線索的跟蹤增加了難度和不確定性。
4．審計(jì)溝通困難化、溝通范圍擴(kuò)大化。
ERP系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能以及嚴(yán)格的權(quán)限劃分，導(dǎo)致實(shí)施ERP后各企業(yè)物資采購(gòu)人員的知識(shí)面相對(duì)較窄、對(duì)ERP系統(tǒng)依賴性較強(qiáng)，和審計(jì)人員進(jìn)行溝通時(shí)解釋有關(guān)系統(tǒng)物資采購(gòu)數(shù)據(jù)的能力欠佳。這就必然對(duì)審計(jì)人員的能力要求較高，審計(jì)人員不但要熟悉和理解ERP系統(tǒng)所包含的物資采購(gòu)管理流程，更要重視與物資采購(gòu)ERP關(guān)鍵用戶溝通，必要時(shí)還需與軟件供應(yīng)開發(fā)商溝通，獲得豐富的分析性復(fù)核材料。
四、在ERP系統(tǒng)內(nèi)部建立審計(jì)信息系統(tǒng)開展物資采購(gòu)審計(jì)所帶來(lái)的好處
內(nèi)部審計(jì)部門必須在ERP系統(tǒng)上建立審計(jì)信息系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱AIS），與被審計(jì)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)緊密相連，實(shí)現(xiàn)“物資流”、“資金流”、“信息流”信息共享，這樣才能開展事前、事中審計(jì)和事后審計(jì)，針對(duì)物資采購(gòu)審計(jì)應(yīng)開發(fā)相應(yīng)的審計(jì)模塊（以下簡(jiǎn)稱MM模塊）。
1、降低審計(jì)人員在ERP系統(tǒng)環(huán)境下開展審計(jì)工作的技術(shù)門檻
ERP系統(tǒng)與我們一般使用的計(jì)算機(jī)軟件不同，專用術(shù)語(yǔ)多而且生澀，系統(tǒng)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，操作環(huán)節(jié)多，要全面理解系統(tǒng)概念并掌握各模塊的操作難度較大；單獨(dú)掌握某一個(gè)模塊不易發(fā)現(xiàn)審計(jì)線索，但是要掌握每個(gè)模塊的操作對(duì)審計(jì)人員來(lái)說(shuō)技術(shù)門檻太高; ERP系統(tǒng)對(duì)終端用戶有著極其嚴(yán)格的角色區(qū)分和權(quán)限控制，內(nèi)審人員沒有鑰匙（用戶名）就不能進(jìn)入系統(tǒng)，沒有適當(dāng)?shù)臋?quán)限就無(wú)法查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，不掌握ERP操作技能，給審計(jì)數(shù)據(jù)的調(diào)閱和審計(jì)證據(jù)的采集增加了難度,就難以完成既定的審計(jì)工作。通過(guò)對(duì)AIS的開發(fā)，我們可以開發(fā)符合審計(jì)需求的《供應(yīng)商主數(shù)據(jù)明細(xì)表》、《收、發(fā)、存表》等，這些報(bào)表都可以直接穿透到憑證，方便審計(jì)線索的追蹤，將ERP中審計(jì)所需要用到的查詢事務(wù)代碼全部放在AIS的MM模塊中，免去了審計(jì)人員在眾多事務(wù)代碼中查找可用事務(wù)代碼之苦。
2、對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)審計(jì)成為可能
在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，審計(jì)人員除了利用AIS中的MM模塊辨別采購(gòu)業(yè)務(wù)的真?zhèn)危约捌涔芾磉^(guò)程中的薄弱點(diǎn)外，在時(shí)間上可以使審計(jì)從事后審計(jì)達(dá)到實(shí)時(shí)審計(jì)，并從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)。可以隨時(shí)對(duì)企業(yè)采購(gòu)、庫(kù)存動(dòng)態(tài)進(jìn)行審查，掌握被審計(jì)單位物資采購(gòu)的最新情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)隱患或可疑點(diǎn)，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
3、擴(kuò)大內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)的廣度和深度
