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基于ERP的電信企業(yè)會計流程重組
企業(yè)資源計劃即 ERP (Enterprise Resource Planning)，由美國 Gartner Group 公司于1990年提出。企業(yè)資源計劃是 MRP II(企業(yè)制造資源計劃)下一代的制造業(yè)系統(tǒng)和資源計劃軟件。除了MRP II 已有的生產(chǎn)資源計劃、制造、財務(wù)、銷售、采購等功能外，還有質(zhì)量管理，實驗室管理，業(yè)務(wù)流程管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，存貨、分銷與運輸管理，人力資源管理和定期報告系統(tǒng)。目前，在我國 ERP 所代表的含義已經(jīng)被擴大，用于企業(yè)的各類軟件，已經(jīng)統(tǒng)統(tǒng)被納入 ERP 的范疇。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應(yīng)鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源，是基于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時代的新一代信息系統(tǒng)。它主要用于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程以提高企業(yè)核心競爭力。
摘要：ERP是企業(yè)管理信息系統(tǒng)，將信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想進(jìn)行有效結(jié)合。隨著改革開放的推進(jìn)，競爭機制被引入電信企業(yè)。作為電信企業(yè)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)工程，ERP給企業(yè)會計業(yè)務(wù)帶去很大好處。本文從財務(wù)會計與ERP的關(guān)系、原電信企業(yè)會計流程的弊端、重組ERP下電信企業(yè)會計流程等方面進(jìn)行闡述，以說明ERP下電信企業(yè)會計流程重組的應(yīng)用效果。
關(guān)鍵詞：ERP;電信企業(yè);重組;會計流程
信息化及ICT技術(shù)的發(fā)展推動電信企業(yè)的用戶規(guī)模的快速擴大，電信企業(yè)新業(yè)務(wù)不斷涌現(xiàn)，其會計業(yè)務(wù)核算量日益增多，核算內(nèi)容也變得更加復(fù)雜，給電信企業(yè)的會計核算帶來了巨大挑戰(zhàn)。電信企業(yè)的 ERP則是解決問題的有效方法。ERP(Enterprise Resources Planning)即企業(yè)資源計劃，依托信息技術(shù)和系統(tǒng)化管理理念，為決策者與員工提供執(zhí)行決策的手段。ERP中，實現(xiàn)了系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)集成、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化，財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集可以同時時行，讓信息使用者的需求得到滿足。
一、財務(wù)會計與ERP的關(guān)系
財務(wù)會計活動包含以下對銷售活動所產(chǎn)生的應(yīng)收資金收入進(jìn)行接收、支付采購活動所產(chǎn)生的應(yīng)付資金、支付企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)活動的勞動工資、進(jìn)行預(yù)算編制、管控預(yù)算方案的執(zhí)行等。會計屬于企業(yè)的一個重要信息系統(tǒng)，涉及財務(wù)處理、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、銀行存款、現(xiàn)金、固定資產(chǎn)、工資和成本核算、會計報告編制等，服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營。
ERP是一種先進(jìn)的經(jīng)營理念，它以企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)為指導(dǎo)，協(xié)調(diào)管理企業(yè)所有活動，成為企業(yè)經(jīng)營整體信息系統(tǒng)。企業(yè)的所有活動都是它的子系統(tǒng)，并向它提供服務(wù)，財務(wù)活動與會計活動僅是ERP的一部分。ERP加強了信息化活動，將各種事務(wù)性活動信息化，并有機進(jìn)行組合，以讓企業(yè)經(jīng)營管理全面信息化，提高企業(yè)整體經(jīng)營管理水平。
