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淺談企業(yè)采購(gòu)管理創(chuàng)新
【摘要】生產(chǎn)制造企業(yè)，采購(gòu)管理創(chuàng)新焦點(diǎn)應(yīng)放在物資集中采購(gòu)、采購(gòu)過(guò)程的精細(xì)化管理和對(duì)采購(gòu)過(guò)程的信息化建設(shè)。同時(shí)為了降低制造企業(yè)物資采購(gòu)成本，應(yīng)通過(guò)嘗試一系列方式、方法、手段的使用，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理創(chuàng)新。首先要有一個(gè)具有創(chuàng)新思想的領(lǐng)導(dǎo)和組織;優(yōu)化交付績(jī)效;降低采購(gòu)成本;提高采購(gòu)質(zhì)量;提高采購(gòu)靈活性和應(yīng)急響應(yīng)能力;降低商務(wù)風(fēng)險(xiǎn);實(shí)現(xiàn)采購(gòu)商務(wù)過(guò)程的電子化和透明化。
【關(guān)鍵詞】采購(gòu)模式;采購(gòu)管理創(chuàng)新;降低采購(gòu)成本;提高采購(gòu)效率
目前，越來(lái)越多的企業(yè)意識(shí)到采購(gòu)在企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力中的重要地位，一個(gè)企業(yè)的成功和發(fā)展離不開(kāi)采購(gòu)的管理，要想在企業(yè)的發(fā)展道路上長(zhǎng)久不衰，更離不開(kāi)對(duì)采購(gòu)管理的提升和創(chuàng)新。但同時(shí)，由于采購(gòu)作為一個(gè)經(jīng)濟(jì)敏感行業(yè)，更離不開(kāi)合法合規(guī)的限制和管理，難免會(huì)有企業(yè)對(duì)采購(gòu)的創(chuàng)新畏首畏尾。
為有效克服制造型企業(yè)物資采購(gòu)成本逐年增高、并順利解決目前采購(gòu)工作中存在的各種問(wèn)題，對(duì)各類物資采購(gòu)模式進(jìn)行分析和總結(jié)，進(jìn)而摸索以找到適用于制造型企業(yè)生產(chǎn)制造需求和采購(gòu)物資特性相適應(yīng)的采購(gòu)模式，對(duì)于生產(chǎn)制造企業(yè)，采購(gòu)管理創(chuàng)新焦點(diǎn)應(yīng)放在物資集中采購(gòu)、采購(gòu)過(guò)程的精細(xì)化管理和對(duì)采購(gòu)過(guò)程的信息化建設(shè)。同時(shí)，為了降低制造企業(yè)物資采購(gòu)成本，應(yīng)通過(guò)嘗試一系列方式、方法、手段的使用，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理創(chuàng)新。包括：要有一個(gè)具有創(chuàng)新思想的領(lǐng)導(dǎo)和組織;采購(gòu)管理機(jī)制創(chuàng)新，提高采購(gòu)效率。
一、首先要有一個(gè)具有創(chuàng)新思想的領(lǐng)導(dǎo)和組織
要想創(chuàng)新，主管領(lǐng)導(dǎo)首先要解放思想，當(dāng)說(shuō)到要將組織改革變成更富有創(chuàng)造性的時(shí)候，通常指的是此組織領(lǐng)導(dǎo)要具備激發(fā)員工創(chuàng)新的能力。能引導(dǎo)和激勵(lì)組織，把新的采購(gòu)管理要素，如新的采購(gòu)方法、新的管理手段、新的管理模式等要素組合引入企業(yè)采購(gòu)管理和實(shí)施系統(tǒng)。同時(shí)，以更有效地實(shí)現(xiàn)組織采購(gòu)活動(dòng)。組織時(shí)刻具備創(chuàng)新理念，也就是具備隨時(shí)思考出奇制勝方法的能力和習(xí)慣，一方面在采購(gòu)過(guò)程中要有新方式方法，如開(kāi)發(fā)新的供貨渠道或選擇更具有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商;另一方面以提高采購(gòu)工作的質(zhì)量和效率，從而使企業(yè)立于不敗之地。
二、采購(gòu)管理機(jī)制創(chuàng)新，提高采購(gòu)效率
無(wú)論什么樣的采購(gòu)管理模式，萬(wàn)變不離其宗，離不開(kāi)以下要素：優(yōu)化交付績(jī)效;降低采購(gòu)成本;提高采購(gòu)質(zhì)量;提高采購(gòu)靈活性和應(yīng)急響應(yīng)能力;降低商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)商務(wù)過(guò)程的電子化和透明化。以下分別簡(jiǎn)述采購(gòu)管理模式及相應(yīng)的創(chuàng)新思路。