在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，審計(jì)人員可以通過(guò)AIS中的MM模塊，掌握和了解物資采購(gòu)與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和其他信息系統(tǒng)存在的密切的信息傳遞關(guān)系，從眾多的信息資料中獲取有用的審計(jì)信息，理清各種數(shù)據(jù)的來(lái)龍去脈；企業(yè)實(shí)行ERP后會(huì)產(chǎn)生數(shù)倍于以前的物資采購(gòu)數(shù)據(jù)，審計(jì)人員可以使用AIS中的MM模塊利用報(bào)表分析技術(shù)，根據(jù)職業(yè)判斷發(fā)現(xiàn)審計(jì)重點(diǎn)、疑點(diǎn)、利用抽樣審計(jì)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的樣本量審查。
4、提高內(nèi)部審計(jì)工作效率
在ERP環(huán)境下，審計(jì)人員可以通過(guò)內(nèi)部審計(jì)模塊，既提高了審計(jì)的正確性與準(zhǔn)確性，也使審計(jì)人員從冗長(zhǎng)乏味的計(jì)算工作中解放出來(lái)，使這些步驟達(dá)到自動(dòng)化，審計(jì)人員可以集中更多的時(shí)間和精力去關(guān)注專業(yè)分析判斷，提高了審計(jì)效率。
五、利用物資采購(gòu)審計(jì)模塊開展審計(jì)工作
1、配置審計(jì)。為了確保ERP中物資采購(gòu)配置管理的有效性，應(yīng)檢查或驗(yàn)證企業(yè)是否根據(jù)實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)需要，定義采購(gòu)訂單類型，通過(guò)對(duì)系統(tǒng)配置中采購(gòu)訂單類型的查詢，可以了解企業(yè)使用的采購(gòu)訂單類型清單及相應(yīng)的項(xiàng)目類別是否一致。配置審計(jì)工作主要集中在兩個(gè)方面：⑴功能配置審計(jì)，驗(yàn)證配置項(xiàng)的實(shí)際功能是否與其軟件需求一致；⑵物理配置審計(jì)：確定配置項(xiàng)符合預(yù)期的物理特性。這里所說(shuō)的物理特性是指特定的媒體形式。功能審計(jì)有許多方法，比如通過(guò)測(cè)試的方法，能夠知道編碼是否與需求一致。物理審計(jì)，主要是按照流程、規(guī)范等來(lái)檢查配置標(biāo)識(shí)、變更記錄、配置狀態(tài)等的準(zhǔn)確性。
2、權(quán)限審計(jì)（控制風(fēng)險(xiǎn)審計(jì)）。審查企業(yè)的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)是否均由被批準(zhǔn)或被授權(quán)的員工執(zhí)行，數(shù)據(jù)是否存在被惡意篡改，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、安全。MM模塊是否有效控制運(yùn)行主要取決于兩種風(fēng)險(xiǎn)，即系統(tǒng)維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)和系統(tǒng)操作風(fēng)險(xiǎn)。
為了防范這兩種風(fēng)險(xiǎn),一種是對(duì)保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的控制。此種控制點(diǎn)是對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)，包括用戶密碼尤其是權(quán)限人密碼的妥善保管、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)的定期維護(hù)、數(shù)據(jù)的定期存盤及其介質(zhì)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入操作是否規(guī)范、電子商務(wù)網(wǎng)與MRO模塊接口的銜接等等。另一種是對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的線上流程控制審計(jì)：
�、庞�(jì)劃環(huán)節(jié)。需求計(jì)劃（需求數(shù)量和日期）是否經(jīng)過(guò)層層審批,以保證其真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)的進(jìn)入系統(tǒng)。需求計(jì)劃改變或取消是否有相應(yīng)的審批管理辦法,否則將直接影響采購(gòu)的形成。