二、原電信企業(yè)會計流程的問題
(1)效率較低
順序化是傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程的特點。它是根據(jù)勞動分工理論，把整個過程分解成多個個別作業(yè)項目。個別作業(yè)效率的提高是管理的重點。這樣以來，工資核算、原材料核算、工程建設(shè)及固定資產(chǎn)核算成為會計流程各個獨立部分。各部門分別處理財務(wù)信息，并在各部門間傳遞，整個流程鏈條被拉長，出現(xiàn)重復(fù)操作現(xiàn)象。各子系統(tǒng)的獨立性導(dǎo)致信息“孤島”的出現(xiàn)，以致工作效率下降，企業(yè)經(jīng)營成本上升。
(2)會計核算與監(jiān)督延遲
財務(wù)部門通常需要對電信新業(yè)務(wù)在開展前進(jìn)行審核，也就是事前控制。新業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)全部集中于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，財務(wù)人員是在業(yè)務(wù)開展后，采集新業(yè)務(wù)的會計數(shù)據(jù)，再經(jīng)多道程序進(jìn)行處置，最后提交至管理者處。財務(wù)控制就變成是事后控制，出現(xiàn)控制延遲，就無法實時監(jiān)控生產(chǎn)經(jīng)營活動，管理層也很難獲得有效及時的信息，也就無法及時調(diào)整經(jīng)營策略以應(yīng)對變化莫測的競爭環(huán)境，更無從談最大化企業(yè)價值。
(3)無法滿足信息使用者多元化需求
傳統(tǒng)會計流程的工作重心在于業(yè)務(wù)流程中會計數(shù)據(jù)的收集，業(yè)務(wù)活動中所產(chǎn)生的大量信息通常被保存在業(yè)務(wù)部門當(dāng)中。財務(wù)人員僅收集對企業(yè)財務(wù)報表數(shù)據(jù)有影響的信息，財務(wù)數(shù)據(jù)背后大量的管理信息都被忽略掉。業(yè)務(wù)部門一直保留以上信息，就會出現(xiàn)會計信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致的或重復(fù)多余的問題。
信息時代中的信息使用者提出的信息需求有著多元化的特點。傳統(tǒng)會計流程，使得財務(wù)人員只知道在會計信息背后，有大量管理信息的存在，但是卻無法及時向信息使用者提供。
三、重組ERP下電信企業(yè)會計流程
若繼續(xù)采用原有會計流程，ERP高度的信息集成作用難以得到發(fā)揮，將會很大程度上，束縛電信企業(yè)的發(fā)展。電信企業(yè)運用ERP，首先就要對原電算化下的會計流程進(jìn)行重組。
(1)更新思想觀念
業(yè)務(wù)流程重新設(shè)計就是徹底對原業(yè)務(wù)流程進(jìn)行更新。第一步就是更新思想觀念。會計人員要重新認(rèn)識會計工作的職能，工作職能由過去的核算職能轉(zhuǎn)向監(jiān)督職能，并增添預(yù)測經(jīng)濟(jì)前景、參與經(jīng)濟(jì)決策、評價經(jīng)營業(yè)績等職能。以擯棄傳統(tǒng)且與時代不符的思想，樹立ERP環(huán)境下新會計思想意識。打造創(chuàng)造價值的思想意識，會計工作要主動地配合其他業(yè)務(wù)，構(gòu)成良好協(xié)調(diào)互動的機制，而不單單被動地執(zhí)行，要為企業(yè)價值最大化的目標(biāo)實現(xiàn)建言獻(xiàn)策。需要有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)思想觀念，重組之后，電信企業(yè)會計系統(tǒng)需要廣泛運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息優(yōu)勢，讓不同系統(tǒng)之間，可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)雙向信息交流。
(2)重新設(shè)計流程
會計流程重組的核心就是重組流程。調(diào)查分析企業(yè)現(xiàn)有的會計業(yè)務(wù)流程，參考各業(yè)務(wù)部門的信息情況、彼此關(guān)聯(lián)、信息走向等特點，對于多余且不合理的流程要給予舍棄。依托EPR數(shù)據(jù)實現(xiàn)信息共享，掃除由多渠道采集信息所引起的出現(xiàn)不必要的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，優(yōu)化或重設(shè)流程。電信各業(yè)務(wù)系統(tǒng)擁有大量信息，可以將這一優(yōu)勢運用到ERP系統(tǒng)。信息實現(xiàn)自動采集與處理，會計人員就可以把時間與精力用到研究分析數(shù)據(jù)上，為企業(yè)的經(jīng)營活動提供有力支持，而無須再從事采集數(shù)據(jù)、處理日常核算工作。
