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淺論物資采購審計論文
在目前充分的市場競爭條件下，非壟斷行業(yè)產(chǎn)品的競爭程度日益激烈。其中表現(xiàn)最為直接的是產(chǎn)品價格競爭，因此采購成本對企業(yè)利潤的影響愈發(fā)顯著。這種情況下，進一步加強采購管理，提升企業(yè)核心競爭力的要求愈發(fā)迫切。內(nèi)部審計作為一種控制機制，通過執(zhí)行審計監(jiān)督和評價職能，可以成為公司治理極具價值的資源。
1采購審計的現(xiàn)狀及問題分析
隨著內(nèi)部審計的發(fā)展，對采購管理環(huán)節(jié)的審計關(guān)注點和審計方法也在不斷演變。審計廣度在擴展，審計深度在加深。
1.1最初內(nèi)部審計對采購環(huán)節(jié)的關(guān)注要點與注冊會計師業(yè)務(wù)中經(jīng)營審計內(nèi)容相近。此類內(nèi)部審計存在一定的局限性。具體表現(xiàn)為:①審計的專業(yè)性不足:內(nèi)部審計人員普遍缺乏相關(guān)采購管理知識。審計時，不能夠通過抽查采購單據(jù)發(fā)現(xiàn)的表象痕跡分析把握深層次原因。②審計的深度不足:審計中對采購制度方面、內(nèi)部控制方面、采購相關(guān)資料及憑證等方面的形式檢查比較容易實現(xiàn)。有些企業(yè)的采購部門規(guī)章制度制定很規(guī)范，采購單據(jù)填寫也很完整，但是采購依據(jù)的合理性和采購分析的真實性存在問題，采購中發(fā)生的舞弊行為比較隱蔽，采購內(nèi)部控制沒有起到作用。這種情況下，審計檢查深度不夠，無法發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)中較深層次的問題。③審計的重點不突出:根據(jù)主次因素分析結(jié)果，審計應(yīng)更為關(guān)注采購管理中的供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)和確定采購價格環(huán)節(jié)。這兩個環(huán)節(jié)對于采購成本的影響是最為重要的。尤其在大宗原材料采購方面，供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)對最終采購成本的影響程度達到80%以上。因此，審計更應(yīng)突出重點，對關(guān)鍵環(huán)節(jié)采購控制的效果進行評價，關(guān)心采購風(fēng)險是否真正得到有效的控制。④審計的及時性不足:項目管理式審計間隔時間較長，審計時的市場情況與采購發(fā)生時會有出入。一些前期市場數(shù)據(jù)的獲得比較困難，會出現(xiàn)因為缺乏足夠證據(jù)的支持，而無法對部分問題準確進行判斷。⑤審計的主動控制性不強:項目管理式審計屬于對以往發(fā)生業(yè)務(wù)的審計，是一種被動的控制。針對采購管理中風(fēng)險易發(fā)環(huán)節(jié)，應(yīng)更多地采用主動控制，盡最大可能改變偏差已經(jīng)成為事實的被動，使審計工作能夠發(fā)揮更大的作用。
1.2 1999年，國家經(jīng)貿(mào)委在全國總結(jié)推廣了山東亞星經(jīng)驗—采購比價管理模式。這一模式的推廣，使國有企業(yè)的采購管理在當時水平上邁上一個新的臺階。
物資采購審計提出和開展已有十多年的時間，對采購管理的完善起到了顯著的作用，并取得了明顯的經(jīng)濟效果。但是，物資采購審計的開展比率仍明顯低于其他審計項目。這表明物資采購審計本身仍不夠成熟完善，實際工作中存在一定的疑惑。具體有:
問題1:內(nèi)審獨立性:《內(nèi)部審計基本準則》第二章一般準則的第八條規(guī)定:“內(nèi)部審計機構(gòu)和人員應(yīng)保持獨立性和客觀性，不得負責(zé)被審計單位經(jīng)營活動和內(nèi)部控制的決策與執(zhí)行�！薄ξ镔Y采購審計的一點基本共識是，審計部門不能成為采購部門的領(lǐng)導(dǎo)者。
部分企業(yè)賦予內(nèi)審部門超越部門權(quán)限編寫規(guī)章制度、組織招投標、承擔比價采購定點定價的權(quán)利，從而導(dǎo)致內(nèi)審部門和采購部門發(fā)生嚴重的工作對立。尤其當出現(xiàn)采購質(zhì)量問題時，極易引發(fā)兩個部門之間的互相攻擊，無法明確責(zé)任負責(zé)人。這種做法削弱了內(nèi)部審計的獨立性，也削弱了內(nèi)部審計監(jiān)督的客觀性，從長期的角度來看，不利于物資采購審計的健康發(fā)展。
問題2:過程參與式審計模式:過程參與式審計模式的提出是內(nèi)部審計工作的一次重要創(chuàng)新，開創(chuàng)了一種新的管理審計模式，實現(xiàn)了物資采購審計的日�；�、精細化。內(nèi)審人員以采購價格及其構(gòu)成要素為對象，深入采購過程進行全過程監(jiān)督。對企業(yè)降低采購成本的幫助極大，尤其是在工作開展的初期往往能夠起到顯著的經(jīng)濟效果。
但是對過程參與式審計存在著不同的看法。首先認為內(nèi)審人員深入采購管理有損審計的獨立性;其次認為內(nèi)審人員普遍缺乏采購管理知識，單純對價格進行審計不具備采購實際可操作性，屬于典型的“外行領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)行”。