1.優(yōu)化交付績(jī)效
把采購(gòu)流程細(xì)分，采購(gòu)責(zé)任細(xì)分，對(duì)每一環(huán)節(jié)節(jié)點(diǎn)設(shè)置完成考核時(shí)間，采購(gòu)過(guò)程主要包括以下環(huán)節(jié)：接收采購(gòu)計(jì)劃、制定采購(gòu)策略、發(fā)出詢價(jià)函、貨比三家、議價(jià)、推薦供應(yīng)商、擬制評(píng)審合同、合同審批、簽訂合同、到貨驗(yàn)收、貨款結(jié)算。結(jié)合采購(gòu)需求要求完成時(shí)間，結(jié)合每種物資的采購(gòu)特性，確定各環(huán)節(jié)的預(yù)計(jì)完成時(shí)間，并全程通過(guò)信息化手段進(jìn)行監(jiān)測(cè)，對(duì)結(jié)果進(jìn)行考核，設(shè)置為采購(gòu)人員工作績(jī)效的關(guān)鍵績(jī)效考核指標(biāo)，如果獎(jiǎng)懲力度太小，難以引起采購(gòu)人員重視，建議加大績(jī)效獎(jiǎng)金的所占工資額度比例。如，績(jī)效獎(jiǎng)金至少占到采購(gòu)人員工資總額的50%或更多，或者通過(guò)產(chǎn)值法設(shè)置采購(gòu)人員的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，讓采購(gòu)交付成為采購(gòu)人員工資收入的決定因素，進(jìn)而督促和提高交付績(jī)效。
2.降低采購(gòu)成本
所有制造企業(yè)經(jīng)營(yíng)離不開(kāi)采購(gòu)成本與價(jià)格的管控，大家一提到降低采購(gòu)成本，很多企業(yè)直接通過(guò)壓低供應(yīng)商的供貨價(jià)格，通過(guò)制定合作要求，督促供應(yīng)商每年降價(jià)，以至于把供應(yīng)商逼得退無(wú)可退，進(jìn)而影響供應(yīng)商的服務(wù)和支持，嚴(yán)重的會(huì)影響供貨質(zhì)量。所以作為采購(gòu)管理者和執(zhí)行者，應(yīng)該大膽的創(chuàng)新，開(kāi)拓思路。如：對(duì)于一些快銷標(biāo)準(zhǔn)商用物資，可以通過(guò)降低庫(kù)存，通過(guò)合理數(shù)據(jù)分析，是企業(yè)做到產(chǎn)、供、銷數(shù)量和規(guī)模一致，進(jìn)而提高企業(yè)物資庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，降低企業(yè)供應(yīng)鏈運(yùn)營(yíng)的成本。自然降低價(jià)格也就不成核心問(wèn)題了。
降低成本，有時(shí)候表現(xiàn)出來(lái)的不只是降低價(jià)格，有時(shí)候，提高價(jià)格，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)也是降低了成本。如：在生產(chǎn)過(guò)程中，對(duì)一些進(jìn)口電子元器件屬于產(chǎn)品的關(guān)鍵器件，需求量極小，采購(gòu)周期長(zhǎng)，且對(duì)其質(zhì)量要求極高，在生產(chǎn)過(guò)程中，存在著影響生產(chǎn)延期的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)此類瓶頸物資，通過(guò)提高價(jià)格，縮短供貨周期，提高供貨質(zhì)量，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，就是隱性的降低了生產(chǎn)成本。
3.提高采購(gòu)質(zhì)量
關(guān)于供應(yīng)商的供貨質(zhì)量管理，對(duì)于制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，關(guān)鍵是思考：如何從根本上解決供應(yīng)商供貨存在的質(zhì)量問(wèn)題，而不是一事一議，一棵樹上吊死。