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關(guān)于如何加強高校后勤財務(wù)會計檔案管理的探討
一、高校后勤財務(wù)會計檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作處于非常重要的地位。財務(wù)會計檔案做為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內(nèi)容主要是與財務(wù)計劃、經(jīng)營、收支、管理有關(guān)的經(jīng)濟事務(wù)，是單位經(jīng)濟活動過程中的主要歷史載體。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的進一步發(fā)展，高校后勤財務(wù)檔案的管理也成為高校檔案管理的重中之重。高校后勤為學校的發(fā)展建設(shè)、教學生活提供保障，投入了財力、物力，后勤財務(wù)會計檔案是歷史經(jīng)驗的總結(jié)、是各種審計財務(wù)檢查工作的基礎(chǔ)、是保持工作連續(xù)性的載體、是各種經(jīng)濟事務(wù)發(fā)生的證據(jù)。因此，加強對高校后勤財務(wù)會計檔案管理有著極其重要的意義。如何建設(shè)好財務(wù)檔案，提高財務(wù)管理工作效率和財務(wù)檔案管理工作水平，是高校檔案管理面臨的一個重要問題。財務(wù)檔案是否真實、齊全、準確、完整，也就直接影響到高等教育事業(yè)的發(fā)展。
二、高校后勤財務(wù)檔案管理中存在的問題
(一)財務(wù)檔案管理意識淡薄
真實的財務(wù)信息是單位經(jīng)營運作情況的真實寫照，財務(wù)檔案管理工作將各種財務(wù)信息進行收集、匯總、整理并加以保存，財務(wù)檔案成為單位管理層進行科學決策的重要參考依據(jù)。但有些單位對財務(wù)檔案管理工作的認識程度不夠，在具體的管理工作中對財務(wù)檔案管理工作在人員配備及財力支持上都嚴重不足，在管理過程中大量的財務(wù)資料被忽視了，導(dǎo)致重要的財務(wù)信息資源被遺失。與此同時對財務(wù)檔案管理工作的不規(guī)范，導(dǎo)致了財務(wù)信息資料容易發(fā)生丟失、損毀。單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理意識的薄弱嚴重影響了財務(wù)檔案管理工作的發(fā)展。
(二)財務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高
高校后勤基本沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，大多數(shù)是由會計人員兼管，只是憑借會計的經(jīng)驗進行管理，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，導(dǎo)致對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，使得整理出來的財務(wù)檔案案卷質(zhì)量不高、裝訂不規(guī)范、分類不科學。
(三)財務(wù)檔案歸檔工作不規(guī)范、歸檔內(nèi)容不全面
財務(wù)檔案歸檔工作應(yīng)當依據(jù)具體的工作規(guī)范實施全面歸檔，確保能夠?qū)ω攧?wù)信息進行全面具體的管理。高校后勤財務(wù)大多應(yīng)被列入財務(wù)信息，歸檔內(nèi)容僅局限于憑證、報表，缺乏對單位從事經(jīng)營活動的各種文件、合同的整理、歸檔與保存。因此，財務(wù)檔案管理工作在管理內(nèi)容上有待進一步規(guī)范。
(四)財務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不完善
財務(wù)檔案管理工作應(yīng)配有專門的檔案室，用于單位財務(wù)檔案信息的存儲，某些單位的檔案室環(huán)境非常差，陰暗潮濕，安全防護措施也嚴重不足，很容易導(dǎo)致檔案發(fā)霉、受潮、被盜。從而影響了財務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量和效果。
三、高校后勤財務(wù)檔案管理工作的改進措施
(一)努力提高財務(wù)檔案管理工作意識
樹立檔案管理工作意識是保障財務(wù)檔案管理工作順利開展的重要保障。針對單位內(nèi)部財務(wù)檔案管理工作薄弱這一局面，單位領(lǐng)導(dǎo)、職工都要對財務(wù)檔案管理工作有清醒足夠的認識，加強對財務(wù)檔案管理工作的重視程度。加強對財務(wù)檔案管理人員的監(jiān)管，在財務(wù)檔案管理中逐步培養(yǎng)其工作人員的責任感，保證財務(wù)檔案管理工作的各項內(nèi)容能夠落實到位。
(二)完善財務(wù)檔案管理制度
依據(jù) 《會計法》和 《檔案法》等法律法規(guī)，依法加強財務(wù)檔案管理工作，首先要建立和完善財務(wù)檔案管理的各項規(guī)章制度，將財務(wù)檔案管理納入到本單位工作的整體規(guī)劃中，制定財務(wù)檔案管理的工作目標，建立諸如 《財務(wù)檔案工作人員守則》 《財務(wù)檔案移交、歸檔制度》、 《財務(wù)檔案保管制度》、《財務(wù)檔案查閱制度》等一系列規(guī)章制度，規(guī)范財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環(huán)節(jié)，使財務(wù)檔案管理工作真正做到有法可依、有章可循。
(三)提高財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)
高校財務(wù)檔案管理人員首先應(yīng)具有很強的法律意識，挑選文化素質(zhì)高、工作能力強的人員負責檔案管理工作，并保持人員相對穩(wěn)定。要對檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，帶領(lǐng)他們到先進單位參觀學習，提高檔案管理人員的實際工作能力，提高他們的檔案管理責任和保密意識，培養(yǎng)他們腳踏實地、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。以適應(yīng)不斷發(fā)展的財務(wù)檔案管理工作。
(四)全面了解高校財務(wù)檔案歸檔的具體內(nèi)容
隨著高校后勤管理職能不斷延伸，其業(yè)務(wù)范圍也相應(yīng)擴展，除了基礎(chǔ)工作的記賬、報表外，還應(yīng)更多地參與到經(jīng)濟活動的管理和財務(wù)狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略甚至沒有搞清究竟對哪些相關(guān)資料進行收集、整理、歸檔，給以后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。高校后勤財務(wù)檔案歸檔的具體內(nèi)容有：
1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證;2、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬、其他會計賬簿;3、財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告;4、其他 類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;5、電算化會計檔案類：存儲的會計憑證、賬簿、報告等，包括U盤、移動硬盤等;6、每期定作的數(shù)據(jù)庫備份;7、財務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份;8、每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護記錄本;9、所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件;10、其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。
除以上內(nèi)容外還應(yīng)涵蓋后勤企業(yè)各種票據(jù)領(lǐng)用的登記記錄、各種經(jīng)濟合同、相關(guān)文件、資產(chǎn)評估報告、驗資報告、審計報告及各種內(nèi)部審計報告等多項內(nèi)容。
(五)加強財務(wù)檔案信息化建設(shè)
隨著社會信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，財務(wù)檔案管理的重心必然向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，以此不斷提高財務(wù)檔案管理的信息化程度。要積極將財務(wù)檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫等財務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容主動納入建設(shè)規(guī)劃，加快財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)財務(wù)檔案信息資源共享，加速檔案數(shù)字化進程，盡早實現(xiàn)財務(wù)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化和使用便捷化。探索利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資源，最大限度實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑，實現(xiàn)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)化，網(wǎng)絡(luò)化。
(六)加強財務(wù)檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)
不斷加大財務(wù)檔案管理硬件投入，配備專制的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機等專用設(shè)備，盡可能使用專門的財務(wù)檔案室，檔案室應(yīng)由專人管理，檔案室內(nèi)應(yīng)通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務(wù)檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎(chǔ)，為提高財務(wù)檔案管理水平提供保障。
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