以往經(jīng)過實踐證明，在物資采購審計中采用過程參與模式成效顯著。這表明過程參與模式可以很好地適應(yīng)采購工作信息量大、市場信息變化快、規(guī)范性相對較差的特點，是一種成功的管理審計模式。在工作中通過合理的定位，使審計工作做到到位而不越位，對審計的獨立性不會構(gòu)成損害。過多的顧忌只會束縛住審計自身，限制審計發(fā)展的思路，不利于審計業(yè)務(wù)與企業(yè)經(jīng)營管理的結(jié)合。
問題3:內(nèi)審人員的職責(zé):應(yīng)明確內(nèi)部審計人員具有的學(xué)識和能力是為了更好地完成審計任務(wù)，熟悉而并不是管理經(jīng)營活動。內(nèi)部審計人員不應(yīng)當參與采購內(nèi)部控制系統(tǒng)的設(shè)計、執(zhí)行，不能參與采購部門管理制度的內(nèi)部經(jīng)營活動。而只應(yīng)承擔與檢查、評價和建議相關(guān)的審計責(zé)任。
但同時必須注意，不參與具體采購事物的限制，不應(yīng)成為對內(nèi)部審計人員的束縛。采購部門必須重視并及時處理內(nèi)審人員對采購經(jīng)營活動的檢查、評價意見以及建議，在問題未得到解決，采購經(jīng)營活動風(fēng)險并未消除的情況下，確保內(nèi)部審計人員有順暢的信息上報渠道，能夠引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，及時制止損害公司利益的行為。內(nèi)部審計人員的監(jiān)督應(yīng)成為采購流程中無法逾越的一道關(guān)卡。只有這樣，審計工作才不會流于形式，形成審計與經(jīng)營實務(wù)的脫節(jié)。
問題4:審計重點:物資采購審計又常被稱為比價審計，從中可以看出價格是物資采購審計關(guān)注的核心。雖然采購風(fēng)險最終體現(xiàn)在采購價格失控上，但采購風(fēng)險的產(chǎn)生是一個系統(tǒng)的累積過程。如果只關(guān)注采購價格的合理性，會使內(nèi)審工作處于“堵漏”的狀態(tài)。采購工作本身信息量大、物資品種繁雜，內(nèi)部審計在人力有限的情況下，即便投入全力，工作往往也無法做到細致全面。內(nèi)部審計行使的是監(jiān)督、建議職能，工作中與采購等部門之間有大量協(xié)調(diào)、溝通工作，加上被審計單位客觀存在的抵觸、推誘等情況，會使審計人員長時間陷入繁雜無序的事務(wù)性工作中，導(dǎo)致從事物資采購審計的人員或多或少對物資采購價格審計感到“頭痛”。
審計工作的重點應(yīng)遵循應(yīng)由表及里、由淺入深、由后向前的原則。變被動的價格糾正為主動的價格控制。工作中注重“疏”而非“堵”。否則無法徹底扭轉(zhuǎn)內(nèi)部審計工作的被動局面。
2對采購審計發(fā)展建設(shè)的構(gòu)思
開展物資采購審計有利于內(nèi)部審計的完善，也符合內(nèi)部審計全面轉(zhuǎn)型與發(fā)展的要求。物資采購審計牽扯面大，涉及情況復(fù)雜。為有效開展工作，應(yīng)注意一下幾方面:①明確審計目的:物資采購審計的目的是對物資采購部門的經(jīng)營活動及內(nèi)部控制起到獨立的監(jiān)督和評價作用。從中可以看出工作核心是監(jiān)督和評價，重點是保持獨立地位。因此物資采購內(nèi)部審計職責(zé)必須獨立運行，同時不得參與采購活動的實務(wù)。②加強制度建設(shè):完善的制度是有效實施物資采購審計的基礎(chǔ)，也是規(guī)范內(nèi)審人員、各相關(guān)管理部門人員行為的準則和開展物資采購審計的依據(jù)。建章立制就是要緊密結(jié)合企業(yè)采購管理現(xiàn)狀，建立采購環(huán)節(jié)內(nèi)部牽制制度。對采購活動不相容職務(wù)實行分離，明確各自職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機制。明確采購組織、程序及采購、監(jiān)督、財務(wù)等相關(guān)部門職責(zé)。并根據(jù)不同的采購金額和采購方式，規(guī)定相關(guān)的采購和監(jiān)督程序。③強化供應(yīng)商管理:傳統(tǒng)供應(yīng)商的管理由采購部門開發(fā)并組織，生產(chǎn)、質(zhì)檢等部門評定，缺乏有效的監(jiān)督和控制。部分企業(yè)以采用分設(shè)供應(yīng)商管理部、采購部的方式加強供應(yīng)商的管理。因此，供應(yīng)商的考核、評定必須引起內(nèi)審部門的足夠重視。④過程參與式審計模式與采購專項審計結(jié)合:無論項目管理式還是過程參與式均要求審計工作全程參與采購管理，不同之處在于過程參與式更多的體現(xiàn)出事前審計和主動控制。實際工作中應(yīng)根據(jù)企業(yè)的情況靈活選擇審計方式，對于集團架構(gòu)的企業(yè)，對子公司的采購管理檢查可以以項目管理方式為主。但同樣可以對集團范圍內(nèi)重大項目建設(shè)的招投標直接采用過程參與式項目審計，并在可能的情況下對管理范圍內(nèi)的采購管理采用過程參與式審計，以便及時、主動地消除采購環(huán)節(jié)中的風(fēng)險因素。⑤完善采購績效評價:內(nèi)部審計在強調(diào)事前、事中控制的同時，應(yīng)注意完善事后考評。對采購人員的采購效果進行綜合評價(如執(zhí)行制度的符合性、對市場價格的敏感度、采購價格的整體水平、供應(yīng)商管理情況等)，建議考核部門將評價結(jié)果與采購人員及采購部門業(yè)績掛鉤，在企業(yè)獎懲制度中進行明確，嚴格監(jiān)管。
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