如何從全面的系統(tǒng)地來(lái)實(shí)施供貨質(zhì)量管理，實(shí)現(xiàn)全方位的管控供應(yīng)商的供貨質(zhì)量，通過(guò)與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系的模式，對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)制造過(guò)程的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理;通過(guò)定期或不定期的監(jiān)督和檢查，對(duì)實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量能力管理和對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量績(jī)效管理;結(jié)合各制造企業(yè)對(duì)所需物資的質(zhì)量要求，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行輔導(dǎo)，從根本上改善供應(yīng)商的供貨質(zhì)量。這是值得所有制造企業(yè)學(xué)習(xí)和借鑒的良好實(shí)踐，特別是對(duì)供應(yīng)商的審核和輔導(dǎo)這兩個(gè)方面，應(yīng)該貫穿于對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)審核、批準(zhǔn)、質(zhì)量能力提升和質(zhì)量績(jī)效管理的全過(guò)程中。
4.提高采購(gòu)靈活性和應(yīng)急響應(yīng)能力
為了防止采購(gòu)物資到貨延期給公司造成重大危機(jī)，做到提前預(yù)防、減少影響時(shí)間并保證按約定交車，提高采購(gòu)靈活性和應(yīng)急響應(yīng)能力，是增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力必備條件。
(1)建立安全庫(kù)存
公司根據(jù)生產(chǎn)所需物資特性、稀缺程度、供應(yīng)難度和供應(yīng)商的流動(dòng)運(yùn)輸方式及周期，建立合理的庫(kù)存量和最低庫(kù)存量，以保證生產(chǎn)順利進(jìn)行�；蚺c供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，請(qǐng)供應(yīng)商做部分庫(kù)存，以緩解供應(yīng)周期過(guò)長(zhǎng)的影響。
(2)建立完善的供應(yīng)商體系
公司應(yīng)盡量避免，獨(dú)家供貨的形式，建議每類物資至少應(yīng)3家以上供應(yīng)商，以避免一家供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題，物資供應(yīng)不上的斷頓情況，在采購(gòu)過(guò)程中，可以執(zhí)行A、B點(diǎn)分配供應(yīng)。
(3)對(duì)瓶頸物資做好替代方案
當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)商交付物資延期時(shí)、采購(gòu)的物資達(dá)不到生產(chǎn)制造需求的要求、或所需物料出現(xiàn)異常而無(wú)法到貨時(shí)，在不影響生產(chǎn)制造的前提下，及時(shí)采取物料替換措施，或用類似相近物料進(jìn)行替代，并標(biāo)明時(shí)限及時(shí)進(jìn)行更換。
(4)建立采購(gòu)“綠色通道”
按照正常采購(gòu)程序，時(shí)間上不能滿足需求進(jìn)度要求的，可以進(jìn)行緊急采購(gòu)。緊急采購(gòu)應(yīng)先辦理書面申請(qǐng)報(bào)告或口頭報(bào)告(在特別緊急情況時(shí))，說(shuō)明緊急情況，按照采購(gòu)管理權(quán)限報(bào)授權(quán)人批準(zhǔn)后實(shí)施，在采購(gòu)?fù)瓿蓱?yīng)補(bǔ)辦相應(yīng)的手續(xù)。
5.降低商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
(1)嚴(yán)格挑選和聘用采購(gòu)人員
企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，總體還是歸為人才的競(jìng)爭(zhēng)，同樣，人在采購(gòu)工作成功與否起著決定因素。隨著采購(gòu)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中重要性提高，采購(gòu)的復(fù)雜性也日益上升。這就要求采購(gòu)人員必須具備與所從事采購(gòu)工作發(fā)展要求相適應(yīng)的素質(zhì)和能力，并通過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，達(dá)到甚至超過(guò)與企業(yè)要求相適應(yīng)的能力和水平。選好人，相當(dāng)于在企業(yè)內(nèi)部又增加了一道防火墻。