�、撇少�(gòu)和供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)。采購(gòu)定單是否按權(quán)限在線上進(jìn)行審批。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的維護(hù)是否由專門的獨(dú)立崗位進(jìn)行，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，增加或刪除供應(yīng)商主數(shù)據(jù)是否經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)膶徟?/p>
�、菐�(kù)存管理環(huán)節(jié)。物料主數(shù)據(jù)的維護(hù)是否按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并由專門崗位集中維護(hù)管理。收貨過(guò)程中,入庫(kù)的物資是否將有關(guān)資料如數(shù)量、價(jià)格、型號(hào)、保存地點(diǎn)等錄入齊全，同時(shí)為了保證財(cái)務(wù)核算的正確,發(fā)票是否及時(shí)提交校驗(yàn)等。
另外對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)權(quán)限審計(jì)的線下檢查，檢查物資采購(gòu)人員是否勝任其本職工作，是否取得在ERP環(huán)境下工作的上崗證，并是否相關(guān)的培訓(xùn)，以保證線上的操作及時(shí)和正確。不相容崗位是否分離。如主要采購(gòu)員按料類不交叉的原則設(shè)置等。
3、業(yè)務(wù)審計(jì)。利用ERP系統(tǒng)中的審計(jì)模塊，以企業(yè)的規(guī)章制度為標(biāo)準(zhǔn)，審查費(fèi)用的報(bào)銷、庫(kù)存管理、產(chǎn)品購(gòu)銷等經(jīng)常性業(yè)務(wù)流程的合理、規(guī)范性，是否存在不合規(guī)或超越權(quán)限的操作。如審計(jì)人員可以利用ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對(duì)物資采購(gòu)價(jià)格、入庫(kù)、出庫(kù)進(jìn)行審查，分析對(duì)比采購(gòu)價(jià)格，審查供應(yīng)商的信用資質(zhì)，供應(yīng)商是否選擇范圍廣，是否為最優(yōu)的三家，是否是產(chǎn)品質(zhì)量好、價(jià)格低、信譽(yù)高；對(duì)大宗采購(gòu)的物資，是否采取招標(biāo)辦法；采取跟蹤審計(jì)的辦法，檢查物資采購(gòu)的數(shù)量是否與物資采購(gòu)合同一致，是否存在質(zhì)次價(jià)高或價(jià)格雖低，而質(zhì)量較差的問題；審查物資入庫(kù)、出庫(kù)的真實(shí)性，是否存在虛假入庫(kù)、出庫(kù)的問題。
利用ERP系統(tǒng)中的審計(jì)模塊，審查內(nèi)部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合指定的邏輯關(guān)系，即核對(duì)各模塊之間內(nèi)部數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否相互匹配、符合指定的邏輯關(guān)系，通過(guò)發(fā)現(xiàn)的異常情況，作為審計(jì)重點(diǎn)；審查預(yù)算執(zhí)行情況，利用ERP系統(tǒng)將企業(yè)的實(shí)際績(jī)效與預(yù)算相比較，分析各項(xiàng)指標(biāo)的執(zhí)行情況及變化趨勢(shì)是否符合預(yù)算管理的要求，對(duì)存在的差異較大，作為審計(jì)重點(diǎn)；對(duì)物資動(dòng)態(tài)情況進(jìn)行分析，通過(guò)發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)期無(wú)動(dòng)態(tài)及多次采購(gòu)而不出庫(kù)的物資，作為審計(jì)重點(diǎn)。審計(jì)人員通過(guò)利用ERP系統(tǒng)，開展抽樣審計(jì)，根據(jù)樣本確定審計(jì)重點(diǎn)，進(jìn)行跟蹤審計(jì)，核實(shí)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、效益性和管理的有效性。
參考文獻(xiàn)：
[1]馬碧春 董云屏 蔡曉冰，2003：企業(yè)物資采購(gòu)審計(jì)內(nèi)容和方法探討[J]，會(huì)計(jì)之友(08).
[2]企業(yè)物資采購(gòu)管理審計(jì)初探《審計(jì)月刊》2007年1月.
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