(3)重構(gòu)會計組織
重新構(gòu)建會計組織需要與更新的思想觀念、新流程保持一定的匹配度。重新構(gòu)建會計組織就是為了長期執(zhí)行重新設(shè)計的會計業(yè)務(wù)流程�，F(xiàn)有的會計組織屬于直線職能型，要將其轉(zhuǎn)變?yōu)楸馄交M織結(jié)構(gòu)，并以客戶/業(yè)務(wù)作為基礎(chǔ)。從結(jié)構(gòu)層次的角度出發(fā)，提高管理系統(tǒng)成效與彈性。需要增設(shè)ERP環(huán)境下的專職崗位，維護(hù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會計核算數(shù)據(jù)的映射關(guān)系。
四、ERP下重組會計流程案例
某電信省級分公司有上千名員工，員工因工作需要經(jīng)常出差。一般出差費用報銷流程為：報賬者填寫費用報銷單后轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)部門報賬員對單據(jù)進(jìn)行審核，審核完畢后，交由部門經(jīng)理審核。待部門經(jīng)理審核后，交由直接主管部門經(jīng)理審核;審批結(jié)束后，部門報賬員將完成審核的報銷單據(jù)上交到財務(wù)部門。財務(wù)部門接收單據(jù)后，進(jìn)行初審，再交至財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)經(jīng)理審核之后上交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，財務(wù)部門制單員把相關(guān)憑證錄入用友系統(tǒng)當(dāng)中。審核人員通過用友軟件審核憑證，審核通過后，出納將帳轉(zhuǎn)給部門報賬員，再經(jīng)由部門報賬員轉(zhuǎn)賬至報賬員工。在完成上述流程同時，部門報賬員需要跟蹤記錄臺賬，與財務(wù)部門定時核對。
上述流程表明：員工手動填寫的費用報銷單，通過流轉(zhuǎn)的方式經(jīng)由各部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。各部門必須有專職報賬員，統(tǒng)一報賬，建立費用報銷臺賬。還要定期核對財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。此流程使得工作量大幅度增加，降低了處置效率，整個報賬時間拉長到一個星期。而運用ERP就可以實時處理信息流。
某電信省級分公司采用在原有的 OA 系統(tǒng)中執(zhí)行電子報賬的流程。報賬員工先將電子報賬單錄入OA 系統(tǒng)，并掃描相關(guān)原始單據(jù)入系統(tǒng);各審批部門人員在 OA 系統(tǒng)中進(jìn)行審批;財務(wù)部門人工審核原始單據(jù)，根據(jù)提前制定的業(yè)務(wù)、費用及會計憑證三者間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，財務(wù)人員通過OA系統(tǒng)，讓OA 中費用報銷數(shù)據(jù)自行生成ERP 會計憑證。這樣就可以分離核心數(shù)據(jù)與大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并自動采集與處理了會計信息。
重新構(gòu)建報賬流程后，費用報賬流程從原來的定期統(tǒng)一報賬變更為分散實時報賬，流程周期從一個星期縮短至兩個小時，大大提高報賬效率。業(yè)務(wù)部門無須手動登記臺賬，業(yè)務(wù)部門的報銷臺賬可以由系統(tǒng)自動生成，省掉了人工核對賬目的流程，系統(tǒng)自動核對數(shù)據(jù)，確保了數(shù)據(jù)的一致性。
ERP的實施大幅度提高會計核算的準(zhǔn)確率，很大程度上保障資金的安全。新設(shè)計的會計組織，讓財務(wù)人員可以有更多的時間與精力放到參與經(jīng)營決策、研究市場營銷策略、為顧客提供服務(wù)等工作當(dāng)中，以取得較好的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。而無須花大量時間從事核算、對賬等事務(wù)性工作。
五、結(jié)束語
綜上所述，ERP較好運轉(zhuǎn)的核心就是以信息和技術(shù)作為依據(jù)與出發(fā)點，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造。特別是 ERP 核心模塊。重新構(gòu)建流程，讓過去的職能管理更新為過程管理，將事前管理更新為事后監(jiān)督，采用計算機協(xié)同處理模式，取代原有的串行與反饋控制管理模式。保證成功執(zhí)行ERP，全方位提升電信企業(yè)的核心競爭力。
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