�、倨返路矫妫翰少�(gòu)工作雖說(shuō)有一定的法律法規(guī)約束，但在實(shí)際過(guò)程中沒(méi)有固定規(guī)則可循，加上采購(gòu)行為稽查困難，使得采購(gòu)工作全憑采購(gòu)人員的責(zé)任心和自覺(jué)性。因此，思想覺(jué)悟高、高度責(zé)任心、廉潔從業(yè)是每一個(gè)采購(gòu)員所應(yīng)具備的基本素質(zhì)，同時(shí)，選擇和聘任采購(gòu)人員必備的最重要的素質(zhì)，只有思想品德高尚，才能做到大公無(wú)私、克己奉公，處處為企業(yè)發(fā)展大局著想。
②專業(yè)知識(shí)和技能：采購(gòu)人員所具備的個(gè)人素質(zhì)與能力及采購(gòu)專業(yè)知識(shí)等方面，采購(gòu)人員應(yīng)該具備較高的分析能力、預(yù)測(cè)能力、表達(dá)能力和專業(yè)知識(shí)水平;商務(wù)談判能力是采購(gòu)人員需要通過(guò)培訓(xùn)和實(shí)踐而必須掌握的一項(xiàng)能力。采購(gòu)是一項(xiàng)職業(yè)素養(yǎng)要求很高的工作，這就要求采購(gòu)員能靈活應(yīng)對(duì)和處理采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的一切問(wèn)題，應(yīng)具備的基本工作能力也相當(dāng)?shù)亩鄻踊�，如此，相信采�?gòu)人員在工作中就能以不變應(yīng)萬(wàn)變，去應(yīng)對(duì)多變發(fā)展的采購(gòu)工作。
(2)嚴(yán)格管控采購(gòu)過(guò)程
將采購(gòu)活動(dòng)梳理出關(guān)鍵的控制環(huán)節(jié)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)必須經(jīng)過(guò)審批。在采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中市場(chǎng)調(diào)查、詢價(jià)比價(jià)、討價(jià)還價(jià)的采購(gòu)過(guò)程中形成的記錄和文件都必須按規(guī)定進(jìn)行存檔。供應(yīng)商管理和合同管理，更是采購(gòu)管理的關(guān)鍵，所以只能加強(qiáng)，不能放松。采購(gòu)過(guò)程中，除了通過(guò)對(duì)貨物驗(yàn)收、質(zhì)量檢驗(yàn)，監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)成果之外，公司應(yīng)該從行政監(jiān)督檢查方面，另設(shè)監(jiān)察審計(jì)部門進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控，定期進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)察，給采購(gòu)執(zhí)行以威懾的作用。使所有采購(gòu)活動(dòng)都在雙層監(jiān)督之下，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)人員的任何不法舉動(dòng)，給采購(gòu)人員以壓力，使他不敢也不會(huì)做出違規(guī)違紀(jì)的活動(dòng)。
6.實(shí)現(xiàn)采購(gòu)商務(wù)過(guò)程的電子化和透明化
結(jié)合目前各大企業(yè)集團(tuán)推行的ECP電子商務(wù)平臺(tái)推進(jìn)實(shí)施，全面梳理從采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)執(zhí)行、合同簽訂及供應(yīng)商管理等采購(gòu)工作流程，逐步實(shí)現(xiàn)采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)資源集約化、采購(gòu)工作電子化，使采購(gòu)工作過(guò)程受控、全程在案、結(jié)果公開(kāi)、永久追溯;通過(guò)目前電子商務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的統(tǒng)一管理;規(guī)范采購(gòu)管理授權(quán)，實(shí)現(xiàn)所有采購(gòu)申請(qǐng)的電子審批流;所有采購(gòu)過(guò)程都實(shí)現(xiàn)可追溯，做到采購(gòu)全過(guò)程中文件和記錄，做到所有采購(gòu)工作都有章可循，有據(jù)可依。同時(shí)，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管控提供，有利可靠的數(shù)據(jù)。
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